Getreu dem Motto “Nur wer sich ändert, bleibt sich treu“ starten wir mit dem Science Slam in eine neue Runde. Dieses Mal präsentieren jedoch nicht die Studis. Sondern Praktiker:innen geben einen Einblick u.a. in Themenbereiche wie transformationale Führung, Teamarbeit und vieles mehr.
Das Ziel: maximaler Praxistransfer. Die Herausforderung bleibt: Es gibt nur 10 Minuten Zeit, um das eigene Thema knackig, spannend und vor allem verständlich zu präsentieren.
Über das niederländische Pflegeunternehmen buurtz.org habe ich einen spannenden Ansatz für selbstorganisierte Besprechungen kennengelernt: „Solution Driven Method of Interaction“ (SDMI). Die Methode ist ergebnisorientiert und vor allem verhaltensbezogen. Und sie ist einfach umzusetzen.
Jede Besprechung folgt nach dieser Methode der gleichen Grundstruktur:
Diskussion und Abnahme des Ergebnisprotokolls aus dem vorangegangenen Meeting
(vorab angemeldete) Mitteilungen
Weitere Informationen/Themen
Erstellung der Tagesordnung
Zu Beginn der Besprechung wird eine vorläufige Tagesordnung erstellt. Diese enthält die Punkte, die vor der Sitzung beim Moderator eingereicht wurden. Das Hinzufügen neuer Elemente während des Meetings ist möglich, jedoch nur, wenn es die Zeit (Timebox) erlaubt.
Es gilt: Jeder darf Tagesordnungspunkte (TOP) einreichen. Das Teammitglied, das den Tagesordnungspunkt einreicht, ist der „TOP-Eigentümer*in“ und definiert die Dauer des Tagesordnungspunktes (Timebox). Die Tagesordnungspunkte werden – wenn möglich – als Fragen formuliert.
Der/die Moderator:in erstellt vor Ort mit allen Sitzungsteilnehmenden eine endgültige Liste der Tagesordnungspunkte. Die Moderation entscheidet nicht über die Tagesordnung, sondern die Gruppe. Er listet alle Tagesordnungspunkte für alle sichtbar auf. Kommt es während der Besprechung zu einer Diskussion, werden die Besprechungsteilnehmenden gefragt, ob ein zusätzlicher Tagesordnungspunkt aufgenommen werden soll. Und entsprechend ergänzt (sofern die verfügbare Zeit dies zulässt).
Grundregeln für den Ablauf
Der/die TOP-Eigentümer*in stellt die Frage oder den Vorschlag vor, die/den er/sie ansprechen möchte, und begründet, warum das Thema für die Sitzung relevant ist. Der Zweck der Besprechung wird ebenfalls genannt. Drei Optionen sind üblich: Information, Einholen von Rat, Herbeiführen einer Entscheidung.
Die Themen werden innerhalb des vorgeschlagenen Zeitfensters (Timebox) behandelt, wobei die TOP-Eigentümer jeweils für die Einhaltung des Zeitfensters verantwortlich sind. Entscheidungen werden wenn möglich sofort getroffen. Kommt kein Konsens zustande, bleibt der ursprüngliche Status erhalten. Wird ein Konsens erzielt, werden die nächsten Schritte durch die Beantwortung zweier Fragen festgelegt: Wann wird die Entscheidung umgesetzt? Und wer führt sie aus?
Ist der jeweilige Punkt abgeschlossen, geht das Team zum nächsten Tagesordnungspunkt über. Das Verfahren wiederholt sich.
Zeichnet sich eine umfangreichere Diskussion ab, die über das eigentliche Thema hinausgeht, fragt die Moderation, ob ein weiterer Tagesordnungspunkt aufgenommen werden soll.
Für Diskussion werden folgende Leitfragen vorgeschlagen:
Wer hat einen Vorschlag?
Was sind die Vor- und Nachteile?
Was sind die Konsequenzen?
Wer ist für und wer dagegen und weshalb?
Irgendwelche neuen oder anderen Vorschläge?
Irgendwelche neuen oder anderen Argumente
Was tun, wenn die Besprechung nicht rund läuft?
In den Fällen, in denen die Diskussion aus dem Rahmen fällt, haben sich einige einfache Praxistipps bewährt, bei denen die Moderation die Teilnehmer einbezieht:
Wenn sich die Beiträge zu wiederholen scheinen: „Hast Du/haben Sie andere oder neue Informationen?“
Wenn Besprechungen sich zu sehr zieht: „Wie ist die Beziehung zu dem Thema, über das wir diskutieren?“
Wenn es chaotisch wird: ein Teammitglied zu benennen, warten bis diese Person Aufmerksamkeit erhält und fragen: „Was denkst du?“
Unser Tipp
Für die Visualisierung der Tagesordnung ist ein „Personal Kanban“ eine gute Unterstützung. Ebenso hilft die Visualisierung der Timebox mit einem gut sichtbaren Timer. Hilfreich ist es auch, wenn die Themensammlung im Vorfeld für alle Teilnehmer einsehbar ist.
Die Methode braucht gerade zu Beginn etwas mehr Unterstützung in der Umsetzung, da sie für viele zunächst ungewohnt ist. Wenn sie sich im Team eingespielt hat, führt sie zu einer Qualitätssteigerung der Besprechungen, da die Teilnehmenden konzentrierter bei der Sache sind.
Quelle
Astrid Vermeer/Ben Wenting – Selbstorganisierte Teams in der Praxis, Houten 2018, S. 78 ff.
„Digitalisierung“ ist ein Containerwort. Wer sechs Leute befragt, was sie unter Digitalisierung verstehen, erhält mindestens sieben Antworten. Das OZG ist ein gutes Beispiel dafür: wenn ich als Bürger ein Formular von einer Plattform herunterladen und ausfüllen kann, ist das dann schon Digitalisierung? Oder beginnt Digitalisierung erst beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der automatischen Bearbeitung von Bürgeranliegen?
Darüber hinaus gibt es aber zunehmend eine weitere Diskussion. Sie stellt die Frage nach dem WAS der Digitalisierung, nach den mit ihr verbundenen Zielen und Werten – zusätzlich zu den Fragen nach dem WIE, also dem Tempo und der Überwindung von Blockaden.
Vor drei Monaten haben wir auf dieser Plattform eine Initiative zur Vernetzung gestartet. Dabei ging es um ein Nischenthema, nämlich „Austausch über Erfahrungen, die E-Akte mit der Software enaio zu implementieren“. Die ersten Treffen der Austauschgruppe haben stattgefunden und die ersten Ergebnisse liegen vor. Über das Nischenthema hinaus können die bisherigen Erfahrungen vielleicht für Projektleiter:innen mit anderen Digitalisierungsthemen oder anderen Softwareprodukten interessant sein. Denn bei solchen Vernetzungen stellen sich ja immer die gleichen Fragen: „Lohnt sich das für mich und meine Verwaltung? Wenn ich auf ein Treffen von einer Stunde gehe – bekomme ich dann eine Ersparnis von mindestens zwei Stunden heraus?“ Und auf diese Fragen haben wir jetzt erste, vorläufige Antworten.
Die Verwaltung steht im Zentrum der aktuellen Umwälzungen der Arbeitswelt, Migrationsdruck, demografischen Entwicklung und Digitalisierung. Um weiterhin als Stütze der Gesellschaft für Zuverlässigkeit zu gelten, muss sie sich tiefgreifend verändern, um den künftigen Herausforderungen gewachsen zu sein.
Im Großen wie im Kleinen fehlt in vielen Organisationen die dafür erforderliche Fokussierung, Zusammenarbeit, Klarheit und Motivation. Strategien sowie Ideen, wie diese Strategien zum Leben erweckt werden können, sind selten zu finden. Bei all diesen Fragen kann die Methode Objectives & Key Results (OKR) helfen. Denn OKR ist Strategiearbeit, die Spaß macht.
Das Programm für unsere Konferenz am 11. Mai 2023 steht – und ist weiter in Bewegung. Bei unserer Konferenz ist es immer das Gleiche – immer etwas anders als bei anderen Konferenzen. Wir planen die Inhalte im Dialog mit den Leser:innen, die sich eine Teilnahme überlegen. Unser Orgateam hat ein Programm entworfen, von dem einige Inhalte schon ziemlich feststehen und einige Zeitfenster noch frei sind. Und ihr habt weiter unten die Gelegenheit, noch Vorschläge und Wünsche zu äußern.
Die Kraft des Engagements und der Beteiligung freisetzen: Befreiende Strukturen in der öffentlichen Verwaltung
Öffentlichen Verwaltung sind wichtige Akteure unserer Gesellschaft. Ihre Kernaufgaben stützen und begleiten Bürger, häufig im Hintergrund. Doch wie können wir sicherstellen, dass Mitarbeiter und Führungskräfte in öffentliche Verwaltung auch in Zukunft eine Chance haben, mit den Herausforderungen unserer zunehmend komplexen Welt Schritt zu halten? Liberating Structures bietet einen einfachen Ansatz: Die Einbeziehung und das Engagement der Mitarbeiter in einfachen Microstrukturen für Besprechungen jeder Größe und Dauer.
Unsere innere Einstellung zu etwas beschreibt, wie wir zu etwas stehen. Zum Beispiel, ob wir bestimmte Verhaltensweisen, Dinge oder Personen positiv, negativ oder neutral bewerten. Zusätzlich kann diese Bewertung stark oder schwach ausgeprägt sein, bzw. einen Grad dazwischen einnehmen.
Auch im Rahmen unserer Arbeitswelt in der Verwaltung bringen wir unterschiedliche Einstellungen mit. Wie stehen wir zum Beispiel zu bestimmten Prozessen, Zusammenarbeiten, Erwartungen oder Zielen? Unsere innere Einstellung beeinflusst dabei, wie wir uns in bestimmten Situationen verhalten.
Die Arbeit in der Verwaltung wird zunehmen komplexer und unterliegt einem wachsenden Innovationsdruck. Um mit damit einhergehenden Veränderungen gut umgehen zu können, können bestimmte Einstellungen helfen. Dies adressiert die Forschung rund um das „agile Mindset“. /Zur Literatur siehe Anmerkung 1/
Bei Bürger*innenbeteiligungsprozessen sollte eine Evaluation der Ergebnisse mitgedacht werden. Dabei können Verwaltungen und Behörden auf eine partizipative Evaluation zurückgreifen: Eine Methode, die die Bürgerinnen und Bürger in die Auswertung der Ziele mit einbezieht. In diesem Blogbeitrag gehe ich darauf ein, wie eine partizipative Evaluation aussehen kann und wo sie bereits angewendet wird. Für eine nachhaltige Transformation, so meine Argumentation, sollten Evaluationen und ggf. Anpassungen von Zielen von Anfang an mitgedacht werden.
Erfreulicherweise besuchen uns immer mehr Menschen aus unterschiedlichen Städten, um unser Co-Working kennenzulernen und mit uns ins Gespräch zu kommen. Unsere Besucher*innen interessieren sich für unsere Erfahrungen. Sie wollen wissen, was uns dazu bewegt hat ins Co-Working zu gehen, wie wir vorgegangen sind und was unsere Herausforderungen in dem Prozess waren. Und sie interessieren sich für unsere Geschichten. Zum Beispiel die mit dem Leberwurstbrot. Dazu aber später mehr…
Agile Verwaltung 