Seminar 2017-01: Die E-Akte agil einführen

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Das Ziel: die E-Akte produktiv nutzen!

Das eGovernement-Gesetz des Bundes lässt viele Verwaltungen die Einführung einer digitalen Akte (E-Akte) planen. Viel Aufmerksamkeit wird dabei technischen Fragen wie Signierung und Revisionssicherheit gewidmet.

Aber die Herausforderung des Projekts liegt woanders. Die Mitarbeiter müssen davon überzeugt sein, dass die E-Akte sie bei ihrer Arbeit unterstützt. Es geht darum, die E-Akte produktiv zu nutzen und nicht nur gesetzliche Vorgaben notgetrieben abzufrühstücken.

Agile Projektmethoden

Die Einführung eines DMS ist deshalb kein IT-, sondern ein Orga-Projekt. Die digitale Vorgangsakte bildet, gewinnbringend umgesetzt, nicht nur bisherige Papier- und E-Mail-Abläufe besser ab. Sondern diese Abläufe selbst ändern sich radikal  – und dann auch extrem stressreduzierend!.

Aber dafür ist die Einbindung der künftigen Anwender von Anfang an unabdingbar. (Projekte, die das vernachlässigen, scheitern oft.) Was wiederum die Anwendung agiler Projektmethoden – abweichend vom herkömmlichen Vorgehen bei der Lastenhefterstellung – angeraten sein lässt.

Seminarinhalte

  • Ablauf eines Projekts im Überblick
  • Einführung in die agilen Projekt-Methoden
  • Ein Projektteam zusam­menstellen: Auswahl von Pilotabteilungen und Pilot­prozessen.
  • Prozesse optimieren mit DMS: Prozess­orientierung, Normwortlisten, schlanke Berechti­gungsstrukturen.
  • Anpassung des kommunalen Aktenplans an die eigene Verwaltung
  • User Storys und Musterlastenheft (auf Grundlage des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“)
  • Ein Drehbuch für die Bieterpräsentationen
  • Agile Vertragsgestaltung mit Software-Herstellern (EVB-IT „agil“)
  • Lösungen realisieren und testen

 

Zu Ablauf und Umfang siehe unten „Agile Trainingsmethoden“.

Zielgruppen

Führungskräfte, IuK-Leiter, Orga-Verant­wortliche, Projektleiter, Stabsstellen für Verwaltungsmodernisierung

Trainer

Wolf Steinbrecher
Wolf Steinbrecher

Wolf Steinbrecher hat das Prozessorientierte Ablagesystem (PAS) entwickelt. Mitgründer des Forums Agile Verwaltung.

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Jan Fischbach ist Organisationsberater bei der Common Sense Team GmbH und Trainer für Scrum Events (HLSC GmbH).

Zeit, Umfang, Ort, Kosten

Termin Frühjahr/Sommer 2017:

10. und 11. Mai 2017 (Präsenz)

1. Mai – 24. Juni 2017
(6 Wochen Umsetzungssprints mit E-Learning-Plattform)

28. Juni 2017 (Präsenz)

Umfang:

Rechnen Sie mit  etwa zwei Stunden Auf­wand pro Woche während der Um­set­zungs­sprints. Die Ge­samt­leistung des Trainings beträgt ca. 4,5 Tage.

Ort: Frankfurt am Main, Tagungshotel Spenerhaus

Termin Herbst 2017:

27. und 28. September 2017 (Präsenz)

21. November 2017 (Präsenz)

Dazwischen 6 Umsetzungssprints mit E-Learning-Plattform.

Ort: Köln

Kosten jeweils:

988 € incl. 19% Umsatzsteuer, Unterlagen und Verpflegung.

 

Fragen und Anmeldung

Benötigen Sie weitere Auskünfte oder wollen Sie sich anmelden? Dann schicken Sie eine E-Mail an forumagileverwaltung{ät}gmail.com oder rufen Sie uns an unter +49(0) 0172 7998349 (Frau Köhler-Schleith).

Download der Seminarankündigung als Flyer: flyer-aav-agile-einfuehrung-der-e-akte

Agile Trainingsmethoden

Jedes Seminar wird von zwei Trainern durchgeführt. Nur so können wir die Teilnehmenden optimal begleiten.

 Ablauf:
  • 2 Tage Einstiegstraining mit theoretischem Input und praktischen Übungen.
  • Ein Umsetzungsblock von 6 Wochen, in denen die Teilnehmer die Kenntnisse in sechs praktischen Aufgaben umsetzen. Dabei schalten sie sich regelmäßig auf  einer E-Learning-Plattform zusammen und werden von den Trainern unterstützt.
  • 1 Tag Follow-up-Training.

In unseren Trainings verwenden wir eduScrum.

Wir lehren nicht nur Agilität, sondern wir lehren sie agil – als pädagogischer Doppeldecker.

Wir begleiten die Umsetzung in den Orga­nisationen der Teilnehmer. Sie können uns nach einem Training kontaktieren, wenn Sie auf Hindernisse stoßen und Fragen haben.