Bei Hans Christian Andersen gibt es ein Märchen über ein armes missratenes Entenküken. Es ist viel hässlicher als seine Geschwister, sein Gang im Gras und am Flussstrand ist nur ein ungeschicktes Watscheln. Seine Eltern ermahnen es ständig, sich doch bitte schön ein Vorbild an den anderen Entlein zu nehmen und sich gefälligst ein bisschen anzustrengen. Doch so sehr es sich auch – es will ihm nicht glücken.
Der weitere Gang der Geschichte ist bekannt. Als die Entchen älter werden, werden die Unterschiede immer größer. Schließlich stellt sich heraus, dass das hässliche Entlein dem Drängen seiner Eltern gar nicht nachkommen konnte – es war einfach von einer anderen Art. Es war ein Schwan.
Agile Aphorismen – mit Pilot und Schlange
In meiner Arbeit mit Verwaltungen aller Art entstehen immer wieder Konzentrate an Erkenntnis. Knappe knackige Satzformationen, die Dinge auf den Punkt pinnen. Oder be-greifbare Bilder über komplexe Themenknäuel.
Manche davon sind viel zu schade, um sich nur einmal kurz bei ihrer Entstehung im kleinen Kreis über sie zu freuen. Deshalb ist es an der Zeit für eine neue Blogartikelserie (in der Hoffnung, dass jemand das Staffelstöckchen nimmt und eine zweite, vierte oder zehnte Folge schreibt 🙂 ):
Der neue Spielplatz heisst „Agile Aphorismen“.
Ein Aphorismus ist ein konzentriert-pointierter, in sich logischer Sinnspruch, der eine Erkenntnis oder Erfahrung vermittelt, in einer Form, die man gern liest, manchmal sogar witzig. So würde ich es beschreiben.
Die KI Nova definiert ‚Aphorismus‘ viel cooler als ich, nämlich so:
„Ein Aphorismus ist wie der Name eines berühmten Schauspielers auf einer Kinoleinwand: kurz, aber prägnant.
Oder anders gesagt:
Wenn Witze die kleinen Geschwister der Aphorismen sind,
dann sind Aphorismen die coolen großen Brüder
mit Lederjacke und Sonnenbrille.“
Hier also die Pilotauslese, Klappe, läuft, Ton an –>
Agile Aphorismen,
die Erste:
„Hierarchie ist eine Form der differenzierten Arbeitsteilung.
Sie funktioniert nur, wenn sich alle Stufen daran halten
– auch und insbesondere die oberen.“
Weiterlesen „Agile Aphorismen – mit Pilot und Schlange“ Einladung zum Blogaton
Gerade hat sich sich der Staub der FAV-Konferenz gelegt und nun öffnet sich wieder der Blick zum Horizont. Und was gibt es dort zu sehen? Viele Erstkontakte, die am Abend des 11. Mai erst einmal endeten. Viele Diskussionsfäden, die gleichsam in der Luft treiben und des Weiterspinnens harren. In vielen Sessions konnten die spannenden Themen nur angerissen werden: Oft war die Timebox zu Ende, die Diskussion aber noch im vollem Gange.
Für das Fortführen der Diskussionen möchten wir euch gerne ein Event und eine Plattform anbieten. Und zwar in Form eines Blogatons, zu dem wir alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Konferenz und auch alle Leserinnen und Leser, die einfach Lust darauf haben, einladen.
(Ohne irgendwie Druck machen zu wollen erwarten wir natürlich vollständiges (!) Erscheinen aller unser Blogautorinnen und Blogautoren 😉😊.)
Mehr Klarheit durch einen „aufgeräumten Kopf“: 5S als Methode nutzen, um das Wesentliche in den Fokus zustellen
Was sammelt sich im Laufe der Zeit nicht alles an „geistigem Gerümpel“ an und führt dazu, dass das Wesentliche, auf das es ankommt, immer mehr aus dem Fokus gerät. Was ich deshalb regelmäßig mache: 5S im Kopf. 5S wird leider gerne auf Ordnung am Arbeitsplatz reduziert. Dabei stecken Prinzipien dahinter, die viel mehr bedeuten als nur Ordnung am Arbeitsplatz“. Fast schade, dass das Potenzial viel zu wenig genutzt wird.
Weiterlesen „Mehr Klarheit durch einen „aufgeräumten Kopf“: 5S als Methode nutzen, um das Wesentliche in den Fokus zustellen“Die FAV-Jahreskonferenz „Agile Verwaltung 2023“ – Eindrücke und erste Ergebnisse
Das war unsere Konferenz. Um 17 Uhr am 11. Mai war sie vorbei – nach acht Stunden in Präsenz in Ettlingen bei Karlsruhe und online in @ttlingen. Etwas über 100 Teilnehmer:innen aus Verwaltungen aller Ebenen der Gebietskörperschaften, der Hochschulen und anderen Anstalten öffentlichen Rechts hatten eine Gemeinschaft von Menschen erlebt, die hörten, sahen, redeten, argumentierten, experimentierten, sprachen und widersprachen (und bisweilen schwiegen).
Weiterlesen „Die FAV-Jahreskonferenz „Agile Verwaltung 2023“ – Eindrücke und erste Ergebnisse“Auf dem Weg zu einer Innovationskultur in Hochschulen – 2. Etappe der HFD-Community Working Group der Musterwandler bei der KU Leuven
Wir freuen uns sehr, einer Auswahl von Blogartikeln aus dem Musterwandler-Blog, der nicht mehr fortgeführt wird, hier im Forum Agile Verwaltung ein neues Zuhause bieten zu können. Wir wünschen euch eine spannende Lektüre.
Autorin: Annabell Bils
Die Community Working Group „Innovationskultur“ war wieder einmal unterwegs, um sich Institutionen anzusehen, in denen Innovation zur Kultur und zum Mindset gehört. Unsere Reise führte uns diesmal nach Belgien zur Katholieke Universiteit Leuven.
Warum die KU Leuven?
Die KU Leuven gehört nicht nur zu den 50 besten Hochschulen weltweit, sondern ist auch mehrfach in Folge zur innovativsten Hochschule Europas gewählt worden. Das wollten wir uns natürlich ansehen. Und hören! Gesprochen haben wir mit Prof. Dr. Koenraad Debackere, dem Generaldirektor und Vorstandsvorsitzender der KU Leuven, Geschäftsführer der Abteilung Research & Development und Professor an der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften mit dem Schwerpunkt Innovationsmanagement und Innovationspolitik, Dr. Rudi Cuyvers, dem Leiter der Abteilung „Spin-off and Innovation“ und Nick Geukens, der als Innovationsmanager in einer medizinischen Abteilung tätig ist.
Weiterlesen „Auf dem Weg zu einer Innovationskultur in Hochschulen – 2. Etappe der HFD-Community Working Group der Musterwandler bei der KU Leuven“Stärker als die Angst: Bewältigungsstrategien für Veränderungen und Verlust im Arbeitskontext
„Hilfe, es verändert sich alles!“ – Wie der Abschied von Bewährtem in Veränderungsprozessen leichter wird. Mit Praxisbeispiel.
Jede Veränderung in Organisationen bedeutet auch einen Verlust, ein Abschiednehmen von Vertrautem. Auch wenn wir es uns im beruflichen Kontext kaum eingestehen wollen: Wo Verlust ist, findet sich Trauer. Ich verstehe Trauer als eine natürliche Reaktion.
Veränderungen und Trauer: Eine unterdrückte Herausforderung im Berufsleben?
Der Verlust von Vorbildern, vom Systemverständnis, von Glaubwürdigkeit des einst Gewussten, des eigenen Selbstverständnisses, von Prozessen, von Kollegen und Vertrautem und so weiter.
Wo Trauer ist, sind Ängste nicht weit: Verlustangst, Versagensängste, Angst vor Enttäuschung. Die Optionen, wie Menschen in Momenten der Trauer und Angst reagieren, sind vielfältig.
Wut, Ohnmacht, Starre – es gibt viele Facetten. Alle Reaktionen dienen dazu, so schräg es auch klingen mag, überlebenswichtige Funktionen aufrechtzuerhalten:
- Soziale Beziehungen aufrecht erhalten
- Emotionales Gleichgewicht bewahren
- Negative Einflüsse regulieren oder vermeiden
- Perspektiven für Erholung sehen
„Wenn der Wind des Wandels weht, bauen die einen Schutzmauern, die anderen bauen Windmühlen.“
(Chinesische Weisheit)
Der Umgang mit Verlust und Angst in Organisationen
Veränderungen fallen uns oft schwer. Für eine kurze Zeit des Übergangs bewegen wir uns in einem Schwellenzustand zwischen Altem und Neuem, obwohl wir eigentlich nach Sicherheit und Stabilität streben. Die Angst vor dem Unbekannten und die fehlende Weitsicht erschweren und belasten zusätzlich den Veränderungsprozess. Doch was bringt uns aus unserer Komfortzone heraus? Schmerz oder Gewinn sind die entscheidenden Faktoren, die Menschen zu einer nachhaltigen Verhaltensänderung bewegen.
Wenn Sie üble Kopfschmerzen haben, werden Sie sich einiges einfallen lassen, um sie loszuwerden. Das Gleiche gilt, wenn Sie für eine Idee brennen, die Ihr Leben zu verbessern verspricht.
Ich lade Sie ein, über folgende Fragen nachzudenken:
- Wer verliert oder gewinnt, wenn die Veränderung kommt?
- Wer, wenn die Veränderung nicht kommt?
- Was brauche ich, um die Veränderung (mit)tragen zu können?
- Was soll bleiben?
- Wovon kann ich leicht Abschied nehmen?
Vor kurzem hatte ich ein interessantes Gespräch mit einer Kollegin kurz vor dem Rentenalter.
Anfang der 90er Jahre verlor sie ihren Arbeitsplatz in der ehemaligen DDR. Sie war Mitte 30 und hatte 3 kleine Kinder. Ihre bisherige Karriere wurde offiziell infrage gestellt. Mit viel bürokratischem Aufwand sollte sie nachweisen, welchen Wert ihre beruflichen Abschlüsse und Berufserfahrungen haben.
In den darauffolgenden Jahren durchlebte sie tiefe Phasen der Depression. Ich fragte sie, was das Schwerste war, das sie in dieser Zeit zu überwinden hatten.
Sie antwortete: „Alles, was ich bis dahin erreicht hatte alles, was ich gelernt, woran ich geglaubt und was ich an meine Kinder weitergegeben hatte, sollte von einem Tag auf den anderen falsch sein.
Diese selben Leute, die mich in Strukturen zwangen, wollten mir nun sagen, dass alles nicht mehr stimmte.“
Ich fragte, was ihr in dieser Zeit geholfen hätte. Sie sagte: „Was fehlte, war die Anerkennung dessen, was erreicht worden war. Nicht alles war schlecht. Einiges davon war es wert, bewahrt zu werden, und sei es in der Erinnerung. Das hätte mir geholfen.“
Rituale und Wertschätzung: Schlüssel zur erfolgreichen Veränderungsarbeit
Rituale, Gedenkfeiern: Erreichen solche Inszenierungen nicht genau das? Sich an das zu erinnern und zu schätzen, was uns wichtig war und ist?
- Wir nehmen mit, was uns antreibt (Werte, Prinzipien, Ressourcen).
- Wir lassen zurück, was uns belastet (z. B. alte Gewohnheiten).
- Wir würdigen, was uns im Kern wichtig ist/war.
- Wir erkennen an, was wir vermissen, um uns zu verabschieden.
Diese Anerkennung, diese Wertschätzung, könnte ein entscheidendes Element in der Veränderungsarbeit sein. Entscheidend ist hier die Grundintention, die vermittelt werden soll.
„Ich sehe Dich“
Vieles kann in diesen kleinen Satz vermittelt werden.
Ich sehe DICH als Individuum, als Teil MEINES Systems, als Teil des Systems, in dem WIR sind. Ich erkenne DICH an.
Was für ein wunderbarer Gedanke, dass eine kleine Botschaft so viel bewirken kann. Und es kostet nichts!
Die Ausgestaltung und Formulierung dieses Ereignisses oder Meeting kann an den organisationseigenem Stil angepasst werden. Direkt ausgesprochen, könnten sie im beruflichen Kontexten irritierend und grenzüberschreitend wirken. In welchen Bereichen im täglichen Berufsalltag kann der Raum für Abschied und Trauer eine Rolle spielen?
Hier einige Beispiele:
- Ein Kollege verlässt das Unternehmen
- Ein Projekt wird beendet
- Prozesse verändern sich grundlegend
- Eine neue Software wird eingesetzt, die eine grundlegende Einarbeitung nötig macht
Wie kann ein ritualisierter Abschied aussehen? Ein Praxisbeispiel
Ein Beispiel aus meiner Praxis:
Eine Kollegin hat sich für eine berufliche Neuausrichtung entschieden. Ihr Austritt hat innerhalb des Teams ziemlich viel Wind aufgewirbelt. Als geschätzter Teil des Teams kamen viele Fragen und Sorgen auf, die meistens in der Kaffeeküche besprochen wurden.
Um diesen Sorgen einen Raum zu geben und der Kollegin einen würdigen Abschied zu ermöglichen, haben wir ein Meeting angesetzt. In diesem Meeting standen folgende Fragen im Mittelpunkt:
Was verbinden Sie mit Sabine? Was hat sie für Sie einzigartig gemacht?
Welchen Schatz (Arbeitsergebnisse, übernommene Gewohnheiten …) lässt sie da?
Welchen Fähigkeiten und Kompetenzen möchten Sie in Ihre Arbeit einfließen lassen?
Die Kollegin wurde parallel eingeladen, folgende Fragen zu reflektieren:
- Was möchten Sie dem Team mitgeben?
- Welche Ressourcen haben Sie besonders an Ihren Kollegen geschätzt?
- Wofür sind Sie dankbar?
- Was wurde ermöglicht?
Sowohl das Team als auch Sabine haben Wertschätzung und Anerkennung empfangen. Dinge, die bis dahin selbstverständlich waren, wurden im Angesesicht des Abschieds präsenter. Die helfende Hand, das offene Ohr in schwierigen Situationen. Die perfektionistische Ader, die im Alltag auch mal nervig sein konnte, wurde in diesem Moment aus einer versöhnlichen Perspektive betrachtet.
Gleichzeitig stimmten die Fragen auf die Zukunft ein. Die entstehende Lücke im Team wurde kleiner: die Schätze, die sie hinterlässt, werden bleiben. Das Team wurde sich bewusster, über Dinge, die sie selbst tun können.
Die Integration des Vergangenen in die neue Teamsituation machte es den Teammitgliedern leichter, das Ausscheiden der Kollegin zu akzeptieren. Der Fokus auf die eigentliche Arbeit konnte schnell wieder hergestellt werden. Eine tolle Erfahrung für das Team und auch für mich in der Rolle als Prozessbegleiter.
Einladung zur „Agile Mittagspause‘: Netzwerken und Wachstum im digitalen Zeitalter
Sie sind auf der Suche nach Wegbegleiter:innen, frischen Wissens-Impulsen von Expert:innen und Erfahrungsaustausch mit anderen Organisationen?
In unserer „Agilen Mittagspause“ bieten wir regelmäßig spannende Themen an.
In interaktiven Formaten haben Sie Gelegenheit:
- Impulse für Ihren Arbeitsalltag mitzunehmen
- sich aktiv einzubringen
- in den Austausch mit anderen Branchen zu kommen
- neue Perspektiven und Blickwinkel kennenzulernen
jeweils Mittwochs
Zeitraum: 12:15 Uhr bis – 13:15 Uhr via Zoom.
Hier kostenfrei buchbar über Eventbrite.
Über die Autorin
Maria Kühn, systemische Organisationsentwicklerin
Systemische Organisationsentwicklerin mit systemisch agilen Kontexten Common Sense Team GmbH
Blogautorin & Speakerin
Haben Sie Fragen, Ideen oder Themen rund um Agilität und Organisationsentwicklung?
Vernetzen Sie sich gerne via LinkedIn.
Leben und Verwaltung – über die Haltung der Verwaltung zu ihren eigenen Leistungen
Ich bin auf eure Hilfe angewiesen. Ich brauche Input zu etwas, das ich vorgestern gelesen habe. Nicht zum ersten Mal, aber jetzt ist es an der Zeit, dass ich Fragen stellen und mich austauschen muss über die Inhalte des aktuellen Artikels, den ich euch hier teile. Austausch mit uns als Verwaltungscommunity. Weil es uns angeht.
Eine kleine Bitte vornezu. Bevor ihr den hier ge’reposteten’ Blogbericht von Alu lest, nehmt euch kurz Zeit, euch über Folgendes eine knapp formulierte, aber eine formulierte Meinung zu bilden. Stichworte auf einem Klebezettelchen oder Bierdeckel reichen:
- Was ist die Existenzberechtigung einer öffentlichen Verwaltung im DACH-Raum eigentlich? Warum haben wir sie (und sie nicht schon lange outgesourct an andere Anbieter)?
- Was kann und soll und muss sie sein aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger, aus Sicht der Politik, der Wirtschaft …
- Und vor allem: Was kann und soll und muss sie sein aus Sicht ihrer selbst?
- Was sind ihre übergeordneten Ziele, Werte und was zeichnet sie aus?
Was ist zentral wichtig; was auch wichtig, aber weniger; was „muss halt“?
Jetzt zum Inhalt:
Weiterlesen „Leben und Verwaltung – über die Haltung der Verwaltung zu ihren eigenen Leistungen“Planning for ‚Adept‘!
„Wir brauchen doch einen detaillierten Plan!“, wirft der Abteilungsleiter eines Fachbereichs aufgeregt ein. „Wie sollen denn alle wissen, was sie jeweils tun sollen, wenn wir für das Projekt keinen Plan haben!“
Wir sind gerade dabei, im Rahmen beim ersten Termin des Lenkungsausschusses unser Vorgehen vorzustellen und die Projektleiterin des Kunden aus der öffentlichen Verwaltung, die mit den ersten Folien zur agilen Vorgehensweise begonnen hat, blickt mich in meiner Rolle als Leiter des externen Umsetzungsteams hilfesuchend an. Genau vor diesem Moment hat sie gewarnt – sie kennt ihre Organisation.
Weiterlesen „Planning for ‚Adept‘!“Agiles Arbeiten muss schneller gehen
In einem Artikel im Tagesspiegel wird die digitale Reifungsgrad der Verwaltung diskutiert. Fehlende Zusammenarbeit mit der Zivilgesellschaft oder nachzuholendes Mitspracherecht der Kommunen wird als Problem benannt. Thomas Bönig schreibt: “In Deutschland wird nur das Papier im gewohnten Prozess digitalisiert, statt diese für die Digitalisierung zu verbessern oder bei geringem Nutzen ganz zu streichen.“ Wir kennen das von vielen neuen Prozessen – erst füllt man alles online aus, und vor Ort noch mal alles händisch. Und während man zum fünften Mal seinen Namen und Geburtstag angibt fragt man sich – wo kommt das her?
Über den Wolken
Ein Beispiel. Ich arbeite in einem Projekt mit vier anderen Menschen zusammen. Ich sitze außerhalb der Verwaltung, sie mittendrin. Wir haben zwar alle einen Remote Zugang, müssen aber eine Vorlage erstellen. Gestern kam die Mail. Betreff: Grundsatzentwurf_Version5_LG_TO_HA. Im Anhang war ein Word Dokument, das bereits von drei Personen bearbeitet wurde und dann wie ein toter Fisch weitergegeben. In der Hoffnung, dass kein anderer aus dem Team zum gleichen Zeitpunkt am Dokument arbeitet, denn dann gibt es echte Probleme. Ich kenne nämlich keinen, der die „Dokumente zusammenfügen“ Funktion in Word beherrscht. Wir haben eine Möglichkeit im Team (es wird „Cloud“ genannt) in der Tat ist es aber eine Art „Zwischenspeicher“. Das heißt, wir können dort Dokumente hochladen, aber wenn wir sie bearbeiten wollen, müssen wir sie runterladen, abspeichern und dann nach der Bearbeitung wieder hochladen. Oder als Mail weiterleiten. Oder als mail weiterleiten und hochladen, dann blickt nämlich keine*r mehr durch, welches Dokument gerade das richtige ist.
Cloudlösungen und Data Sharing
In meinem nicht-repräsentativen Umfrage in der FAV Community hat eine Person geschrieben, dass die Erfahrungen mit Cloud Diensten in Verwaltungen bescheiden waren (ok, ich gebe zu, es war die einzige Person, die auf meine Umfrage geantwortet hat 😊) „Wir sind nicht in den Wolken unterwegs sondern stehen mit festen Füssen auf dem Boden“ war der Zitat, der gut dazu passt. Irgendwie scheint es hier nicht voranzugehen. Wenn ich frage, woran das liegt, dann ist oft der Hinweis auf Datenschutz die Antwort. Allerdings scheint Datenschutz auch zu greifen für Dokumente, die keine sensiblen Daten haben. Wie dieser Blogbeitrag, zum Beispiel. Und für sensible Daten gibt es ja auch Lösungen: Phoenix und Stackfield, schreibt Hendrik, der Umfrageteilnehmer. Deutsche Verwaltungscloud? Zukunftsmusik. Dabei gibt es in the Länd[1] sogar ein Ministerium dafür. Auf deren Seite steht es „Baden-Württemberg hat sich gemeinsam mit den Kommunen das Ziel gesetzt, die bei Land und Kommunen verfügbaren Verwaltungsleistungen bis zum Ende des Jahres 2022 auch online anzubieten“. Komisch, denn gerade heute morgen war ich bei mir in der Gemeindeverwaltung um eine Meldebescheinigung abzuholen (auf den Termin musste ich zwei Wochen warten) die ganz gewöhnlich auf Papier ausgedruckt wurde und für die ich ganz gewöhnlich meinen Papierausweis zeigen musste – um das Papier dann einzuscannen und auf einer Webseite hochzuladen um eine weitere Verwaltungsleistung zu erhalten.
Und jetzt?
Beim Surfen im Netzt stößt man – oder frau – auf so schöne Definitionen für Agilität. Zum Beispiel auf Digitale Neuordnung: „Agilität ist unter anderem die Fähigkeit einer Organisation, schneller als der Wettbewerb auf neue Anforderungen zu reagieren und sich bietende Chancen zu ergreifen. Agilität befähigt eine Organisation unter (hoher) Unsicherheit zu arbeiten.“ Eine solche Arbeitsweise erfordert allerdings auch, dass Menschen parallel an Projekten arbeiten können; dass mehrere Personen Zugriff haben auf die gleichen Daten; dass keine zwei Wochen verstreichen, um ein Blatt Papier zu erhalten. Die Digitalisierung der Verwaltung bedarf ein grundsätzlicher Richtungswechsel in den Köpfen. Und der, das wissen wir hier alle, muss agil sein.
[1] Baden-Württemberg erfindet sich neu und präsentiert sich national wie international zukünftig als „THE LÄND“. Die neue Dachmarkenkampagne präsentiert Baden-Württemberg als führenden Standort für Technologie und Innovation und als lebenswerten Ort mit hoher Lebensqualität und attraktiven Arbeitsmöglichkeiten. Nachzulesen hier
Agile Verwaltung 