Wie führt man neue Software in der Breite in die Verwaltung ein? – Mitstreiter:innen gesucht

Eine neue Software organisationsweit einzuführen ist ein komplexes Problem. Unabhängig davon, ob es eine E-Akte in einer Behörde oder ein umfassendes Produktionsplanungssystem in einem Unternehmen ist, betrifft es viele Menschen und ihre Arbeitsweisen. Aber wieso muss hier eigentlich jede:r das Rad neu erfinden?

Zu Beginn des Treffens am 6. Mai 2021 sammelten die Teilnehmer:innen die Themen, die sie gerne verwaltungs-übergreifend bearbeiten würden, und clusterten sie dann. Hier stellen wir erst einmal eines der Themencluster vor.

Viele Verwaltungen stoßen – gerade auch im Rahmen von Digitalisierungsprojekten – auf ähnliche Herausforderungen. Eigentlich würde es sich anbieten, diese Aufgaben gemeinsam anzugehen, um Lösungen schneller und vor allem besser zu erarbeiten. Zu diesem Zweck haben wir uns am 06.05.2021 getroffen, um den Bedarf nach weiteren Arbeitsgruppen abzuschätzen. Nach der Durchsicht der Themen haben sich drei Gruppen gebildet, um Vorschläge für konkrete Ergebnisse zu machen. Ich war in der Gruppe „Einführungsstrategien DMS“. Was ist unser Ziel?

Gesucht: ein Leitfaden für DMS-Projekte

Dokumentenmanagementsysteme sind die Grundlage für digitales Arbeiten in Teams. Die Projekte haben unterschiedliche Namen: E-Akte, Onlinezugangsgesetz, Digitalisierung.

Solche Systeme sind nützlich, weil die Informationen weniger an Papier und nur einen Ort gebunden sind. Mit elektronsichen Systemen können wir verteilt zusammenarbeiten und einander besser helfen. Doch das kostet: Wir müssen unsere Ablagegewohnheiten ändern, weil das neue Syteme erst nützlich ist, wenn alle sich daran beteiligen.

Wir wollen daher in der Arbeitsgruppe einen Leitfaden erstellen, der sich an Projektverantwortliche und Führungskräfte richtet:

  • Der Leitfaden macht Vorschläge zum Vorgehen.
  • Er listet Dos and Don’ts auf.
  • Er enthält anonymisierte Praxiserfahrungen (also Berichte von Fehlschlägen)
  • Ggf. in Form eines Wikis
  • Er spricht verschiedene Organisationen (Verwaltung, Hochschule, Kirche) gleichermaßen an. Ggf. gibt es Varianten oder Bausteine.
  • Er zeigt, wo man anfängt.
  • Er visualisiert das Vorgehen in einer Roadmap, um die Kommunikation mit anderen zu vereinfachen.
  • Er zeigt, wie man mit den Mitarbeiter:innen zusammenarbeitet statt sich über ihre Köpfe hinweg zu setzen (Employee Engagement).

Am 10.06.2021 gibt es das nächste Treffen, um die Gruppen formal zu bilden. Vielleicht gibt es ja unter den Leser:innen Menschen, die mitarbeiten oder ihre Erfahrungen teilen wollen. Anmeldung zum kostenlosen Treffen bei XING: https://www.xing-events.com/AWRRRNR. Bei der Anmeldung erhält man auch den Link auf das Zoom-Meeting zugeschickt.

2 Kommentare zu „Wie führt man neue Software in der Breite in die Verwaltung ein? – Mitstreiter:innen gesucht“

  1. Ein sehr ambitioniertes Ziel für eine komplexe Veränderung in einer Verwaltung. Bin gespannt, ob sich ein übrgeordneter Leitfanden für die öff. Verwaltung erstellen lässt trotz der großen Unterschiede zwischen den Verwaltungen.

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