#GeschichtenAusAgilhausen: Kollegiale Beratung zur Projektportfolio-Steuerung mit Kanban

Vor ein paar Wochen hatte ein Kollege aus der benachbarten Stadt bei Alexander angerufen: „Servus Alexander. Hier ist Robert Müller. Du hattest auf dem Amtsleitersprengel vor zwei Tagen was erzählt, das mich aufhorchen hat lassen. Ich würde gerne dazu mehr hören. Hättest Du mal ein oder zwei Stunden Zeit für mich?“ Seit dem Anruf waren ein paar Tage vergangen. Natürlich hatte Alexander seine Hilfe angeboten und hatte mit Robert vereinbart, dass sie sich heute im 10 Uhr im Rathaus von Agilhausen treffen wollten.

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„Wie können Hochschulen kurzfristig große Volumina von Online-Veranstaltungen etablieren?“ – Kostenlose Webkonferenz am 9. April 2020

Viele Hochschulen haben durchaus Erfahrungen mit Online-Angeboten von Vorlesungen oder Seminaren. Jedoch sind diese oft begrenzt auf einzelne besonders digital-affine Lehrende Veranstaltungen oder Studiengänge. Wie kann es demgegenüber gelingen – aufbauend auf den schon vorhandenen Erfahrungen zu virtuellen Vorlesungs- und Seminarangeboten – kurzfristig große Volumina von Online-Veranstaltungen zu etablieren?

Genau diesen Schatz gilt es jetzt in extrem kurzer Zeit zu heben, das Wissen zu transferieren und für eine ganze Hochschule nutzbar zu machen. Dazu bieten wir eine Webkonferenz an. Weitere Angebote zu anderen Themen folgen in den nächsten Tagen. Weiterlesen „„Wie können Hochschulen kurzfristig große Volumina von Online-Veranstaltungen etablieren?“ – Kostenlose Webkonferenz am 9. April 2020″

Nextcloud und Kanban in der Lehre

Grundfunktionen der Nextcloud

Nextcloud ist eine Sharing- und Sync-Plattform. Im Kern geht es also immer um Dateien, die gemeinsam bearbeitet oder geteilt werden. Dabei lassen sich andere Funktionen wie ein Chat mit der Datei verbinden, um sich über die Datei abzustimmen. Wie auch bei anderen Plattformen lassen sich für jede Datei Links erzeugen, die wiederum in anderen Content-Management-Systemen eingebunden werden können.

Nextcloud ergänzt Moodle in der Lehre

Die Lehre findet in diesem Semester unter besonderen Bedingungen statt – plötzlich ist digital en vogue und alle sind froh, dass es das Web gibt. Und vieles was wir machen, müssen wir erst ausprobieren – auch das ist neu: wir dürfen experimentieren! Insofern stelle ich ihnen etwas vor, von dem ich noch nicht genau weiß, wie es die Lernenden aufnehmen werden. Die Didaktik versucht man natürlich mitzudenken, aber erst einmal geht es um eine Idee, möglichst schnell online gehen zu können.

Die entscheidende Rahmenbedingung ist, es geht nur digital – die synchrone und die asynchrone Kommunikation. Und natürlich möchte man die Lernenden nicht allein lassen. Also einfach nur die Dateien auf Moodle bereitstellen, genügt daher nicht. Es müssen also Tools her, mit denen ich beide Kommunikationsformen abbilden kann. In meiner Vorlesung müssen die Lernenden eine Projektarbeit machen, die ich auch begleiten möchte. Darüber hinaus sollen die Lernenden en passant Projektmanagement lernen und verstehen. Dies war der Moment für eine Nextcloud. Neben den Grundfunktionen bietet diese Webplattform auch die Möglichkeit ein Kanban-Board anzulegen. Meine Studierenden erhalten über das Kurs-weite Kanban-Board eine komplette Übersicht über alle Aufgaben (Hausaufgaben, Projektaufgaben etc.) und sind so hoffentlich immer im Bilde, ob ihre persönlichen Ressourcen noch zu den Aufgaben passen. In Verbindung mit Moodle, wo ich auch themenspezifische Diskussionsforen eingerichtet habe, lässt sich so die asynchrone Kommunikation bewerkstelligen.

Fehlt noch die synchrone Kommunikation. Auch hier verlasse ich mich auf die Webkonferenz-Funktion der Nextcloud. Mit der App Talk lässt sich eine sehr einfach zu bedienende Webkonferenz einrichten. Ein kritischer Faktor ist dabei die Anzahl der Teilnehmer einer Webkonferenz. Ich werde meine Vorlesung maximal 60 Min. als Webkonferenz (ich gebe meinen Bildschirm frei) halten. Die Teilnehmer bitte ich dann, ihr Mikrofon und Bild auszuschalten. Fragen sind dann nur per Chat erlaubt. Zu den anschließenden Q&A-Sessions gebe ich genaue Zeitfenster vor und reduziere die Gruppe auf kleinere Formate. Dann können auch online Fragen gestellt werden.

Um den Lernenden jederzeit für Fragen zur Verfügung zu stehen, kann die Chat- und Konferenzfunktion auch mobil genutzt werden –  Talk gibt es auch als mobile App für das Smartphone.

Meiner ersten Einschätzung nach erhält man mit der Nextcloud eine sichere und stabile Lösung, mit der der Sprung in das digitale Zeitalter nicht allzu schwierig ist.

Links:

  1. Mehr zur Nextcloud
  2. Mehr zu Moodle

Digital zusammen arbeiten im Hackathon #wirvsvirus – ein Erfahrungsbericht

Agiles Arbeiten in Verwaltungen bedeutete für mich bisher meist analoges Zusammenarbeiten und face-to-face-Kontakte über die Silogrenzen hinweg: beispielsweise in Workshops und in der täglichen Arbeit Teamergebnisse visualisieren oder Prototypen bauen. Das liegt auch daran, dass die Digitalisierung schleppend läuft und dass gerade in Kommunen, in denen Kollegen meist kurze Wege zu einer Besprechung haben, virtuelle Zusammenarbeit weniger gebräuchlich war. Bis zum vergangenen März-Wochenende fragte ich mich daher, wie sich übergreifendes, gemeinsames Arbeiten in Verwaltungen während der Corona-Krise „retten“ ließe, da alle Workshop-Aktivitäten für ungewisse Zeit eingestellt sind. Doch mit der Krise ändert sich auch genau das: durch die ins homeoffice verlagerte Arbeit ist momentan nur noch virtuelle Kooperation möglich. Im Hackathon #wirvsvirus habe ich erlebt, wie das mit den passenden Apps digital gehen kann.

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Der Blick auf agile Abläufe durch die Brille des dreibeinigen Trampolins

Vorspann: „Ach wieder dieser Pädagoge vom FAV“, werden manche der regelmäßigen Blogleser/innen sagen. „Und sagt heute nix zu Corona und Schulschließung?“ Als ich diesen Artikel eingestellt habe, war Corona noch weit weg. Aber natürlich habe ich auf unseren pädagogischen Kanal des Forums agil lernen und lehren schon seit Anfang der Woche begonnen, ehemalige Schüler/innen von mir mental in Sachen dreibeiniges Trampolin&Co in diesen unwirklichen Zeiten zu begleiten.  Und natürlich dürfen alle anderen mitlesen. Falls Sie also Kinder zu Hause sitzen haben, sagen Sie denen doch einmal, dass ich behaupten würde, dass man durch Blickwinkeländerungen im eigenen Kopf Schule nach der Coronapause mit ganz anderen Augen sehen könnte. Und damit Schule viel einfacher würde. Otto Kraz

Wer das Forum agile Verwaltung schon länger kennt, der weiß, dass ich als Gründungsmitglied einen sehr speziellen Part im FAV spiele … den mit der ganz eigenen Außensicht – ohne wirklich tieferes Verständnis von Verwaltungsabläufen zu besitzen, aber ausgestattet mit einem sehr hohem Interesse an funktionierenden Verwaltungen – speziell natürlich Bildungsverwaltungen – quasi als ganz normaler Verwaltungskunde. Ein Part von mir im FAV: Agile Denkmuster mit verschiedenen Blickwinkeln zu beleuchten. Ich selbst komme aus dem Bildungsbereich. Deshalb habe ich auch die Rolle des Betriebssystems im Forum agil lernen und lehren übernommen. In der pädagogischen Abteilung des FAVs. Bis 2015 war ich Gymnasiallehrer und Schulentwickler. Ich zeichne gerne, ich visualisiere mit Hochgenuss komplexe Zusammenhänge, um sie verständlicher zu machen. Zeitgemäße Bildung ist komplex, die Welt ist komplex, Verwaltungen müssen zeitgemäß auf eine komplexe Welt reagieren lernen.

Für meine persönliche Beschreibung der Schulentwicklung im Lande füge ich ein Bild ein und überlasse Ihnen als Betrachter die Interpretation.
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Wenden wir uns aber nun der Verwaltung zu. Ich habe für die Tagungschronik unserer diesjährige Jahreskonferenz in Ettlingen nach einem roten Faden gesucht und habe dabei den Fokus nicht auf die Effektivität agiler Prozessabläufe gerichtet, sondern auf den persönlichen Mehrwert für jeden Einzelnen, der sich auf agile Prozesse einlässt.

Weil der persönliche Mehrwert der stärkste Treibstoff für Veränderungen ist. Dabei fiel mir als Beobachtungsgrundlage die Selbstbestimmungstheorie ein, die in den 80er Jahren entstand und seither als eine feste Größe in der Motivationsforschung gilt. Weil ich in Sachen Visualisierung immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten bin und gerade über ein Animations-App gestolpert war, entstanden das dreibeinige Trampolin als Visualisierungsidee. Inzwischen denke ich, dass dieses Trampolin für so manchen Zeitgenossen eine schnelle Methode sein könnte, um agiles Mindset zu erklären und weiterzuentwickeln. Um im Job Erfolg zu haben und sich gleichzeitig etwas Gutes zu tun. Motivation ist persönlicher Treibstoff und dieser Treibstoff tut gut. Sich was Gutes tun ist auch ein echter Gesundheitsfaktor und wenn sich dann noch die eigene Behörde stark dabei entwickeln kann, dann passt es doch für alle.

Näheres habe ich Ihnen als Fünfminutenfilm zusammengebastelt.
Lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich.

Heinz Bayer alias Otto Kraz

 

Agilhausen – die agilste Stadt Deutschlands

Morgens um 8 Uhr in Agilhausen, der agilen Musterstadt. Alexander betritt energiegeladen sein Büro im ersten Stock des Rathauses. An der Wand – gegenüber von seinem Schreibtisch – hängt ein großes Kanbanboard. In knapp einer Stunde werden sich rund 8 Kolleginnen und Kollegen wieder davor versammeln und gemeinsam besprechen, was sie seit gestern alles erledigen konnten und was heute ansteht.

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Agile Projekte in öffentlichen Verwaltungen – Teil 4

In diesem vierten Beitrag möchte ich nun gerne die Ergebnisse unseres Artikels „Agilität und Nutzerzentrierung in der öffentlichen Verwaltung“, den wir im Rahmen der „Mensch und Computer“ 2019 veröffentlicht haben, vorstellen.

Looks, H., Fangmann, J., Thomaschewski, J. & Schön, E.-M., (2019). Agilität und Nutzerzentrierung in der öffentlichen Verwaltung. In: Fischer, H. & Hess, S. (Hrsg.), Mensch und Computer 2019 – Usability Professionals. Bonn: Gesellschaft für Informatik e.V. Und German UPA e.V.. DOI: 10.18420/muc2019-up-0301

Jannik Fangmann hat bereits in einem Beitrag über die Entwicklung seines Screening-Instruments zur Fortschrittsermittlung in der agilen Transformation berichtet. Nach der Durchführung der Bestandsaufnahme [1] (die Ergebnisse wurden bereits vorgestellt – Teil 1 und Teil 2) und der Entwicklung des Screening-Instrumentes erkannten wir das Potenzial dieser beiden Forschungsergebnisse und setzten uns zum Ziel, diese zusammenzubringen.

Durch eine Anpassung des Screening-Instrumentes an den Kontext öffentliche Verwaltung möchten wir es ermöglichen, den Fortschritt der agilen Transformation in diesem Kontext messen und vergleichbar machen zu können. Um festzustellen, ob das Screening-Instrument in der öffentlichen Verwaltung anwendbar ist, wurde zunächst das Transformationspotenzial anhand der Ergebnisse der durchgeführten Bestandsaufnahme [1] analysiert.

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Wie agil ist Tradition? Die Schweiz und ihre Beteiligungskultur

In letzter Zeit fanden sich an dieser Stelle vielfach Artikel zu Bürgerräten, Partizipation, Beteiligungsverfahren und lebendiger Demokratie. Wie macht das … die Schweiz? Die Insel der Basisdemokratie, die Heimat der Volksabstimmungen.

Die Willensnation.

Ist das nicht ein wundervoller Begriff? Willensnation – ich habe mich sofort verliebt! Nicht über Herrscher, Kriege, adlige Hochzeiten entstanden, sondern Willensnation – mit immerhin vier verschiedenen Sprachregionen. Eidgenossen, die kollaborieren, damit sie frei bleiben können.

Das Konzept der Willensnation zieht sich mehr oder weniger direkt durch viele politische Prozesse. Was ist das?

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Archivare als Records Manager. Chance oder notwendiges Übel?

Theoretisch könnten es sich Archivare auf den ersten Blick gesehen leicht machen. Schriftgutverwaltung ist zumindest nicht direkt Teil ihres gesetzlichen Auftrags. Unmittelbare negative Folgen einer defizitären Schriftgutverwaltung, wie verlängerte Entscheidungsprozesse, erschwertes Arbeiten, fehlende Rechtssicherheit und Auskunftsfähigkeit oder kurz die Entstehung eines Negativklischees, wie z.B. dem Bild einer lahmen oder gar inkompetenten Behördenmühle, ist ausschließliches Problem der aktenführenden Stellen und des Archivträgers. 

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Unternehmung 2.0 – geht es bald auch ohne Chefs?

Diese Frage stellte ich mir schon vor etwa 10 Jahren. Wie ich auf die Frage gekommen bin? Ganz einfach: ich hatte 3 Jahre zuvor die Gelegenheit, die Umstellung der Software-Entwicklungsabteilung in der Rolle des SCRUM Product Owners beobachten zu dürfen, was Selbstorganisation mit Menschen macht. Ehemals sehr introvertierte, stille Kollegen wurden zunehmend mitteilsamer und beteiligten sich zusehends an den kreativen Prozessen zur Gestaltung der Software. Probleme wurden – aufgrund einer offenen Haltung gegeüber Fehlern – benannt, anstatt diese beim Kunden wie ein U-Boot auftauchen erscheinen zu lassen. Messbar war das Ergebnis an der Kundenzufriedenheit. Von Platz 10 der Branche auf Platz 2 innerhalb von 3 Jahren. Noch Fragen? Und so schrieb ich neben vielen vorbereitenden Artikeln, die allerdings inzwischen verloren gingen, den folgenden Artikel, bei dem gerne für Unternehmen auch ganz allgemein Organisation gelesen werden darf:

Unternehmung 2.0 – geht es bald auch ohne Chefs?

Die Entscheider in Unternehmen sind zunehmend von der Geschwindigkeit der Veränderungsprozesse und der Komplexität der Situation überfordert.

Dies schrieb Sven Astheimer in seinem Artikel „Entscheidungsfindung -Der Publikumsjoker für den Chef“, der im Online-Portal der Frankfurter Allgemeine veröffentlicht wurde, heute leider nicht mehr verfügbar ist.

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