Warum eigentlich agil? – Laut nachgedacht entlang dreier Stich- und Schlagworte…

Warum interessieren sich Unternehmen und Verwaltungen so zunehmend für agile Arbeitsweisen?
Auf diese Frage, die wir bei verschiedenen Veranstaltungen, Workshops und auf unserer FAV-Konferenz immer wieder gestellt haben, kommen viele individuelle Antworten. Und viele ähnliche. Drei Begriffe, die eine wichtige Rolle zu spielen scheinen, will ich hier aufnehmen und überlegen, was es mit ihnen und Agilem auf sich haben könnte. Ich freue mich besonders über Kommentare zum gemeinsam weiterdenken…!

Komplexität – „unsere Anforderungen werden immer komplexer…“
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Agilität in der Verwaltung – eine einführende Übersicht

Im Vorfeld unserer Konferenz am 10. Februar 2017 in Stuttgart – hier das Programm und alle Informationen dazu –  wurde ich von Interessierten mehrfach gefragt, was sich hinter der Idee ‚Agile Verwaltung‘ denn genau verstecke. Daher hier nocheinmal ein Artikel dazu (den Sie auch ausserhalb des Blogs unter unserer Rubrik ‚Was bedeutet Agile Verwaltung?‘ hier auf unseren Seiten finden können).

Im Zuge einer Veranstaltung im November 2016 ist eine Folienpräsentation entstanden; die Aufgabenstellung  für das Referat war ungefähr diese:
„Wir möchten über Agilität in der Verwaltung diskutieren. Bitte stellen Sie dar:

Was ist es? Warum ist Agilität ein Thema? Was passiert im Umfeld? Worauf kann und will das Konzept ‚agil denken und arbeiten‘ Antworten geben?

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Agile Arbeitsformen im nicht-agilen Umfeld – Aus Versehen agil gewesen…..?!!?!

Nicht immer muss man ‚agil‘ einführen – zuweilen schleicht sich agiles Handeln von selbst ein.

Das Ganze in den Blick nehmen, crossfunktionale verantwortliche Teams bilden und darin Anspruchsgruppen einbeziehen. Mit überschaubaren Änderungen und lebensfähigen Teilergebnissen experimentieren, regelmässiges Feedback von innen und aussen einholen und so das System immer angemessener machen. 

Ungefähr so haben wir im Forum Agile Verwaltung versucht, auf Fragen wie „Was ist denn agil?“ einzugehen und agiles Handeln für ein Umfeld wie eine öffentliche Verwaltung kurz zu fassen.

Es war einmal in einer vor-agilen Zeit …

Vor vielen Jahren habe ich in der Lehrerinnen- und Lehrerweiterbildung gearbeitet. Eine besondere Kundschaft für Weiterbildungsangebote, selbst bildend tätig. Viele Vorbehalte oder Schwierigkeiten dabei sind aber durchaus nicht nur berufsspezifisch für diese eine Profession….

Oft ist Weiterbildung sehr punktuell –
„Es gibt so viele Brennpunkte, wie soll Weiterbildung zu EINEM Thema etwas bewirken können …?“

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Agile Methoden im nicht-agilen Umfeld – zum Beispiel ‚etappierte Zuständigkeit‘

In den ersten Praxisbeispielen Agile Methoden im nicht-agilen Umfeld und Umgang mit Veränderung waren diverse Methoden und Aspekte saulen-und-eckpfeileragilen Arbeitens bereits ein Thema. All diese methodisch-organisatorischen Ansätze zeichnen sich dadurch aus, dass sie agiles Arbeiten ermöglichen ohne in Widerspruch oder Konkurrenz zur gegebenen Struktur einer Behörde zu treten. Sie stellen Bestehendes nicht in Frage und können Wege öffnen ohne Brücken abzubrechen:

  • bereichsübergreifendes Abstecken des Feldes mit gemeinsam festgelegten Kriterien
  • klare Rahmen und feste Struktur von regelmässigen Takt- oder Koordinationssitzungen und die Arbeitsphasen dazwischen
  • Funktionstandems aus Linie und Stab, die gemeinsam aus ihren unterschiedlichen Blickwinkeln doch gemeinsam für je ein Themengebiet verantwortlich sind,
  • Zwischenergebnisse, die jeweils eigenständig nutzbar sein sollen auf dem Weg zum Endprodukt,
  • temporäre Teams als Lösungsansatz und Lernplatz im Umgang mit Veränderung

Ergänzen lässt sich diese Liste als weiteres Beispiel auch mit dem Aspekt der ‚etappierten Zuständigkeiten‘:

In einem, nennen wir es „Verlaufsteam“ finden sich verschiedene Anspruchsgruppenvertretende – und das heisst ja immer auch Experten – zusammen. Weiterlesen „Agile Methoden im nicht-agilen Umfeld – zum Beispiel ‚etappierte Zuständigkeit‘“

Wenn Welten aufeinandertreffen …

 

Eine der grossen Schwierigkeiten in der Auseinandersetzung mit Neuerungen ist der Schutz des Vorhandenen. So schwierig der bestehende Alltag sein mag, so sehr hat er einen grossen Vorteil:
Man kennt ihn. Man hat Strategien und Reflexe entwickelt, die „mehr oder weniger aber immerhin“ funktionieren. Was passieren wird, ist in einem gewissen Mass berechenbar – und lieber weiss ich, dass es mühsam und schwierig ist, als dass ich gar nicht einschätzen kann was passiert.aufbruch

Die Change-Formel nach Kathie Dannemiller besagt:
U x V x ES > W“. Weiterlesen „Wenn Welten aufeinandertreffen …“

Agil Arbeiten – wie kommt man eigentlich auf sowas?

Jetzt haben wir doch in unseren betriebswissenschaftlichen Welten mühsam und konsequent Strukturen und Hierarchien aufgebaut. Wir wissen, wie zentral Planung und Ausrichtung allen Handelns auf Stabilität und Absicherung ist.

Die Grundlagen des Agilen Handelns stellen aber doch einiges davon in Frage:

„Anforderungsänderungen gehen vor sturer Verfolgung eines Plans“

„Die Zusammenarbeit mit den Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen.“

„Heisse Anforderungsänderungen selbst spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.“

„Die Beteiligten und ihre Zusammenarbeit sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge. In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.“

„Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.“

Ja, spinnen die denn?

Und dennoch scheinen agile Arbeitsformen zumindest Interesse zu wecken und sich in der Fachdiskussion länger zu halten als nur eine kleine Eintagsfliege. Wie kommt man auf sowas? Weiterlesen „Agil Arbeiten – wie kommt man eigentlich auf sowas?“

Agile Arbeitsformen im nicht-agilen Umfeld

 

Von Hürden und Chancen

Die Umkooperativstellung eines Betriebs oder einer Verwaltung von einer klassischen Aufbauorganisation zu einer agilen Matrix ist ein riesiges Unterfangen. Schon die schlichte Grösse der Aufgabe wirkt oft auf Entscheiderinnen und Entscheider und auch auf Mitarbeitende abschreckend – zumal häufig nur einzelne Beteiligte eine praktische Vorstellung davon haben, was ‚agile Organisation‘ denn in Tat und Wahrheit bedeutet. Oft ist es gerade in der öffentlichen Verwaltung aus rechtlichen und politischen Gründen – zumindest gefühlt – gar nicht möglich.

Können wir mit dieser Hürde konstruktiv umgehen und uns nicht abschrecken lassen?

Die Idee ist zu erproben, wie agile Arbeitsformen in der nicht-agilen Organisation eingebettet werden könnten. So wird Agilität erlebbar und Erfahrungen können live und in Farbe gemacht werden.

Wie kann das aussehen? ‚Agil‘ ist ja mehr ein Handlungsrahmen denn eine Methode. Es gibt viele Möglichkeiten agil zu arbeiten. Und auch, den Strukturen und der Einordnung des Betriebes dabei treu zu bleiben.

Erfundene Praxis – Beispiel 1: Die „Interessengemeinschaft Qualität

Immer wieder hat die Leitung sich bemüht, das Thema Qualität einem Bereich hierarchisch anzugliedern oder aber Projekte zu lancieren, die die Qualitätsaufgaben klar be- und festschreiben sollten.

Da sind zahlreiche Fach- und Führungskräfte und auch Stäbe, die in ihrem Führungsbereich Pflichten und Ziele haben, die Qualitätsaufgaben betreffen. Es ist ein Thema, das  durchaus allen schon auch irgendwie echt wichtig ist. Gleichzeitig ist es schwer zu fassen und wenn man den Faden ‚Qualität ‚ aufnimmt, führt er tief in die Prozesse und auch in die historisch gewachsenen Anliegen des Verwaltungsbetriebs.

„Schwer absehbar, was genau soll Qualitätsarbeit können, das ist verhängt mit diversen anderen Themenbereichen, es gibt gar unterschiedliche Interessen in den verschiedenen Verwaltungsebenen, ist gefühlt unplanbar, eventuell eine grosse Kiste, wohin überall führt das…“

Projektleitende zu finden war nahezu unmöglich. Die Verpuffungseffekte nach jedem neuen Weiterlesen „Agile Arbeitsformen im nicht-agilen Umfeld“