Agil und Verwaltung, wie soll denn das funktionieren? Umfrage für eine Masterarbeit

Derzeit absolviere ich nebenberuflich ein Masterstudium im Fach Medieninformatik an der Hochschule Emden/Leer und werde im kommenden Semester meine Masterarbeit schreiben. Beschäftigt bin ich als IT-Projektmanagerin für Digitalisierungs- und E-Government-Projekte bei einer Stadt in Nordrhein-Westfalen.

Vor dem Beginn der Masterarbeit gehört ein wissenschaftliches Projekt zu meinem Studium. Ich habe mich entschieden, da ich die Probleme aus meiner täglichen Arbeit kenne, sowohl das wissenschaftliche Projekt als auch meine Masterarbeit im Bereich „Agile Verwaltung“ zu schreiben.

Im Rahmen des wissenschaftlichen Projektes habe ich einen Fragebogen entworfen, anhand dessen ich zunächst die Hauptprobleme in Projekten identifizieren möchte. Ich bitte die Leser des Forums Agile Verwaltung, mich durch Ausfüllen des Fragebogens zu unterstützen. Weiterlesen „Agil und Verwaltung, wie soll denn das funktionieren? Umfrage für eine Masterarbeit“

Was heißt „agiles Projektmanagement“? Am Beispiel „Einführung der E-Akte“

In letzter Zeit erreichen uns vermehrt Anfragen zum Thema „Agiles Projektmanagement“. Zum Beispiel sollen wir vor Führungskräften einer Verwaltung oder auch erstmal eines Dezernats einen Vortrag darüber halten oder auch schon gleich einen Workshop dazu moderieren.

Aus unserer Sicht ist das eine gute Methode, agiles Arbeiten erst einmal zu „beschnuppern“. Projekte sind zeitlich und vom Ressourcenbedarf her begrenzt. Man muss nicht gleich die ganze Organisation umkrempeln. Weiterlesen „Was heißt „agiles Projektmanagement“? Am Beispiel „Einführung der E-Akte““

10 Fragen an Thomas Goldschmidt

1. Was machst Du/Sie beruflich?

Ich bin Geschäftsführer der Stadtmarketing Friedrichshafen GmbH.

2. Nehmen komplexe Aufgabenstellungen in Deinem/Ihrem Arbeitsumfeld zu?

Die Komplexität steigt bei vielen Aufgaben. Die Gründe hierfür sind unterschiedlich, z. B. gestiegene gesetzliche Anforderungen (u. a. an die Sicherheit bei Veranstaltungen, Stichwort Sicherheitskonzepte) oder höhere Ansprüche der Zielgruppen.

3. Welche Auswirkungen hat es auf Deine/Ihre Tätigkeit?

Stadtmarketing ist schon immer eine Querschnittsaufgabe. Wir arbeiten oft in Projekten mit unterschiedlichen Partnern aus Verwaltung und Privatwirtschaft zusammen oder springen ein, wenn eine Aufgabe sich sonst niemanden eindeutig zuordnen lässt. Soviel Flexibilität spricht sich rum und man wird plötzlich mit vielen Wünschen konfrontiert in Projekten mitzuarbeiten. Aber auch wir müssen uns Grenzen setzen: Zum einen weil die Ressourcen (Zeit, Budgets) begrenzt sind und zum anderen, weil wir zielorientiert arbeiten wollen und Projekte auf unsere Ziele einzahlen müssen.

Eine weitere Herausforderung liegt darin, immer mehr Ansprüche und Anforderungen‚ unter einen Hut‘ bringen zu müssen und trotzdem weiterhin noch schnell und flexibel zu reagieren.

Ein Beispiel: Auf der einen Seite muss es einen verlässlichen Wirtschaftsplan geben, der mit einem gewissen Vorlauf aufgestellt wird. Das macht durchaus Sinn und läuft einher mit einer zumindest mittelfristigen strategischen Planung der Ziele, Strategien und Projekte. Auch das Kontrollgremium (Beirat) ist einzubeziehen. Auf der anderen Seite kommen Vereine, Institutionen etc., die wesentlich kürzere Planungshorizonte haben und oft spontan handeln, mit Ideen auf uns zu. Darunter sind dann manchmal tolle Sachen, die eine Chance fürs Stadtmarketing sind.

Es ist also immer eine Herausforderung das richtige Maß von Planungs- und Budgetsicherheit und Flexibilität zu wahren.

4. Was verbinden Sie/Du mit dem Begriff Agilität?

Dezentralisierung der Verantwortung, Vertrauen in Mitarbeiter, Fehlerkultur

5. Haben Sie sich/Hast Du Dich schon mit agilen Methoden beschäftigt?

Ich stehe da zwar noch am Anfang, merke aber, dass sich in unserer kleinen Stadtmarketing GmbH erste Ansätze entwickeln, die in Richtung Agilität gehen (siehe Antwort zu Nr. 7)

6. Kennen Sie/kennst Du Beispiele aus der öffentlichen Verwaltung, bei denen agile Methoden angewendet werden?

Bewusst wahrgenommen habe ich das noch nicht, habe aber auch noch nicht danach gesucht. Unbewusstes danach Handeln erlebe ich aber öfters: Bei ungewöhnlichen Projekten tun sich immer wieder entsprechend arbeitende gemischte Teams zusammen. Wenn man die Arbeitsweise dann reflektieren würde, dann könnte man feststellen dass agile Methoden benutzt wurden.

7. Kannst Du Dir/Können Sie sich grundsätzlich vorstellen, agile Methoden in Deinem/Ihrem beruflichen Umfeld anzuwenden?

Soweit ich bisher um agile Methoden weiß: Ja, das kann ich mir vorstellen.

Wir verteilen inzwischen die Verantwortlichkeit für Projekte im Team. Früher haben die Mitarbeiter eher der Geschäftsführung zugearbeitet. Nun wird im Team gefragt, wer bei einem Projekt mitmachen will, wen es zur Organisation alles braucht (intern oder extern) und dann legen diese Leute los und bestimmen den Ablauf des Projektes und machen die Kalkulation (im Rahmen des definierten Budgets) – auch wenn es in der Regel noch einen Projektleiter gibt.

In der wöchentlichen Teamsitzung aller Mitarbeiter (was in einer kleinen Firma geht) halten wir uns gegenseitig zu den aktuellen Projekte auf dem Laufenden. Das ermöglicht es auch Mitarbeitern, die eigentlich nicht ins Projekt involviert sind, Feedback zu geben und Ideen einzubringen. Außerdem hilft es, wenn ein Mitarbeiter plötzlich mal ausfällt: Wir wissen dann wenigstens ungefähr über den Stand der Projekte Bescheid.

Früher haben wir eine zeitlang versucht Projektabläufe zu standardisieren und Checklisten zu entwerfen. Dies wurden dann immer komplexer und haben im schlimmsten Fall dazu geführt, dass Fehler sich jährlich wiederholen (bei Paste and Copy von Briefen sehr beliebt). So wichtig eine Dokumentation der Projekte ist, damit nach Personalwechsel etc. andere in Projekte einsteigen können, setzen wir nun mehr auf das Know-How der Mitarbeiter. Da kein Projekt wie das andere ist finden sie den Weg zur Realisierung. Wir ziehen dann nach dem Projekt gemeinsam Bilanz, um bei einer Wiederholung zu wissen was zu beachten ist oder anders gemacht werden sollte.

Unser Aktenplan ist inzwischen zu beachtlicher Größe herangewachsen. Aktuelle Projektordner finden sich in der gemeinsamen Dateiablage zwischen vielen alten und abgeschlossenen Projekten in zig Kategorien. Wir führen in Kürze einen Ordner „laufende Vorgänge“ ein, in dem nur die aktuell laufenden Projekte drin sind. So sieht jeder schnell, welche Projekte gerade bearbeitet werden und findet schnell die Dateien. Wenn das Projekt abgeschlossen ist kommt es ins Ablagesystem.

8. Welchen Nutzen können agile Methoden in Deinem/Ihrem beruflichen Umfeld stiften?

  • Entlastung der Geschäftsführung um mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben zu bekommen
  • Profitieren von den Ideen und Fähigkeiten der Mitarbeiter: Das in die Mitarbeiter gesetzte Vertrauen stiftet Identität mit dem Unternehmen und der eigenen Tätigkeit und setzt Ideen frei.
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Jeder entwickelt ein Gespür dafür was notwendig ist und was nicht, da nicht einfach stur Checklisten abgearbeitet werden

9. Welche Hürden sehen Sie/siehst Du für Integration agiler Methoden?

Oft denken die Kunden oder Zielgruppen noch hierarchisch: Sie wollen immer den „Chef“ sprechen und geben sich nicht mit den Antworten der Projektverantwortlichen zufrieden. Öffentliche Unternehmen und Verwaltungen stehen stark unter Beobachtung der Öffentlichkeit. Man wird oft zu Punkten aus laufenden Vorgängen auf der Straße angesprochen und die Leute erwarten, dass man selbst über alle Details informiert ist und Bescheid weiß.

10. Wenn Du zaubern könntest – wie sähe ein ideales agiles Arbeitsumfeld aus? (oder: Wenn Du König/in von Agiland wärst, wie sähe Dein ideales agiles Königreich aus?)

Um das beantworten zu können muss ich noch länger in Agiland leben. Wie gesagt: Ich finde vieles daran spannend und beschäftige mich damit, aber das ist noch eher wie das Lesen in einem Reiseführer. Die Sehenswürdigkeiten müssen erst selber noch entdeckt werden …

Kennzahlensteuerung im Jobcenter: über Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie die Bundesagentur

Ende Juni wurde der „Dritte gemeinsame Bericht“ der Antidiskriminierungsstelle sowie weiterer Beauftragter der Bundesregierung vorgestellt. In diesen Bericht flossen auch Ergebnisse einer Studie ein, die sich mit Diskriminierungsrisiken in der öffentlichen Arbeitsvermittlung befasst hatte. Darin ging es u.a. um die Wirkung des Kennzahlensystems, mit dem die Bundesagentur für Arbeit sich selbst und ihre Jobcenter steuert. Über deren Auswirkungen legte die Berichterstattungen in den Medien ein besonderes Gewicht. /1/ Weiterlesen „Kennzahlensteuerung im Jobcenter: über Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie die Bundesagentur“

Aus der agilen Methodenkiste: Spielen LEGO Serious Play – Instrument der agilen Stakeholder-Kommunikation – Workshop zum Ausprobieren am 18.9.2017 an der HdM in Stuttgart

DSC04165Über agile Werte zu lesen – hier im Blog oder anderswo – ist eine tolle Sache. Klingt auch alles ganz einleuchtend und einfach: Selbstorganisation, selbstorganisierende, cross-funktionale Teams, Arbeiten in kurzen Zyklen, Lernen aus Feedback, Einbeziehen der Stakeholder…. Jeder und jedem, der diesen Ideen begegnet, schießt aber auch durch den Kopf: „Wie soll das in meinem Umfeld gehen?“ Weiterlesen „Aus der agilen Methodenkiste: Spielen LEGO Serious Play – Instrument der agilen Stakeholder-Kommunikation – Workshop zum Ausprobieren am 18.9.2017 an der HdM in Stuttgart“

Offener Brief an die Kultusministerin von Baden-Württemberg

Sehr geehrte Frau Kultusministerin,

Ich bin nun seit fast zwei Jahren aus dem aktiven Schuldienst ausgeschieden … und eine meiner letzten größeren Amtshandlungen als Abteilungsleiter für Schulentwicklung am Faust-Gymnasium in Staufen war die Koordination der ersten Fremdevaluation an unserer Schule.

Hiiiilfe … was für ein riesiger Zeitaufwand. Viele der Aktivsten meiner Kolleginnen und Kollegen waren monatelang für andere Aktivitäten blockiert. So viele Sitzungen, so viele Überlegungen, so viel Einsatz …

Und alles, um am Ende zu erfahren, was wir als aktive und recht innovative Schule natürlich schon vorher wussten: Unsere starken Seiten hatten wir nun schwarz auf weiß als exzellent begutachtet bekommen, und unsere Schwächen wurden als verbesserungswürdig gekennzeichnet. Auch die kannten wir allerdings schon vorher. Und wir haben mit großem Aufwand ein riesiges Portfolio im Intranet erstellt, in dem man nun vieles nachlesen könnte, wenn man etwas wissen will. Weiterlesen „Offener Brief an die Kultusministerin von Baden-Württemberg“

Aus der agilen Methodenkiste: Die „Warteschleife“ oder auch Backlog

Aus dem Manifest für agile Softwareentwicklung:

„Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt: […]

Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans“

Quelle:  http://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html

Der Backlog oder die Warteschleife

Wer sich mit agilen Methoden auseinandersetzt, der stolpert recht schnell über das sogenannte Backlog. Der Begriff Backlog bezeichnet im Allgemeinen nichts anderes als eine Menge an Arbeit in Form von Aufträgen, die sich angesammelt hat und darauf wartet „abgevespert“ zu werden. Vereinfacht ausgedrückt: es ist eine „To-Do-Liste“ mit offenen Punkten. Oder anders gesagt, es sind Arbeitsaufträge in einer Warteschleife.

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