Umfrage zu Themen der Konferenz „Agile Verwaltung 2017“

Das Forum Agile Verwaltung möchte eine Konferenz voraussichtlich im Februar 2017 veranstalten, mit der Praktiker aus öffentlichen und Kirchenverwaltungen im deutschsprachigen Raum angesprochen werden sollen. Als Konferenzort ist Frankfurt am Main (oder Umgebung)  angedacht. Die Dauer ist auf einen Tag ausgelegt.

Wir vom Forum haben uns einige Themen überlegt, die uns selbst interessieren und zu denen wir Beiträge liefern könnten. Diese Themen stehen unten.

Jetzt seid ihr, unsere Leser, am Zuge. Wir wünschen uns von euch, dass ihr euch die Themen anschaut und euch dann an der Abstimmung beteiligt: Welche Themen interessieren euch? Das heißt, für welche Themen würdet ihr 90 bis 120 Minuten eurer Lebenszeit investieren, um mehr über sie zu erfahren und sie mit anderen zu erörtern?

Denn alle Themen werden wir an einem Tag nicht durcharbeiten können, sondern wir werden eine Auswahl treffen müssen.

Wenn ihr meint, dass in unserer Liste wichtige Punkte fehlen, so fügt euren Themenwunsch in Form eines Kommentars zum Artikel hinzu. Wir nehmen ihn dann in die Themenliste auf. Im Umfrageformular habt ihr zwar auch einen Punkt „other“, um eigenständig Punkte aufzunehmen. Aber dort ist nur Platz für einen ganz kurzen Text und eine genauere Beschreibung fehlt dann.

Ein Interessent hatte dort das Thema „Digitale Umlaufmappe“ eingetragen. Das haben wir jetzt als einen Punkt in die „Digitale Verwaltung“ aufgenommen.

Hier sind die Themen:

Was ist Agilität?

Die Grundbegriffe der Agilität.

Zwei Hauptmethoden: Kanban und Scrum.“

Vortrag und praktische Simulation agiler Projektmethoden

Dr. Boeffi’s Sprechstunde

„Oliver Boeff hält regelmäßig „“Sprechstunden““ im Internet ab, bei denen interessierte Teilnehmer Fragen rund um das agile Arbeiten stellen können.

In unserem Workshop können Projektleiter  und Führungskräfte mit dem Referenten Fragen erörtern, die zum Beispiel Strategien hin zu mehr Agilität betreffen.

Wer sich ein Bild machen vom Referenten machen will, findet Informationen unter http://boeffi.net/project/agilequickies.

Frage-Antwort-Workshop

Agile Arbeitsweisen in einer Pflegeorganisation. Ein Good-Practice-Beispiel aus den Niederlanden.

Buurtzog ist eine Pflegeorganisation in den Niederlanden, die ambulante Pflegeleistungen landesweit anbietet. Buurtzog hat agile Arbeitsweisen verinnerlicht und sich in den letzten Jahren zum nationalen Marktführer entwickelt. Ca. 40% des niederländischen „Marktes“ werden abgedeckt.

Ein Beispiel, dass Agilität durchaus kein Nischendasein fristet, sondern auch im öffentlichen Dienstleistungsbereich nachhaltige Erfolge mit sich bringt.

Erfahrungsbericht

Selbstorganisation – Mehrwert und Nutzen

Kanban ist eine agile Arbeitsmethode, mit der Sachgebiete und Teams ihre Arbeitsprozesse deutlich stressfreier und gleichzeitig mit geringerer Durchlaufzeit organisieren können.

Der Hauptansatz von Kanban lautet: „Reduziere den Work in Progress,
d. h. die Anzahl gleichzeitig bearbeiteter Aufgaben“. Die Umsetzung dieses Prinzips erfordert die Anwendung einiger leicht zu erlernender Arbeitsmethoden .

Und sie erfordert eine Kulturänderung des Umgangs zwischen Vorgesetzten und Team, die nicht immer ganz einfach ist.

Vortrag

Die unumgehbare Unvorhersehbarkeit der Zukunft

Agile Methoden sind besonders dann von Nutzen, wenn die Unsicherheit in Bezug auf das zu erzielende Ergebnis groß ist:

• Die Aufgabenstellung ist völlig neu.
• Das Projekt ist zu großen Teilen ergebnisoffen.
• Mehrere Teams müssen parallel an der Aufgabe arbeiten, und dennoch  sollen deren Ergebnisse hinterher zusammenpassen.
• Es herrscht großer Zeitdruck.

In der Privatwirtschaft nimmt diese Art von Aufgaben zu. Gilt das auch für die Verwaltung? Haben agile Methoden hier wirklich eine Daseinsberechtigung?

Vortrag und Diskussion

Grossgruppenprozesse als agiles Managementinstrument.
Was ist agil an einem Grossgruppenprozess?

Viele Elemente spielen in der Grossgruppenarbeit zusammen:

• Einbezug vieler und unterschiedlicher Systemteile,
• Verbindung von Arbeiten im Team Gleichgesinnter und in multiprofessionellen Kombinationen,
• Zwischenetappen mit eigenen Ergebnissen,
• Aufbau auf bereits Erreichtem,
• Geplante Rhythmisierung statt starre Planung …

Wie geht das praktisch? Durchspielen an einem Praxisbeispiel: Pädagogischer Doppeldecker

Über Grossgruppenprozesse erfahren in einem Grossgruppenprozess

Silostrukturen:  Welche Transaktionskosten verursachen sie?
Wie kann man sie überwinden?

Einführung eines modernen Informations- und Wissensmanagements, das das Aufbrechen der tradierten Kästchen-Organigramme unterstützt.

Am Beispiel eines konkreten Projekts mit Koreferat der jeweiligen Kommunalverwaltung

Vortrag

Umgang mit komplexen Bürgeranliegen in agilen Kommunen

Die Niederlande und Schweden sind die beiden Vorreiter in Sachen „Agilität in der öffentlichen Verwaltung“.

In Schweden nennt sich die Stadt Ängelholm an der Westküste „“erste agile Kommune““. Zu Anfang 2015 hat sie ihre gesamte Organisationsstruktur umgestellt.

Vertreter Ängelholms sind eingeladen, um zu berichten, was für sie konkret „agiles Handeln im Alltag“ bedeutet, wo sie die Unterschiede zum herkömmlichen Verwaltungshandeln sehen und wie ihre Erfahrungen sind.

Erfahrungsbericht

Was bringt uns die „Digitale Verwaltung“?

„Digitalisierung“ heißt das Zauberwort, mit dem die öffentliche Verwaltung der Zukunft beschrieben wird.

Aber hinter dem Schlagwort eGovernment können sich ganz verschiedene mögliche Realitäten verbergen: Es kann sich um die x-te Neuauflage eines längst überholten Taylorismus handeln (Stichwort „Workflow-Mythos“).

Oder man kann Kooperationskultur und Adaptive Case Management mit digitalen Methoden unterstützen.

Man kann sich die Einwohner mit digitalen Formularen vom Leibe halten. Oder mit interaktiven Plattformen die Einflussnahme der Zivilgesellschaft gezielt unterstützen.

Man kann mit einer „Digitalen Umlaufmappe“ herkömmliche Papierwege beibehalten, nur ein bisschen „schicker“, weil eben elektronisch. Oder man kann neue Wege der internen Vorgangsbearbeitung entwickeln, die die digitalen Möglichkeiten wirklich ausreizen.

Welche Zukunft wünschen wir uns?

Vortrag

Visualisierungstechniken

Visualisierung macht Gedanken, Ideen, Wege und Ziele sichtbar – als Bilder, Plakate, Landkarten, Graphiken und Texte. So stehen sie einer Gruppe als gemeinsames Arbeitsmaterial zur Verfügung.  Zusammenhänge und Unterschiede werden erkennbar und helfen bei der Klärung. Ein gemeinsames Produkt entsteht.

Workshop / Präsentation mit Beispielen

Jammerkultur und (k)ein Ende?

Jammerkultur der Mitarbeiter auf der einen, Kommandoton und Mikromanagement der Führugnskräfte auf der anderen Seite sind geübt ineinander verzahnt.

Wie können wir uns aus der lähmenden Umklammerung befreien? Wie können wir gemeinsam ein neues Niveau erreichen?

Im dramatischen Rollenspiel wollen wir das ausprobieren.           Psychodrama

Fehlerkultur und ein „leanes“ Verbesserungswesen

Verbesserungen in Prozessen leben von Ideen, insbesondere von den Ideen der Prozesseigner. Diese Ideen verschwinden nur allzu oft in Verbesserungs-Vorschlagswesens-Briefkästen. Zumal es schon ein wenig mehr ein Behältnis des innerbetrieblichen Vorschlagswesens braucht. Überhaupt dann, wenn die Prozesseigener ohnehin wissen, dass es bei den ehemals „eingeworfenen“ Ideen letztlich nur bei einer Idee bleibt.              Vortrag

Vision statt Vorgabe – Spielräume für adaptives agiles Arbeiten in nicht-agilen Umwelten

„Parallele unterschiedliche „“Betriebssysteme““ in einer Organisation

Rollen als Instrumente der Komplexitätsbearbeitung“

Geleitete moderierte Gesprächsrunde auf Basis von good practice-Erfahrungen und Problemschilderungen- mitgebrachte Beispiele von Moderatorin und Teilnehmenden

Kanban und Scrum in Aktion

In einer Simulation mit Hilfe der Ubongo-Spielkarten wird ein Projekt simuliert. Dabei wird einmal nach der klassischen Projektmethode gearbeitet, dann nach Kanban und schließlich nach Scrum.

So entsteht ein lebendiger Vergleich zwischen diesen verschiedenen Herangehensweisen und Projektphilosophien.

Simulation und gemeinsame Auswertung

Agiler Umgang mit dem Flüchtlingsthema

Erfahrungsbericht aus einer Gemeinde, die sich des Themas erfolgreich annimmt.

Vortrag