Digitale Plattformen der Kollaboration: Konferenztools

Diese Seite enthält Informationen über Software-Produkte, die den Teams in der öffentlichen Verwaltung die Kollaboration in Zeiten von Corona das Arbeiten im Homeoffice gewährleisten sollen.

Unser Anspruch: Wissen teilen und gemeinsam besser werden

Für uns als Forum Agile Verwaltung ist es wichtig, dass diese Seite öffentlich ist. Wir wollen die von uns gesammelten Informationen nicht nur unseren eigenen Mitgliedern zur Verfügung stellen, sondern allen Kolleg*innen in Verwaltungen. Der solidarische Austausch macht uns schnell und stark.

Wir fangen jetzt an. Die Informationen sind unvollständig; vielleicht sind sie nicht 100%ig korrekt. Unsere Leser sind darauf angewiesen, dass unsere Leser die Seite gemeinsam weiterentwickeln.

Stand: 23.03.2020

Abschnitt 1: Konferenztools

Anforderungen zu Konferenztools (Videokonferenzen)

Anfo-Nr.KategorieAnforderung
1ComplianceEs muss möglich sein, alle Daten
in der EU hosten zu lassen. (DSGVO-Konformität)
2ComplianceDie Anwendung der Datenschutz-Standards muss einklagbar sein.
Die folgenden Anforderungen 3, 14 und 15 sind komplementär. Für unterschiedliche Verwaltungen gelten unterschiedliche Anforderungen.
3ComplianceDie Software ist rein webbasiert. Ihr Anwendung erfordert keine Installation von Softwarebausteinen auf den Clients der Anwender. Denn in den meisten Behörden darf keine Software installiert werden, für die meisten Nutzer außerhalb von Behörden ist es einfacher, wenn man es nicht muss.
14ComplianceSelf-hosted: Die Software kann auf lokalen Servern der jeweiligen Verwaltung installiert und gehostet werden. So wird sichergestellt, dass die Software auf Servern gehostet wird, die vollkommen unter unserer Kontrolle sind.
15ComplianceDie Software wird von einem externen Provider gehostet und bereitgestellt.
16ComplianceOpen Source (Datenschutz, Kontrolle)
4FunktionalitätDer Zugriff ist auch von mobilen Endgeräten möglich.
10DatenschutzDie Software benötigt keine Anpassungen an den Einstellungen der Firewall.
5VernetzungsgradDer Moderator einer Konferenz kann auch externe Teilnehmer einladen, die nicht zur federführenden Organisation gehören und keine Lizenz der Konferenzsoftware haben.
12VernetzungsgradDie Software ist entweder kostenlos oder mit einer (nicht sehr teuren) Unternehmenslizenz erwerbbar. Das ist Voraussetzung, um Anforderung 5 zu erfüllen.
6FunktionalitätDer Moderator der Konferenz kann Dokumente (Präsentationen, pdf’s, usw.) den anderen Teilnehmenden sichtbar machen.
7FunktionalitätDer Moderator der Konferenz kann seinen eigenen Screen den anderen Teilnehmenden sichtbar machen und so z. B. Videos zeigen oder Software vorführen.
8FunktionalitätDer Moderator kann die Reihenfolge der Redner für alle transparent priorisieren (z. B. über eine Meldefunktion der Teilnehmenden).
11FunktionalitätEs gibt eine Chatfunktion, so dass Teilnehmende parallel zum laufenden Gespräch Informationen schriftlich bereitstellen können.
13FunktionalitätDie Konferenzen können aufgezeichnet werden, so dass verhinderte Teilnehmer nachträglich zuhören können.
9FunktionalitätDie Konferenzplattform verfügt über break-out rooms („Unterräume“), so dass während einer Sitzung Arbeitsgruppen gebildet werden können, die sich nach einer Zeit wieder im Plenum zusammenfinden.

Wir geben hier eine Übersicht von Tools, die wir gesammelt haben. Für weiterführende Links sind die Anbieter verantwortlich.

Wer hat Erfahrungen zu Konferenztools und möchte diese teilen? Die Rückmeldung kann in unserer Umfrage erfolgen.

BigBlueButton

BigBlueButton ist ein Tool nicht nur für Konferenzen, sondern auch für  Teamboards, für Chats, Abstimmungen Wissensaustausch und ein Tool für die Lehre.

Kurzbeschreibung – Was macht das Tool?: BBB ist ein web-basiertes Konferenzsystem, für Online-Lehre entworfen. Es kann aber auch in anderen Situationen gut genutzt werden. Neben dem klassischen Verteilen von Audio und Video können auch Präsentationen hochgeladen und im System präsentiert werden. Umfragen sind ebenso möglich, sowie ein Chat. Es ist möglich, eine Präsentation durch Markierungen / Zeichnungen zu ergänzen. Dies funktioniert auch mit mehreren. Dazu kommt eine Etherpad-ähnliche Funktion zum Erstellen von gemeinsamen Notizen. Die Konferenz kann zudem aufgezeichnet werden.
Ich als Hochschullehrer nutze BBB diese Woche, um in seminarähnlichen Situationen mit den Studierenden zu interagieren. Dafür sieht es ganz nett aus.

Ist allerdings etwas ressourcenhungrig, d.h. benötigt einen etwas größeren Server.
weiterführende Informationen:: https://bigbluebutton.org/

Der Kontakt zum Verfasser kann von uns hergestellt werden. Mail an kontakt[ätt]agile-verwaltung.org

Blackboard Collaborate

Ursprünglich als Plattform für eLearning gedacht, d.h. es gibt verschiedene Rollen (Moderator = Dozent und Teilnehmer).

Alle Daten europäischer Anwender werden in der EU gehostet (Amsterdam). Die Software ist komplett webbasiert, d.h. es ist kein Download von Software auf die PC’s der lokalen Anwender nötig.

Zuweilen kommt es beim ersten Anwenden eines Anwenders zu Problemen, wenn die Firewall den Zugriff von Blackboard auf Lautsprecher und Mikrofon blockiert. Dann muss die Einstellung der Firewall durch die IT geändert werden.

Die Software unterscheidet nicht zwischen „innen“ und „außen“ der Organisation. Denn es gibt keine Benutzerlizenzen. Deshalb kann jeder an der Konferenz teilnehmen, der einen Link zugesandt erhält.

Der Moderator kann Dateien zeigen und seinen Bildschirm freigeben. Er kann dieses Recht auch Teilnehmer*innen delegieren. Aber andere Teilnehmer als der Präsentator können nicht dessen Bildschirm aktiv „übernehmen“(Blackboard ist keine Fernwartungssoftware).

Die Software bietet zwei sehr angenehme Funktionen, die man nur selten findet: Teilnehmer können sich „zu Wort melden“, so dass der Moderator sie der Reihe nach aufrufen kann. Man fällt sich nicht ständig ins Wort. Und es gibt eine Chatfunktion. Und es gibt eine „Hotline“ während der Meetings; wenn ein TN Probleme hat, kann er selbst eine Service-Nummer anrufen und Hilfe erhalten.

Wir vom Forum Agile Verwaltung nutzen Blackboard für unsere internen Teammeetings und auch für Communities of Practice. Maximale Teilnehmerzahl war bislang 18 Personen; bis dahin hat es gut funktioniert.

Ansprechpartner: wolf.steinbrecher@agile-verwaltung.org, Telefon 0173/2672249

DFN-Videokonferenzdienst

Dieser Dienst des deutschen Forschungsnetzwerks richtet sich an Veranstalter aus Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen. Diese müssen sich registrieren lassen, und der Zugang zu einer Lizenz ist beschränkt auf entsprechende Einrichtungen. (Infos dazu siehe https://www.conf.dfn.de/).

Die Teilnehmenden benötigen keine Lizenz und können auch von außerhalb der DFN-Zielgruppe kommen. Der Zugang ist rein webbasiert, d.h. keine Installation eines Tools nötig.

Die Applikation ist natürlich DSGVO-konform.

Die Zahl der Teilnehmenden ist auf 23 begrenzt. Es gibt keine Meldefunktion, d.h. der Präsentator kann den TN nicht das Wort erteilen. Und es gibt keine Aufzeichnungsmöglichkeit.

Der Dienst ist gegenwärtig (Coronakrise, 24.03.2020) unter der Last quasi zusammengebrochen. Er ist de facto nicht erreichtbar.

Jitsi Meet

Beitrag 1 zu Jitsi

Jitsi ist eine Open-Source Videokonferenzplattform. Es gibt einmal die Möglichkeit, direkt über von Jitsi gestellte Server teilzunehmen (https://meet.jit.si/). Aus Datenschutzgründen habe ich mich für unsere Einheit allerdings dazu entschlossen, Jitsi auf einem eigenen Server selbst zu hosten. In meinem Fall benutze ich dazu Docker. Die Anleitung findet man unter: https://github.com/jitsi/docker-jitsi-meet

Weiterführende Informationen: Jitsi Meet unterstützt:

  • Audio Calls Video Calls
  • Screen Sharing
  • Passwortschutz von Räumen
  • Simple Chatfunktion (ein Chat-Raum pro Call)
  • Benutzer können sich „melden“; diese Rednerliste ist aber nur dem Moderator sichtbar, nicht den anderen Teilnehmenden
  • Grundlegende Moderationsfunktionen (alle stumm schalten, automatisches „Follow me“)
  • die Videokonferenz läuft über einen Browser
  • ein externer Gesprächspartner kann über einen Link an der Konferenz teilnehmen (sofern die Software auf einem Server gehostet ist, der vom Internet aus erreichbar ist)

Ihr könnt den Kontakt zum Verfasser der Informationen über uns herstellen: kontakt[ätt]agile-verwaltung.org.

Beitrag 2 zu Jitsi

Jitsi ist ein open source Projekt, das Videokonferenzen auf eigenen Servern möglich macht. Im Moment entstehen viele dieser Installationen, die kostenlos zu nutzen sind.

Auf einem eigenen Server kann man zudem einen Passwortschutz konfigurieren, damit nur eigene Mitarbeiter/innen Sessions starten können.

Da Jitsi selbst installiert werden kann, hat man die volle Kontrolle über die Daten. Verbindungen zu dem Server werden verschlüsselt übertragen, auch Metadaten werden nirgendwo gespeichert.

Für den Zugriff auf ein Jitsi-Meeting braucht man nur einen auf Chrome basierenden Browser (Google Chrome / neuer Microsoft Edge), ein Mikrofon und eine Kamera. Der/die Moderator erstellt die Konferenz und teilt den Link.

In einer Jitsi-Konferenz kann man den eigenen Bildschirm teilen, so dass er bei allen Konferenzteilnehmenden in ihrem Browser angezeigt wird. Chatten ist parallel möglich. Da Sitzungen von allen sehr schnell erzeugbar sind, kann man sich in einer Konferenz auch in zusätzlichen Räumen treffen. Das Mikrofon und die Kamera ist deaktivierbar. So ensteht auch kaum Last auf dem Server.

Sessions zwischen 2 Teilnehmenden werden im peer2peer Modus geschaltet, es erfolgt der Datenverkehr also direkt zwischen den beiden Gesprächspartnern. Sobald eine dritte Person beitritt, wird erst der Server belastet.

Für einen eigenen Server und ca. 10-15 Teilnehmenden soll ein VPS für ca. 5-10 Euro monatlich ausreichend sein. Ein dedizierter Server kann sicher mehr Verbindungen aufbauen.

Das forumZFD hat eine eigene interne Instanz produktiv und berichtet über den Ressourcenverbrauch. Zudem testet forumZFD gerade das Einrichten des Live-Streamings einer Session zu YouTube. Auch hier werden wir berichten, sobald da Setup produktiv läuft.

Mit Linux-Administrationskenntnissen ist die Installation recht einfach. Anleitungen findet man hier:

Das Technkportal golem hat eine Anleitung für das Starten eines docker-images erstellt. Dies ist insbesondere für einen dedizierten Server zu empfehlen, die Wartung vereinfacht sich dadurch enorm. Bei einer neuen Version muss man einfach das docker-image aktualisieren und hat sofort alle Veränderungen eingepflegt.

  • Möchte man die Instanz auf einem VPS machen, bietet sich die offizielle Anleitung an:

https://github.com/jitsi/jitsi-meet/blob/master/doc/quick-install.md

Öffentliche Mitsi-Server sind zum Beispiel hier zu finden:

bei Mike Kuketz: https://www.kuketz-meet.de/

(© Liste von Digitalcourage e.V. abrufbar)

Bei der Instanz unter meet.jit.si (die sicherlich aktuell sehr oft genutzt wird), ist auch eine Einwahl per Telefon möglich. Der Moderator muss dazu die PIN verteilen. Einwahlnummern finden sich in der Informationsbox innerhalb der Konferenz.

Ihr könnt den Kontakt zum Verfasser der Informationen über uns herstellen: kontakt[ätt]agile-verwaltung.org.

Meetyoo

Über Meetyoo lassen sich Telefon und Videokonferenzen durchführen. Es gibt die Möglichkeit, die Software im Browser oder als ausführbares Programm zu starten. Eine Einladung zur Telefonkonferenz wird über eine Rufnummer und Pin gesteuert.
Ihr könnt den Kontakt zum Verfasser der Informationen über uns herstellen: kontakt[ätt]agile-verwaltung.org.

Skype for Business

Wer kann hierzu berichten?

Teamviewer

Teamviewer ist eigentlich ein Fernwartungstool, bei dem sich ein „Experte“ auf den Bildschirm eines „Kunden“ draufschaltet und beide dort arbeiten können. Das ist in der Regel nur mit zwei Teilnehmenden sinnvoll. Wir beim FAV nutzen es viel für Pair Working. – Daneben gibt es mittlerweile die Möglichkeit, Meetings zu veranstalten. Bei dieser Option können die Teilnehmer auf den Bildschirm des Einladenden („Präsentator“) schauen, und dieser kann alle Dinge vorführen, die er möchte. Im Unterschied zum Fernwartungsmodus ist natürlich kein „Aufschalten“ auf den PC eines anderen möglich.

Der Präsentator kann sein Bild zeigen (die anderen TN nicht). Er kann Dateien in eine „Dateibox“ hochladen und freigeben. Es gibt eine Chatmöglichkeit parallel zum Meeting (die allerdings nicht sehr übersichtlich ist). Und der Präsentator kann seine Rolle an einen anderen Teilnehmer abtreten, so dass dann dieser seinen Bildschirm zeigen kann.

Der Präsentator muss über eine Lizenz verfügen, die anderen TN nicht (der Präsentator = Einladende verschickt Links zum Meeting an beliebige TN auch außerhalb der eigenen Organisation). Die Lizenz ist kostenpflichtig; es gibt auch eine kostenlose Version. In dieser können aber außer dem Präsentator maximal 5 TN teilnehmen.

Es gibt keine Meldefunktion, d.h. der Präsentator kann den TN nicht das Wort erteilen. Es gibt keine Aufzeichnungsmöglichkeit.

Teamviewer hat seinen Sitz in Göppingen und hostet seine Daten in der EU. Damit ist er laut eigenen Angaben DSGVO-konform.

Ein praktischer Nachteil ist, dass jeder Teilnehmende an einem Meeting eine Minimalversion der Software auf seinem Client installieren muss. Das wird bei den meisten Verwaltungen geblockt und bedarf der Freigabe durch die IT-Abteilung. Ein weiterer Nachteil besteht in der Versionsverwaltung. Es werden relativ häufig neue Versionen ausgeliefert (gefühlt: 1, 2 Mal im Jahr), und sind dann meist nicht abwärtskompatibel. Das heißt, einer der anderen Teilnehmer muss dann erst seine Version auch upgraden, und das bringt das Meeting durcheinander.

Webex

Wer kann hierzu berichten?

ZOOM

Zoom ist eine Plattform, um Meetings und Konferenzen abzuhalten. Weitere Informationen aus https://www.zoom.com

Information zur Nutzung: Zoom ist Teil des Privacy Shields und kann ohne Angabe von Email oder Namen genutzt werden. https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNkCAAW&status=Active

Der Organisator des Meetings kann jede beliebige Person – auch außerhalb der eigenen Organisation – einladen. Diese muss allerdings eine Zoom-Version bei sich lokal installieren, um am Meeting teilnehmen zu können (Anforderung 3 nicht erfüllt).

Zoom hat eine Meldefunktion (Anforderung 8) und eine Chatfunktion (Anfo 11). Man kann break-out-Räume aufmachen (Anfo 9).

Wer hat praktische Erfahrungen und kann hierzu mehr berichten?

Datenschutzrechtliche Beurteilung von ZOOM

Zoom ist ein amerikanisches Unternehmen und einer der Marktführer für Online-Meeting, Videokonferenz- und Webinar-Services. Somit unterliegt Zoom per se zunächst erst einmal nicht den Datenschutzbestimmungen der DSGVO. Erst wenn es in Europa tätig wird, greifen die Vorgaben der DSGVO. Andererseits spricht die Marktführerschaft dafür, dass Zoom u.a. auch entsprechende datenschutzrechtliche Auflagen erfüllt; aber das ist eine subjektive Bewertung.

Zoom unterliegt den Vereinbarungen des Privacy Shields. Damit ist der Schutz personenbezogener Daten, die aus einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union in die USA übertragen werden, grundsätzlich geregelt. Die Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission erlaubt im Rahmen des EU-US Privacy Shield die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA, da die Entscheidung gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO grundsätzlich bindend ist. Zoom stellt dies auf seiner Website ausführlich dar.

Für die während der Nutzung des Zoom-Tools anfallenden personenbezogenen Daten, u.a. Nutzerdaten, Meeting-Metadaten, Aufzeichnungen von Videos, Audio und Präsentationen, Chatlogs, Telefondaten, ist der Arbeitgeber im Sinne der DSGVO verantwortlich. Zur Erfüllung der  datenschutzrechtlichen Pflichten des ThürDSG i.V. mit der DSGVO hat vom Verantwortlichen bezüglich des Zoom-Einsatzes (prinzipiell vor dem Einsatz des Tools) u.a. eine Freigabe einschl. Aufnahme in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, eine Datenschutzinformation / -hinweis  (für Beschäftigte und Dritte) sowie u.U. eine Datenschutz-Folgenabschätzung zu erfolgen. Dies ist auch insofern von Bedeutung, als dass der Verantwortliche hier auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter verantwortlich ist. Hier findet man eine Vorlage einer Datenschutz-Information für Teilnehmer (interne / Externe) an „Zoom-gestützten“ Videokonferenzen teil (hierzu bitte auch den Hinweis unter 6. beachten).

Bei der Nutzung des Zoom-Tools handelt es sich datenschutzrechtlich um eine so genannte Auftragsverarbeitung. Grundlage hierfür ist eine vertragliche Zusatzvereinbarung. Der Art. 28 Abs. 3 DSGVO gibt dabei dessen inhaltliche Mindestanforderungen vor. Gemäß DSGVO hat sich der Auftraggeber von der datenschutzrechtlichen Geeignetheit des Auftragnehmers (Zoom) zu überzeugen, denn der Auftraggeber bleibt auch nach Auftragserteilung weiterhin für die Einhaltung des Datenschutzes (mit-)verantwortlich. Zoom stellt eine vorunterzeichnete Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung online zur Verfügung. Inwiefern diese den genannten DSGVO-Mindestanforderungen (insbesondere bezüglich der so genannten Technisch-organisatorischen Maßnahmen) entspricht, lässt sich in der Kürze der Zeit und auf der Grundlage der vorliegenden Informationen m.E. nur schwer beurteilen.

Auf den ersten Blick werden Vorgaben bezüglich des Kriteriums privacy by default (differenzierte Voreinstellungen etc.) erfüllt.Sollte eine Aufzeichnung der jeweiligen Meetings geplant sein, so ergäben sich hieraus noch weitere datenschutz- und u.U. auch personalrechtliche Anforderungen; insbesondere auch Im Hinblick auf eine weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten außerhalb des Zoom-Tools.

Ich gebe zu, dass die Beurteilung datenschutzrechtlich teilweise eher „wohlwollend“ ist, aber in der derzeitigen Situation sollten wir gewisse Kompromisse machen. Oder?

(eingesandt von Peter D.)

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