Produktiver mit ergebnisorientiertem Aufgabenmanagement

Knowing what outcome you want, will enable you to focus what matters and escape the whirlwind of activity that too often made nowhere fast.

Aus: Peter Bregmann (2011), 18 Minutes, S. 37

Während sonst bisher im Blog die „große“ Organisation thematisiert wurde, geht es mit dem heutigen Blogbeitrag in Richtung Selbstmanagement. Denn auch hier können agile Ansätze ihr Trümpfe hervorragend ausspielen.

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In eigener Sache: Kostenabrechnung der Konferenz „Agile Verwaltung 2017“

Die Abrechnung der Konferenz „Agile Verwaltung 2017“ ist weitgehend fertig. Es ergab sich ein Überschuss von knapp 4.300 €. Diesen Überschuss wollen wir weitgehend an die Teilnehmer der Konferenz zurückgeben. Weiterlesen „In eigener Sache: Kostenabrechnung der Konferenz „Agile Verwaltung 2017““

Kanban und Projektportfolio – eine Geschichte

Die Vorgeschichte

Müde lässt sich Manfred in den Bürostuhl plumpsen. Die Fachbereichssitzung war mal wieder alles andere als berauschend. Immer wieder das gleiche Thema. Eine Vielzahl von Projekten und keiner hat den Überblick. Und immer wieder dieselbe Feststellung: Keiner weiß woran die anderen Teams gerade Arbeiten. Dazu kommen ständig neue Anforderungen aus den anderen Fachbereichen. Natürlich jede wichtiger als die anderen. Seine Truppe jammert ihm deshalb schon eine Weile die Ohren voll. Er müsse doch als Fachbereichsleiter etwas tun können. Als Manfred den Posten vor einem halben Jahr übernommen hatte, war er voller Elan durchgestartet. Aber die schiere Masse an laufenden Projekten und ständig neuen Anforderungen, die fast täglich auf seine Teams einprasselte – damit hatte auch er nicht gerechnet. „Irgendetwas müssen wir ändern. Nur was?“, murmelt er vor sich hin, als sein Blick zufällig auf einem Fachartikel auf seinem Schreibtisch kleben bleibt. Sein Freund Markus hatte ihm vor ein paar Wochen den Artikel mitgebracht und ihm etwas von Kanban erzählt. Wie war das noch mal …

Ein paar Monate später …

 
Im Besprechungszimmer des Fachbereichs hängt seit ein paar Monaten eine große Tafel. Ein Kanbanboard. Es hat Manfred erstaunlich wenig Mühe gekostet die Sachgebietsleiter von der Idee zu überzeugen. Die Einführung eines Portfoliomanagements auf Basis von Kanban fand erstaunlich schnell Anklang. Endlich eine Übersicht über die laufenden Projekte. Wissen, woran gerade in welchem Team gearbeitet wird. Das hatte überzeugt. Auch die Idee eine Begrenzung der Anzahl der laufenden Projekte (WIP) einzuführen, fand die Zustimmung aller Beteiligten. Schwierig war die Festlegung des WIP. Die einen wollten ihn niedrig ansetzen, die anderen höher und woran sollte sie die Grenze bemessen.
Einmal wöchentlich – zu Beginn der Fachbereichssitzung wird die Tafel gemeinsam aktualisiert und darüber gesprochen, wo es gerade in den Teams hängt. Ein größeres Problem stellte bisher die Frage nach der Priorisierung der einzelnen Projekte dar. Aber nach heftigen Diskussionen mit den Kollegen der anderen Fachbereiche, obwohl Einigkeit darüber bestand, dass nicht alle Projekte gleichzeitig gemeistert werden können. Jedes neue Projekt wird daher gemeinsam mit den „auftraggebenden“ Fachbereichen im Hinblick auf den Mehrwert für die Organisation und Aufwand bewertet. Je höher der Mehrwert und je geringer der Aufwand desto höher die Priorität. Das ist zwar nach wie vor nicht einfach, aber so langsam wird die Idee akzeptiert.
Die wöchentlichen Feedbackschleifen und die Transparenz der Darstellung hatte den Oberbürgermeister schnell überzeugt, nach dem er zweimal selbst bei einer der Fachbereichssitzungen dabei war. Zwischenzeitlich hatte Manfred es sogar geschafft, dass die einzelnen Teams sich selbst mit Kanbanboard organisieren. Wöchentliche Teamsitzungen, bei denen sich die Kollegen in einem festgelegten Zeitfenster darüber unterhalten, wie sei ihre Zusammenarbeit verbessern und weiterentwickeln können sowie gemeinsam planen habe bei einigen Kollegen sogar die Lust auf mehr geweckt. Seit ein paar Tagen war Manfreds Fachbereich daher offiziell mit Segen von oben ein „Leuchtturm“-Projekt und Manfred mit der Aufgabe betraut agile Methoden auf ihre Anwendbarkeit in der Stadtverwaltung zu prüfen und auszuprobieren

Zurück in der Realität

Das ist eine fiktive Geschichte. Frei erfunden. Ein Wunschtraum. In der Wirklichkeit wird es sicherlich nicht so einfach funktionieren, oder doch? Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre Erfolgsgeschichte(n) und auch Ihre Misserfolge beim Versuch agiler zu werden mit uns teilen. Gastbeiträge sind herzlich willkommen.

Agile Teamorganisation mit Personal Kanban – ein Überblick

Wenn von agilen Methoden gesprochen wird, neigen viele dazu agile mit Scrum gleichzusetzen. Dabei gibt es neben Scrum noch eine Vielzahl weiterer Ansätze, die nicht minder interessant sind. Einer dieser Ansätze ist Personal Kanban, das anders als Scrum nicht aus dem Bereich der Produktentwicklung stammt, sondern eher die Organisation des Tagesgeschäfts in Visier hat. Wesentliches Kernelement von Kanban ist die Visualisierung der Wertströme und der Prozessabläufe. Die Visualisierung hilft dabei, die Abläufe sichtbarer zu machen und erleichtert damit die Arbeitsplanung ungemein. Ich selbst organisiere mich nach den Personal Kanbanprinzipien und bin begeisterter Anwender. Gerade in kleinen Teams ist Personal Kanban eine gute Möglichkeit der agilen Koordination.

Grundstruktur

Kabanboard
Beispiel für ein Kanbanboard

Wesentliches Kernelement von Personal Kanban ist das Kanbanboard. Eine Tafel, die auf folgender Grundstruktur basiert:

  • Aufgabenspeicher (Backlog)

  • In Bearbeitung

  • Erledigt

Es gibt eine Menge elektronischer Hilfsmittel, die für eine virtuelle Kanbantafel verwendet werden können. Die Erfahrung aber zeigt, dass eine analoge Tafel für den Einstieg am besten geeignet ist. Dafür braucht es nicht gleich ein Whiteboard. Ein großes Plakat reicht aus. Für die Aufgabenkarten sind häufig schon Post-its ausreichend.

Im Aufgabenspeicher werden alle Aufgaben gesammelt, die die anfallen und bearbeitet werden sollen. Die Spalte In Bearbeitung beinhaltet alle Aufgaben, die gerade im Augenblick bearbeitet werden. Die Spalte Erledigt hingegen umfasst alle Aufgaben, die abgeschlossen worden sind. Diese Struktur lässt sich übrigens beliebig anpassen, sodass die einzelnen Bearbeitungsschritte ebenfalls in eigenen Spalten dargestellt werden können. Für den Anfang empfiehlt es sich jedoch mit der einfachen Gliederung aus Backlog – In Bearbeitung – Erledigt zu beginnen.

Aufgabenbeschreibung

Für jede Aufgabe wird eine Karte erstellt, die die Weiterlesen „Agile Teamorganisation mit Personal Kanban – ein Überblick“