„Eingeschränkt agil“: Zur Verwaltungskrise bei der Flüchtlingsaufnahme


Im Juni haben wir auf ein Heft der Zeitschrift „Management und Verwaltung“ hingewiesen, das sich mit den Antworten beschäftigt, die die deutschen Verwaltungen auf die Flüchtlingskrise gefunden haben. /1/ Mittlerweile haben wir von der Redaktion die Abdruckerlaubnis für untenstehende Grafik erhalten, für die wir uns an dieser Stelle herzlich bedanken. Wir nehmen dies zum Anlass, die dort angestellten Überlegungen etwas ausführlicher vorzustellen. Weiterlesen „„Eingeschränkt agil“: Zur Verwaltungskrise bei der Flüchtlingsaufnahme“

Agile Projektkultur: Experimentieren statt streiten

Projekte sind in unseren Verwaltungen oft Gegenstand heftigen Gezerres und Geschiebes. Wer hat Recht mit seiner Meinung? Wer setzt sich durch mit seinen Interessen? So werden Projekte verzögert, und auch ihre
Ergebnisqualität erreicht nicht das Optimum.
Agile Methoden helfen hier zu einer besseren Projektkultur. Weiterlesen „Agile Projektkultur: Experimentieren statt streiten“

In eigener Sache: Diskussionsforum eingerichtet

Auf unserem Vierteljahrestreffen am 12. Juli 2016 haben wir die Frage besprochen, ob und wie wir ein Diskussionsforum einrichten können. Wir möchten nämlich gerne das Forum Agile Verwaltung zum Austausch nutzen und auch unseren Lesern zur Verfügung stellen. Also Fragen wie zum „Agilen Handeln in einer nicht-agilen Umgebung“. Da wäre eine gegenseitige Beratung gut vorstellbar. Oder auch zur Digitalen Akte ist die Erarbeitung von agilen Konzepten evtl. ein Anliegen von mehreren Lesern.

Die WordPress-Plattform, auf  der wir unseren Webauftritt pflegen, bietet keine Möglichkeit, ein richtiges Forum einzurichten. Noch eine weitere eigene Plattform ins Leben zu rufen, erschien uns zu aufwändig. Wir möchten erst einmal den Bedarf und das Echo testen.

Also haben wir uns für eine ganz einfache Lösung entschieden: Jede/r Leser/in kann uns eine E-Mail schreiben, um eine Frage zu stellen oder eine Diskussion zu beginnen (E-Mail an w.steinbrecher[et}commensenseteam.de). Den Text der E-Mail stellen wir als Artikel auf unsere Seite mit dem Hashtag #FORUM am Anfang. Auf Wunsch des Einsenders lassen wir seinen Namen weg, anonymisieren also seinen Beitrag. Jeder Leser kann einen Kommentar dazu verfassen. Wenn der Kommentar auch anonym bleiben soll oder wenn er auf Dokumente verlinken soll, dann auch bitte eine E-Mail schreiben.

Das erste Thema, zu dem uns eine E-Mail erreichte, war die „elektronische Signatur in der Digitalen Akte“. Und das ist der untenstehende erste Beitrag zum neuen #FORUM.

 

#Forum: Fragen und Antworten zur Digitalen Akte

Anfrage aus einem Landratsamt: „Kennen Sie zufällig eine Behörde in Baden-Württemberg, die schon die digitale Signatur mit irgendeinem DMS umgesetzt hat? Wenn ja, könnten Sie uns hier bitte die Kontaktdaten nennen?“

Erste Antwort der Redaktion:

Nein, eine solche Behörde kennen wir nicht. Wir kennen allerdings eine Bundesbehörde, die sich aktiv mit dem Thema „Digitale Rechnungsbearbeitung“ auseinandersetzt. In diesem Projekt ist auch die Frage nach der elektronischen Signatur aufgetaucht. Müssen zum Beispiel eingescannte Rechnungen digital signiert werden, damit das Papieroriginal anschließend vernichtet werden kann? Oder wie ist es, wenn eine Rechnung von einem Bedarfsträger „sachlich und rechnerisch richtig“ gezeichnet wird – ist dafür eine elektronische Signatur (evtl. sogar eine qualifizierte) notwendig?  Wie können wir vom Bundesrechnungshof (das ist im Fall dieser Bundesinstitution die Prüfbehörde) eine verbindliche Aussage erhalten, dass ein von uns gewähltes Verfahren bei einer Prüfung anerkannt wird?

Eine Anfrage beim Bundesrechnungshof blieb ohne Antwort. Auskünfte auf Fortbildungen und Vorträgen blieben im Vagen. Wir haben aber in Erfahrung gebracht, dass das Bundesverwaltungsamt mit dem BRH ein Pilotprojekt gestartet hat mit genau diesem Ziel. Also werden wir uns jetzt ans BVA wenden mit der Bitte, uns über den Stand und die bisherigen Ergebnisse ihres Projekts zu berichten. In Vorbereitung auf einen Besuch beim BVA hat die Projektgruppe einen Sollprozess entworfen und einige Schritte des Prozesses mit Fragen versehen. Das Ganze steht in einer Excel-Datei, auf die unsere Leser hier zugreifen können https://drive.google.com/open?id=0B3wCC4FYFSv8Ml9BaFZkX2NUS3c

Die Antworten des BVA werden wir demnächst hier in Form eines Kommentars einstellen. Wenn andere Leser Fragen oder Informationen zur Digitalen Akte haben, können sie hier ebenfalls einen Kommentar einfügen. Wenn sie anonym bleiben wollen oder eine Datei anfügen wollen, können sie auch eine E-Mail schreiben an w.steinbrecher[et}commonsenseteam.de. Ich stelle dann den E-Mail-Text bzw. einen Link auf die Datei hier als Kommentar hinein.

 

 

Tadel für LoB

Seit 2007 gilt in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland die LoB (Leistungsorientierte Bezahlung), die – je nach betroffener Verwaltung – mehr oder weniger umgesetzt wurde. Derartige Anreizsysteme beruhen in der Regel auf der Vorstellung, man könne 1. die Leistung eines einzelnen Mitarbeiters messen und 2. ihn zu mehr Leistung anregen, indem man das  Messergebnis mit seinem Gehalt (oder anderen Vergünstigungen) verknüpft.

Schon ein Blick in den Sport zeigt, dass diese Vorstellung bestenfalls keine Wirkung zeitigt, eventuell auch zu Leistungsminderung führt.

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Was könnte „Agile Verwaltungskultur“ bedeuten?

Agile Arbeitsmethoden sind keine „Tools“ aus einem Werkzeugkoffer. Agilität ist verknüpft mit anderen Umgangsformen – Kommunikation auf Augenhöhe ist dafür elementar. Die Basis für eine solche Kultur wird durch eine gemeinsame Vision des „Stammes“ – pardon, der Organisation – gelegt /1/.

Visionen aber haben im Umfeld der Verwaltung heute einen schweren Stand. Weiterlesen „Was könnte „Agile Verwaltungskultur“ bedeuten?“

Verwaltungskultur und Agilität – ein Widerspruch?

Dass agile Methoden in den öffentlichen Verwaltungen bislang so wenig Verbreitung finden – das kann doch kein Zufall sein – oder? Aber wo sollen wir die Gründe suchen?

Die These, es gebe so etwas wie einen „Bürokratentypus“, der eben in Behörden gehäuft auftrete, hatten wir schon geprüft und verworfen. /1/ Gibt es aber eine spezifische „Verwaltungskultur“? Gibt es überhaupt spezifische „Kulturen“ von Organisationen und wie könnte man sie jeweils beschreiben?

Damit beschäftigt sich eine Untersuchung aus den USA mit dem Titel „Tribal Leadership“. /2/ Weiterlesen „Verwaltungskultur und Agilität – ein Widerspruch?“