Konferenz „Agile Verwaltung 2019“: Aufruf zum Themen-Voting

Unsere FAV-Konferenz „Agile Verwaltung 2019“ findet am Donnerstag 21.02.2019 in Ettlingen bei Karlsruhe statt. Tagungsort ist die  Buhlsche Mühle. Der Ort ist vom Hauptbahnhof Karlsruhe in wenigen Minuten mit der Straßenbahn zu erreichen.

Wir haben uns eine Vorschlagsliste für Themen überlegt. Wir bitten alle Interessierten, über die Themen abzustimmen oder selbst weitere Themen vorzuschlagen.

Das Voting ist seit dem 20. Juli 2018 abgeschlossen. Das Programm der Konferenz wird Ende August 2018 veröfentlicht.

Digitalisierung: Ein agiler Blick auf die Künstliche Intelligenz

Wie werden unsere Verwaltungen in 10, 20 oder noch mehr Jahren aussehen? Eine ganz spannende Frage ist die nach den Perspektiven der Künstlichen Intelligenz: Was wird sie können? Nur fahrerlose Müllfahrzeuge? Oder auch automatisierte Entscheidungen über Bauanträge?  Und: Soll KI das können dürfen? Soll ein Algorithmus das Ermessen des Sachbearbeiters ablösen? Wo droht die KI, Mitarbeiter oder Bürger zu entmündigen?

Rechtliche Rahmenbedingungen für agiles Arbeiten

Ist Agilität überhaupt „erlaubt“ in der öffentlichen Verwaltung? Welche Grenzen setzen uns die gesetzlichen Vorschriften, wenn wir unsere Aufbau- und Ablauforganisation umgestalten wollen? Diese Fragen möchten wir uns gerne von erfahrenen Verwaltungsjuristen auseinandernehmen und daraus die Antworten zusammensetzen lassen.

Methoden der Vernetzung: Regionalgruppen und Communities of Practice

Nach der Konferenz 2018 haben sich verschiedene Formen der Vernetzung gebildet. Aus den Reihen der Projektleiter zur Einführung der E-Akte hat sich eine Community of Practice gebildet, die sich einmal alle vier Wochen zur Webkonferenz trifft und gemeinsam interessierende Fragen behandelt. In Berlin haben mehrere Meet-Ups stattgefunden von Personen, die Interesse an einer Agilen Verwaltung Berlin haben. Andere Beispiele kommen aus dem Bereich der Hochschulverwaltungen oder des Lernens und Lehrens. – Die Erfahrungen werden vorgestellt, um Teilnehmern aus anderen Bereichen Anregungen zur selbstorganisierten Vernetzung zu geben.

Agile Personalrekrutierung

Der Öffentliche Dienst hat ein massives Nachwuchsproblem. Welche agilen Ansätze können die Personalbindung und das Personal Recruitment verbessern? Welche Erfahrungen liegen vor?

Agile Leadership

Agile Arbeitsweisen auf Ebene der Sachbearbeitung haben tiefgreifende Folgen auch für die Führungsaufgaben. Die digitale Transformation wird nicht mit den Führungsmethoden des letzten Jahrhunderts gelingen. Doch was bedeutet das konkret? Welche praktischen Beispiele gibt es bereits?

Agile Verwaltung in der Schweiz

Projekte von Stadtverwaltungen und Behörden in der Schweiz, die agil werden wollen, werden vorgestellt.

Intelligente Organisation

Menschen wollen nicht mehr wie reine Variablen in einer großen Gleichung behandelt werden. Doch wie wird dem Wunsch nach Selbstwirksamkeit und Selbstbestimmung bisher Rechnung getragen? Die klassischen Organigramme sind offensichtlich nicht in der Lage die Komplexität einer lebensfähigen Organisation abzubilden.

Das Viable System Modell von Stafford Beer vermittelt eine Vielfalt neuer Sichtweisen um die existierende Komplexität zu meistern und den Zweck der Organisation bestmöglich zu erfüllen.

Empirisches Vorgehen in Organisationsentwicklung und in Projekten

Die Situation kommt nicht ganz selten vor: Ein Kollege bringt eine neue Idee mit, die er gern umsetzen möchte. Nun beginnt die große Diskussion, ob die Idee wirklich so toll sei. Sicherlich funktioniere sie woanders gut, aber in unserer Verwaltung gehe das gar nicht.

In solchen Fällen ist ein empirisches Vorgehen hilfreich. Die Abteilung vereinbart ein Experiment, in dem die neue Methode für eine begrenzte Zeit und auf einem kleinen Gebiet ausprobiert wird. Man vereinbart einfache Messgrößen, um den Erfolg (oder Misserfolg) zu bestimmen. Haben sich am Ende Verbesserungen ergeben oder nicht? Statt uns zu streiten  arbeiten wir und verbessern uns.

Auch beim Start eines Projekts, bei dem unklar ist „was wird es uns bringen“, haben sich Nutzenmessungen bewährt.

Projektvorbereitung und Produktauswahl E-Akte – agil mit ein bisschen „Wasserfall“

Wie finde ich ein gutes DMS/ECM-Produkt? Wie motiviere ich die Mitarbeiter schon im Vorfeld für das Projekt? Wen hole ich ins Projektteam? Über welche Fähigkeiten muss ein guter Projektleiter („Product Owner“) verfügen? Wie setze ich einen agilen Vertrag mit dem Software-Hersteller auf?

Das Verhältnis agiler Verwaltung und Politik – ein „Wunschkonzert“

Im Rahmen eines Workshops wollen wir die Frage beantworten, wie das Verhältnis Politik und agile Verwaltung gestaltet sein muss, um allen Beteiligten ein gutes Gefühl zu geben. Als Ausgangspunkt bietet sich die Einbindung der Anspruchsberechtigten in den iteraktiv-inkrementellen Prozess an.

Agiles Prozessmanagement

Kann Prozessmanagement agil sein – ist das nicht ein Widerspruch in sich? Geht es im Prozessmanagement doch darum, Arbeitsabläufe gut durchzuplanen, verlässlich zu machen, Konstanz reinzubringen – während agile Ansätze großen Wert legen auf Offenheit, Anpassungsfähigkeit und flexibles Reagieren. Wie soll das zusammenpassen?

Nicht trotz, sondern gerade wegen dieses Widerspruchs ist agiles Prozessmanagement spannend: Weil sich hier der Spagat spiegelt, den öffentliche Verwaltungen in der digitalen Welt meistern müssen: Auf der anderen Seite für Stabilität, Verbindlichkeit und Verlässlichkeit sorgen – und auf der einen Seite flexibel agieren, innovativer werden, permanent auf Veränderungen reagieren.

Agilität und Kontextsteuerung für Schulleitungen

  • Der IST-Zustand von den üblichen erweiterten Schulleitungen oder warum es so wenig Bewerbungen auf Schulleiterstellen gibt.
  • Die agile Schulleitung als Gegenentwurf oder warum die Zukunft von Schule außerhalb der Silos stattfinden muss.
  • Die Klippen auf dem Weg zu einer zufriedenen agilen Schulleitung und warum zufriedene agile Schule nur mit agilen Schulleitungen zu machen ist.

Working Out Loud in der öffentlichen Verwaltung

Working Out Loud ist eine Geisteshaltung und ein methodischer Ansatz, der das organisatorische Selbstlernen in den Vordergrund rückt. Wissen wird geteilt mit dem Ziel, einen gemeinsamen Lernprozess über Sachgebiete, Fachbereich und Dezernate hinweg zu erreichen. Die einzelnen Glieder der Verwaltungsorganisation und die Organisation lernen durch Zusammenarbeit.

Überleben in der Vuca-Welt: Die Neue Verwaltung braucht neue Ziel- und Wertesysteme

Das Neue Kommunale Steuerungsmodell ist in die Jahre gekommen. Die zugrundeliegende Idee der Balance Scorecard mit den vier Zielbereichen war eine wichtige Weiterentwicklung des Management by Objectives, aber als Steuerungsmodell scheitert auch die Balance Score Card in einer immer komplexer werdenden Welt. Mit Objectives & Key Results gibt es eine sehr erfolgreiche partizipative und intelligente Form der Zielentwicklung. Ich würde gerne dieses Konzept vorstellen und gemeinsam die Übertragung in die Verwaltungssteuerung, Fachamts oder Teamsteuerung diskutieren.

Der integrale Ansatz in Politik und öffentlicher Verwaltung

Der Integrale Ansatz nach Wilber / Laloux integriert die wertvollen Seiten der rationalen Moderne – z.B. Effektivität, Effizienz, wirtschaftlicher Erfolg – mit denen der humanistischen Postmoderne wie Wertschätzung, Gemeinwohl, Ökologie und Nachhaltigkeit. Er verbindet die Optimierung von Abläufen mit Unternehmenskultur- und Teamentwicklung, Commitment der Einzelnen und der Nutzung der Potentiale aller. Er vereint Handeln mit Bewusstsein, Rationalität mit Emotionalität, Wachstum mit Mitgefühl, Sachlichkeit mit Spiritualität. Er scheint in der VUCA-Welt eine adäquate Alternative zu sein. Erfolgreiche Beispiele haben sich in der Wirtschaft bereits etabliert. Doch welches konkrete Potenzial hat der Integrale Ansatz für die öffentliche Verwaltung?

Mit einer schwarmintelligenten Verwaltung agil und stabil in die Zukunft?

Ich habe im letzten Jahr zum oben genannten Thema eine Masterarbeit erarbeitet. Diese wurde von der Hochschule des Bundes auch als beste Abschlussarbeit bewertet. Der besondere Mehrwert der Arbeit besteht darin, dass hierzu eigens eine empirische Untersuchung am Beispiel der Bundesverwaltung durchgeführt wurde. Die Studie wurde als Online-Umfrage in 50 Bundesministerien und weiteren Bundesbehörden durchgeführt. Die Arbeit gliedert sich in drei Teile. Ausgehend von den Merkmalen natürlicher Schwärme und ihrer Fähigkeit zur Schwarmintelligenz, wird im ersten Teil untersucht, ob und wie diese Merkmale auf die Verwaltung übertragen und nutzbar gemacht werden können. Den Schwerpunkt der Arbeit bildet die Analyse der Ergebnisse der empirischen Studie, die im zweiten Teil analysiert wird. In der Auswertung wird gezeigt, wie sich die gegenwärtige Situation in Bezug auf Agilität in der Bundesverwaltung darstellt. Anhand der Umfrageergebnisse wird sichtbar, welchen Stellenwert die Bundesverwaltung gegenwärtig und zukünftig Agilität beimisst. Insbesondere wird erkennbar, in welchem Umfang die herausgearbeiteten Merkmale in der Bundesverwaltung bereits vorliegen und wie der Kenntnis- und Nutzungsgrad im Hinblick auf agile Methoden aktuell ist. Ergänzend dazu werden auch die mit agilen Initiativen verbundenen Chancen und Erwartungen, sowie die möglichen Risiken und Hindernisse beleuchtet und noch zu erschließende Potenzialbereiche benannt. Unter Berücksichtigung der Umfrageergebnisse wurden in einem dritten Teil Empfehlungen gegeben, wie die Verwaltung die Methoden und Strukturen nutzen kann, um agiler zu werden und den künftigen Herausforderungen gewachsen zu sein. (Alexandra Steuck)

Systematic Creative Thinking: das Schweizer Taschenmesser der kreativen Problemlösung

Kreativität ist eine zentrale und gefragte Kompetenz der gegenwärtigen Arbeitswelt. Dabei lassen sich innovative und nachhaltige Lösungen für komplexe Themen überwiegend nicht mehr alleine entwickeln. Die kreative Arbeit in der Gruppe stellt Mitarbeiter aber vor ganz eigene Herausforderungen. Wenn verschiedene Ideen im Raum stehen und Meinungen aufeinanderprallen, ist ein strukturiertes Vorgehen essentiell. Genau ein solches Vorgehen bietet das Systematic Creative Thinking. Die Methode ahmt den menschlichen Kreativprozess nach und verknüpft altbekannte Kreativitätstechniken wie Brainstorming mit spezifischen Werkzeugen der Bewertung und Strukturierung von Ideen und der Formulierungen von Lösungen sowie deren Strukturierung und Bewertung. Der Prozess des Systematic Creative Thinking ist ein prozessualer Ansatz, um Problemstellungen mit unterschiedlicher Komplexität zu lösen. Der Prozess ist nicht zu verwechseln mit dem Prozess zur Gestaltung von kreativen bzw. ästhetischen Dingen.

Vermisst du, lieber Leser, ein Thema? Kannst du selbst ein Thema beisteuern – zum Beispiel einen Praxisbericht aus deiner Verwaltung?

Dann fülle das folgende Formular aus und schicke es an uns:

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

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