Überlastung durch Projekte: Die Kosten der Projektinflation

Viele Mitarbeiter in IuK- und Organisationsabteilungen kämpfen mit einer Überzahl paralleler Projekte. Häufig wird darüber gestöhnt. Dass es sich aber nicht „nur“ um subjektive Überlastung handelt, sondern dass daraus messbare Projektrisiken resultieren, ist oft nicht im Bewusstsein der Projekt-Auftraggeber. Weiterlesen „Überlastung durch Projekte: Die Kosten der Projektinflation“

Impulse für eine Innovationskultur an Hochschulen

In unserer Hochschule beschäftigen wir uns derzeit damit, wie wir eine auf alle Hochschulbereiche ausgeweitete Innovationskultur schaffen und kontinuierlich pflegen können. In diesem Kontext recherchiere ich, suche nach Beispielen und greife u.a. Literaturempfehlungen von anderen auf. Eine Empfehlung, die ich in diesem Kontext erhalten habe, ist das Buch „Das dynamische Unternehmen“ von Karla Schlaepfer und Martin Welz (2017 erschienen bei Schäffer-Poeschel). In den folgenden Abschnitten folgt nun allerdings keine Zusammenfassung des Buches. Stattdessen möchte ich gezielt einige, wenige Anregungen aufgreifen, die ich darin finden konnte und die bei mir Ideen zur Umsetzung an unserer Hochschule ausgelöst haben. Motivationskultur als Teil der Innovationskultur Wir wünschen uns Kolleginnen und Kollegen, die begeistert ihrer Arbeit nachgehen, vor Engagement, Ideen und Tatendrang nur so sprudeln. Ist das aber die Realität in Hochschulen? In einigen Bereichen sicherlich. Gerade die Wissenschaft ist häufig durch intrinsisch motivierte Menschen geprägt, die für ihr Fach und ihren Forschungsschwerpunkt brennen. Im sog. Third Space sieht es vermutlich etwas anders aus. Verwaltungs- oder auch Administrationstätigkeiten gelten nicht unbedingt als die spannendsten und abwechslungsreichsten Aufgabenfelder. Wie kann es dennoch gelingen, auch hier eine Umgebung für motivierte Mitarbeitende zu schaffen? Ein Vorschlag lautet „Bedeutsamkeit schaffen“, z.B. durch die Initiierung von Begegnungen (vgl. S. 26). Konkret heißt dies, Mitarbeitende aus dem Third Space in den Austausch zu bringen mit Studierenden und Lehrenden, die letztlich die Endkunden sind.
„Eine wachsende Zahl von Studien belegt, dass Endnutzer, Kunden, Klienten, Patienten und andere, die von Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmens profitieren, überraschend effektiv sind, andere zu motivieren, härter, effizienter und produktiver zu arbeiten“ . (zit. n. Grant 2011, ebd.)
sipgate hat in diesem Kontext gerade für ein Open Test Lab geworben. Ich finde, sowas sollten wir auch an Hochschulen mal anbieten und damit Entwickler*innen, Systemadministrator*innen und Sachbearbeiter*innen mit Hochschullehrer*innen und Studierenden in Kontakt bringen. Aus Fehlern lernen anstatt sie zu leugnen Mir persönlich ist es nach wie vor ein großes Rätsel, warum wir uns so schwer damit tun, Fehler und das darin vorhandene Entwicklungspotential als solches anzuerkennen, und stattdessen immer wieder dazu neigen, Projekte als erfolgreich beendet zu etikettieren und kurz darauf das Projekt in der Schublade zu versenken. Als Kind habe ich bereits den Glaubenssatz „Aus Fehlern lernt man“ mit auf den Weg bekommen, wofür ich sehr dankbar bin. Innovationskultur braucht genau das! Es braucht die Möglichkeit des Versuchs und des möglichen Scheiterns. Denn: Wir lernen daraus, wie es nicht geht, entwickeln stattdessen neue Lösungsansätze, probieren diese erneut aus und mit etwas Glück ist im nächsten Anlauf das Problem gelöst oder gar eine Innovation geboren. Deswegen gehört eine Fehlerkultur unabdingbar auch zur Etablierung einer Innovationskultur. Vielleicht als pragmatisches Beispiel: Kartoffelchips sind – zumindest der Legende nach – auch nur erfunden worden, weil sich ein Gast mehrfach über die zu dicken Kartoffeln beschwert hatte. Konkret unterstützt werden kann dies durch sog. Fuck-up-Nights, wie sie einige Hochschulen bereits anbieten/angeboten haben (vgl. Hochschule Koblenz, PH Heidelberg oder SRH Hochschule Berlin). Eine andere, wie ich finde, sehr schöne Idee besteht darin, Scheitern explizit zu belohnen und hervorzuheben. So verleiht Google unter seinen Mitarbeiter*innen einen Pinguin Award oder die Engineers without Borders veröffentlichen einen Failure-Report. Auf der diesjährigen HFDCon in Bonn am 21.10. wird ein Science-Slam zum Thema „My worst Teaching Experience“ angeboten – eine mögliche Variante, diese Ideen auf Hochschulen zu übertragen. Ich persönlich kann mir das aber auch gut inhouse unter den Mitarbeitenden des Third Space vorstellen: Sich regelmäßig – gern auch erstmal im vertrauteren kleinen Kreis, z.B. dem eigenen Dezernat, treffen und Geschichten vom eigenen Scheitern präsentieren, um daraus gemeinsam zu lernen. Das digitale Oregon-Experiment Bei der Neugestaltung der Fußwege auf dem Gelände der University of Oregon ging das verantwortliche Team einen bis dahin ungewöhnlichen Weg. Anstatt von Architekten Fußwege planen zu lassen, sähte man einfach Gras, ließ es wachsen und beobachtete, wo sich Trampelpfade abbildeten. Diese Trampelpfade wurden dann als feste Wege angelegt und entsprechen somit zu 100% den Wünschen derjenigen, die tagtäglich darauf unterwegs sind. Wie lässt sich das nun digital abbilden? In meinem Umfeld beschäftige ich mich viel mit den passenden digitalen Lehr- und Lernumgebungen. Es gibt immer wieder neue Tools, die wir gern testen würden, dafür fehlt letztlich aber die Zeit. Aber warum sollen überhaupt wir entscheiden, was getestet werden soll – warum lassen wir nicht diejenigen entscheiden, die damit zukünftig lernen bzw. lehren sollen? Über für Testzwecke freigeschaltete Landingpages, die einen Zugang zum Tool simulieren, ließe sich herausfinden, woran unsere Zielgruppen interessiert sind. Letztlich werden die Seiten nicht beworben, der Zugriff erfolgt allein via Suchanfragen. So lässt sich herausfinden, wo die Interessen der Nutzer*innen liegen und auf dieser Basis eine Priorisierung festlegen. Neugierig geworden? Dann empfehle ich die Lektüre. Das Buch hält definitiv noch einiges an Impulsen bereit.

„Unzuständig“, „zuständig“ – das leidige Thema Kundenorientierung

Aus dem Urlaub habe ich zwei Geschichten mitgebracht, die beide das Thema „Zuständigkeitsprüfung“ betreffen und beide zufällig mit der Bahn zu tun haben. Und zum Nachdenken anregen, was die Kundenorientierung angeht. Weiterlesen „„Unzuständig“, „zuständig“ – das leidige Thema Kundenorientierung“

DMS und integrierte Workflowtools – passt das zusammen?

Symbolbild: Viele User nutzen die eingebaute Workflow-Engine eines DMS nicht. Warum? Quelle: Pixabay

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verfügen häufig über integrierte Workflowmodule. In der tagtäglichen Praxis werden diese Workflows aber selten verwendet, obwohl sie Teil eines bestehenden und nutzbaren Systems sind. Während die User das DMS selbst bald nicht mehr missen möchten, ist bei den integrierten Workflows, die bereits eine hohe systemische Integration  /Anmerkung 1/ aufweisen, paradoxerweise oft nicht einmal der Ansatz einer Verstetigung der Benutzung erkennbar.

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Schöne Ferien! Und badet nicht in Informationsfluten!

Wenn wir von Informationen überflutet werden, werden wir tendenziell dümmer. Denn wir überprüfen weniger unsere Vorurteile und bleiben in alten Denkbahnen gefangen. Weiterlesen „Schöne Ferien! Und badet nicht in Informationsfluten!“

Steuern mit Kennzahlen: Wie man Motivation auf Null bringen kann

Ko-Autor: Wolf Steinbrecher

Viele beschäftigen sich mit dem Thema „Organisationskultur“ und wie man sie beeinflussen könnte. Das hängt wohl damit zusammen, dass viele „Agilisierer“ in ihren Verwaltungen auf Hindernisse stoßen, auf Beharrungskräfte, mit denen sie gerne aktiv umgehen würden. Wir behandeln dieses Thema am Beispiel eines – Kriminalromans. Weiterlesen „Steuern mit Kennzahlen: Wie man Motivation auf Null bringen kann“

„Agile Verwaltung“ – was heißt das eigentlich?

Wer will nicht agil sein? Da schwingt Lebendigkeit mit, geistige und körperliche Fitness und Flexibilität … Und so erlebt der Begriff derzeit eine Inflation. Die ersten wenden sich schon mit Grausen: „Bleib mir weg mit ‚agil‘!“ Schade, denn das, was dahintersteckt, hat Beachtung verdient, finden wir. Weiterlesen „„Agile Verwaltung“ – was heißt das eigentlich?“