Blogpost: Experimentelle Entscheidungen – agil aus der Projektsackgasse.

20.000 Entscheidungen treffen wir täglich – sagen zumindest die Hirnforscher. Wären also über 7 Millionen Entscheidungen in einem Jahr. Wen wundert es da, wenn ein paar schlechte Entscheidungen dabei sind? Würden ja schon rein statistisch kaum ins Gewicht fallen…
Wobei: Natürlich beschäftigen uns die wenigsten der 20.000 Entscheidungen länger. Die, über die wir wochenlang grübeln, sind da wohl die Ausnahme – also wieder statistisch gesehen. Aber wenn dort eine falsche Entscheidung dabei ist, hängt sie uns manchmal ziemlich lange nach… Weiterlesen „Blogpost: Experimentelle Entscheidungen – agil aus der Projektsackgasse.“

Agile Methoden in der öffentlichen Verwaltung: Ja, das geht! Auch (und gerade) in der Schweiz.

Andreas Kurt und Dr. Marc Wülser, November 2020

Véro:
Lieber Andreas, lieber Marc. Hallo und willkommen hier bei uns am Forumstisch. Ihr beschäftigt Euch mit Agilität und mit Schweizer Verwaltungsbetrieben. Und mit der Kombination beider. Wie kommt’s?

Marc:
Schweizer Verwaltungsbetriebe leisten bereits heute hervorragende Arbeit. In vielen Fällen. Erfahrungen zeigen aber auch, dass Probleme und Unsicherheiten auftauchen, wenn die Umwelt unruhig wird, Ungeplantes auftaucht oder komplexe Themen im Raum stehen. Der herkömmliche Weg über detaillierte Analyse, Planung und Zielsetzungen stösst hier immer öfter an die Grenzen. Parallel dazu haben mich Fragen der Selbstorganisation und des Potenzials verstärkter Kollaboration zunehmend interessiert und fasziniert. Nicht nur, aber auch in Verwaltungen finde ich, dass diese Konzepte erhebliches Potenzial haben.

Andreas:
Ich war in den 90er Jahren als Patentchef der Schweiz (IGE) eine Gallionsfigur des New Public Managements und habe in der Praxis erlebt, wozu die Schweizer Verwaltung fähig sind. Ich denke, dass diese heute weltweit zu den besten gehört. Nun stehen neue Herausforderungen an und ich bin überzeugt, dass auch die Entwicklung zu selbstorganisierten Teams und kollegialer Führung ein Wandel ist, dem sich unsere Verwaltung stellen wird.

Véro:
Was macht ihr anders als andere? Wo liegen Möglichkeiten und wo Grenzen der Thematiken Agilität und Selbstorganisation in Verwaltungsumgebungen?

Andreas: 
Wir arbeiten wenig instrumentell, applizieren nicht einfach bestehende Regeln oder Texte. Wir versuchen mit Kopf und Bauch ein System zu erfassen und zu erarbeiten, welches das passende agile Instrumentarium ist und bauen es gemeinsam mit dem Kundensystem auf. Manchmal heisst es dann nicht einmal mehr agil.

Marc:
Wir schauen zunächst, was ist, versuchen das System und seine grundsätzlichen Fragestellungen zu verstehen. Dann arbeiten wir aber von der Gegenwart in die Zukunft und nehmen nicht wie üblich das gewünschte Ergebnis vorweg. Das ist verbunden mit der Überzeugung, dass kollektives Ausprobieren, Anpassen und Lernen enorm viel Potenzial hat. Auch wenn ich hier und heute noch nicht genau sagen kann, was das “Endprodukt” sein wird.

Véro:
Herzlichen Dank, Marc und Andreas.

Die beiden haben ihr Vorgehen und ihre Erfahrungen in einen Artikel gegossen. Sie schreiben über

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Konferenz Agile Verwaltung – Willkommen in Agilhausen – Nachlese

Der 4. und 5. November 2020 waren zwei ganz besondere Tage. Warum? Weil viele tolle, neugierige, aufgeschlossene, kreative und mutige Menschen unser neues Konferenzformat angenommen haben. Unsere Herbstkonferenz Agile Verwaltung – Willkommen in Agilhausen war unsere erste virtuelle Konferenz und wir sind dankbar, dass wir so unsere 6. Auflage durchführen konnten.

Damit haben alle gezeigt, dass die Verwaltung in Bewegung ist, die digitale Teilhabe einfach dazugehört und Agilität sehr gut passt. Das Netzwerk der Agilisten in der Verwaltung ist wieder ein Stück gewachsen.

Das zeigt auch das Ergebnis unserer Umfrage auf der Konferenz:

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Gute Teams sorgen für good Housekeeping

Gibt es vielleicht Erfolgsrezepte für Teamarbeit? Erfolgreiche Teams räumen jeden Tag auf. Sie halten das Haus in Ordnung. Aber warum sorgt das für Erfolg?

Der Scrum Guide beschreibt die Spielregeln für agile Teams. Das Scrum Book beschreibt Erfolgsmuster für agile Teams. Das ist eine tolle Sammlung, in die ich regelmäßig schaue.

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Herr Bischoff eckt an. Eine wahre erfundene Geschichte.

Manchmal gibt es Erzählungen, die sind spannend und lehrreich und anregend und werfen außerdem fundamentale Fragen auf, dass wir sie der FAV-Gemeinde unbedingt zur Verfügung stellen wollen. Aber nicht immer geht das, weil die/der Erzähler*in mit Repressalien zu rechnen hat, als Nestbeschmutzer*in gebrandmarkt würde etc. Dann nehmen wir den Kern der Story, verfremden sie und stellen sie unter unserem Namen hier ein. Frei erfunden sozusagen mit einem wahren Kern. Hier ist so einer dieser Geschichten. Weiterlesen „Herr Bischoff eckt an. Eine wahre erfundene Geschichte.“

Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg

Die Bundesrepublik hinkt ja nun wirklich bei der Digitalisierung hinterher. Aber so was von! Also da muss man doch ganz schnell mal was tun!

Einziges Problem: Wenn sich die maßgeblichen Entscheider dann mal auf den Weg machen und die Ärmel aufkrempeln und denken, so richtig ins Handeln zu kommen – dann ist das Ergebnis oft ein Lehrstück über die völlige Hilflosigkeit traditioneller hierarchischer machtbasierter Strukturen in unserer VUKA-Welt.

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#AusDerAgilenMethodenkiste: Mit Meta-Retrospektiven Interessensgruppen einbinden

Vor längerer Zeit bin ich zufällig im Blog von Stefan Wolpers über eine Idee gestolpert: Die Meta-Retrospektive.

Worum geht es genau? Der Scrum Guide definiert zum Ende jedes Sprints ein Ereignis, dass sich Retrospektive nennt. Die Retrospektive dient der Reflexion der Zusammenarbeit im Team. D. h. externe Teilnehmer sind nicht eingebunden. So wird ein sicherer Raum geschaffen, der es dem Team erlaubt, offen über die Herausforderungen, Schwierigkeiten und Defizite im operativen Tun zu sprechen und Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln. Die Anspruchsgruppen außerhalb des Teams sind in aller Regel über den Review in den Prozess eingebunden. Allerdings wird im Review über die Ergebnisse des Sprints gesprochen und reflektiert und nicht über die Zusammenarbeit zwischen Team und Anspruchsgruppen. Diese würde den Rahmen des Reviews sprengen, der dazu dient, konkretes Feedback zum Sprintergebnis zu generieren, dass bei der Planung des Folgesprints einfließen soll.

Was fehlt, ist ein Rahmen, in dem das Team mit Vertretern der Anspruchsgruppen gemeinsam reflektiert, wie die Zusammenarbeit zwischen Team und Interessensgruppen – also den diversen Anspruchsgruppen – funktioniert. Gerade diese Schnittstellen zu den verschiedenen Anspruchsgruppen können in der Praxis erhebliche Probleme und Reibungen erzeugen, die die Produktivität das Teams schmälern. Insbesondere dann, wenn ein agiles Team in eine – eher „klassische“ Umfeldstruktur eingebunden, die mit der agilen Arbeitsweise noch nicht vertraut ist, eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Genau hier kann eine Meta-Retrospektive die Lücke schließen.

Die Herausforderung besteht meist darin, dass der Teilnehmerkreis einer Meta-Retrospektive schnell sehr groß werden kann. Wie haben es nicht mit einem klar abgegrenzten Team mit maximal 9 Personen zu tun, sondern mit einem deutlich größeren Kreis von Personen. Schnell kommt man auf einen Teilnehmerkreis 15 und mehr Vertretern der unterschiedlichen Fraktionen. Da es in einem großen Plenum mit mehr als 8 Personen schwierig ist, produktiv ergebnisorientiert zu arbeiten, bieten sich – auf Gruppenarbeit basierende – Moderationstechniken an. Die Meta-Retrospektive sollte daher sehr gut vorbereitet sein und von einem erfahrenen Moderator begleitet werden, der auch die Fallstricke entsprechender Gruppendymamiken einordnen kann.

Auch bei der Meta-Retrospektive bietet sich an, sich an den fünf Phasen einer Retrospektive zu orientieren. Die Eröffnung erfolgt dann zum Beispiel im Plenum über ein Stimmungsbild in Form eines Raumdiagramms. Danach werden Gruppen bis zu acht Personen gebildet, die in die Phasen 2 und Phasen 3 jeweils reflektieren. Die Aufgabenstellung orientiert sich meist an den den entsprechenden Fragestellungen, wie wir sie in der Team-Retrospektive zur Anwendung bringen: Wobei der Fokus insbesondere auf der Zusammenarbeit liegt. 

Hilfreiche methodische Ansätze finden sich zum Beispiel im Methodenkoffer der Liberating Structurs. Aber auch die Bearbeitung mit Großgruppenmoderationstechniken wie World Café bietet sich an. 
Da Meta-Retrospektiven aufwendiger sind, macht es wenig Sinn, sie in derselben Häufigkeit stattfinden zu lassen, wie im Falle einer Team-Retrospektive. Trotzdem bietet sich an, diese regelmäßig durchzuführen, beispielsweise einmal im Quartal oder beim Erreichen eines „Meilensteines“. Es gibt immer etwas, was man verbessern und weiterentwickeln kann – auch in der Zusammenarbeit.

Keep it simple mit „How to make a Toast“

Wusstest du, dass du mit einem Toast für Vernetzung und Verständnis sorgen kannst? Iln den nächsten fünf Minuten erkläre ich dir, wie es geht.

Oft stellen wir uns folgende Fragen:

  • Wie wollen wir zusammenarbeiten?
  • Was wollen wir anpassen?
  • Wie können wir Kreativität fördern?
  • Wie können wir uns auf ein gemeinsames Verständnis einigen?

Um diese Fragen zu beantworten, kannst du mit der Methode „How to make a Toast“ starten.

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Online-Barcamp „Verwaltung. digital. gestalten“ am 20. August 2020. Beiträge des FAV.

Mit Beteiligung von Fraunhofer FOKUS hat der NExT e.V. (ein Netzwerk aus Vordenkenden und aktiv Gestaltenden der Digitalisierung im öffentlichen Sektor, https://www.next-netz.de/) vergangene Woche ein Barcamp veranstaltet (https://www.fokus.fraunhofer.de/de/dps/barcamp_200820).

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Aus der agilen Methodenkiste: Ein Beispiel für einen Projekt-Canvas

Agile Projektphilosophie versucht nicht, die Komplexität von Projekten zu reduzieren, sondern sie zu akzeptieren und mit ihr umzugehen. Eine der Methoden, mit denen sich das Projektteam zu Projektstart (und danach immer wieder) ein gemeinsames Bild von der Komplexität machen kann, stellt ein Projekt-Canvas dar. Weiterlesen „Aus der agilen Methodenkiste: Ein Beispiel für einen Projekt-Canvas“