Vortrag „Agilität und Öffentliche Verwaltung“ auf dem Scrum-Day in Stuttgart

Am 31. Mai 2017 waren Thomas Michl und ich auf den Scrum-Day in Stuttgart eingeladen, um dort einen Vortrag zum Thema „Agilität und Öffentliche Verwaltung“ zu halten.

Für die agile Community, die sich auf dem Scrum-Day einmal im Jahr trifft und die nach wie vor vorwiegend der Software-Branche entstammt, war das Thema einigermaßen exotisch. Immerhin fanden ca. 12 Teilnehmer in den kleinen Vortragssaal K1/K3.

Themen unseres Vortrags waren:

  1. Was macht die Verwaltung so starr? Das Zuständigkeitsprinzip und wie es sich seine (Behörden-)Welt erschafft.
  2. Erste Agilisierungsversuche, damit die Öffentliche Verwaltung ihre Kernaufgaben besser leisten kann: Die Stadt Ängelholm (SE)
  3. Die deutschen Ansätze, den Herausforderungen gerecht zu werden: Digitalisierung und „E-Akte“

Zum Schluss fand eine Diskussion mit den Teilnehmern statt zum Thema
„Wie könnten agile Agenten die Verwaltung beim Neudenken unterstützen?“ Dabei gab es einige interessante Ideen, zum Beispiel „Scrum-Tisch der Stadt X lädt Verwaltungsspitze zum Ideenaustausch ein“.

Wer sich für den Vortrag interessiert, kann ihn hier downloaden: PRÄSENTATION Scrum-Day ‚Agilität und öffentliche Verwaltung‘ 2017_05_31

10 Fragen an … Silke Kirstein

1.    Was machst Du beruflich?

Als Projektleiterin verantworte bzw. verantwortete ich diverse Vorhaben im Bereich Organisations- und Geschäftsentwicklung in unterschiedlichen Organisationen. Ein Projekt, an das ich besonders gerne denke, war die Gesamtprojektleitung eines großen strategischen Kultur- und Reorganisationsprojekts in einem mittelständischen Unternehmen. Unsere Fragestellungen waren hochspannend und für vermutlich viele Unternehmen von Relevanz, die sich mit agilem Arbeiten in einem klassischen beschäftigen:

  • Wie kann sich eine Kultur der wechselseitigen Unterstützung zwischen den Bereichen entwickeln, um den Servicelevel und die Durchlaufgeschwindigkeit zu erhöhen?
  • Wie sind die Funktionen der Bereiche in der Organisation auszurichten, um sich zum Vorbild für Innovationen zu entwickeln?
  • Wie kann gute Arbeit gesund gestaltet werden?

Weiterlesen „10 Fragen an … Silke Kirstein“

Einführung der E-Akte: Das zähe Erbe des Papiers

Viele Kommunen haben die Einführung der „digitalen Akte“ für die nächste Zukunft auf ihre Agenda geschrieben. Ein sehr ehrgeiziges Vorhaben. Die Ausgangslage dafür ist aber alles andere als solide. Denn die bisherigen elektronischen Arbeitsstrukturen beruhen nach wie vor auf Traditionen aus der Papierwelt. Weiterlesen „Einführung der E-Akte: Das zähe Erbe des Papiers“

Gelungene (agile) Kommunikation mit LEGO® Serious Play®

Agiles Arbeiten lebt von gelungener Kommunikation: Sowohl innerhalb von (cross-funktionalen) Teams als auch mit den beteiligten Stakeholdern. Dabei sind die Entwicklung einer gemeinsamen Sprache und der Abbau von Silodenken durch das Schaffen von Transparenz zentrale Herausforderung im Kommunikationsprozess. Daneben stellt sich beim agilen Arbeiten oft die Frage, wie verschiedene Stakeholder gleichberechtigt in den Kommunikationsprozess einbezogen werden können. Eine Möglichkeit diesen verschiedenen Ansprüchen gerecht zu werden, ist der Einsatz der Methode LEGO® Serious Play® (LSP), die sich hervorragend als Kommunikationstool in agilen Prozessen eignet.

LSP wurden in den 1990er Jahren in Kooperation zwischen dem dänischen Spielzeughersteller LEGO® und dem Schweizer International Institute for Management Development Lausanne entwickelt und ist seit 2010 unter einer CC-Lizenz nutzbar. /1/ LSP verbindet aktuelle Erkenntnisse der Managementwissenschaften mit Theorien der Lern- und Entwicklungspsychologie.

Die Ziele von LSP

Mit dem Einsatz von LSP werden drei Ziele verfolgt: /2/ Weiterlesen „Gelungene (agile) Kommunikation mit LEGO® Serious Play®“

Cross-funktionale agile Teams: Worauf müssen wir bei ihrer Zusammensetzung achten?

Agile Methoden beruhen auf  dem Teamgedanken. Dabei sollen die agilen Projektteams so zusammengesetzt werden, dass sie ihre Aufgaben eigenständig erledigen können, ohne auf externe Unterstützung angewiesen zu sein.

Die agilen Methoden (wie z. B. Scrum oder Kanban) setzen diese Teams aber einfach voraus. Der Scrum Guide von Jeff Sutherland und Ken Schwaber sagt nicht, wie diese Teams zustandekommen. Worauf müssen wir bei der Teamzusammensetzung achten? Welche Fähigkeiten muss ein Team „noch“ umfassen, außer dass es fachlich umfassend aufgestellt ist?

Dazu sagt das Konzept der „Geber“ und „Nehmer“ etwas aus, das von Adam Grant entwickelt wurde.

Weiterlesen „Cross-funktionale agile Teams: Worauf müssen wir bei ihrer Zusammensetzung achten?“

Flüchtlingsprogramm „angekommen in deiner Stadt“: Kommune, Land und Stiftung kooperieren

Bildung, Begleitung und Betreuung für junge Geflüchtete – diese Herausforderung verlangt eine Vielzahl engagierter gesellschaftlicher Kräfte. Das Flüchtlingsprogramm „angekommen in deiner Stadt“ zeigt, wie es der Walter Blüchert Stiftung als Akteur der Zivilgesellschaft gelungen ist, in Nordrhein-Westfalen das Land – konkret das Ministerium für Schule und Weiterbildung – und kommunale Verwaltungen zusammenzubringen, Energien zu bündeln, Ressourcen zu entdecken und neue Netzwerke aufzubauen.

Nicht eine „Flüchtlingskrise“, sondern eine Verwaltungskrise konstatierten Autoren des deutschen Normenkontrollrats (https://www.dropbox.com/sh/o2ujlcja3xx663h/AADk5G6HWSrDHkCI32j21e7ga?dl=0). Sie zeigten, wie die – im wörtlichen Sinne – kleinkarierten Silostrukturen der deutschen Verwaltungslandschaft den Herausforderungen nicht mehr gewachsen waren. Der folgende Beitrag zeigt umgekehrt an einem konkreten Beispiel, wie das Zusammenarbeiten verschiedener Akteure aus Zivilgesellschaft und Verwaltung zu Erfolgen führt. Weiterlesen „Flüchtlingsprogramm „angekommen in deiner Stadt“: Kommune, Land und Stiftung kooperieren“

Aus der agilen Methodenkisten: Kontinuierliche Verbesserung durch Retrospektiven

Typisch für agile „Rahmenwerke“ wie z. B. Scrum sind die vergleichsweise kurzen Abstände, in denen sich die Teams zusammensetzen und einen Rückblick auf die abgelaufene (Planungs-)Periode werfen. Scrum definiert die maximale Länge eines Sprints auf 4 Wochen. Am Ende jedes Sprints gehört der sogenannte Sprint Review, bei dem (mit den Anspruchsberechtigten) das Ergebnis begutachtet wird, und die Retrospektive, bei der das Team seine Zusammenarbeit reflektiert zum Pflichtprogramm. Um Letzteres geht es im Folgenden: die Retrospektive.

Weiterlesen „Aus der agilen Methodenkisten: Kontinuierliche Verbesserung durch Retrospektiven“