Digitale Plattformen der Kollaboration: Tools für Teamboards

Diese Seite enthält Informationen über Software-Produkte, die den Teams in der öffentlichen Verwaltung die Kollaboration in Zeiten von Corona das Arbeiten im Homeoffice gewährleisten sollen.

Unser Anspruch: Wissen teilen und gemeinsam besser werden

Für uns als Forum Agile Verwaltung ist es wichtig, dass diese Seite öffentlich ist. Wir wollen die von uns gesammelten Informationen nicht nur unseren eigenen Mitgliedern zur Verfügung stellen, sondern allen Kolleg*innen in Verwaltungen. Der solidarische Austausch macht uns schnell und stark.

Wir fangen jetzt an. Die Informationen sind unvollständig; vielleicht sind sie nicht 100%ig korrekt. Unsere Leser sind darauf angewiesen, dass unsere Leser die Seite gemeinsam weiterentwickeln.

Stand: 02.04.2020

Abschnitt 2: Tools für Teamboards

Anforderungen zu Tools für Teamboards

Die Anforderungen müssen noch weiter definiert werden. Helfen Sie mit.

Anfo-Nr.KategorieAnforderung
1ComplianceEs muss möglich sein, alle Daten
in der EU hosten zu lassen. (DSGVO-Konformität)
2ComplianceDie Anwendung der Datenschutz-Standards muss einklagbar sein.
3ComplianceDie Software ist webbasiert. Ihr Anwendung erfordert keine Installation von Softwarebausteinen auf den Clients der Anwender.
FunktionalitätDie Software kann als Applikation installiert werden, um auf dem laufenden Stand zu bleiben.
4FunktionalitätDer Zugriff ist auch von mobilen Endgeräten möglich.
5DatenschutzDie Software benötigt keine Anpassungen an den Einstellungen der Firewall.
6VernetzungsgradDie Organisation kann auch externe Teilnehmer einladen, die nicht zur federführenden Organisation gehören und keine Lizenz der Software haben.
7VernetzungsgradDie Software ist entweder kostenlos oder mit einer (nicht sehr teuren) Unternehmenslizenz erwerbbar. Das ist Voraussetzung, um Anforderung 5 zu erfüllen.
8FunktionalitätEs können verschiedene Boards angelegt werden. Ein Board entspricht zum Beispiel einem Prozess oder einem (großen) Projekt. Zu einem Board können beliebig viele Personen zugelassen werden. Eine Person kann verschiedenen Boards angehören.
9Funktionalität Es können Aufgaben in verschiedener Granularität dargestellt werden, bspw.
Projekt –> Meilenstein –> Aufgabe
oder
Epic –> User-Story –> Task.
Dabei können 1:n-Beziehungen dargestellt werden, dh. es gehören n user-Stroys zu einem Epic und m Tasks zu einer User-Story.
10FunktionalitätDie Aufgaben können Personen zugeteilt werden. Evtl. kann man mehrere Personen auswählen, aber immer nur eine ist „Aufgabeneigner*in“.
11FunktionalitätJede Person kann sich Aufgaben, an denen sie beteiligt ist und/oder bei denen sie Aufgabeneigner*in ist, anzeigen lassen (Filterfunktion), und dies Board-übergreifend.
12FunktionalitätJeder Anwender kann einer Aufgabe Dokumente und Dateien hinzufügen. Dokumente können dann aus dem Board heraus bearbeitet werden.

Wir geben hier eine Übersicht von Tools, die wir gesammelt haben. Für weiterführende Links sind die Anbieter verantwortlich ist.

Wer hat Erfahrungen dazu und möchte diese teilen. Die Rückmeldung kann in unserer Umfrage erfolgen.

Scrumlr

Scrumlr ist eine smarte, webbasierte Anwendung, die eine Zusammenarbeit auf digitalen Pinnwänden ermöglicht.
Bei der Erstellung einer digitalen Pinnwand stehen unterschiedliche Formate, zum Beispiel für Retrospektiven und einem Lean Coffee, zur Auswahl bereit.
Der erste Benutzer ist gleichzeitig der Moderator einer Online-Session und kann gezielt Informationen und Aktionen für alle Teilnehmer ein- und ausblenden.
So erfolgt eine Moderation in drei Phasen, zwischen denen vor- und zurück gesprungen werden kann:

  • Erstellen der Inhalte oder „digitalen Kärtchen“ durch die Teilnehmer
  • Abstimmung über die Prioritäten unter den Teilnehmern
  • Gemeinsame Diskussion und gerichteter Fokus auf bestimmte Inhalte durch den Moderator

Die Anwendung richtet sich also vornehmlich an Scrum Master und alle Mitglieder von Scrum Teams.
Da das Tool gänzlich kostenfrei zur Verfügung steht und eine Benutzer-Registrierung nicht erforderlich ist, fällt ein Einstieg besonders leicht.

Bei der Erstellung von „Public“ Boards, können alle Teilnehmer über eine URL beitreten. Werden diese Boards als „Privat“ klassifiziert, gewinnt man zwischen allen Teilnehmern eine kryptografisch sichere Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Inhalte und als Moderator kann der Beitritt neuer Teilnehmer akzeptiert und abgelehnt werden.

Infos zu Scrumlr

Die Applikation wurde von einem intrinsisch hoch motivierten Team, bestehend aus Software Entwicklern und Designern, für den eigenen Bedarf im IT Projektgeschäft implementiert und sukzessive um die Wünsche der stetig wachsenden Community erweitert. Bis auf Weiteres steht Scrumlr gemeinnützig zur Verfügung und wird mit Liebe zum Detail als Open Source-Projekt auf GitHub weiterentwickelt.

FAQ zu Scrumlr hier

BigBlueButton

BigBlueButton ist ein Tool nicht nur für Teamboards, sondern auch für Konferenzen, für Chats, Abstimmungen Wissensaustausch und ein Tool für die Lehre. Es wird im Abschnitt https://agile-verwaltung.org/digitale-plattformen-der-kollaboration-konferenztools/ beschrieben.

Meistertask

Meistertask hat seinen Hauptsitz in Deutschland. Laut Eigenauskunft werden alle Daten auf Servern in Frankfurt a.M. gehostet (Information zum Datenschutz: https://www.meistertask.com/de/security). Damit dürften die Anforderungen 1 und 2 erfüllt sein.

Meistertask ist rein webbasiert. Es erfordert keinen Download von Softwarebausteinen (Anfo 3).

Es gibt eine kostenlose Basisversion, die schon sehr viele Features anbietet. Beschränkungen gibt es bei der Anzahl der Boards, die man dann parallel anlegen kann.

Screenshot von einem Meistertask-Board

Meistertask kennt keine unterschiedlichen Granularitäten von Aufgaben. Man kann Boards anlegen, innerhalb der Boards Spalten und in den Spalten Aufgaben. Aber es ist nicht möglich, Aufgaben zum Beispiel als Epics, User Storys und Tasks zu deklarieren und aufeinander zu beziehen. Um dieses Problem zu lösen, haben wir uns in einigen Projekten eine Nummersystematik ausgedacht: „1“ ist die Nummer eines Epics, „1-1“ ist eine dazu gehörige User Story und „1-1-1“ eine Aufgabe zur Story.

Eine Aufgabenkarte in Meistertask

Ansonsten kann man sich mit Meistertask gut organisieren. Zuerst einmal landet jeder bei der Anmeldung auf einem Dashboard, das ihm u.a. alle Aufgaben anzeigt, für die er zuständig ist – quer über alle Boards, auf denen er vertreten ist.

Dann kann man eine Aufgabe jemandem als Verantwortlichem zuweisen. Man kann weitere Personen als „Beobachter“ hinzufügen. Man kann eine Checkliste mit Einzelschritten anlegen (allerdings dann den Checklisten-Einträgen keine unterschiedlichen Verwantwortliche zuordnen). Man kann Dateien („Anhänge“) einer Aufgabe als Anlage zuordnen (und diese Dateien können andere dann downloaden; eine Bearbeitung ist allerdings nicht möglich). Man kann schließlich eine Liste von Kategorien („Tags“) selbst erstellen (für jedes Board eine eigene Liste) und jede Aufgabe taggen (mit Mehrfachauswahl).

Schließlich kann man Meistertask auch mit vielen anderen Tools verknüpfen, z. B. mit Slack. Dann erscheint z. B. die Zuweisung einer Aufgabe zu einer Person als Message in Slack.
Information zum Produkt: https://www.meistertask.com/de

Verfasser: Wolf Steinbrecher, Forum Agile Verwaltung. E-Mail: wolf.steinbrecher[ätt]agile-verwaltung.org, mobil +49 173 2672249.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein Collaborationtool und wird im Abschnitt https://agile-verwaltung.org/digitale-plattformen-der-kollaboration-tools-chats-abstimmungen-wissensaustausch/ beschrieben.

HumHub

HumHub ist ein Social Intranet und wird im Abschnitt https://agile-verwaltung.org/digitale-plattformen-der-kollaboration-tools-chats-abstimmungen-wissensaustausch/ beschrieben.

Stackfield

Wer kann hierzu berichten?

Informationen zum Produkt: https://www.stackfield.com/de/
Informationen zum Datenschutz: https://www.stackfield.com/de/

Trello

Wer kann hierzu berichten?

Informationen zum Produkt: https://trello.com/
Informationen zum Datenschutz: https://www.atlassian.com/de/legal/privacy-policy

Zurück zur Hauptseite