Community of Practice „Digitalisierung und E-Akte“ ist gestartet

Am vergangenen Mittwoch 9. Mai von 15 bis 16 Uhr hat die erste Konferenz dieser CoP stattgefunden. Für uns vom Forum Agile Verwaltung ist das eine richtige Premiere. Denn vielleicht bewährt sich das Format und nützt auch anderen Agilisten in der Verwaltung, um sich untereinander zu vernetzen.

Was ist eine Community  of Practice?

Eine Community of Practice (CoP – der englische Begriff wird auch in der deutschen Literatur verwendet) ist eine Gruppe von Leuten mit gemeinsamer Fachrichtung oder einem gemeinsamen Interesse. Der Begriff wurde zuerst 1991 vom Anthropologen Jean Lave und dem Erziehungswissenschaftler Etienne Wenger verwendet. Wenger baute das Konzept dann aus in seinem Buch „Communities of Practice“ von 1998.

Eine CoP kann sich spontan bilden, weil ihre Mitglieder ein gemeinsames Interesse auf einem bestimmten Gebiet haben, oder sie kann – wie in unserem Fall – explizit gegründet werden mit dem Ziel, Wissen in einem abgegrenzten Themenbereich zu generieren und auszutauschen. Durch einen Prozess des Teilens von Informationen und Erfahrungen lernen die Community-Mitglieder voneinander und erhalten die Möglichkeit, sich auch persönlich und professionell weiterzuentwickeln. (nach Wikipedia, englischsprachige Ausgabe)

Das Thema „Einführung der E-Akte“

In unserem Fall handelt es sich um eine Community mit dem gemeinsamen Thema „Digitalisierung der Verwaltung und E-Akte“. Insbesondere die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist, wenn man sie ernst nimmt, sehr komplex. Es geht nicht einfach um eine vorwiegend technische Aufgabe wie bei einer neuen Version eines Fachverfahrens, die gekauft und  installiert wird und dann die Mitarbeiter noch ein bisschen geschult. Sondern die E-Akte soll, wenn sie Sinn macht, die gesamte Arbeitsweise der Verwaltung umkrempeln – und das erfordert ganz neue Herangehensweisen im Projekt selbst.

Die Idee, eine CoP zu diesem Thema ins Leben zu rufen, war auf der Konferenz „Agile Verwaltung 2018“ Ende Februar in Stuttgart aufgekommen. In einem Workshop zum Thema war eine große Liste von Fragen gesammelt worden, die man gerne gemeinsam besprochen hätte. Aber aus Zeitgründen konnten wir nur einen kleinen Teil davon abarbeiten. So beschlossen wir zu prüfen, ob eine Community of Practice eine Form ist, die möglichst Vielen mit möglichst wenig Verpflichtung und Aufwand möglichst großen Nutzen bringt.

Das entspricht auch der Vorstellung, die wir vom Forum Agile Verwaltung von unserer Rolle haben. Wir wollen keine „Spinne im Netzmittelpunkt“ sein, über die alle Verbindungen laufen müssen. Dazu haben wir als Ehrenamtliche sowieso nicht die Kapazitäten. Vor allem aber wollen wir kein Wissensmonopol aufbauen, dessen Inhalte wir dann wieder großzügig an die Interessenten verteilen. Sondern diese Interessenten sollen sich selbst organisieren können – und dazu liefern wir nur die Plattform.

Die technische Plattform unserer Konferenzen

Es hat einige Zeit gedauert, bis wir eine technische Plattform gefunden haben, die unseren Anforderungen genügt:

  • Sie muss komplett webbasiert sein und keinerlei Downloads von exe-Dateien oder Plug-Ins verlangen. Das  würde durch die Firewalls der meisten Verwaltungen unterbunden. Damit fallen Produkte wie Teamviewer, gotoMeeting usw. fort.
  • Alle personenbezogenen Daten (und dazu zählen auch die E-Mail-Adressen der Teilnehmer) müssen in Europa gehostet werden und dürfen nicht auf US-Servern landen. Damit ist auch Google-Hangouts keine Option mehr.

Die von uns jetzt abonnierte Plattform heißt „Blackboard Collaborate“. Sie stammt aus dem Blended Learning und wird vor allem für Online-Vorlesungen an Hochschulen verwendet. Sie dient vor allem dazu, dass Teilnehmer etwas sagen können und sich gegenseitig hören sowie Dokumente gemeinsam sehen und bearbeiten können. Sie dient nicht in erster Linie dazu, dass alle Teilnehmer sich gleichzeitig gegenseitig sehen (dazu reicht die Bandbreite meist nicht aus). Während der Konferenzen haben wir technische Unterstützung durch Meinrad Rombach vom Provider in Freiburg, der an der Hotline sitzt und Hilfe leistet, wenn ein Teilnehmer Probleme hat, sich einzuwählen oder die anderen zu hören oder Ähnliches.

Der Ablauf

Die Community-Konferenz findet mittwochs alle vier Wochen von 15-16 Uhr statt. Wer teilnehmen möchte, kann einen Link anfordern (siehe Formular unten) und sich damit einwählen.

Um 14:45 Uhr wird der Konferenzraum geöffnet. Von 14:45 Uhr bis 15 Uhr erklärt der jeweilige Konferenzmoderator den „Neulingen“ die Funktionsweise der Plattform.

Wie wir zusammenarbeiten, müssen wir ausprobieren. Anfangen wollen wir mit dem Lean-Coffee-Prinzip: Jeder bringt seine Themen mit; die werden in den ersten Minuten gesammelt und priorisiert und dann in festen Zeitintervallen (maximal 10 Minuten pro Thema) bearbeitet. Am Schluss machen wir jeweils eine kurze Retrospektive, um besser zu werden.

Das nächste Treffen ist am 6. Juni und dann wieder am 4. Juli. Der Termin wurde durch eine Doodle-Umfrage bestimmt. Damit werden nicht alle Interessenten „bedient“, die gerne teilnehmen würden. Ein Interessent arbeitet Teilzeit und nur vormittags; ein anderer könnte in den meisten Fällen erst ab 18 Uhr. Wir müssen klären, wie wir damit umgehen. Wahrscheinlich ist der erste Schritt, unsere Konferenzen aufzuzeichnen, so dass die an der Teilnahme Verhinderten sie zumindest anschauen können. – Aber es gibt auch noch andere Möglichkeiten.

Anmeldung zur Teilnahme

„Anmeldung“ heißt nicht, dass man eine Verpflichtung eingeht. Sondern nur, dass man den Zugangslink erhält und evtl. eine Rundmail, wenn ein neuer Termin gefunden werden muss oder eine andere Entscheidung ansteht.

Wer möchte, kann sich hier über das Formular anmelden:

 

 

 

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

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