Eine Vision einer „Agilen Verwaltung 2040“

Am vorletzten Dienstag, 7. September 2021, haben wir einen Workshop veranstaltet mit Interessent:innen, die sich an unserem Buchprojekt „Agile Verwaltung 2040“ (Arbeitstitel) beteiligen wollen. Etwa 25 Leute haben sich beteiligt und (unter anderem) an einer Vision gearbeitet: Einer Vision für eine Agile Verwaltung der Zukunft (vielleicht dauert sie ja nicht bis 2040), die auch eine Vision für das Buch wurde. Das könnte für all jene interessant sein, die nach strategischen Perspektiven für eine agile Verwaltung in einer der möglichen Zukünfte suchen und sich dafür mit ähnlich Interessierten vernetzen wollen.

Vision eines Buches einer agilen Verwaltung

Hier erst einmal das Ergebnis:

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UUX im öffentlichen Sektor: Einladung zu einer Online-Umfrage

von Prof. Dr. Simon Nestler und Sven Quadflieg, UUX Consulting, Ingolstadt

Vorbemerkung der Redaktion: Wir veröffentlichen den folgenden Aufruf, weil wir empirisches Arbeiten in der Öffentlichen Verwaltung unterstützen möchten und weil die Ergebnisse für alle zugänglich publiziert werden.

Unsere Online-Umfrage leistet einen wichtigen Beitrag, um die unterschiedlichen Perspektiven auf den Themenkomplex Usability & User Experience (UUX) im öffentlichen Sektor besser zu verstehen. Es geht dabei um die Frage, wie gut die in Behörden verwendete Software im Arbeitsalltag nutzbar ist.

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Den Verbesserungsmuskel trainieren – mit der Verbesserungs- und Coaching-Kata

Prozessverbesserungen sind häufig temporäre Ereignisse und nicht selbstverständlicher Teil unseres Arbeitsalltags. Prozesse werden „nur“ temporär und innerhalb eines zeitlich befristeten Zeitfenster – als Projekt – überprüft und weiterentwickelt. Danach fassen wir sie über lange Zeit nicht mehr an. Wir arbeiten nicht täglich daran, Prozesse zu verbessern und weiterzuentwickeln. Besonders bewusst geworden ist es mir, als ich das Buch „Die Kata des Weltmarktführeres – Toyotas Erfolgsmethoden“ von Mike Rother (Frankfurt 2013) gelesen habe. Rother stellt in diesem Buch die Verbesserungs- und Coaching-Kata (Begriffserklärung folgt gleich) von Toyota vor.

Im Fokus des Buches steht die Frage, warum Toyota als Unternehmen erfolgreicher als viele andere Unternehmen in derselben Branche ist. Lang war man der Meinung, es läge an den Methoden, die wir unter „Lean“ subsumieren. Doch das war es nicht. Es steckt offenbar mehr dahinter. Mike Rother will in der Verbesserungs- und Coaching-Kata einen zentralen Erfolgsfaktor identifiziert haben. Und tatsächlich, schaut man genauer hin, stellt man fest, dass sich das Unternehmen beständig auf allen Ebenen der Organisation weiterentwickelt. Nicht wie oben beschrieben, in Form von temporären „Verbesserungsprojekten“, sondern viel mehr in einem beständigen, kontinuierlichen Prozess, der Teil der Alltagskultur ist. Toyota ist ständig in Veränderung, entwickelt seine Prozesse, Abläufe und Routinen permanent weiter. Und im Fokus stehen dabei immer auch – Achtung, man höre und staune – der Mensch. Das passt, wie ich finde, sehr gut auch zur öffentlichen Verwaltung und ihrem Selbstverständnis als Dienstleister der Bürgerinnen und Bürger.

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Kanban: Werkzeug und Hilfsmittel auf dem Weg zur Lösung – Ein persönlicher Erfahrungsbericht

Thomas Michl schreibt in seinem Beitrag vom 5. August: „Methoden sind Werkzeuge und Hilfsmittel, nicht die Lösung“. Das bestätigt sich auch im Projektverlauf des vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) geförderten Projekts “Experimentierräume in der agilen Verwaltung (AgilKom)”. Hier erproben wir gemeinsam mit zwei Praxisorganisationen, dem Kreis Soest und der Stadt Essen, den Einsatz agiler Arbeitsweisen. Dabei haben wir gute Erfahrungen mit der eher niederschwellig anwendbaren Methode „Kanban“ gemacht – denn auch hier gilt: sie ist weniger die Lösung eines Problems, als vielmehr ein Hilfsmittel, mehr Transparenz zu schaffen und kollaborativ arbeiten zu können. Darüber hinaus leistet die Methode einen guten Einstieg bei der Implementierung agiler Arbeitsformen.

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Personalvertretung im Wandel zur agilen Arbeitswelt

Die neue Arbeitswelt wird die Arbeitsbedingungen auf eine Art und Weise verändern, wie dies auch in Zeiten der Modernisierung der Verwaltung in den neunziger Jahren nicht stattfand. Die Personalvertretungen begleiten dabei einen Paradigmenwechsel auf allen Ebenen. Welche angemessene Rolle können sie sich dabei geben und wie können sie diesen Wandel mit Beschäftigten und Arbeitgebern gestalten?

Mit der Digitalisierung und dem Anbruch des Wissenszeitalters stehen wir an der Schwelle von der „alten“ zu einer „neuen“ Arbeitswelt. Manche vergleichen die Tragweite der Veränderungen mit dem Eintritt in die Industrialisierung zu Beginn des vorigen Jahrhunderts. Allein schon die mancherorts zähen Bemühungen, die durch die Pandemie bedingte Arbeit im Homeoffice für alle Beteiligten angemessen zu regeln, zeigt allerdings auch das Ringen um einen adäquaten Interessensausgleich in diesem Wandel seitens Arbeitgeber, Arbeitnehmer sowie deren Vertretungen.

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Lernzirkel – ein kleiner Überblick

“Ich möchte gern Beratung für Zirkelformate machen. Aber: Wofür verwende ich eigentlich welches Zirkelformat? Worin unterscheiden sich die einzelnen Formate?” Maike hat diese Fragen bei der Session zu “Lernzirkeln” auf dem Barcamp “New Work in der Verwaltung 2023/2033” gestellt. Eine entsprechende Übersicht gibt es bisher nicht. Und damit entstand die Idee, die unterschiedlichen Zirkelformate Working Out Loud (WOL), LernOS und ALEx miteinander zu vergleichen und eine Übersicht zu erstellen, die eine Hilfestellung zur passenden Auswahl bieten soll. Mit dieser Übersicht erheben wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit im Hinblick auf Zirkelformate oder gar Formate zum selbstorganisierten Lernen. Wir haben uns schlicht an den Formaten orientiert, bei denen wir als Gruppe über Erfahrungen verfügen.

Gemeinsam Lernen in einer kleinen Gruppe, Bild von StockSnap auf Pixabay

Wer sind wir?

Ausgehend vom Barcamp haben wir in einer kleinen Gruppe nach und nach zusammengefunden – die vorhandenen Netzwerke aus vorhergehenden Zirkeln haben uns schnell wachsen lassen. Wir alle bringen Erfahrungen mit dem ein oder anderen Zirkelformat mit und verfolgen die Entwicklung aus unterschiedlichen Perspektiven heraus. In alphabetischer Reihenfolge sind wir:

  • Nicole Engelhardt, Mediendidaktikerin & Führungskraft an der FernUni in Hagen, Erfahrungen mit Working Out Loud und ALEx
  • Maike Mach, Personalentwicklerin an der Uni Kassel, Erfahrungen mit Working Out Loud
  • Barbara Meissner, Mitarbeiterin im Ressort Bildung der Technischen Hochschule Nürnberg, Erfahrungen mit LernOS und Working Out Loud
  • Sabrina Reich, Wissenschaftsmanagerin im Agility Lab der Uni Stuttgart, Erfahrungen mit LernOS
  • Nancy Warbeck, Mitarbeiterin im Bereich Forschung, Transfer und Innovation an der Hochschule Heilbronn, Erfahrungen mit Working Out Loud

Wir haben uns mit den unterschiedlichen Formaten auseinandergesetzt, um einerseits uns selbst weiterzuentwickeln. Gleichzeitig verfügen wir über Erfahrungen und/oder Ideen zum Einsatz der Lernzirkel in unserer Organisation, in der Vernetzung von Wissenschaftler*innen untereinander sowie mit der Wirtschaft, Vernetzung und Onboarding von Kolleg*innen, Entwicklung von Führungskompetenz und Unterstützung Studierender beim selbstorganisierten Lernen.

Warum Lernzirkel?

Wir leben alle mittlerweile in der VUKA Welt. Für uns alle ist Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität zu einem Teil unseres Lebens geworden und damit wurde die kontinuierliche Veränderung zum Normalfall.  Es gibt ständig neue Dinge auf die man sich einstellen muss, Informationen und Wissen fließen schnell und veralten gleichzeitig auch schnell durch stetige Weiterentwicklung – so wird die eigene Weiterentwicklung und ein ständiges Dazulernen in einer VUKA Umgebung zu einer grundlegenden Voraussetzung. 

Der Begriff des Lebenslangen Lernens ist schon lange nicht mehr neu – bedeutet aber in der Umsetzung auch die Notwendigkeit neuer Lernformen. An diesem Punkt setzen Lernzirkel an – es geht nicht mehr darum, ein 2-tägiges Seminar zu einem Thema zu besuchen, wo im ungünstigen Fall dann doch nur 5% der Inhalte auf den konkreten Arbeitsalltag übertragen werden können. Es geht darum, punktuell, schnell und pragmatisch mit Hilfe des Wissens und der Erfahrung anderer Menschen Herausforderungen im Berufsalltag lösen zu können. Das erfordert auch eine innere Haltung Wissen teilen zu wollen und nicht das eigene Wissen zu bewahren – Silodenken hat hier keinen Platz. 

Bevor wir gleich auf die Spezifika der einzelnen Formate eingehen möchten, möchten wir vorab noch kurz die Gemeinsamkeiten zusammenstellen. Bei allen drei Ansätzen handelt es sich um Formate

  • zum selbstorganisierten Lernen mit individueller Zielsetzung,
  • die einer vorgegebenen methodischen Struktur folgen,
  • die das Lernen in einer kleinen Gruppe von 4-5 Personen fokussieren (mit Ausnahme von LernOS, wo es auch Varianten für Individuen und Tandems gibt) und
  • deren Dauer auf ein vorgegebenes Zeitfenster festgelegt ist.

Was haben wir herausgefunden?

Überspitzt formuliert bekommen wir mit WOL eine strukturierte Methode an die Hand, die über das zunächst im Vordergrund stehende zu definierende individuelle Ziel schnell über die Aufgaben der Circle Guides den systematischen Auf- und Ausbau des eigenen – möglichst nutzbringenden – Netzwerkes und das Sichtbarmachen der eigenen Person, Haltung & Arbeit in sozialen Medien in den Fokus rückt. Der große Gewinn innerhalb einer Organisation ist die einfache Vernetzung von Kolleg*innen, die langfristig eine gute und niedrigschwellige Zusammenarbeit fördern kann. 

Mit ALEx wurde eine pragmatische, schnell anwendbare Methode entwickelt, die Elemente von WOL (selbstgesteuertes Lernen), Scrum (agiles Arbeiten) und Lern- und Experimentierräumen (Neue Arbeitswelt) miteinander kombiniert. So gelingt ein zeitlich überschaubarer, gut strukturierter erster Einstieg in selbstorganisiertes, agiles Lernen und Arbeiten. 

LernOS ist sicherlich die Methode mit dem größten Gestaltungsspielraum und Variabilität in der Anwendung. Es wurde entwickelt als ein Betriebssystem für lebenslanges Lernen, das sich aus den drei Bereichen Mindset, Skillset und Toolset zusammensetzt. LernOS bietet eine praxiserprobte Vorgehensweise, die Elemente von Getting Things Done (GTD), Objective und Key Results (OKR) und Working Out Loud (WOL) kombiniert und damit kontinuierliches Lernen im alltäglichen Leben verankert möchte, ganz unter dem Motto “Keep Calm & Learn on!”.  

Unser Fazit

WOL kommerzialisiert sich, ist aber unschlagbar in den Aspekten Struktur und Vernetzung. ALEx ist ein guter, pragmatischer und niedrigschwelliger Eintritt in eine Methode des selbstorganisierten, lebenslangen Lernens im Team. Mit LernOS hat Simon Dückert ein “Betriebssystem” für lebenslanges Lernen entwickelt, das sich stetig verfeinert, wächst und variabel an verschiedene Bedarfe von Menschen und Organisationen angepasst werden kann, gleichzeitig aber auch eine intensivere Beschäftigung und mehr – gut investierte – Zeit erforderlich macht. 

Die Zirkelformate im Detail

Im Westen nichts Neues – oder: Wie neu ist Agilität?

Die kurze Antwort auf diese Frage, die immer wieder und wieder gestellt wird, lautet: gar nicht neu, überhaupt nicht, vom asiatischen Raum gar nicht zu sprechen, kann man auch eurozentrisch betrachtet sagen, dass, um nur ein Beispiel zu nennen, die politischen Prozesse der modernen Schweiz, die in der Mitte des 19. Jahrhunderts entstanden sind, zwar nicht den Titel ‘agil’ so aber doch deutliche Züge agilen Vorgehens tragen. Weil es der Situation entsprach und noch entspricht. Ich erkläre also hiermit die Frage „wie neu ist agil denn nun?“ für beantwortet mit „nicht neu“. Fertig.

Fast fertig. Viel spannender dünkt mich nämlich die Frage, warum etwas, das nicht neu ist, jetzt plötzlich [wieder?] grosses Interesse erfährt – wenn man mal davon absieht, dass das Attribut „neu, modern und innovativ“ so, wie „weisser als weiss, jetzt mit GANZ neuer Formel“ sich meist gut verkauft.

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World Café zum Buchprojekt „Verwaltung 2040“ – Ergebnisse

3 Veranstaltende und etwa 20 Teilnehmende diskutierten am Abend des 12. Juli in 3 Runden an 3 Tischen 10 Werte./1/ Die Gruppen waren bunt gemischt und hatten mit 7 bis 8 engagiert diskutierenden Teilnehmenden eine gute Größe. Neben der Diskussion der einzelnen Werte gab es auch eine ganze Reihe übergreifender Fragen und Beiträge.

Das Foyer des World Cafés

Dieser Blogartikel fasst die Feedbacks, Fragen und Beiträge zusammen und erläutert, wie wir die Rückmeldungen verarbeiten und welche Schlussfolgerungen wir daraus für unser Buchprojekt ziehen. Die Feedbacks der drei Tische/Räume haben wir in ein zusammenfassendes Miro-Board verschoben./2/ Last but not least stellen wir die überarbeitete Fassung des Werterahmens vor und geben einen Ausblick auf die nächsten Schritte.

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Wie digitalisieren wir unsere Prozesse? Traditionelle und agile Vorgehensweisen

Wie können wir die Digitalisierung nutzen, um unsere Prozesse zu optimieren? Und was können agile Vorgehensweisen und Methoden dazu beitragen, die jeweiligen Ergebnisse wirkungsvoller und nachhaltiger zu gestalten? – Das möchte ich gerne an dieser Stelle untersuchen. Und ich möchte es am Beispiel eines Prozesses tun, der gerade nicht in der Kernverwaltung angesiedelt ist, also nicht am Beispiel „OZG-Umsetzung“ oder „Einführung der E-Akte“. Sondern ich möchte die Leser:innen einladen, sich mit mir ein Stück weit neben dieses Kernthema zu stellen und eine Fragestellung zu wählen, die wir von außen anschauen. Das verhilft uns vielleicht zu einem objektiveren Blick.

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