Anregungen für die Projektarbeit in Bibliotheken

Was passiert, wenn man eine kleine Gruppe von Menschen jeweils mit einer gleich gefüllten Tüte Legosteine ausgestattet an einen Tisch setzt, und sie beauftragt, mit den Legosteinen darzustellen, was sie an „Verwaltung“ stört?

Spannende Skulpturen entstehen, eindrückliche Bilder. Da ist z.B. ein Basketballkorb, der verstopft ist. Davor eine Figur, den Blick auf den Korb gerichtet, im Rücken ein Fußballtor. Die zugehörige Erläuterung verdeutlicht die Darstellung weiter: man wirft immer wieder auf den Korb, auch wenn es offensichtlich nicht möglich ist, denn Ball ins Netz zu bringen. Es werden schlicht Vorschriften verfolgt anstatt nach anderen Wegen oder Lösungsmöglichkeiten zu schauen – würde sich die Figur bewegen, sie könnte das Fußballtor entdecken und sehen, das es einfachere Wege gibt, den Ball ins Netz zu bringen.
Agiles Arbeiten braucht Kommunikation. Vertiefter Austausch mit Stakeholdern mit LEGO Serious Play“ hieß der Workshop, der Rahmen der Konferenz Agile Verwaltung, die am 10.2. als erste Veranstaltung dieser Art vom Forum Agile Verwaltung in Stuttgart ausgerichtet wurde, stattfand.

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Aus der agilen Methodenkiste: Aufwand schätzen

Aufwandsschätzungen ist ein wichtiges Teilelement der (Projekt-)Planung. Das Problem bei Schätzungen jedoch ist, dass sie bestenfalls auf Erfahrungswerten der Vergangenheit basieren und damit mit einem hohen Unsicherheitsfaktor behaftet sind. Zu komplex sind die Einflussgrößen, um eine verlässliche Schätzung in abstrakten Zahlen liefern zu können. Daher werden Schätzungen – nach der agilen Lehre – ausdrücklich nicht als Verpflichtungen verstanden (im Gegensatz zum Sprintziel, das eine echte Verpflichtung darstellt).

Die Auswirkungen, wenn man Schätzungen als „Verpflichtung“ betrachten würde, wären fatal, wie die Praxis – auch außerhalb des agilen Umfeldes – immer wieder aufzeigt. Bewusst oder unbewusst werden zum Beispiel Qualitätskriterien unterlaufen, um im geschätzten Aufwandsrahmen zu bleiben u. ä., und letztendlich damit das Hauptziel gefährdet: die Kundenzufriedenheit.

Vergleichende Schätzung ist Trumpf

Ein wesentlicher Unterschied zwischen „klassischen“ und agilen Methoden bei der Schätzung ist auch, dass „agile“ Schätzungen in aller Regel keine abstrakten Schätzwerte zugrunde legen, sondern den jeweiligen Aufwand für eine Anforderung (User Story) untereinander in Beziehung setzen.

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Projekte zur Einführung der E-Akte richtig aufsetzen (Informationen und Seminarangebot)

Ab dem 1. Januar 2020 sind Bundesbehörden und Landesbehörden, die Aufgaben nach Bundesrecht ausführen, zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Natürlich werden dort viele Akten schon elektronisch geführt. Oft sind dies aber Einzel- oder Insellösungen und Art und Umfang der Pflege unterscheiden sich. Da wir wissen, dass Projekte zur Einführung organisationsweiter verpflichtender IT-Systeme 2 Jahre dauert, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, solche Projekte zu starten. Dazu bieten wir ein Seminar (s. u.) an.

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Warum eigentlich agil? – Laut nachgedacht entlang dreier Stich- und Schlagworte…

Warum interessieren sich Unternehmen und Verwaltungen so zunehmend für agile Arbeitsweisen?
Auf diese Frage, die wir bei verschiedenen Veranstaltungen, Workshops und auf unserer FAV-Konferenz immer wieder gestellt haben, kommen viele individuelle Antworten. Und viele ähnliche. Drei Begriffe, die eine wichtige Rolle zu spielen scheinen, will ich hier aufnehmen und überlegen, was es mit ihnen und Agilem auf sich haben könnte. Ich freue mich besonders über Kommentare zum gemeinsam weiterdenken…!

Komplexität – „unsere Anforderungen werden immer komplexer…“
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Story Mapping: Eine agile Methode, Prozesse zu beschreiben und zu steuern

Die Beschreibung von Prozessen wird im Zusammenhang mit der Einführung der E-Akte vermehrt auf die Verwaltungen zukommen. Aber diese Beschreibung ist nicht einfach. Haben Sie schon einmal an einem Workshop zur Prozessanalyse teilgenommen? In dem nach vier Stunden ermüdenden Aufmalens von Flussdiagrammen eine Teilnehmerin entnervt ausruft: „Aber das stimmt doch noch hinten und vorne nicht! Die Möglichkeit, dass auch der Vertreter des Vertreters abwesend ist und der Fall bis nach Fristende völlig unbearbeitet bleibt, haben wir bislang komplett übersehen!“

Der große Aufwand, den die übliche Prozessbeschreibung macht, ist die eine Seite der Medaille. Die andere ist die (deshalb) meist unterlassene kontinuierliche Pflege: Wenn sich am Prozess etwas ändert, wird die Beschreibung meist nicht nachgezogen. Warum? Weil niemand aktiv mit ihr arbeitet. – Aus diesen Gründen haben die Agilisten – bekannt arbeitsscheu, aber pfiffig – eine alternative Methode entwickelt: die Story Map.

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In eigener Sache: Wir fahren zum Tag der Offenen Tür nach Ängelholm

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Ängelholm am Öresund nennt sich die „erste agile Kommune Schwedens“. (Wir haben darüber berichtet https://agile-verwaltung.org/2016/02/25/aengelholm-die-erste-agile-kommune-schwedens/). Am Donnerstag, 27. April 2017, veranstaltet die Stadtverwaltung von Ängelholm einen Tag der offenen Tür und hat das Forum Agile Verwaltung zu einem Besuch eingeladen. Wir haben die Einladung gerne angenommen. Weiterlesen „In eigener Sache: Wir fahren zum Tag der Offenen Tür nach Ängelholm“

Wiki-unterstütztes Prozessmanagement von agilen Workflows an der Technischen Informationsbibliothek

Agile Methoden sind im Bereich der Softwareentwicklung in Agenturen und Industrie längst etabliert. Ganz anders sieht es im Bibliotheksbereich aus. Dort wird in vielen Fällen noch nach dem traditionellen Projektmanagement gearbeitet. Das heißt: Die Projektphasen Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss sind durch Meilensteine getrennt, und Abweichungen vom anfänglich erstellten Plan sollten minimal sein.

Im Kompetenzzentrum für nicht-textuelle Materialien (KNM) an der Technischen Informationsbibliothek (TIB) haben wir vor zwei Jahren begonnen, agile Methoden aus Scrum in unser Projektmanagement zu integrieren. Da Scrum nicht vollständig in unsere Arbeitsabläufe integriert werden konnte, haben wir uns lediglich einiger nützlicher Komponenten von Scrum bedient. Das betrifft v.a. die Sprints.

Wir haben einen eigenen, auf das KNM zugeschnittenen Sprint-Workflow entwickelt und diesen in unserem Unternehmenswiki (Confluence) abgebildet. Wikis werden in Bibliotheken und öffentlicher Verwaltung in vielen Bereichen eingesetzt. Meist werden sie allerdings nur zum kollektiven Weiterlesen „Wiki-unterstütztes Prozessmanagement von agilen Workflows an der Technischen Informationsbibliothek“