Aus der agilen Methodenkiste: Ganz im Gegenteil – Denken in Alternativen

Entweder – oder…? So manches Mal fallen Entscheidungen schwer. Keine der Varianten scheint die richtige zu sein. Wie wir in Dilemma-Situationen – auch paradoxe – Alternativen finden können und bessere Entscheidungen treffen, davon handelt dieser Beitrag.

Weiterlesen „Aus der agilen Methodenkiste: Ganz im Gegenteil – Denken in Alternativen“

Nordstern – mehr als eine Vision: Wie wir den Kurs für unsere täglichen Verbesserungen bestimmen

Photo by Marek Piwnicki on Pexels.com

Ich habe mich in meinen letzten Blogartikeln für das Forum Agile Verwaltung mehrfach mit dem Thema Kaizen und Verbesserung auseinandergesetzt. Daran möchte ich auch heute wieder anknüpfen und dabei ein Teilelement in den Fokus stellen, das wir brauchen, um unseren Bemühungen eine Richtung zu geben. Eine Navigationshilfe, die es uns ermöglicht, den „Kurs“ zu bestimmen: den Nordstern als Teil der Verbesserungskata. Und wieder bediene ich mich beim berühmten japanischen Automobilkonzern Toyota.

Eigentlich ist es einfach. Der Nordstern, auch True North Star genannt, ist eine Vision. Ein Zukunftsbild, das uns als Referenzpunkt dient. Anders als die meisten Zukunftsbilder in Form von Visionen beschreibt der Nordstern keinen Zielzustand, sondern ist eine zeitlose und prozessuale Beschreibung. Ein Zielbild, das – wie der Nordstern – immer fest am Horizont zu finden ist und wie der Nordstern am Horizont dabei hilft, zu bestimmen, ob wir uns auf dem „richtigen Kurs“ befinden. Das Bild der Verbesserungskata verdeutlicht es besser. Mit dem „Zielzustand“, den wir als Teil der Verbesserung definieren, tasten wir uns näher an den „Nordstern“ heran. Der Nordstern hilft uns dabei, einzuordnen, ob das Teilziel in Form des nächsten Zielzustands tatsächlich in die richtige Richtung führt, bzw. im Nachgang bei der Reflexion, ob wir uns der Vision unserer Organisation nähern und was wir als nächsten Zielzustand „anpeilen“ sollten. Der Blogger Tim McMahon (Quelle: http://www.aleanjourney.com/2014/01/what-do-we-mean-by-true-north.html, abgerufen am 29.11.2021) beschreibt den Nordstern als Vision, die beschreibt, was wir tun sollen, und nicht, was wir tun können. Er wird als Ideal oder den Zustand der Perfektion zu bezeichnet, den Organisationen kontinuierlich anstreben sollten. Der Nordstern hilft uns dabei, in der Praxis der täglichen Verbesserung und Weiterentwicklung in der Organisation durch alle ihre Mitarbeiter die Richtung bestimmen zu können.

Verbesserungskata

Der Nordstern beschreibt also selbst keinen Zielzustand, kein Ziel, das wir irgendwann erreichen im Sinne eines konkreten Ergebnisziels. Er ist eine idealtypische Beschreibung, wie Prozesse in einer Organisation gestaltet werden sollen, und lenkt den Fokus auf das Verhalten der handelnden Personen in der Organisation. Er ist eine prozessuale Vision mit einer idealen Ausrichtung. Ganz bewusst sogar kompromisslos und wohlwissend, dass das Erreichen des Nordsterns in der Praxis unmöglich ist. Der Nordstern selbst gibt ausschließlich eine Richtung vor, definiert aber in keiner Weise, wie sie erreicht werden soll. Er lässt die Methode offen. Ich glaube, dass dies einer der vielen Punkte ist, die bei der Adaption der Ideen von Toyota als „Lean Management“ leider übersehen wurden. Die Methoden sind Werkzeuge, nicht der Zweck. Der Zweck selbst steckt im Nordstern oder besser darin, die Dinge zu tun, die eine Organisation näher an den Nordstern heranführen. Und hierfür entsprechende Experimente zu wagen.

Schaut man sich den oder besser die Nordsterne von Toyota näher an, fallen einem 4 Schlüsselelemente ins Auge (Quelle: Mike Rohter, Die Kata des Weltmarkführers, Campus 2013: 61)

  1. Null-Fehler
  2. 100 Prozent Wertschöpfung
  3. One-Piece-Flow, in Abfolge, nur auf Kundenanforderung
  4. Sicherheit für Menschen

Darin verbirgt sich

  • die Verpflichtung aller Mitarbeiter, die Prozesse und die Organisation kontinuierlich zu verbessern (Kaizen)
  • die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu sichern und zu festigen
  • vermeidbare „Verschwendung“ im Sinne der Kaizen-Philosophie zu minimieren
  • und eine maximale Wertschöpfung zu erzeugen

An keiner Stelle ist von Gewinnmaximierung die Rede. Für ein Unternehmen der Größe von Toyota finde ich es überraschend. Und wenn man genau hinschaut, nichts, was wir nicht auch für die öffentliche Verwaltung wünschen würden. Ganz im Gegenteil.

Ein Nordstern für die öffentliche Verwaltung könnte also in der Tat lauten,

  1. dass wir als öffentliche Verwaltung unser Handeln vollständig daran bemessen, dass wir täglich und ständig unsere Prozesse weiterentwickeln und verbessern
  2. dabei unseren Erfolg daran bemessen, dass wir Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit verbessern
  3. alle Handlungen unterlassen, die nicht zu 2) beitragen und
  4. die nicht „wertschöpfen“, also unnötig sind und keinen Beitrag zur Erreichung der definieren Zielzustände beitragen

Damit haben wir schon einen Bewertungsmaßstab gesetzt, mit dem wir jeden unserer Abläufe und Prozesse analysieren können. Was von dem, was wir täglich tun, zahlt auf die die genannten vier Punkte ein? Wenn wir Verbesserungsmaßnahmen definieren, führen diese wirklich zu mehr Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit? Was können wir weglassen, ohne unser Ziel zu erreichen? Letzteres passt perfekt zu meinem agilen Lieblingsprinzip:

„Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.“ (Quelle: https://agilemanifesto.org/iso/de/principles.html, abgerufen am 29.11.2021)

Und das Schöne ist: ein Nordstern besteht nur aus wenigen Zeilen, die wirklich Jeder und Jede jederzeit im Kopf haben kann. Was nicht für alle „Verwaltungsleitbilder“ gilt, die ich Laufe meines Berufslebens gesehen habe. Diese waren und sind oft sehr spezifisch, befristet gültig und so spezifisch formuliert, dass sie für die alltägliche Arbeit wenig brauchbar sind.

Klar, eine Vision allein bringt uns nicht weiter. Wir müssen sie auch mit Leben füllen. Dazu braucht es mehr als nur eine Vision, und auch die Verbesserungs- und Coaching-Kata allein wird uns nicht dabei helfen, den Nordstern mit Leben zu füllen. Es braucht etwas mehr. Aber immerhin haben wir uns jetzt einen Referenzpunkt geschaffen, an dem wir unser Tun und Handel in der Organisation auf allen Ebenen ausrichten können. Sehr gut vorstellen kann ich mir auch die Idee der Verbesserungs-Kata, den Nordstern mit Objektives und Key Results für die „Zielzustände“ zu untermauern. Aber so schlau war man auch schon bei Toyota und nutzt dort bereits etwas Ähnliches: Hoshin Kanri, ein iterativ-inkrementelles Zielsystem 😉

Gesundheitscheck für Prozesse in der agilen Verwaltung

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt definiert den Begriff Prozess wie folgt:

„Unter Prozess versteht man die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge innerhalb eines Systems. So werden mittels Prozessen Materialien, Energien oder auch Informationen zu neuen Formen transformiert, gespeichert oder aber allererst transportiert.“

Quelle: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/prozess-45614; abgerufen am 19.10.2021

Organisationen sind Systeme und in jeder Organisation – auch einer agilen oder besser beidhändigen Organisation – finden Prozesse im genannten Sinne statt, die sich durch Prozessregeln auszeichnen. Die Frage ist, sind sie sinnvoll und zielführend oder sind es bürokratische Molche, die zum Selbstzweck mutiert sind. Anders ausgedrückt: sind sie gesund und befördern die wertschöpfende Arbeit einer Organisation, oder sind sie ungesund, binden Zeit und Ressourcen, die wir sinnvoller verwenden können?

Weiterlesen „Gesundheitscheck für Prozesse in der agilen Verwaltung“

Den Verbesserungsmuskel trainieren – mit der Verbesserungs- und Coaching-Kata

Prozessverbesserungen sind häufig temporäre Ereignisse und nicht selbstverständlicher Teil unseres Arbeitsalltags. Prozesse werden „nur“ temporär und innerhalb eines zeitlich befristeten Zeitfenster – als Projekt – überprüft und weiterentwickelt. Danach fassen wir sie über lange Zeit nicht mehr an. Wir arbeiten nicht täglich daran, Prozesse zu verbessern und weiterzuentwickeln. Besonders bewusst geworden ist es mir, als ich das Buch „Die Kata des Weltmarktführeres – Toyotas Erfolgsmethoden“ von Mike Rother (Frankfurt 2013) gelesen habe. Rother stellt in diesem Buch die Verbesserungs- und Coaching-Kata (Begriffserklärung folgt gleich) von Toyota vor.

Im Fokus des Buches steht die Frage, warum Toyota als Unternehmen erfolgreicher als viele andere Unternehmen in derselben Branche ist. Lang war man der Meinung, es läge an den Methoden, die wir unter „Lean“ subsumieren. Doch das war es nicht. Es steckt offenbar mehr dahinter. Mike Rother will in der Verbesserungs- und Coaching-Kata einen zentralen Erfolgsfaktor identifiziert haben. Und tatsächlich, schaut man genauer hin, stellt man fest, dass sich das Unternehmen beständig auf allen Ebenen der Organisation weiterentwickelt. Nicht wie oben beschrieben, in Form von temporären „Verbesserungsprojekten“, sondern viel mehr in einem beständigen, kontinuierlichen Prozess, der Teil der Alltagskultur ist. Toyota ist ständig in Veränderung, entwickelt seine Prozesse, Abläufe und Routinen permanent weiter. Und im Fokus stehen dabei immer auch – Achtung, man höre und staune – der Mensch. Das passt, wie ich finde, sehr gut auch zur öffentlichen Verwaltung und ihrem Selbstverständnis als Dienstleister der Bürgerinnen und Bürger.

Weiterlesen „Den Verbesserungsmuskel trainieren – mit der Verbesserungs- und Coaching-Kata“

Agiles auf die Ohren: Interessante Podcasts für die Agile Verwaltung

Normalerweise hätte ich mit langen Zug- oder Autofahrten angefangen und erzählt, wie angenehm es ist, statt Radio zu hören, sich ein tolles Buch vorlesen zu lassen oder einem interessanten Podcast zu lauschen. Nach über einem Jahr Corona schimmelt meine Bahncard vor sich hin und ich weiß schon fast nicht mehr, wie Reisen anfühlt.

Weiterlesen „Agiles auf die Ohren: Interessante Podcasts für die Agile Verwaltung“

«Paralleluniversum Projektwelt» – Projekte sind begehrt … und ungeliebt. Was die Koexistenz von Projekten und Regelorganisation so schwierig macht

«Projekte sind wie Handwerker und Familienbesuch:
Es freut einen schon, wenn sie kommen – und doch halt noch mehr, wenn sie endlich wieder gehen.»
Alte Projektleitungsweisheit.

Dafür gibt es diverse Gründe. Hier ein paar nicht abschliessende Beispiele:

Störfaktor Projekt – Projekte sind Fremdkörper in den Zahnrädchen der Organisation. Sie verfolgen eigene Ziele, haben eine eigene Methodik und eine eigene Auftragslage.
Genau dafür gibt es sie – wenn sie nicht etwas anderes als das Gewohnte brächten, bräuchte man kein Projekt. Bequeme Nachbarn sind sie dabei aber nicht.

Stiefkind Projekt – Viele Projekte erblicken nur das Licht der Welt,
– weil es mit „Dann nennen wir es halt Projekt“-Etikett eventuell ausser der Reihe ein zusätzliches Budget gibt,
– weil das Thema unangenehm ist und niemand aus der Linie sich das auf die Fahne schreiben und zuständig sein möchte oder
– weil im Regelsystem relevantes KnowHow fehlt.
Schon bevor so ein Projekt geboren ist, will es eher keiner haben.

Bedrohung Projekt – die Geschichte mit der Zuständigkeitsfalle. Was ein Projekt darf und wo die Regelhierarchie entscheidet, ist oft eine ungeklärte Grauzone mit Potential zum dauerschwelenden Konflikt.

Stresstreiber Projekt – Projektteams haben eigene Deadlines. Die Teammitglieder arbeiten oft teils im Projekt und teils an ihren Regelaufgaben. Und rund um Projekttermine ist der Spagat der Einzelnen zwischen Projekt und Stammorganisation besonders heftig und für die Personen und beide Systeme belastend – Schuld ist dann das jeweils andere, zumindest in der Wahrnehmung.

Start-up-Gründung ‘Projekt’ – ein Projekt ist eine temporäre eigene Organisation in der Organisation

Weiterlesen „«Paralleluniversum Projektwelt» – Projekte sind begehrt … und ungeliebt. Was die Koexistenz von Projekten und Regelorganisation so schwierig macht“

Aus der agilen Methodenkiste: Multitalent Mikroartikel

„Wer schreibt, der bleibt.“ „Wer schreiben kann, der macht Karriere.“[1]. „In der Kürze liegt die Würze.“ Aussagekräftige Zusammenfassungen erstellen, Informationen bündeln oder Erfahrungen teilen – das sind berufliche Erfolgsfaktoren. Vielleicht beneidest Du die Menschen, die mit links in die Tasten hauen und Texte produzieren. Doch Dir und vielen anderen fällt Schreiben nicht leicht, obwohl es zum Job gehört. In diesem Beitrag möchte ich Dir den Mikroartikel vorstellen. Damit kannst Du Beiträge recht einfach und mit viel Mehrwert für andere verfassen. Wie ist ein Mikroartikel aufgebaut? Wie kannst Du ihn nutzen? Was kann der Mikroartikel sonst noch? Hier kommen die Antworten….

Die Idee des Mikroartikels stammt von Prof. Helmut Willke[2], einem Soziologen. Die Struktur eignet sich hervorragend, um nicht nur Informationen und Sachverhalte, sondern auch Erfahrungen im lehrenden und beruflichen Kontext weiterzugeben. Dieser Beitrag ist in der Form eines Mikroartikels verfasst, so kannst Du am konkreten Beispiel sehen, wie der Artikel aufgebaut ist: Die Überschriften zeigen die Struktur.

Weiterlesen „Aus der agilen Methodenkiste: Multitalent Mikroartikel“

Keep it simple mit „How to make a Toast“

Wusstest du, dass du mit einem Toast für Vernetzung und Verständnis sorgen kannst? Iln den nächsten fünf Minuten erkläre ich dir, wie es geht.

Oft stellen wir uns folgende Fragen:

  • Wie wollen wir zusammenarbeiten?
  • Was wollen wir anpassen?
  • Wie können wir Kreativität fördern?
  • Wie können wir uns auf ein gemeinsames Verständnis einigen?

Um diese Fragen zu beantworten, kannst du mit der Methode „How to make a Toast“ starten.

Weiterlesen „Keep it simple mit „How to make a Toast““

Neues aus Agilhausen – so gehen wir die Zeit der Schulschließungen an

Nun ist es soweit, alle Schulen und Kindertagesstätten werden geschlossen. Auch bei uns in Agilhausen haben wir einen Krisenstab eingerichtet und werden ab dieser Woche den Schulbetrieb und die Betreuung in den Kindertagesstätten gemäß den Handlungsanweisungen stark einschränken. Es ist insgesamt eine seltsame Situation. Doch diese aktuelle Situation ist auch hoch spannend. Zum einen, weil wir alle nicht wirklich wissen was, wann und wie kommen wird. Die Lage ist komplex und nicht wirklich prognostizierbar. Das ist VUCA in Reinform. Sollen wir experimentieren und mutig sein? Wenn es um die Gesundheit unserer Mitmenschen in Agilhausen geht, dann wagen wir keine Exeprimente, sondern gehen mit Ruhe und mit aus jetziger Sicht angemessenen Maßnahmen voran.

Wenn es jedoch um den Schulbetrieb geht, dann sind Exeprimente genau das Richtige, um die Schule 4.0 mit Leben zu erfüllen. Da war doch was mit Digitalisierung und so. Dann lauschen wir einfach mal einem Gespräch mit tollen Ideen.

Weiterlesen „Neues aus Agilhausen – so gehen wir die Zeit der Schulschließungen an“

Konferenz Agile Verwaltung am 27. Februar 2020 in Ettlingen – Nachlese

Die 5. Konferenz Agile Verwaltung  ist Geschichte. Am Donnerstag, den 27. Februar 2020, trafen sich 180 tolle, kreative, neugierige  und aufgeschlossene Menschen aus Verwaltungen oder aus dem Verwaltungsumfeld. Was gibt es Neues zur Agilität in der Verwaltung? Welche Erfahrungen wurden gesammelt?

Die Teilnehmenden kommen aus ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz. In Form aktiver Netzwerkarbeit hat das Orga-Team ehrenamtlich die Konferenz auf den Weg gebracht und ein abwechslungsreiches Programm auf die Beine gestellt. Nun hatten die Teilnehmenden die Qual der Wahl, welchen Themen sie sich widmen werden.

volles Haus – Konferenz Agile Verwaltung in Ettlingen am 27.2.2020

Weiterlesen „Konferenz Agile Verwaltung am 27. Februar 2020 in Ettlingen – Nachlese“