Digitale Plattformen der Kollaboration: Tools für Chats, Abstimmungen, Wissensaustausch

Diese Seite enthält Informationen über Software-Produkte, die den Teams in der öffentlichen Verwaltung die Kollaboration in Zeiten von Corona das Arbeiten im Homeoffice gewährleisten sollen.

Unser Anspruch: Wissen teilen und gemeinsam besser werden

Für uns als Forum Agile Verwaltung ist es wichtig, dass diese Seite öffentlich ist. Wir wollen die von uns gesammelten Informationen nicht nur unseren eigenen Mitgliedern zur Verfügung stellen, sondern allen Kolleg*innen in Verwaltungen. Der solidarische Austausch macht uns schnell und stark.

Wir fangen jetzt an. Die Informationen sind unvollständig; vielleicht sind sie nicht 100%ig korrekt. Unsere Leser sind darauf angewiesen, dass unsere Leser die Seite gemeinsam weiterentwickeln.

Stand: 01.04.2020

Abschnitt 3: Tools für Chats, Abstimmungen, Wissensaustausch

Anforderungen zu Tools für Chats, Abstimmungen, Wissensaustausch

Die Anforderungen müssen noch weiter definiert werden. Helfen Sie mit.

Anfo-Nr.KategorieAnforderung
1ComplianceEs muss möglich sein, alle Daten
in der EU hosten zu lassen. (DSGVO-Konformität)
2ComplianceDie Anwendung der Datenschutz-Standards muss einklagbar sein.
4FunktionalitätDer Zugriff ist auch von mobilen Endgeräten möglich.
FunktionalitätDie Software ist webbasiert. Eine Installation ist nicht erforderliche.
FunktionalitätDie Software kann als Applikation installiert werden, um auf dem Laufenden zu bleiben.
10DatenschutzDie Software benötigt keine Anpassungen an den Einstellungen der Firewall.
12VernetzungsgradDie Software ist entweder kostenlos oder mit einer (nicht sehr teuren) Unternehmenslizenz erwerbbar. Das ist Voraussetzung, um Anforderung 5 zu erfüllen.
   

Wir geben hier eine Übersicht von Tools, die wir gesammelt haben. Für weiterführende Links sind die Anbieter verantwortlich ist.

Wer hat Erfahrungen dazu und möchte diese teilen. Die Rückmeldung kann in unserer Umfrage erfolgen.

BigBlueButton

BigBlueButton ist ein Tool nicht nur für Chats, Abstimmungen Wissensaustausch, sondern auch für Teamboards, für Konferenzen und es ist ein Tool für die Lehre. Es wird im Abschnitt https://agile-verwaltung.org/digitale-plattformen-der-kollaboration-konferenztools/ beschrieben.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein Collaborationtool, dass verschiedene Funktionen wie Chat, Online-Meetings, Online-Anrufe und Foren für die Teamarbeit verbindet.

Die Integration von weiteren Microsoft-Produkten ist nahtlos möglich und beispielsweise Office365 problemlos realisierbar. Zum Beispiel werden Termine mit automatisch in Outlook übernommen u. ä.. Sharepoint und OneDrive lassen sich im Hintergrund einbinden, sodass ggf. auch die Anbindung für eine Teamablage möglich ist. Hinzu kommen noch weitere Optionen, wie z. B. ein einfaches Wiki, das für die Erstellung von Meetingnotizen innerhalb der App genutzt werden kann. Per E-Mail können auch Nicht-Organisationmitglieder zu Videokonferenzen eingeladen werden. Anders als bei Zoom ist die Einrichtung von Breakout-Rooms bei Videokonferenzen nicht sonderlich komfortabel gelöst. Hier gibt es noch Verbesserungsbedarf.

Durch die enge Verzahnung mit der Produkten der Microsoft-Familie steht mit MS Planner auch in Teams ein einfaches Teamboard zur Verfügung.

Microsoft Teams ist erstauntlich intuitiv, vielseitg, funktioniert zuverlässig und stabil. Großer Nachteil, wie bei allen Microsoft-Produkten: Es ist und bleibt ein Produkt eines us-amerikanischen Großkonzerns. Auch wenn Microsoft für seine europäischen Kunden zwischenzeitlich europäische und deutsche Server betreibt, besteht das Restrisiko, dass US-Behörden einen Zugriff erzwingen können.

Wie der Name sagt, richtet sich Teams insbesondere auf die Organisation von „Teams“. Nicht geeignet ist MS Teams für die Organisation von Konferenzen. Eindeutiger Vorteil von Teams ist die enge Verzahnung mit dem Microsoft-Produktfamilie.

Die Anforderung für den Einsatz von MS Teams ist: Stabile Performance bzw. hohe technische Verlässlichkeit, intuitive Anwendung sowie geringer Einrichtungsaufwand.

Als Erfahrungsträger steht thomas.michl@agile-verwaltung.org, Tel. 0172-1317256 zur Verfügung.

Slack

Slack ist eine Kommunikationsplattform, um die Zusammenarbeit und die digitale Kommunikation neu zu gestalten. In einer Organisation kann rein theoretisch auf einen Großteil der Emails verzichtet werden.

Für ein Team oder eine Organisation wird ein Workspace eingerichtet. Es können mehrere Workspaces eingerichtet werden, wenn dies erforderlich ist. So können Sie zu komplett unterschiedlichen Themen oder Projekten die digitale Kommunikation auf einer Plattform vornehmen.

Anhand der Aufgaben oder Themenstruktur werden Channels (Kanäle) eingerichtet. Die Nutzer können selbst entscheiden, ob sie einem Channel beitreten oder nicht. Das hat den Vorteil, dass der Nutzer entscheidet, ob er per Push benachrichtigt wird oder nicht. Channels, denen ein Nutzer nicht beigetreten ist, stehen dennoch als Informationsquelle zur Verfügung. Der Nutzer entscheidet wann und wie sie/er die Informationen erhält. Bei Mails ist es oft genau anders. Der Sender entscheidet.

In den Channels können Nachrichten, Themen, Diskussionen oder Dateien geteilt werden. Antworten werden per Thread direkt an den jeweiligen Eintrag vorgenommen. So bleiben alle Antworten an einer Nachricht und die Kommunikation erfolgt zielgerichteter. Das setzt jedoch voraus, dass sich die Teilnehmenden daran halten. Ich empfehle daher Personen zu benennen, die darauf achten. Ansonsten kann es unübersichtlich werden.

Es besteht die Möglichkeit Channels geschlossen anzubieten. Der Austausch ist dann nur möglich, wenn die Personen in den Channel eingeladenen werden.

Es können auch externe Personen hinzugefügt werden.

Es können diverse zusätzliche Applikationen eingebunden werden. Mit einfachen Tricks lassen sich Abstimmungen ohne großen Aufwand realisieren. Der Chat mit Teilnehmenden ist einzeln oder als kleine Gruppe möglich. Des Weiteren ist eine Internettelefonie möglich. In der kostenpflichtigen Variante können ein Gruppencall und Videochat genutzt werden.

Slack ist über einen Internetbrowser oder per App auf dem PC, Mac und sämtlichen smarten Endgeräten nutzbar. Das hat den Vorteil, dass die Informationen schnell und unkompliziert verfügbar sind.

Für Slack werden umfangreiche Information im passenden Blog angeboten.

Slack ist sowohl kostenfrei, als auch gegen Gebühren nutzbar. Es hängt ganz vom jeweiligen Bedarf ab. Im Forum Agile Verwaltung e. V. nutzen wir Slack als federführendes Kommunikationstool. Damit konnten wir die Anzahl der Mails für die Zusammenarbeit fast komplett reduzieren.

Informationen zur Datenresidenz: https://slackhq.com/datenresidenz-fuer-slack

Als Erfahrungsträger steht falk.golinsky@agile-verwaltung.org, Tel. 0172-3031438 zur Verfügung.

Stackfield

Wer kann hierzu berichten?

Informationen zum Produkt: https://www.stackfield.com/de/
Informationen zum Datenschutz: https://www.stackfield.com/de/

HumHub

HumHub ist ein Social Intranet und wird von der Stadt Goslar genutzt. Die Mitglieder der Organisation können sich in Spaces zu Projekten, Gruppen oder Themen organisieren und in den Spaces im Stream Nachrichten direkt austauschen. Die Spaces können um weitere Apps wie Besprechungen, Kalender, Wiki, Dateimanager, Bildmanager, usw. erweitert werden.

HumHub kann in allen Browsern auf allen Geräten genutzt werden. Die Daten aktualisieren sich bei Eingaben.

HumHub ist eine freie und sehr flexible Social Networking Software, die auf eigenen Servern gehosted werden kann. Das ist wichtig für Kommunen, um datenschutz-/ DSGVO-konform zu sein.

Ist das Intranet in sich geschlossen oder könnten Externe in Gruppen oder Projekte mit eingebunden werden?

Das Intranet mit den hausinternen Meldungen, Veröffentlichungen, Mitarbeiterverzeichnis, Bibliothek, Formularen, usw. ist für Externe Personen. nicht im Zugriff.
Allerdings kann jeder Externe per Mail auf HumHub in angelegte Spaces eingeladen werden. Das wird von unseren Mitarbeitern gut genutzt.

Beispiele aus der Praxis: Die Kollegen aus dem Gebäudemanagement legen einen Space für ein Bauvorhaben an, ziehen die externen Planer, Ingenieure und Architekten darauf und schieben die Pläne als Datei hin und her.
Der Sportsachbearbeiter legt für die Sporthallen Spaces an, zieht die Vereine drauf und in den Spaces werden die Belegungen, Schließungen, etc. untereinander direkt geregelt.

Vorteile der Spaces: direkte Kommunikation, Dateiaustausch, keine Mails mehr erforderlich.

Als Erfahrungsträger steht oliver.kasties@goslar.de, Tel. 05321-704400 zur Verfügung.

Nextcloud

Nextcloud (https://nextcloud.com/de/sharing/)  ist eine Plattform, die auf verschiedene Weisen die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team fördert. Im Kern ist Nextcloud eine Plattform, die das Sharing und Synchronisieren von Dateien ermöglicht. Mittlerweile lässt sie sich aber mit diversen Apps ergänzen, wie z. B. mit Talk: eine App für Webkonferenzen. Oder Deck, die einem Team die Kommunikation über ein Kanban-Board zur Verfügung stellt. Eine Benutzerverwaltung steuert die Zugangsrechte, so dass mehrere Teams verwaltet werden können. Zusätzlich lassen sich viele dieser Serverdienste auch über eine mobile App nutzen. Nextcloud ist Open Source Software und kann auf eigenen Servern installiert werden oder man nutzt die Angebote kommerzieller Anbieter.

1. Files

Weitere Informationen dazu unter https://youtu.be/W1-W5KTWNdM

2. Talk (Webkonferenz)

Weitere Informationen dazu unter
https://nextcloud.com/de/talk/
https://apps.nextcloud.com/apps/spreed

3. Deck (Kanban-Board)

Weitere Informationen dazu unter https://apps.nextcloud.com/apps/deck

Hinweise zur DSGVO sind hier zu finden: https://nextcloud.com/de/gdpr/

Scrumlr

Scrumlr ist eine smarte, webbasierte Anwendung, die eine Zusammenarbeit auf digitalen Pinnwänden ermöglicht und wird im Abschnitt https://agile-verwaltung.org/digitale-plattformen-der-kollaboration-tools-chats-abstimmungen-wissensaustausch/ beschrieben.

Edge storage

Wer kann hierzu berichten?

rocket.chat

Wer kann hierzu berichten?

Owncloud

Wer kann hierzu berichten?

Kopano

Wer kann hierzu berichten?

onlyoffice

Wer kann hierzu berichten?

SuperNode P2P Node Computing

Wer kann hierzu berichten?

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