Digitale Plattformen der Kollaboration

Diese Seite enthält Informationen über Software-Produkte, die den Teams in der öffentlichen Verwaltung die Kollaboration in Zeiten von Corona das Arbeiten im Homeoffice gewährleisten sollen.

Die Situationen, in denen sich Mitarbeiter in Verwaltungen befinden und für die sie Lösungen suchen, sind unterschiedlich:

  1. Ein Team sucht Möglichkeiten, in Zeiten des Homeoffice den Teamzusammenhalt zu wahren. Also erst einmal kollektive Besprechungen abhalten zu können. Vor ähnlichen Situationen stehen Gremien. Im ersten Abschnitt konzentrieren wir uns auf diesen Bedarf. Das sind Konferenztools, die das Abhalten von Teamsitzungen, Projektgruppen und Gremien ermöglichen. Unter Konferenztools verstehen wir, Tools zum Beispiel für Videokonferenzen. Reine Telefonkonferenzen werden hier nicht behandelt.
  2. Eine andere Situation ist die einer IT-Abteilung, die für ihre gesamte Verwaltung eine integrierte Plattform für Arbeitsplanung und Wissensaustausch sucht. Also Einzeltools oder auch eine Kombination von Aufgabenboards für Teams, Chatfunktionen à la WhatsApp (einschließlich Diskussionsrunden, Abstimmungen) und Dokumentenablage oder -austausch. Diese Anforderungen wollen wir in den Abschnitten „Tools für Teamboards“ und „Tools für Chats“ darstellen. Dort wird auch jeweils geprüft, inwieweit das Tool Dokumentenaustausch zulässt. (Reine Ablagesysteme oder DMS-Software ist hier kein Thema.) Kombinierte Plattformen wie Microsoft Teams oder Stackfield kommen dann in verschiedenen Abschnitten vor, jeweils bezüglich einer Teilfunktion.
  3. Lehrende an Hochschulen, Verantwortliche für Medientechnologie und Hochschuldidaktiker arbeiten daran, den Lehrbetrieb auf online-Vorlesungen umzustellen. Das interessiert vielleicht auch Personalabteilungen, die den Mitarbeiter*innen in den Homeoffices Fortbildungen anbieten möchten, um so auch den inhaltlichen Zusammenhalt zu stärken. Bei den Hochschulen gibt es bereits sehr gute Angebote für unterschiedliche Lerninhalte. Schaut Euch doch bei Interesse an, wie sich die Hochschulen austauschen und was hier entwickelt wird, (dazu unten auch einige Links).

Ein weiterer Unterschied besteht bezüglich der Option „Selbst hosten“ oder „Lieferanten beauftragen“. Es gibt große Verwaltungen mit einer schlagkräftigen IT, die Applikationen auf jeden Fall selbst hosten wollen. Es gibt andere, die das gar nicht leisten können und Lieferanten mit der Bereitstellung der Software beauftragen wollen. Die Frage, welche dieser Optionen bei einer Software möglich ist, stellt ein wichtiges Auswahlkriterium dar.

Unser Anspruch: Wissen teilen und gemeinsam besser werden

Für uns als Forum Agile Verwaltung ist es wichtig, dass diese Seite öffentlich ist. Wir wollen die von uns gesammelten Informationen nicht nur unseren eigenen Mitgliedern zur Verfügung stellen, sondern allen Kolleg*innen in Verwaltungen. Der solidarische Austausch macht uns schnell und stark.

Wir fangen jetzt an. Die Informationen sind unvollständig; vielleicht sind sie nicht 100%ig korrekt. Unsere Leser sind darauf angewiesen, dass unsere Leser die Seite gemeinsam weiterentwickeln.

Andere sammeln auch gerade Informationen. Zum Beispiel:

Wenn ihr weitere Hotspots des Informationsaustauschs kennt, meldet sie uns, damit wir sie hier einfügen können. Unserer besonderer Anspruch als FAV besteht darin, für etwas Struktur zu sorgen (deshalb haben wir eine eigene Redaktion zum Thema gebildet). Das heißt, wir möchten vom Nutzen ausgehen und dann erst zur Technik kommen. Deshalb haben wir an den Anfang jedes Themas einen Anforderungskatalog gesetzt. Und der ist immer von der jeweiligen, unterschiedlichen Bedarfslage desjenigen abhängig, der nach Infos sucht.

Stand: 30.03.2020

Unterschiedliche Lösungen für den jeweiligen Bedarf

Die unterschiedlichen Bedarfe haben wir in 4 Kategorien eingeteilt und stellen die entsprechenden Informationen zur Verfügung. Helfen Sie mit, dass diese Sammlung weiter wächst.

Umfrage zu digitalen Plattformen

Abschnitt 1: Konferenztools

Abschnitt 2: Tools für Teamboards

Abschnitt 3: Tools für Chats, Abstimmungen, Wissensaustausch

Abschnitt 4: Tools für Online-Lehre

Hinweise zur Umsetzung

Digitale Tools sind gut und wichtig. Sie richtig einzusetzen ist die hohe Kunst. Stellen Sie sich daher die Fragen: Was möchte ich damit erreichen oder fördern? Was möchte ich dadurch weiterentwickeln? Was möchte ich dadurch zukünftig nicht mehr machen.

Digitale Tools bringen durchaus auch weitere Schnittstellen mit sich. Machen Sie sich daher auch Gedanken, wie der „rote Faden“ durch Ihre Tools aussieht. Aufgaben, Dateiablage, Aufgabenboard, Kommunikationsplattform und vieles mehr lassen sich besser nutzen, wenn der „rote Faden“ klar und transparent ist. Nur so erreichen Sie einen echten Mehrwert.

Unabhängig davon sind folgende Eckpunkte sehr hilfreich:

  • Digitale Tools unterstützen unsere Zusammenarbeit.
  • Digitale Tools müssen uns mehr zeitlichen Spielraum geben.
  • Digitale Tools professionalisieren unsere Organisation.
  • Digitale Tools ersetzen nicht unsere echte Kommunikation.

Weitere Überlegungen findest ihr auf der Seite https://agile-verwaltung.org/digitale-plattformen-strategien-zur-anwendung-und-einfuhrung/