Gesundheitscheck für Prozesse in der agilen Verwaltung

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt definiert den Begriff Prozess wie folgt:

„Unter Prozess versteht man die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge innerhalb eines Systems. So werden mittels Prozessen Materialien, Energien oder auch Informationen zu neuen Formen transformiert, gespeichert oder aber allererst transportiert.“

Quelle: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/prozess-45614; abgerufen am 19.10.2021

Organisationen sind Systeme und in jeder Organisation – auch einer agilen oder besser beidhändigen Organisation – finden Prozesse im genannten Sinne statt, die sich durch Prozessregeln auszeichnen. Die Frage ist, sind sie sinnvoll und zielführend oder sind es bürokratische Molche, die zum Selbstzweck mutiert sind. Anders ausgedrückt: sind sie gesund und befördern die wertschöpfende Arbeit einer Organisation, oder sind sie ungesund, binden Zeit und Ressourcen, die wir sinnvoller verwenden können?

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Den Verbesserungsmuskel trainieren – mit der Verbesserungs- und Coaching-Kata

Prozessverbesserungen sind häufig temporäre Ereignisse und nicht selbstverständlicher Teil unseres Arbeitsalltags. Prozesse werden „nur“ temporär und innerhalb eines zeitlich befristeten Zeitfenster – als Projekt – überprüft und weiterentwickelt. Danach fassen wir sie über lange Zeit nicht mehr an. Wir arbeiten nicht täglich daran, Prozesse zu verbessern und weiterzuentwickeln. Besonders bewusst geworden ist es mir, als ich das Buch „Die Kata des Weltmarktführeres – Toyotas Erfolgsmethoden“ von Mike Rother (Frankfurt 2013) gelesen habe. Rother stellt in diesem Buch die Verbesserungs- und Coaching-Kata (Begriffserklärung folgt gleich) von Toyota vor.

Im Fokus des Buches steht die Frage, warum Toyota als Unternehmen erfolgreicher als viele andere Unternehmen in derselben Branche ist. Lang war man der Meinung, es läge an den Methoden, die wir unter „Lean“ subsumieren. Doch das war es nicht. Es steckt offenbar mehr dahinter. Mike Rother will in der Verbesserungs- und Coaching-Kata einen zentralen Erfolgsfaktor identifiziert haben. Und tatsächlich, schaut man genauer hin, stellt man fest, dass sich das Unternehmen beständig auf allen Ebenen der Organisation weiterentwickelt. Nicht wie oben beschrieben, in Form von temporären „Verbesserungsprojekten“, sondern viel mehr in einem beständigen, kontinuierlichen Prozess, der Teil der Alltagskultur ist. Toyota ist ständig in Veränderung, entwickelt seine Prozesse, Abläufe und Routinen permanent weiter. Und im Fokus stehen dabei immer auch – Achtung, man höre und staune – der Mensch. Das passt, wie ich finde, sehr gut auch zur öffentlichen Verwaltung und ihrem Selbstverständnis als Dienstleister der Bürgerinnen und Bürger.

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Agiles auf die Ohren: Interessante Podcasts für die Agile Verwaltung

Normalerweise hätte ich mit langen Zug- oder Autofahrten angefangen und erzählt, wie angenehm es ist, statt Radio zu hören, sich ein tolles Buch vorlesen zu lassen oder einem interessanten Podcast zu lauschen. Nach über einem Jahr Corona schimmelt meine Bahncard vor sich hin und ich weiß schon fast nicht mehr, wie Reisen anfühlt.

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«Paralleluniversum Projektwelt» – Projekte sind begehrt … und ungeliebt. Was die Koexistenz von Projekten und Regelorganisation so schwierig macht

«Projekte sind wie Handwerker und Familienbesuch:
Es freut einen schon, wenn sie kommen – und doch halt noch mehr, wenn sie endlich wieder gehen.»
Alte Projektleitungsweisheit.

Dafür gibt es diverse Gründe. Hier ein paar nicht abschliessende Beispiele:

Störfaktor Projekt – Projekte sind Fremdkörper in den Zahnrädchen der Organisation. Sie verfolgen eigene Ziele, haben eine eigene Methodik und eine eigene Auftragslage.
Genau dafür gibt es sie – wenn sie nicht etwas anderes als das Gewohnte brächten, bräuchte man kein Projekt. Bequeme Nachbarn sind sie dabei aber nicht.

Stiefkind Projekt – Viele Projekte erblicken nur das Licht der Welt,
– weil es mit „Dann nennen wir es halt Projekt“-Etikett eventuell ausser der Reihe ein zusätzliches Budget gibt,
– weil das Thema unangenehm ist und niemand aus der Linie sich das auf die Fahne schreiben und zuständig sein möchte oder
– weil im Regelsystem relevantes KnowHow fehlt.
Schon bevor so ein Projekt geboren ist, will es eher keiner haben.

Bedrohung Projekt – die Geschichte mit der Zuständigkeitsfalle. Was ein Projekt darf und wo die Regelhierarchie entscheidet, ist oft eine ungeklärte Grauzone mit Potential zum dauerschwelenden Konflikt.

Stresstreiber Projekt – Projektteams haben eigene Deadlines. Die Teammitglieder arbeiten oft teils im Projekt und teils an ihren Regelaufgaben. Und rund um Projekttermine ist der Spagat der Einzelnen zwischen Projekt und Stammorganisation besonders heftig und für die Personen und beide Systeme belastend – Schuld ist dann das jeweils andere, zumindest in der Wahrnehmung.

Start-up-Gründung ‘Projekt’ – ein Projekt ist eine temporäre eigene Organisation in der Organisation

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Aus der agilen Methodenkiste: Multitalent Mikroartikel

„Wer schreibt, der bleibt.“ „Wer schreiben kann, der macht Karriere.“[1]. „In der Kürze liegt die Würze.“ Aussagekräftige Zusammenfassungen erstellen, Informationen bündeln oder Erfahrungen teilen – das sind berufliche Erfolgsfaktoren. Vielleicht beneidest Du die Menschen, die mit links in die Tasten hauen und Texte produzieren. Doch Dir und vielen anderen fällt Schreiben nicht leicht, obwohl es zum Job gehört. In diesem Beitrag möchte ich Dir den Mikroartikel vorstellen. Damit kannst Du Beiträge recht einfach und mit viel Mehrwert für andere verfassen. Wie ist ein Mikroartikel aufgebaut? Wie kannst Du ihn nutzen? Was kann der Mikroartikel sonst noch? Hier kommen die Antworten….

Die Idee des Mikroartikels stammt von Prof. Helmut Willke[2], einem Soziologen. Die Struktur eignet sich hervorragend, um nicht nur Informationen und Sachverhalte, sondern auch Erfahrungen im lehrenden und beruflichen Kontext weiterzugeben. Dieser Beitrag ist in der Form eines Mikroartikels verfasst, so kannst Du am konkreten Beispiel sehen, wie der Artikel aufgebaut ist: Die Überschriften zeigen die Struktur.

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Keep it simple mit „How to make a Toast“

Wusstest du, dass du mit einem Toast für Vernetzung und Verständnis sorgen kannst? Iln den nächsten fünf Minuten erkläre ich dir, wie es geht.

Oft stellen wir uns folgende Fragen:

  • Wie wollen wir zusammenarbeiten?
  • Was wollen wir anpassen?
  • Wie können wir Kreativität fördern?
  • Wie können wir uns auf ein gemeinsames Verständnis einigen?

Um diese Fragen zu beantworten, kannst du mit der Methode „How to make a Toast“ starten.

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Neues aus Agilhausen – so gehen wir die Zeit der Schulschließungen an

Nun ist es soweit, alle Schulen und Kindertagesstätten werden geschlossen. Auch bei uns in Agilhausen haben wir einen Krisenstab eingerichtet und werden ab dieser Woche den Schulbetrieb und die Betreuung in den Kindertagesstätten gemäß den Handlungsanweisungen stark einschränken. Es ist insgesamt eine seltsame Situation. Doch diese aktuelle Situation ist auch hoch spannend. Zum einen, weil wir alle nicht wirklich wissen was, wann und wie kommen wird. Die Lage ist komplex und nicht wirklich prognostizierbar. Das ist VUCA in Reinform. Sollen wir experimentieren und mutig sein? Wenn es um die Gesundheit unserer Mitmenschen in Agilhausen geht, dann wagen wir keine Exeprimente, sondern gehen mit Ruhe und mit aus jetziger Sicht angemessenen Maßnahmen voran.

Wenn es jedoch um den Schulbetrieb geht, dann sind Exeprimente genau das Richtige, um die Schule 4.0 mit Leben zu erfüllen. Da war doch was mit Digitalisierung und so. Dann lauschen wir einfach mal einem Gespräch mit tollen Ideen.

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Konferenz Agile Verwaltung am 27. Februar 2020 in Ettlingen – Nachlese

Die 5. Konferenz Agile Verwaltung  ist Geschichte. Am Donnerstag, den 27. Februar 2020, trafen sich 180 tolle, kreative, neugierige  und aufgeschlossene Menschen aus Verwaltungen oder aus dem Verwaltungsumfeld. Was gibt es Neues zur Agilität in der Verwaltung? Welche Erfahrungen wurden gesammelt?

Die Teilnehmenden kommen aus ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz. In Form aktiver Netzwerkarbeit hat das Orga-Team ehrenamtlich die Konferenz auf den Weg gebracht und ein abwechslungsreiches Programm auf die Beine gestellt. Nun hatten die Teilnehmenden die Qual der Wahl, welchen Themen sie sich widmen werden.

volles Haus – Konferenz Agile Verwaltung in Ettlingen am 27.2.2020

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Mythen der Agilität

Moin, ich bin Nick L. und seit nun fast drei Jahre schlägt mein Herz für Agilhausen. Hier ist vieles anders. Alle sind irgendwie cooler drauf. Obwohl wir nicht mal 5G haben und W-Lan-Hotspots sich nur langsam vermehren, scheinen sie es hier mit der Digitalisierung echt ernst zu meinen. Die einen oder anderen kennen mich vielleicht noch. Ich war bei der letzten Konferenz in Berlin im Storytelling-Workshop dabei. Heute muss ich mal was loswerden.

Es gibt viele Themen und Begriffe, die sich nicht mit einem Wort oder Satz beschreiben lassen. Oft ist es sogar besser, den Begriff nicht zu nutzen, wegen der Bedeutungsebene und so. Ihr wisst schon. So ist es auch beim Thema Agilität. Viele Informationen, Bücher, Artikel, Erfahrungsberichte und leider auch Mythen strömen durch die Welt. Doch was stimmt und was ist leider ein Mythos? Ich möchte heute meine Lieblingsmythen aus Agilhausen näher betrachten.

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Agile Verwaltung und Kommunalpolitik: Stratgische-operative Zielsteuerung mit Objectives and Key Results (OKR)

Wie könnte die strategische Steuerung in einer Kommunalverwaltung aussehen, die die Brücke zwischen dem kommunalpolitischen Steuerungsgremium Gemeinderat auf der einen Seite und der vollziehenden Verwaltung auf der anderen Seite schlägt? Wie könnte ein kontinuierlicher Dialog zwischen den Beteiligten auf der strategischen Ebene aussehen, der Transparenz und Klarheit für alle Beteiligten schafft und den Austausch zwischen allen Beteiligten ermöglicht? Hierzu haben wir uns ein paar Gedanken gemacht.

OKR als Verbindung zwischen Strategie und Vision

Hierfür haben wir uns an Objectives and Key Results, einem iterativ-inkrementellen Ansatz zur strategischen Steuerung von Organisationen, orientiert, der den Anspruch erhebt, die operative Ebene mit den strategischen Zielen der Organisation eng zu verzahnen. Bei dem sogenannten OKR-Modell handelt es sich um eine Weiterentwicklung des Management by Objectives mit agilen Elementen, die im Silicon Valley entwickelt und durch große Unternehmen wie Google bekannt gemacht worden ist. Im Folgenden werden wir skizzieren, wie eine Adaption im kommunalpolitischen Kontext aussehen könnte.

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