Das Programm für die Konferenz „Agile Verwaltung 2019“ am 24. Oktober 2019 in Berlin steht

Es ist so weit: Das Programm für die (Nord-)Konferenz „Agile Verwaltung 2019“ am 24. Oktober 2019 in Berlin steht.

Inhalte

Wir freuen uns, bereits heute einen ersten Einblick in das Konferenzprogramm geben zu können. Wie in den vergangenen drei Konferenzen hat es sich bewährt eine Mischung von Vorträgen und Workshops anzubieten. Dabei möchten wir genügend Platz zum aktiven Netzwerken lassen. Für unser Konferenzprogramm konnten wir folgende Themen und Referenten gewinnen.

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Auf dem agilen „Trimm-dich-Pfad“ mit Christine Gebler (Stadt Heidelberg)

Erfolgsfaktoren einer agilen Verwaltung

Mitte 2018 habe ich Christine Gebler beim FAV-Mitgliedertreffen kennengelernt. Sie sprudelte vor Freude über ihre neue Aufgabe: die Leitung der Abteilung Strategische Personal- und Organisationsentwicklung bei der Stadt Heidelberg  – „… aber eigentlich sind wir auch die Abteilung für agiles Arbeiten“. Denn: Heidelberg hat sich vorgenommen, eine agile Stadtverwaltung zu werden – und verfolgt dieses Ziel sehr konsequent. Ich sah Christine bildlich die Hemdsärmel hochkrempeln und dachte: Das könnte spannend werden, wenn diese Verwaltungsrebellin, agile Methoden und eine veränderungsbereite Stadtverwaltung aufeinandertreffen…

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Community of Practice – Wissen managen mit Wissenslandkarten

Eigentlich müsste Wissensmanagement ein ganz heißes Thema in Kommunalverwaltungen sein. Eigentlich. Mit unserem Artikel „Wissensmanagement: Erste Erfahrungen mit einer Community of Practice (CoP)“ haben wir Ihnen einen Einblick zu einer CoP gegeben.

In einer CoP finden wichtige Wissensschöpfungen statt. Dabei wird auch wichtiges Erfahrungswissen (implizites Wissen) verankert. Dies kann später für die tägliche Praxis sehr wertvoll sein. Wie lässt sich nun diese Wissenschöpfung dauerhaft festhalten?

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Der Tangram-Dialog: Ein Spiel, um zu verstehen, warum wir uns nicht verstehen

Agile Methoden gehen von verschiedenen Erfahrungen aus dem Projektalltag aus. Eine dieser Erfahrungen lautet: „Der Auftraggeber bekommt nie das, was er in Auftrag gegeben hat.“ So lang und detailliert unsere Anforderungslisten, Lastenhefte, Leistungsverzeichnisse … auch sein mögen – insbesondere beim Anschaffen oder Erstellen von Software (eAkte! eGovernment!) sind die Ergebnisse oft ganz andere als erwartet.

Das glaubt einem aber keiner, vor allem kein IuK-Mitarbeiter. „Ich brauche mich nur ein wenig anzustrengen, dann kann ich mich schon klar ausdrücken.“ Mit dieser Illusion räumt der Tangram-Dialog auf. Weiterlesen „Der Tangram-Dialog: Ein Spiel, um zu verstehen, warum wir uns nicht verstehen“

Kanban: Steuere die Arbeit, nicht die Menschen

Morgens um 11 Uhr in einer Behörde irgendwo in Deutschland. „Klaus, könnt ihr die Geschichte erledigen. Dringend.“ Manfred steht am Schreibtisch von Klaus mit einem DIN A4-Blatt in der Hand. Klaus, der gerade noch vertieft am Bildschirm arbeitet, schaut auf. „Hm, muss warten. Sorry.“ Manfred schaut verdutzt drein und will sich nicht abwimmeln lassen. „Es ist wichtig und dringend.“ Klaus sieht lächelnd auf. „Das sind die anderen Aufgaben, die wir im Team bereits gerade abarbeiten, auch alle und das WiP-Limit ist voll.“ Während seiner Ausführungen zeigt er auf ein Taskboard an der Wand mit mehreren Spalten. Weiterlesen „Kanban: Steuere die Arbeit, nicht die Menschen“

„Hilfe, mein Team ist nicht agil!“ Mit dem Delegation Board schonend Selbstorganisation fördern

Wenn Führungskräfte aus Kommunalverwaltungen in unseren Seminaren und Workshops agile Methoden wie Kanban, Scrum & Co. kennenlernen, sind sie meist sehr „angefixt“: „Das würde unserer Verwaltung gut tun!“ Und im nächsten Moment meldet sich der Zweifel: „Aber dafür braucht es auch Mitarbeitende, die Verantwortung übernehmen wollen. Viele wollen aber lieber klare Vorgaben von mir als Führungskraft und würden sich von mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation überfordert fühlen“. Dann gebe ich zunächst gern augenzwinkernd zu bedenken, dass ihre Leute womöglich das Gleiche über sie sagen: „Wir würden ja gern, aber das würde unsere Führungskraft nicht zulassen …“ 😉

Zu sehen ist aber auch: Die öffentliche Verwaltung ist ein Umfeld, in dem Gesetze und Vorgaben einzuhalten sind, in dem das Sicherheitsbedürfnis stark ausgeprägt ist und das nach wie vor durch Hierarchiedenken geprägt ist. Hier ist es für Führungskräfte nicht einfach, Kontrolle abzugeben, denn sie selbst müssen schließlich für alles in ihrem Bereich „den Kopf hinhalten“. Und für Mitarbeitende ist es nicht einfach, auf die Absicherung „von oben“ zu verzichten. Selbstorganisation lässt sich nicht einfach „anknipsen“ oder „einfordern“.

Die Frage ist also, wie Sie als Führungskraft für Ihr Team und Ihre Aufgaben das jeweils richtige Maß im Spektrum zwischen Anweisung und Selbstorganisation finden können. Und wie Sie in kleinen Schritten und sehr schonungsvoll erproben können, wo mehr Übertragung von Verantwortung für beide Seiten gewinnbringend ist.

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Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.

(Dies ist die überarbeitete Fassung einer Spielanleitung von Jan Fischbach, Common Sense Team GmbH).

1. Ziel des Spiels

Unser Anliegen ist es, neuen Teams oder „digitalen Lotsen“, die digitale Dienstleistungen für Verwaltungskunden entwickeln sollen, neue agile Methoden dafür nahezubringen. Das können Methoden  wie z. B. Scrum oder Design Thinking sein. Viele Teammitglieder tun sich schwer, diese neuen Arbeitsweise anzunehmen. Das Problem ist nicht, dass sie sie nicht verstehen. Die Mitarbeiter haben ein Problem mit unklaren Anforderungen der künftigen Anwender. Sie sind mit den Auftragsbeschreibungen der Anwendervertreter unzufrieden. „Wir interviewen Bürger als Vertreter der künftigen Bediener unseres neuen Service-Portals, aber die wissen gar nicht, was sie genau wollen.“

Nun ist das aber in derartigen Projekten fast schon normal. Weder kann man die Anforderungen noch das Design oder Lösungskonzept vor Beginn des Projekts genau festlegen. In solchen Fällen bietet sich eine Arbeitsweise mit kurzen Feedback-Zyklen an, weil man so schneller erkennt, ob man auf dem falschen Weg ist. Weiterlesen „Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.“