Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen

Zurzeit sind einige Hochschulen dabei, im Rahmen der Einführung der E-Akte bzw. eines DMS/EIM einen Aktenplan für ihre Organisation zu „stricken“. Wir vom Forum Agile Verwaltung denken, eine hochschul-übergreifende Zusammenarbeit könnte Einiges an Doppelarbeit sparen.

Allein in den letzten zwei Wochen haben wir drei Anfragen von Hochschulen nach einem Musteraktenplan erhalten. Und von einigen weiteren wissen wir, dass das Thema für sie aktuell ist. Deshalb haben wir uns überlegt, dass wir gerne zu einem Online-Kennenlerntreffen aller Hochschulen einladen möchten, die daran Interesse haben. Da könnten wir ein gemeinsames Vorgehen für die Erarbeitung eines HS-Aktenplans (evtl. mit Varianten je nach Größe und fachlicher Ausrichtung) vereinbaren und auf Synergien abklopfen.

Über einen „fertigen Aktenplan in der Schublade“ verfügen wir zwar nicht. Aber aus einem Projekt mit einer Hochschule aus dem Jahre 2014 haben wir ein Ergebnis einer entsprechenden Workshop-Reihe. Aufgrund der tiefgreifenden Umstrukturierungen der Hochschulen ist dieser Aktenplan nicht mehr ganz aktuell. Dieses Ergebnis können wir in eine Arbeitsgruppe von Hochschulen einbringen, so dass wir nicht bei Null anfangen müssten.

Ausschnitt aus einem prozessorientierten Aktenplan einer Hochschule

Wer an einem ersten „Schnuppertreffen“ Interesse hat, soll uns bitte eine E-Mail schicken an kontakt[ätt]agile-verwaltung.org, Betreff „Aktenplan Hochschulen“.

Weil jetzt in einigen Bundesländern noch Ferien sind, könnte das Treffen vielleicht am Anfang der KW 38 (ab 14. September) stattfinden. Wenn ihr andere Terminvorschläge habt, schreibt es bitte in eure Mail.

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