FAV-Frühjahrskonferenz „Agile Verwaltung 2021“ am 18. Mai 2021 in @ttlingen – Dokumentation

Die Konferenz stand unter dem Motto „ZWISCHENRÄUME NUTZEN“.

Insgesamt haben wir knapp 20 Themen in vier Zeitslots à 60 Minuten angeboten.

Das Programm

Als pdf könnt ihr das Programm hier herunterladen:

Die Sessions im Einzelnen

Die folgende Liste enthält genauere Informationen zur den angebotenen Sessions. Zu jeder Session ist das Miroboard hinterlegt, auf dem die Referent:innen ihre Referate und Materialien anpinnen konnten und auf denen auch zum Teil in den Workshops gearbeitet wurde.

[01] WÖKolution – jenseits einer agilen Transformation. Ein Praxisbericht
Vortragende: Dr. Rudi Suchant, Judith Ehrlacher, Prof. Ulrich Schraml, FVA-Wildtierinstitut Freiburg, Stefan Bald (K&P)
Agile Ansätze wollen Organisationen beweglicher machen und beschränken sich zumeist darauf, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Das Beispiel WÖKolution zeigt, wie sich eine Organisation agil-evolutionär aus sich selbst heraus gestaltet hat und auf die Zukunft ausrichtet.
Hintergrund: Das FVA-Wildtierinstitut der Forstlichen Versuchs- und Forschungsanstalt Baden-Württemberg (FVA) ist eine stark wachsende Organisationseinheit in einem öffentlichkeitswirksamen und politisch spannenden Themenfeld mit stark divergierenden Perspektiven und Interessen. Die wohl bekanntesten Themenbeispiele sind u.a. Luchs, Wildkatze, Wolf und Auerhuhn. Zur Bewältigung der wachsenden Aufgaben bei wildtierökologischen Fragestellungen und Herausforderungen wurden Stellen unterproportional zu den Anforderungen aufgebaut (aufgrund der Tatsache, dass die Anforderungen ein schnelleres Wachstum zeigten). Der Großteil der heute mehr als 50 Beschäftigten ist über zeitlich begrenzte Projektmittel finanziert. Eine weitere Unterstützung in der Erledigung wichtiger Aufgaben erfolgt durch Praktikant*innen.
Wichtige Aufgaben müssen mit Ressourcen bewältigt werden, die einer strukturellen Instabilität unterliegen und deren Kompetenzen immer wieder neu aufgebaut werden müssen. Die Erarbeitung einer nachhaltigen Stabilität in Strukturen und Prozessen gelingen nur aufgrund einer ideologisierten Haltung der Beteiligten und insbesondere der Führungspersönlichkeiten. Dieser Idealismus muss kulturell stetig gefördert und gefordert werden.
Inhalt: Im Fokus des Vortrages stehen die Herausforderungen in der WÖKolution und ihre erprobten Lösungsansätze:
Woran richtet sich eine Organisation aus, wenn die Zukunft nicht mehr planbar ist?
Welche Führungs- und Organisationsform ist geeignet, um sich den ständigen Veränderungen nicht nur anzupassen, sondern sie mitzugestalten?
Wie gelingt es Arbeitsbedingungen zu schaffen, die Mitarbeitende begeistern, dass sie eigenverantwortlich arbeiten?

Link zum Miroboard: https://miro.com/app/board/o9J_lF-2BjQ=/

[02] Abteilungsorganisation mit dem digitalen Kanbanboard – ein Praxisbeispiel der Stadt Heidelberg
Referentinnen: Mitarbeiterinnen der Abteilung Strategische Personalentwicklung und Changemanagement bei der Stadt Heidelberg
Die Abteilung Strategische Personalentwicklung und Changemanagement nutzt ein digitales Kanbanboard, um sich zu organisieren und jederzeit aktuell zu sein, was in der Abteilung läuft. Die Kolleginnen zeigen, wie sie die gesamten Aufgaben, Besprechungen und Themen der Abteilung auf dem Kanbanboard gemeinsam organisiert haben und wie das Board dazu dient, sich selbst und gegenseitig auf dem Laufenden zu halten und Informationen zu dokumentieren. Das Board ist so eine gute Unterstützung für die tägliche Arbeit, auch aus dem homeoffice, für Vertretungsfälle und zum Nachschauen, was besprochen wurde, was ansteht oder bereits erledigt ist.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFAS7XE=/

[03] Agiles Steuerungsmodell der Zukunft. Eine Vision als Wimmelbild
Peter Bauer, FAV
Wolf Steinbrecher, FAV
Ist es nicht seltsam, dass in unserer Demokratie Verwaltungen aller Ebenen landauf, landab noch immer noch streng hierarchisch aufgebaut sind? Mit den altbekannten Problemen wie Silostrukturen, Flaschenhals-Führung, Bürger*innen am Katzentisch. Geht es auch anders? Wie könnte ein Agiles Steuerungsmodell aussehen? Über diese Fragen wollen wir anhand eines Wimmelbilds mit euch diskutieren.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFAXcpU=/

[04] Kaizen – die Philosophie des permanenten Lernens und Weiterentwickelns als Teil der agilen Verwaltungskultur
Thomas Michl, FAV
Eine der Kernideen des Lean Managements, die sich auch in der agilen Welt als fester Bestandteil wiederfindet, ist die Idee des Kaizen. Kaizen, dieses Wort ist aus dem Japanischen entlehnt und bedeutet in etwa Veränderung, Wandel zum Besseren. Wie lässt sich Kaizen in den Alltag der öffentlichen Verwaltung übertragen? Was braucht es, um dem Anspruch gerecht zu werden? Ein Diskussionsimpuls für die Verwaltungspraxis.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFAViuM=/

[05] Verwaltung auf dem Weg ins Agile – wie kann man den Zwischenraum nutzen?
Birgit Lotz, Stadtbücherei Frankfurt am Main
Als großer Fan von Retrospektiven, führe ich seit einiger Zeit welche durch. Nicht systematisch, sondern um von Zeit zu Zeit in Teams die Zusammenarbeit zu beleuchten und natürlich zu verbessern. Kurzreferat: Was sind Retros? Warum finde ich sie gut? Konkrete Beispiele aus meiner Praxis (Zentrale Bibliotheken einer Großstadtbibliothek).

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFAVi1I=/

[06] Mehr Gleichberechtigung in Meetings
Lila Sax dos Santos Gomes, FAV
„Wer protokolliert?“ Schweigen. Wer kennt das nicht, die kurze Pause am Anfang des Meetings, bevor Frau zum Stift greift. Nicht nur protokollieren wird eher von Frauen übernommen, Männer reden mehr und länger in Meetings, unterbrechen Frauen und delegieren Aufgaben. Wie wir agile Methoden nutzen können, um für mehr Gleichberechtigung in Meetings zu sorgen, ist das zentrale Anliegen des Workshops.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFAeyrY=/

[07] «Paralleluniversum Projektwelt» – Was Koexistenz und Zwischenräume zw Projekten und Regelorganisation so schwierig macht …
Veronika Lévesque, FAV
„Projekte sind wie Handwerker und Familienbesuch: Es freut einen ja schon, wenn sie kommen – und doch halt noch mehr, wenn sie endlich wieder gehen.“ .
Dafür gibt es diverse Gründe. Und Erfahrungen. In einer Mischung von Methodik, Erfahrung, KnowHow und offenen Fragen, Herzeigen und Austausch soll in diesem Workshop der Zwischen(t)raum gemeinsam abgeschritten und bespielt werden.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lEMCaW8=/

[08] Führung in der agilen Verwaltung
Prof. Dr. Anja Seng und Corinna Höffner, ifpm Institut für Public Management der FOM Hochschule
Die öffentliche Verwaltung arbeitet zunehmend agil. Doch erfordern agile Arbeits- und Organisationsweisen auch gewisse Voraussetzungen und Rahmenbedingungen. Die Akteur*innen im Forschungsprojekt „AgilKom“ erproben hierzu agile Arbeitsformen in der öffentlichen Verwaltung und teilen in der Session ihre bisherigen Erkenntnisse. Gemeinsam wird mit den Teilnehmenden diskutiert, welche Erwartungen an Führung und Führungskräften in einer agilen Arbeitsumgebung bestehen.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFASDWk=/

[09] Let‘s talk about … Scrum
Anpassung des Frameworks für die Projektarbeit in Verwaltungen. Ein Praxisbericht.
Peter Bauer, FAV
Lässt sich das Scrum-Framework, das eigentlich für IT-Projekte gemacht wurde, gewinnbringend in der Verwaltung einsetzen? Oder anders: Wie muss man Scrum anpassen, damit es der Verwaltung hilft, Projekte mit veränderlichen Rahmenbedingungen oder nicht genau beschreibbaren Zielen erfolgreich zu meistern?

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFAaeYo=/

[10] Integrierte Stadtentwicklungsprojekte als agile Vorreiter in Verwaltungen?
Lucyna Zalas, Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens; Silke Faber, Promovendin TU Wien, Institut für Raumplanung

Integrierte Stadtentwicklungsprojekte sind nicht nur eine fachliche Querschnittsaufgabe, sondern erfordern komplexe Aushandlungsprozesse zwischen den multiplen Akteurssphären aus Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft. Das Arbeitsfeld der Stadtentwicklung zeigt durch die originär interdisziplinäre und integrierte Aufgabe die Möglichkeit auf Erfahrungen mit differenzierten Formen der Zusammenarbeit zurückzugreifen und beispielsweise durch die Erprobung agiler Prozessgestaltung Erfahrungen für andere Prozesse und Projekte zu generieren.
Die Praxis zeigt, dass die internen Strukturen der Verwaltung und die von der Verwaltung ausgehende Gestaltung der Prozessschnittstellen große Bedeutung für den Projekterfolg haben. Viele der in der Praxis von integrierten Stadtentwicklungsprozessen auftretenden Herausforderungen gleichen denjenigen, die Befürworter der Agilen Prinzipien in ihrem Umfeld lösen wollen und auch die Lösungsansätze sind vergleichbar: Stärkung der Transparenz des Prozesses, nachvollziehbare Zwischenschritte (Zeit/Dauer), Notwendigkeit crossfunktionaler Teams und Querschnittsrollen als Lösung für Linie und Ressort, die Beziehung zur Politik als Business Owner, regelmäßige Retrospektiven zum Wissenstransfer und Anpassung der ‚Visionen‘ bzw. Ziele an aktuelle Rahmenbedingungen sowie Verstetigung von guter Praxis.   

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFAZsnU=/

[11] Lasst uns das Vakuum zwischen IT-Techniker und Fachexperten füllen!
Eine (Prozess-getriebene) Vision.
Michael Sost, Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin
Der Wunsch nach besseren und auch effizienteren Dienstleistungen erfordert eine neue Sicht auf das (IT-)Management: Der Weg ins Agile kann zwar schrittweise erfolgen, das Management muss dazu aber die Leitplanken neu justieren. Ein paar Gedankenanstöße eines Praktikers.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFAZs3w=/

[12] Innovation Labs im Einsatz in Verwaltung – Zwischenergebnisse & Best Practices
Sascha Stutzenberger, Falk Golinsky, FAV
Mit Berichten der Stabsstelle für Verwaltungs- und Managemententwicklung bei der Stadt Karlsruhe und iLAB, der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung.
Unbeständigkeit, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit prägen den Kontext öffentlicher Verwaltung. Um in einer turbulenten Umwelt auch weiterhin erfolgreich planen und handeln zu können, benötigt es innovative Ansätze und das Beschreiten neuer Wege.
Innovation Labs als relativ junge Entwicklung in Staat und Verwaltung bieten außerhalb der klassischen Linienorganisation einen Raum für die Integration von Agilität und Innovation in Verwaltungshandeln, um einerseits Antworten auf Herausforderungen geben zu können und andererseits beim Ausschöpfen neuer Möglichkeiten behilflich zu sein.
Wie sich der Einsatz von Innovation Labs im Verwaltungsalltag gestaltet, welche Erfahrungen diesbezüglich zu verzeichnen sind und welche Best-Practice-Beispiele dabei identifiziert werden können, werden wir im Rahmen der Session thematisieren.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFAajN8=/

[13] Datenkompetenz in den Verwaltungsalltag implementieren
Prof. Dr. Christian Schachtner, IUBH Internationale Hochschule
Digitale Kompetenzen müssen zunehmend auch als Verwaltungsmitarbeiter mit nichttechnischem Hintergrund beherrscht werden, um aktuelle Transformationsthemen wie dem Einsatz von KI, RPA, Data analytics, maschine Learning, Prozessautomatisierung etc. umsetzen zu können. Neben einfachen Programmierungen in z.B. der Gestaltung intelligenter Formularassistenen können auch deep learning und predicitve Analytics auch komplexe Prozessketten autonom durch Botsysteme erledigt werden. Die Aufgaben von Verwaltungsmanagern wird zunehmend auch die Ausgestaltung von Anwendungsszenarien und -kontexten für derartige Servicestandardisierungen.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFFnNZ4=/

[14] Von Agilen Meetups bis Speed-Netzwerken – Impulse, die Kultur schaffen?
Magdalena Maria Hoffmann und Sarah Frankenthal, Region Hannover
Erfahrungen aus dem Projekt Agile Verwaltungskultur der Region Hannover: Im Dezember 2020 hat sich die Region Hannover mit dem Projekt Agile Verwaltungskultur auf den Weg gemacht. Das Credo lautet hier: Agile Weiterentwicklung durch Impulse wie Agile Meetups und Unterstützung bestehender und geplanter Vorhaben. Doch können Impulse Kultur schaffen und wie werden Alle erreicht und eine breite Beteiligung möglich? Wir nehmen Sie mit auf den Weg der Region Hannover und freuen uns über einen spannenden Austausch.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFFnKvw=/

[15] Kompetenzen für eine moderne und digitale Verwaltung
Marvin Baldauf, KommunalCampus, Metropol-Region Rhein-Neckar

Der demografische Wandel und die Auswirkungen sind in Deutschland seit vielen Jahren in allen Lebensbereichen spürbar. Auch der öffentliche Dienst spürtdie Auswirkungen des demografischen Wandels stark, weshalb sich die öffentlichen Arbeitgeber auf allen föderalen Ebenen drauf einstellen müssen, dass die Zahl der Erwerbstätigen künftig sinkt. Der Bedarf an Personal für die Verwaltung ist seit Jahren steigend. Die öffentliche Verwaltung steht zudem auf der Suche nach entsprechendem Personal–bereits heute können offene Stellen nur schwer oder gar nicht besetzt werden.
Die Auswirkungen des Fachkräftemangels sind immer deutlicher spürbar.Über alle föderalen Ebene hinweg wurde festgestellt, dass wir einen dringenden Handlungsbedarf haben und entsprechendes Personal benötigen. Die Corona-Pandemie hat dies unterstrichen und uns vor Augen geführt, welch fundamentale Bedeutung einer funktionierenden und handlungsfähigen Verwaltung zukommt. Daher rücken der Erhalt und die gezielte Verbesserung dieser Handlungsfähigkeit aktuell zurecht immer stärker in den Fokus von Bund, Ländern und Kommunen.
Aus diesem Grund müssen wir unser Personal gewinnen, binden und entwickeln. All diese Entwicklungen haben auch Auswirkungen auf die zur Aufgabenerledigung notwendigen Kompetenzen der Mitarbeiter:innen sowohl auf Führung als auch die Zusammenarbeit. Bund, Länder und Kommunen sind in vielen Bereichen auf Fachkräfte und spezialisiertes Personal angewiesen –besonders im Bereich Digitalisierung und E-Government. Wir unternehmen große Anstrengungen, um entsprechendes Personal (beispielweise für die OZG-Umsetzung) zu gewinnen.
• Welche Kompetenzen sind für eine moderne und digitale Arbeitswelt relevant?
• WelcheZukunftskompetenzenbenötigen wir in der öffentlichen Verwaltung?
• Welche Kompetenzen benötigt Führung und Zusammenarbeit auf Distanz?
• Sprechen wir dabei von„Digitalisierungskompetenz“?

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFFqWZw=/

[16] Wohin steuert die Digitalisierung: Effizienter Obrigkeitsstaat oder effektive Bürgerorientierung?
Christiane Büchter, Universität Bielefeld; Wolf Steinbrecher, FAV

Die Umsetzung des OZG führt zu einer starken Zentralisierung der IT-Services. Auch eine Standardisierung von Prozessen wird angestrebt. Diese Entwicklung wird nicht nur durch die Förderbedingungen der Digitalisierungsprojekte befeuert; auch die Kommunen selbst fordern dieses lautstark, z.B. in Form der Dresdener Erklärung des Deutschen Städtetages.
Das Schwert ist durchaus zweischneidig. Synergien sind möglich, aber auch Behinderungen der weiteren ständigen Verbesserung.
Wir wollen uns in dieser Session mit den Folgen der Digitalisierung für die Serviceerbringer:innen (die Verwaltungsmitarbeitenden), und die Serviceempfänger:innen (Bürger:innen, Studierende etc.) auseinandersetzen. Dafür werden wir eine Reihe von Thesen und Gegenthesen vorstellen. Nur als Anregung, um in einer offenen Diskussion das Thema von verschiedenen Seiten zu beleuchten.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFr3naQ=/

[17] Initiativen zur Kollaboration mit gemeinnützigen Einrichtungen, Wirtschaft und Wissenschaft
Prof. Dr. Christian Schachtner, IUBH Internationale Hochschule
Kommunalwirtschaftliche Maßnahmen stellen Möglichkeiten dar, innovative Felder durch die Entwicklung von Geschäftsmodellentwicklung, z.B. im Bereich gemeinnütziger Daten-Netzwerke, aktiv gestalten zu können. Die nötigen Skills und das passende Mindset gilt es in statisch organisierten Verwaltungseinrichtungen zu schärfen und Reflexionsfähigkeit auszubilden, um die Gestaltungsmöglichkeiten zu erkennen.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFFjslw=/

[18] Vorstellung der Arbeitsweise der „AG Hochschulaktenplan“
Adrian Schäfer (HNEE), Beate Ochs (Uni Duisburg-Essen), Jelka Hönicke (Uni Potsdam), Kristina Rothaug (Uni Hamburg)

Viele Verwaltungen stoßen bei der Digitalisierung auf ähnliche Herausforderungen. Eigentlich würde es sich anbieten, diese Aufgaben gemeinsam anzugehen, um bessere Lösungen zu erarbeiten. Ein gutes Beispiel dafür ist die „AG Hochschul-Aktenplan“, die von Okt. 2020-März 2021 erfolgreich arbeitete. Evtl. kann die dort gefundene Arbeitsweise als Rahmenmodell herhalten, um auch andere Problemstellungen gemeinsam anzugehen.
Auf einer Webkonferenz Anfang Mai trafen sich bereits Interessentinnen aus verschiedenen Verwaltungen und erarbeiteten drei Themenvorschläge für solche Arbeitsgruppen:
* Einführungsstrategien DMS
* Vision eines digitalen Arbeitsplatzes 2035
* Erarbeitung von Teilaktenplänen zu den Bereichen Personal, Beschaffung, Finanzen sowie speziell für Hochschulen Berufungen sowie Studium und Lehre.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFFvyUc=/

[19] Austauschrunde „Beschaffungsprozesse“
Moderator: Wolf Steinbrecher
In vielen Verwaltungen stöhnen Sachbearbeiter über die Langwierigkeit der Beschaffungsprozesse.
Wir können leider nicht mit einem Fachmann auf diesem Gebiet dienen, würden aber gerne diese Session anbieten: einfach zum Erfahrungsaustausch von Interessierten. Vielleicht ergibt sich daraus die eine oder andere „good practice“ und/oder Ansätze zum weiteren Nachforschen zu diesem Thema und folgendem Austausch.

Die Session kam nicht zustande, weil 10 Minuten nach Beginn noch kein Teilnehmer beigetreten war. Auf dem Miro-Board befinden sich nur einige Vorbereitungsmaterialien.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFFvyYc=/

[20] Wo ist Waldo? Und wann ist Waldo? – ein praktischer Kommentar zur OZG-Umsetzung
Hendrik Stier (Stadt Frankfurt am Main)

Die Umsetzung des OZG ist ein komplexes, facettenreiches Unterfangen, welches den Durchstich ministerialbehördlicher Planung zu kommunaler Wirksamkeit versucht. Nach einem kurzen Impuls seid Ihr eingeladen, Eure Sicht zu teilen und Eure Fragen in den Raum zu stellen. Vielleicht können wir Waldo ein wenig den Weg aus dem Wirrwarr weisen.

Link zum Miro-Board: https://miro.com/app/board/o9J_lFFnKwQ=/

Agile Sprechstunde
Als ein neues Element haben wir dieses Jahr eine Agile Sprechstunde angeboten. Unter dem Titel „Frag den Coach“ konnten sich Teilnehmende individuell von unseren erfahrenen FAV-Kolleg:innen Christine Gebler, Falk Golinsky, Heike Eckert, Lila Sax dos Santos Gomes und Thomas Michl zu einer aktuellen Herausforderung beraten lassen. Ergebnisse wurden nicht notiert.

Unsere Partner