Mit Obeya starten – das „Weshalb“ als Schlüsselfrage

Ich beschäftige mich schon länger mit Obeya – nicht, weil ich muss, sondern weil ich überzeugt bin, dass visuelles Management in Verbindung mit kadenzierten Routinen dabei hilft, dass Informationen leichter fließen, Zusammenhänge leichter erkennbar werden, Hindernisse früher erkannt und organisatorisches Lernen erleichtert wird. Ein weiterer Grund ist, dass ich aus eigener Tasche (privat) die Ausbildung zum Obeya Coach bei der Obeya Association erfolgreich absolviert habe. Mir geht es darum, meine Wissensbasis auf eine solide Grundlage zu stellen, um dieses Wissen auch mit anderen zu teilen. Aus innerer Überzeugung, dass Obeya Organisationen dabei hilft, sich weiterzuentwickeln.

Obeya (japanisch für großer Raum) ist ein Ansatz, bei dem alle entscheidungsrelevanten Informationen in einem Raum visuell dargestellt werden, um neue Erkenntnisse zu gewinnen, Hindernisse aufzulösen und die Zusammenarbeit zu befördern. Alle entscheidungsrelevanten Personen und Informationen werden in einem „Raum“ versammelt“, mit dem Ziel den Austausch und die Zusammenarbeit zu befördern. Feste Rhythmen für Arbeitstreffen in Kombination mit Routinen unterstützen dabei. Bekannt geworden ist der Ansatz im Lean-Kontext durch den japanischen Autokonzern, der Obeya unter anderem erfolgreich in der Entwicklung einsetzt. Auch in der öffentlichen Verwaltung sind verschiedene Anwendungszenarien denkbar.

Die Ausgangsfrage

Eine zentrale Frage, die mich dabei immer wieder beschäftigt, ist: Wie gelingt der Start mit Obeya?

Eine Erkenntnis, die sich bei mir herauskristallisiert hat, ist, dass die wohl wichtigste Frage zu Beginn lautet: Was ist das „Weshalb“ eines Obeya?

Ein Obeya ist kein Selbstzweck. Es ist ein Hilfsmittel, das dabei helfen soll, ein Ziel zu erreichen. Deshalb glaube ich, dass die wichtigste Frage zu Beginn ist:Was wollen wir mit einem Obeya für wen und mit welchem Ziel erreichen?

Und dass wir uns für diese Frage ausreichend Zeit nehmen sollten, um mit allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis darüber zu entwickeln.
Das „Weshalb“ hilft uns zu entscheiden:

• wen wir brauchen, um Informationen zu transportieren und Entscheidungen treffen zu können,
• welche Inhalte/Informationen wir benötigen,
• und wie wir diese benötigen, also in welchem Format,

um mit einem Obeya starten zu können.

Daraus leitet sich ab, welche initialen Obeya-Austauschrunden mit welchen Kadenzen und Inhalten wir benötigen, um unser Obeya zunächst zu gestalten. Es bildet – neben dem eigentlichen Ziel oder Auftrag, den wir mit dem Obeya erreichen wollen – den „Kompass“. Wir müssen also wissen, was wir überhaupt erreichen wollen. Wir brauchen einen Nordstern, der uns hilft, Entscheidungen einzuordnen. Dieser Nordstern ist ebenfalls Teil des visuellen Obeya, weil er die Ausrichtung liefert, die wir für Entscheidungen benötigen.

Mit Vorhandenem beginnen

Wenn wir mit Obeya starten, ist es wichtig, dass wir nicht alles neu erfinden, sondern uns an dem orientieren, was bereits vorhanden ist.

Gibt es bereits einen festen Jour Fixe, regelmäßige Teambesprechungen, Austauschrunden innerhalb eines Teams, Fachbereichs oder gar Amtsleiterrunden? Es bietet sich an, hier Obeya zu integrieren, statt zusätzliche Besprechungsrunden einzuführen. Die Kadenzen, die Agendastruktur und auch der Teilnehmerkreis können evolutionär weiterentwickelt werden.

Aus meiner Sicht ist es wichtig, dass es auch eine „Verbesserungskadenz“ mit einem entsprechenden Arbeitstreffen in festem Rhythmus gibt, um die regelmäßige Reflexion der Zusammenarbeit sicherzustellen.

Gibt es bereits ein Kanban- oder Taskboard oder gegebenenfalls ein Kamishibai-Board, bieten diese bereits eine gute Ausgangslage, mit der sich gut beginnen lässt. Alles Weitere kann entsprechend ergänzt werden.

Die Visualisierung des Nordsterns gehört übrigens als feste Größe dazu und sollte unbedingt an zentraler und markanter Stelle berücksichtigt werden. Persönlich finde ich es zu Beginn auch wichtig, einen Bereich zur Dokumentation von Erkenntnissen zur Weiterentwicklung an zentraler Stelle einzurichten, in dem diese für die Reflexion gesammelt und festgehalten werden können. Alle anderen Inhalte lassen sich über das „Weshalb“ des Obeya in der Regel gut herleiten.

Für die Anordnung der einzelnen Elemente bietet sich in aller Regel der Wertstrom im Arbeitsprozess oder der PDCA-Zyklus als Orientierung an. Damit haben wir die Ausgangslage geschaffen, um zu beginnen. Das Obeya wird sich evolutionär mit den gewonnenen Erkenntnissen weiterentwickeln. Daher ist die bereits erwähnte Verbesserungskadenz wichtig.

Wie die Informationen dargestellt werden
In welchem Format die relevanten Informationen dargestellt werden, richtet sich nach dem Bedarf und den Bedürfnissen der verschiedenen Teilnehmer des Projekts und dem „Weshalb“ des Obeya.

Ein Obeya zur Steuerung eines Projekts sieht anders aus als ein Obeya, das der koordinativen Abstimmung zwischen verschiedenen Sachgebieten eines Fachbereichs dient. Relevant ist, was für alle Beteiligten Nutzen stiftet und dabei unterstützt, gute Entscheidungen zu treffen.

Evolutionär weiterentwickeln

Das Obeya entwickelt sich evolutionär weiter. Dabei können folgenden drei Fragen helfen:

• Welchen Nutzen erzeugen wir (für uns, unsere Zielgruppen und unsere Organisation) mit dem, was wir tun?
• Woran machen wir fest, dass wir wirksam sind?
• Wie können wir unsere Zusammenarbeit im Obeya so weiterentwickeln, dass wir den Nutzen und Mehrwert erhöhen können?
• Wie können wir diesen Lernprozess im Obeya abbilden?

Hilfreich ist dabei immer wieder die Frage: Woran erkennen wir, dass wir unserem Ziel näher kommen?
Ganz im Sinne der Verbesserungskata entwickeln wir unser Obeya, ausgerichtet an unserem Nordstern, Etappenziel für Etappenziel weiter.

Zusammenfassend

Wer mit Obeya beginnen will, muss nicht alles neu erfinden. Wir können auf bestehenden Strukturen aufbauen und diese evolutionär weiterentwickeln. Wichtig, damit wir wissen, wohin wir uns entwickeln, ist das „Wozu“: Wozu wollen wir Obeya nutzen, und was ist das zugrundeliegende Ziel, das wir erreichen wollen?

Dieses bildet den Ausgangspunkt der beginnenden „Lernreise“, bei der uns das visuelle Management von Obeya mit seinen Rhythmen, Kadenzen und Routinen unterstützen kann.