„Agiles Steuerungsmodell“: Die Besonderheiten des „Systems Verwaltung“

In den USA ist Präsident Joe Biden gerade dabei, dem Land eine gigantische Kehrtwende zu verordnen. /Anmerkung 1/ Mit zwei großen Wirtschaftspaketen in Höhe von mehreren Billionen Dollar will er u.a. die marode Infrastruktur des Landes zukunftsfähig machen. Nicht die Riesensummen sind so spektakulär. Sondern es ist die Neuausrichtung der Staatsziele: wieder hin zu einer aktiven Rolle des Staates und Abschied von der unter Ronald Reagan begonnenen, oft als „neoliberal“ bezeichneten und reaktiv-defensiv orientierten Staatszielvision.
Vieles spricht dafür, dass ohne eine vergleichbare Neujustierung auch Deutschland auf keinen Zukunftspfad kommen kann. Ein mögliches „agiles Steuerungsmodell“ /Anmerkung 2/ geht Hand in Hand mit neuen Zielvisionen. Das wiederum hat zur Voraussetzung, dass wir uns mit einigen allgemein anerkannten Urteilen über die Funktion der öffentlichen Verwaltung beschäftigen. Damit wollen wir hier anfangen. Wir wollen einen Blick auf das sogenannte Neue Steuerungsmodell werfen, das seit 30 Jahren die Ausrichtung insbesondere auf kommunaler Ebene in Deutschland bestimmt.

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Wir sind schon längst digital

In der jetzigen Debatte rund um Home-Office und die E-Akte gibt es viele Stimmen, die nach Wandel rufen. Wie soll der aber aussehen? Und was braucht er? In diesem Streitgespräch wollen wir unterschiedlichen Aspekte der digitalen Transformation auf den Grund gehen und ein paar steile Thesen aufstellen.

Mitdiskutiert haben: Lila Sax dos Santos Gomes, Christine Gebler und Veronika Lévesque

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Home Office/Technische Ausstattung/IT

LSdSG: Hallo Christine, Vero schön, dass ihr da seid. Wegen Corona können wir dieses Gespräch nur im digitalen Format führen aber allein die Tatsache, dass das möglich ist zeigt schon, wie weit wir gekommen sind. Auch wenn immer wieder behauptet wird, die öffentliche Verwaltung würde zu wenig machen für die digitale Transformation finde ich, dass wir durch Corona doch ziemlich weit gekommen sind.  Schaut euch mal die Zahlen an: fast 50% der Mitarbeitende im Homeoffice – das ist doch grandios und zeigt, in was für einen Wandel wir uns gerade befinden, oder nicht?

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Digitalisierung als Rolle rückwärts? Die süße Versuchung der „Standardisierung“

Durch verschiedene Anlässe bin ich in letzter Zeit auf dieses Thema gestoßen, auf ganz verschiedenen Verwaltungsebenen: Ein Amtsleiter, der seine Mitarbeiter:innen per E-Akte zu der Ordnung zwingen will, die er für sich am besten hält; ein Bundesland, das alle Landesbehörden über einen Kamm scheren will; ein anderes Landesprojekt, das (fast) alle Hochschulen des Landes zur Einführung der gleichen Software verpflichten möchte – soweit ein paar Stichworte. Was versprechen sich die Verantwortlichen davon? Und welche Folgen hat es für die E-Akten-Projekte?

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Die öffentliche Verwaltung in der VUCA-Welt: Sprechen wir über Megatrends!

Hier geht es zur Umfrage: https://wp.me/P7fSNe-2Ku

Dass irgendwann eine globale Pandemie kommen würde, war unter Fachleuten unumstritten. Schon 2012 lagen dem Deutschen Bundestag dazu Warnungen vor. Aber diese Vorausschau hatte keine Wirkung. In der Öffentlichkeit wurde darüber nicht gesprochen, und in der Folge fand keine Vorsorge statt. Daseinsvorsorge ist aber die Aufgabe der öffentlichen Verwaltung.

Jetzt droht die Gefahr, dass gerade durch die Pandemie andere grundlegende Risiken aus der öffentlichen Diskussion verdrängt werden und uns auf einmal disruptive oder gar katastrophale Ereignisse erneut unvorbereitet überraschen. Grund genug für Agilisten, sich mit diesen „Megatrends“ zu beschäftigen. Weiterlesen „Die öffentliche Verwaltung in der VUCA-Welt: Sprechen wir über Megatrends!“

Krise für Fortgeschrittene

Die Corona-Pandemie hat in kurzer Zeit mehr in Bewegung gebracht als je eine politische Bewegung, ein Gesetz oder ein Krieg. Sie hat die Welt verändert – und sie hat uns alle bewusster gemacht für die Gegenwart, für das „Jetzt“. War das Jahr ein besonders intensives Training in Sachen Agilität? Welches Fazit können wir ziehen?

Ein Beitrag von Ursula Brummack und Christine Gebler, Foto von Gerd Altmann/pixabay

Was für ein Jahr… Wer bisher nicht darin geübt war, Situationen so zu nehmen, wie sie kommen, der war dieses Jahr mitunter gezwungen, die Kontrolle abzugeben. Wir alle mussten flexibel bleiben und uns darauf einlassen, morgen andere Entscheidungen zu treffen, als sie einen Tag zuvor sinnvoll gewesen wären. Wer bisher nicht wusste, was man unter der VUKA-Welt versteht, der weiß nun, wie es sich anfühlt, denn wir alle sind derzeit Teil davon: Während die Infektionsraten sich auf ungeahnt hohem Niveau bewegen, ist ungewiss, ob man sich das Virus selbst auch einfängt, ob die Corona-Maßnahmen überhaupt helfen und wie die Situation in drei Monaten sein wird. Das Infektionsgeschehen ist nicht nur global, sondern selbst regional komplex und die Situation wirkt sich bis ins persönliche Umfeld aus, auf einige positiver als gedacht, auf Andere katastrophal.

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Ist die Digitalisierung ein Instrument des Wandels? Oder des Gewandelt-Werdens?

„Digitalisierung“ ist kein Begriff mit scharf umrissener Bedeutung wie z. B. „Dampfmaschine“ Anfang des 19. Jahrhunderts es war. „Digitalisierung“ ist ein Begriffscontainer mit einer Vielzahl an Be-Deutungen, weil Innovation in Wissensprozessen anders funktioniert als bei operativen Arbeiten in der klassischen Industriewelt. Das birgt das Risiko von Missverständnissen und Illusionen.

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Agilität in Verwaltungen: der kleine Unterschied zu Amazon & Co.

Soll die öffentliche Verwaltung von Amazon lernen? Und – das „Ja“ einmal vorausgesetzt (denn könnte es ein „Nein“ geben, das ein Lernen verbieten wollte?) – wo sollte das Lernen aufhören? /Anmerkung 1/ Anders gefragt: funktioniert Agilität im Öffentlichen Dienst grundlegend anders als in der Produktion für den (globalen) Markt?

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#AusDerAgilenMethodenkiste: Mit Meta-Retrospektiven Interessensgruppen einbinden

 

Vor längerer Zeit bin ich zufällig im Blog von Stefan Wolpers über eine Idee gestolpert: Die Meta-Retrospektive.

Worum geht es genau? Der Scrum Guide definiert zum Ende jedes Sprints ein Ereignis, dass sich Retrospektive nennt. Die Retrospektive dient der Reflexion der Zusammenarbeit im Team. D. h. externe Teilnehmer sind nicht eingebunden. So wird ein sicherer Raum geschaffen, der es dem Team erlaubt, offen über die Herausforderungen, Schwierigkeiten und Defizite im operativen Tun zu sprechen und Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln. Die Anspruchsgruppen außerhalb des Teams sind in aller Regel über den Review in den Prozess eingebunden. Allerdings wird im Review über die Ergebnisse des Sprints gesprochen und reflektiert und nicht über die Zusammenarbeit zwischen Team und Anspruchsgruppen. Diese würde den Rahmen des Reviews sprengen, der dazu dient, konkretes Feedback zum Sprintergebnis zu generieren, dass bei der Planung des Folgesprints einfließen soll.

Was fehlt, ist ein Rahmen, in dem das Team mit Vertretern der Anspruchsgruppen gemeinsam reflektiert, wie die Zusammenarbeit zwischen Team und Interessensgruppen – also den diversen Anspruchsgruppen – funktioniert. Gerade diese Schnittstellen zu den verschiedenen Anspruchsgruppen können in der Praxis erhebliche Probleme und Reibungen erzeugen, die die Produktivität das Teams schmälern. Insbesondere dann, wenn ein agiles Team in eine – eher „klassische“ Umfeldstruktur eingebunden, die mit der agilen Arbeitsweise noch nicht vertraut ist, eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Genau hier kann eine Meta-Retrospektive die Lücke schließen.

Die Herausforderung besteht meist darin, dass der Teilnehmerkreis einer Meta-Retrospektive schnell sehr groß werden kann. Wie haben es nicht mit einem klar abgegrenzten Team mit maximal 9 Personen zu tun, sondern mit einem deutlich größeren Kreis von Personen. Schnell kommt man auf einen Teilnehmerkreis 15 und mehr Vertretern der unterschiedlichen Fraktionen. Da es in einem großen Plenum mit mehr als 8 Personen schwierig ist, produktiv ergebnisorientiert zu arbeiten, bieten sich – auf Gruppenarbeit basierende – Moderationstechniken an. Die Meta-Retrospektive sollte daher sehr gut vorbereitet sein und von einem erfahrenen Moderator begleitet werden, der auch die Fallstricke entsprechender Gruppendymamiken einordnen kann.

Auch bei der Meta-Retrospektive bietet sich an, sich an den fünf Phasen einer Retrospektive zu orientieren. Die Eröffnung erfolgt dann zum Beispiel im Plenum über ein Stimmungsbild in Form eines Raumdiagramms. Danach werden Gruppen bis zu acht Personen gebildet, die in die Phasen 2 und Phasen 3 jeweils reflektieren. Die Aufgabenstellung orientiert sich meist an den den entsprechenden Fragestellungen, wie wir sie in der Team-Retrospektive zur Anwendung bringen: Wobei der Fokus insbesondere auf der Zusammenarbeit liegt. 

Hilfreiche methodische Ansätze finden sich zum Beispiel im Methodenkoffer der Liberating Structurs. Aber auch die Bearbeitung mit Großgruppenmoderationstechniken wie World Café bietet sich an. 
Da Meta-Retrospektiven aufwendiger sind, macht es wenig Sinn, sie in derselben Häufigkeit stattfinden zu lassen, wie im Falle einer Team-Retrospektive. Trotzdem bietet sich an, diese regelmäßig durchzuführen, beispielsweise einmal im Quartal oder beim Erreichen eines „Meilensteines“. Es gibt immer etwas, was man verbessern und weiterentwickeln kann – auch in der Zusammenarbeit.

Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen

Alle klagen ja über die große Distanz bei diesen unumgänglichen Videokonferenzen. „Die Kaffeeküche fehlt.“ – „Wo bleiben die Klönschnacks auf dem Flur?“

Na ja. Auch bei diesen Präsenzmeetings – 1000 Jahre her – war nicht alles so rosig. Da gab es auch „Distanz“ – aber andere Arten von Distanz. Und die kann man jetzt auf den Videokonferenz-Plattformen teilweise leichter überwinden als vorher: Man muss sich nur der Möglichkeiten unserer neuen digitalen Tools bewusster werden. Weiterlesen „Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen“

Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?

Wir vom FAV haben einige Webinare durchgeführt unter dem Motto „Erst die Strukturen, dann die Tools“. Von vielen Teams kommen nämlich aktuell Hilferufe der Art „Wir haben bei uns jetzt ganz schnell Slack eingeführt, damit wir aus dem Homeoffice austauschen können. Und schon nach kurzer Zeit findet niemand sich mehr zurecht.“ Aber wie kommt es dazu, dass „spontan“ aufgesetzte Tools ganz schnell in die (gefühlte) Unübersichtlichkeit führen? Das kennen wir ja auch schon von Windows-Servern und leider oft auch von neu eingeführten E-Akten und DMS.

Es lohnt sich, einen Blick auf die Ursachen dieses schnell angerichteten Struktursalats zu werfen. Das gibt uns Hinweise, es besser zu machen. Weiterlesen „Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?“