Wir geben unsere Konferenzplattform frei für alle, die mal Videokonferenzen ausprobieren wollen

Für unsere Webkonferenz am 25. März 2020 haben wir eine Konferenzplattform auf unbestimmte Zeit gemietet, die 24/7 zur Verfügung steht und zurzeit geschätzte 5% genutzt wird. Bei Agilisten leuchtet dann sofort die rote Ampel: „Verschwendung!“ Also haben wir uns gedacht: Wir geben sie für alle frei, die mal ein bisschen auf Blackboard Collaborate herumspielen oder sogar ganz ernsthaft darauf Meetings veranstalten wollen. Nur ein paar Regeln müsst ihr beachten, damit wir uns nicht gegenseitig in die Quere kommen.

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Digitale Plattformen der Kollaboration – Ergebnisse der Webkonferenz vom 25.03.2020

Letzten Montag haben wir damit begonnen, Informationen zu diesem Thema zusammenzustellen (welche-plattformen-eignen-sich-um-trotz-corona-die-zusammenarbeit-zu-organisieren/). Für Mittwoch zwischen 15 und 16 Uhr hatten wir zu einer öffentlichen Webkonferenz eingeladen, um uns mit Prakter*innen aus der Verwaltung über das Thema

„Software-Produkte, die den Teams in der öffentlichen Verwaltung die Kollaboration in Zeiten von Corona das Arbeiten im Homeoffice gewährleisten sollen“

auszutauschen. Knapp 100 Interessierte kamen. Hier die Ergebnisse in Kürze.Zu Beginn haben wir von Meinrad Rombach aus Staufen eine Einführung in das Tool erhalten, mit dem wir die Konferenz selbst durchgeführt haben („Blackboard Collaborate“). Eine solche Konferenz war für uns eine neue Erfahrung und bestimmt für viele Teilnehmende auch, und schon das praktische Ausprobieren eines solchen Tools sollte ein wichtiger Bestandteil der Konferenz sein.

Dann teilten wir uns in drei Arbeitsgruppen nach Themen auf:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen 

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

AG 3: Tools für Online-Lehre

Hier die Ergebnisse in Kürze:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen

Die Moderator*innen, Heike und Nico, hatten eine Folie mit den Anforderungen an Konferenztools vorbereitet:

Denn wir hatten im Vorfeld diskutiert: Viele Diskussionen über „gute Tools“ ermangeln einer Struktur, weil oft Äpfel mit Birnen verglichen werden („Das Tool ist kostenlos.“ – „Ja, aber dafür ist die Teilnehmerzahl begrenzt.“ – Usw.). Eine Liste von Anforderungen, anhand von denen man (auch in der gebotenen Eile wie derzeit) die Plattformen vergleichen kann, erschien uns deshalb wichtig und letztlich zeitsparend.

Die Anforderungen aus der Tabelle wurden auf die von uns zusammengestellte Liste der Tools angewendet:

 

In Wirklichkeit reichte die Zeit nur für drei Tools. Aber inclusive Vorarbeiten kam als Resultat eine Excel-Tabelle mit einer ersten (lückenhaften) Bewertung der Tools heraus (hier zum Downloaden Konferenztools _ Übersicht 25032020 ). An dieser Liste wollen wir weiter arbeiten und bitten unsere Leser*innen um kritische Durchsicht und Ergänzung.

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

In der Gruppe waren seitens des FAV Falk als Moderator und Wolf als Protokollant.  Auch wir begannen mit einer Liste der Anforderungen an Teamboards:

Dazu kam die Liste der Tools, die wir in diesem Zusammenhang bekannt sind:

In der AG ging es nicht so systmatisch zu wie in AG 1. Einige Punkte aus der Mitschrift:

Hinweise auf weitere Anforderungen:
  • Bei uns spielt auch IT-Grundschutz eine Rolle -> Informationssicherheit. Wir sind BSI zertifiziert
  • Zusammenarbeit mit anderen externen Partnern ist wichtig. Das fehlt noch in den Anforderungen.
  • Mich interessieren auch Tools zum Zusammenarbeiten, beispielweise gemeinsame Textarbeit (GR-Vorlagen, Dienstanweisungen, Artikel) oder virtuelle Standupmeetings oder Workshops. Dafür war m.E. keine passende Rubrik vorgesehen.

Auch ein Einwand wurde geäußert: „Man muss erstmal Dinge gesehen haben, um Anforderungen formulieren zu können.“

Wenn man spontan Tools einführt, ohne Strukturen zu definieren, geht der Schuss evtl. nach hinten los
  • Wir haben in einer Gruppe von ca 50 TN Slack getestet. Das war sehr zeitintensiv. Viel Information. Wenig strukturiert. Sehr zeitintensiv – lesen, suchen etc. // Wie kann ich das vermeiden?
  • Wir haben aus der (Corona)Not geboren auch einfach mal ein Slack „aufgesetzt“. Bisher als Alternative zum fehlenden Bürotalk für uns brauchbar :-). Die Einführung ist aber relativ unstrukturiert gelaufen.
  • Wir führen grade Microsoft Teams ein und haben ähnliche Erfahrungen gemacht. Ohne Regeln und regelmäßige Reflexionen geht es nicht.
Einige Fragen blieben offen
  • Ich habe gute Erfahrungen gemacht, die digitalen Tools mit analogen zu kombinieren – Brownpaper als Taskboard oder KanBan-Board – welche Erfahrungen macht ihr damit?
  • Ich habe mir miro angesehen. Miro zielt ja noch mehr auf gemeinsame Arbeit im virtuellen Raum ab. Nicht ganz trivial im Handling. Hat jemand Erfahrungen damit?
    Bei Miro habe ich nur bei einer finnischen Designagentur gesehen, dass sie es nutzen. Die waren sehr begeistert („Hellon“, aus Helsinki)
    Das heißt aber nicht direkt, dass es in der Verwaltung auch funktioniert.

AG 3: Tools für Online-Lehre

Die Arbeitsgruppe wurde moderiert von Tobias und Veronika.

Das Ergebnis wurde zeichnerisch dargestellt:

Wie wir weiter machen wollen

Wir vom FAV werden uns Folgekonferenzen überlegen, die wir in den nächsten Wochen veranstalten. Dabei soll jeweils ein konkreteres Thema behandelt werden, und der Zeitrahmen soll großzügiger sein (zwei Stunden statt 1:30 Stunden). Unsere Ideen veröffentlichen wir hier demnächst zur Abstimmung.

Welche Plattformen eignen sich, um trotz Corona die Zusammenarbeit zu organisieren?

Alle Verwaltungen sind derzeit auf der Suche nach Lösungen für ihre Kollegen im Homeoffice, damit die sich weiter im Team austauschen können. Auf unserem Teammeeting am Freitag flogen die Pingpong-Bälle auch so hin und her: „Welches Tool habt ihr gerade im Einsatz? Habt ihr schon xyz getestet? Wir haben jetz abc im Einsatz, aber der Server geht dauernd in die Knie.“ Und so weiter.

Auf einmal fiel uns auf: so wie wir gerade sind gerade vermutlich auch 1.000 Verwaltungen dabei, sich mit 3.000 anderen Verwaltungen auszutauschen. Also haben wir gedacht: Alle Informationen zu Collaboration Platforms stellen wir auf einer Seite zusammen. Auch wenn sie noch nicht 100%ig vollständig sind, ist das schon mal ein nützliches „minimales Anfangsprodukt“. Hinter jede Information zu einem Produkt schreiben wir die Kontaktdaten des oder der Verfasser: dann kann sich jede*r, die oder der sich spezieller kundig machen möchte, dorthin wenden.

Für kommenden Mittwoch 25.03.2020, von 15 bis 16 Uhr, laden wir ein zu einer Webkonferenz zu diesem Thema. Wir möchten nicht nur Kolleg*innen einladen, die auf der Suche sind. Sondern auch diejenigen, die schon gute Lösungen gefunden haben – so können wir solidarisch gute Hilfestellungen organisieren. Eine Anmeldung ist nicht nötig. Einfach folgenden Link verwenden: (die Webkonferenz hat mittlerweile stattgefunden, der Link ist jetzt nicht mehr gültig, 26.03.2020).

Und jetzt zu unserer neuen Seite. Sie  soll wachsen mit Hilfe unserer Leser. Ihr findet sie hier.

Wissenschaftliche Projektarbeit: Eine Bestandsaufnahme zum Thema „Agile Verwaltung“

Hanna Looks hat eine Projektarbeit, deren Inhalt sie bereits in zwei Beiträgen auf unserem Blog vorgestellt hat, zum Download bereitgestellt:

Hanna_Looks_bestandsaufnahme_agile_verwaltung

Die Arbeit stellt die Ergebnisse einer empirischen Umfrage in öffentlichen Verwaltungen vor, die sowohl den Ist-Zustand als auch das Interesse an künftigen Anwendungen agiler Arbeitsmethoden erhoben hat. Weiterlesen „Wissenschaftliche Projektarbeit: Eine Bestandsaufnahme zum Thema „Agile Verwaltung““

Die „Musterwandler in Hochschulen“ brauchen eure Stimmen! – SMS-Voting zur „Hochschulperle des Jahres“

Am Mittwoch 22. und Donnerstag 23. Januar findet das SMS-Voting des Stifterverbandes zur „Hochschulperle des Jahres“ statt. Wenn ihr die „Musterwandler in Hochschulen“ dabei unterstützen möchtet,  dann sendet bitte während des Abstimmungszeitraums (Mittwoch, 22. Januar 2020, 12:00 Uhr bis Donnerstag, 23. Januar 2020, 12:00 Uhr) an die Nummer 0177 178 22 77 eine SMS mit dem Inhalt des Abstimmungscodes: „H08“ (H Null 8). Pro Mobilfunknummer wird nur eine Stimme gezählt.   Zum Hintergrund: Weiterlesen „Die „Musterwandler in Hochschulen“ brauchen eure Stimmen! – SMS-Voting zur „Hochschulperle des Jahres““

Working-out-loud: eine Mentalität der Zusammenarbeit und gleichzeitig eine effektive Selbstlernmethode

von Lea Wüst

Letzte Woche hatten wir unser Abschlusstreffen mit den WOLies, was eigentlich das Ende unseres WOL-Zirkels sein sollte. Aber so viel kann ich schon mal verraten: ein Ende ist es nicht, vielmehr ein neuer Anfang.

Nun aber nochmal auf Start: Was ist WOL eigentlich? Was macht man in einem WOL-Zirkel und wie war es bei mir persönlich? Weiterlesen „Working-out-loud: eine Mentalität der Zusammenarbeit und gleichzeitig eine effektive Selbstlernmethode“

In eigener Sache: ein Kodex für die Kommunikation auf Augenhöhe

Vielleicht leben wir ja wirklich im Moment des Verschwindens des gesellschaftlichen Diskurses, wie Armin Nassehi in seinem aktuellen Buch spekuliert /Anmerkung 1/. Und damit wohl auch des Endes der Demokratie. Aber niemand soll uns vorwerfen, wir hätten nicht bis zuletzt die Fahne der demokratischen Werte hochgehalten. Deshalb haben wir einige Standards formuliert, die wir selbst einhalten wollen und die jeder Andere einhalten muss, der auf unserer Seite Artikel oder Kommentare publiziert. Weiterlesen „In eigener Sache: ein Kodex für die Kommunikation auf Augenhöhe“