Beitrag zum Themendossier Themendossier „Gestärkt in die Zukunft – Wie (Bildungs-)Verwaltung handlungsfähig bleibT“ Der Deutsche Kinder- und Jugendstiftung GmbH (DKJS) – Dezember 2022
td_gestaerkt-in-die-zukunft_web.pdf (transferagentur-grossstaedte.de)
Statement im Kundenmagazin der WEBER-Bank Berlin
Die Weber-Bank in Berlin suchte „Expert:innen“ für kurze Antworten auf die Frage „Wo gibt es den größten Nachholbedarf an Digitalisierung in der Berliner Verwaltung?“. Hier findet ihr die Antwort aus Sicht des FAV – zusammen mit vier anderen Kommentaren.
Das Buch „Agile Einführung der E-Akte mit Scrum“ im Springer Gabler-Verlag erschienen (Dezember 2019)
Herausgeber: Wolf Steinbrecher, F.A.V. Mit zahlreichen Beiträgen anderer Autoren zu agilem Vertragsmanagement, zu agilen Projekten aus Sicht von Projektleitern, Mitarbeiter*innen, Systemhäusern und Software-Herstellern.
Die Einführung der E-Akte stellt eine der größten aktuellen Herausforderungen bei der Digitalisierung der Verwaltung dar. Meistens wird ihre Komplexität unterschätzt. Auf eine Vision, wie man den „Digital Workplace“ der Zukunft gestalten will, wird verzichtet. Dann konzentriert man sich auf den technisch einfachsten Weg.
„Die eAkte soll die digitale Verwaltung relevanter Informationen und Daten vereinfachen. Sie ist meist nach der Struktur physischer Akten aufgebaut. Ausschlaggebend für die Umstellung auf digitale Akten ist außerdem die sogenannte Revisionssicherheit,“ heißt es auf einer einschlägigen Website.
Hoppla. „Meist nach der Struktur physischer Akten aufgebaut“? Und der Hauptnutzen ist die Revisionssicherheit und nicht das bessere Arbeiten für die Mitarbeitenden? Also besteht Digitalisierung darin, die 200 Jahre alte Papierstruktur jetzt in einer Datenbank abzubilden? Und die ebenso alte Ordnung in Ämtersilos gleich mit?
Wenn man das Ziel der Digitalisierung so eng fasst, also nur als einen „Übertragungsvorgang“ von einem (Papier-)Medium in ein anderes versteht, dann scheint das Projekt auch ganz einfach zu bewerkstelligen zu sein. In einer klassischen Projektstruktur wird eine Ausschreibung für eine DMS-Software organisiert. Das Lastenheft ist meist technisch formuliert („x Lizenzen“, „Revisionssicherheit“, „elektronische Signatur“, „Workflows“ usw.) Parallel dazu entdeckt man, dass der Aktenplan seit Jahren von kaum jemandem benutzt wird und dass man für ein DMS einen benötigt. Also werden Workshops zu seiner Aktualisierung veranstaltet, wobei kein Teilnehmer richtig weiß, welche Bedeutung er in einem DMS überhaupt haben wird. Und natürlich wird der eindimensionale, für Papierdokumente gedachte Aktenplan als Grundlage genommen.
Nach der Beschaffung und Installation der Software beginnt der „Roll-out“. Der Name ist Programm. Die Ämter bekommen eine zweitägige Schulung und sollen ab sofort im neuen System arbeiten. Und, ach ja, auch den neuen Aktenplan mit anwenden. Der passt zwar an vielen Stellen nicht, aber das schreiben die Mitarbeiter dem eigenen mangelnden Verständnis zu.
Der Nachteil dieses Vorgehens: das Projekt generiert nur sehr geringen Nutzen für die Mitarbeiter. Diese lehnen in der Folge Anwender das DMS oft als umständlich ab.
„Das verwendete IT-System wird durch die Nutzer nicht akzeptiert“,
stelle das Hauptrisiko bei der DMS-Einführung dar, so das BMI.
Dieses Buch geht einen ganz anderen Weg. Es geht davon aus, dass man die Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt einbeziehen muss, sie aktiv in die Gestaltung einer neuen Arbeitsumgebung einbindet und sie so von der Einführung von E-Akten überzeugt: denn es ist ihr Projekt! Das hat völlig andere – eben: agile – Projektmanagement-Methoden zur Folge, führt zu ganz anderen (mehrdimensionalen) Aktenplänen und neuen Formen von Lastenheften und Beschaffungsverträgen.
Das Buch „Agile Verwaltung“ im Springer Gabler-Verlag erschienen (November 2018)
Das Buch gliedert sich in drei Teile. Im ersten Teil geht es darum zu erklären, was Agilität ist und warum diese für die öffentliche Verwaltung relevant ist. Im zweiten Teil widmen wir uns einer Auswahl an agilen Methoden und deren Einsatzmöglichkeiten in der öffentlichen Verwaltung. Neben den Klassikern – Kanban und Scrum – sind uns auch einzelne methodische Elemente wichtig, die die Leser niederschwellig in ihre tägliche Arbeit integrieren können. Im dritten Teil werden anhand von Beispielen – aus vielen verschiedenen Bereichen – Möglichkeiten agiler Methoden in der praktischen Anwendung vorgestellt und diskutiert.
Die Gliederung sowie die Liste der Autoren findet Ihr unter diesem Link.
Praxisbuch Informationsmanagement
Agile Teams organisieren sich auch im Alltag anders als in den herkömmlichen Silostrukturen. Wolf Steinbrecher (Forum Agile Verwaltung) und Jan Fischbach haben dazu ein Buch geschrieben: „Praxisbuch Informationsmanagement. Wissen im Unternehmen teilen. Guter Umgang mit Dokumenten, E-Mails, Aufgaben und Meetings.“
Den ersten (Basis-)Teil des Buch könnt ihr hier herunterladen: Praxisbuch Informationsmanagement – Teil 1
Komplexität ist überall – Warum sich die öffentliche Verwaltung agilen Denk- und Arbeitsweisen öffnen sollte – ein Interview mit Veronika Lévesque und Thomas Michl im changeX-Magazin (Februar 2019)
Veronika Lévesque und Thomas Michl im Interview mit Winfried Kretschmer vom ChangeX-Mangazin üer Agiltät in der öffentlichen Verwaltung:
https://www.changex.de/Article/interview_levesque_michl_komplexitaet_ist_ueberall/
Artikel in der Zeitschrift „Innovative Verwaltung“ Heft 10 | 2017
Patricia Baumkircher, Wolf Steinbrecher und Cornelia Vonhof berichten von einem Besuch bei der „ersten agilen Kommune Schwedens“, Ängelholm, im April 2017.
Innovative Verwaltung – Die Bürger stehen im Fokus
Artikel in der Online-Zeitschrift Futur-2
Veronika Lévesque und Cornelia Vonhof wurden von der Redaktion der zeitschrift „Futur2 – Zeitschrift für Gesellschaft und Strategie in Gesellschaft und Kirche“ um eine Vorstellung des Forums Agile Verwaltung gebeten.
Den Artikel findet ihr hier und das Pdf zum Downloaden gibt’s hier hier.
Artikel in der Zeitschrift „Innovative Verwaltung“ Heft 5 | 2017
Veronika Lévesque, Wolf Steinbrecher: „Agile Arbeitsmethoden in der öffentlichen Verwaltung“,
S. 28-30.
„Agile Methoden erorbern Wirtschaftsunternehmen und können auch die öffentliche
Verwaltung, vor allem bei Innovationsprozessen, unterstützen. Doch sie entfalten
ihre Wirkung erst in einer Veränderungskultur, die sich weg von hierarchischer
Arbeitsteilung hin zu cross-funktionalen, selbstorganisierten Teams bewegt.“
Download des gesamten Artikels: Innovative Verwaltung ‚Agile Arbeitsmethoden‘
Agile Verwaltung 