Einführung der E-Akte in Kommunen: ein Schlaglicht auf den Nutzen

Vor einigen Tagen hatte ich eine Webkonferenz mit Kommunalvertreter:innen aus Süddeutschland. Dabei erhoben wir ganz spontan den Zufriedenheitsgrad der Anwesenden mit ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das Ergebnis spricht Bände.

Verbreitungsgrad von DMS

An der Konferenz nahmen knapp 60 Beschäftigte (keine Führungskräfte) vor allem aus süddeutschen Kommunen statt. Einige wenige kamen auch aus sonstigen Anstalten des öffentlichen Rechts und aus Landeseinrichtungen.

Das Thema war gar nicht die E-Akte, aber die Sprache kam darauf. Weil wir sowieso Mentimeter als Tool für schnelle Abstimmungen im Einsatz hatten, stellte ich die Frage, wie viele der anwesenden Verwaltungen schon ein DMS im Einsatz haben. Ergebnis:

36,4 %           hatten noch kein DMS in ihrer Verwaltung

23,6 %           der Verwaltungen hat ein DMS, aber die Teilnehmer:innen unserer Konferenz arbeiten nicht damit

40,0 %           der Teilnehmer:innen arbeiten aktiv mit dem DMS

Durchdringungsgrad des DMS

An diejenigen, die aktiv mit einem DMS arbeiten (in absoluten Zahlen etwas über 20 der Teilnehmer:innen), stellte ich dann die Frage: „Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit arbeiten Sie im DMS?“

Das Ergebnis zeigt Abbildung 1. Das DMS ist bei weitem nicht dasjenige System, das – so wie es vorher Windows war – als „führendes System“ den Arbeitsalltag formt. Viele Beschäftigte arbeiten weniger als die Hälfte ihrer Arbeitszeit außerhalb des DMS. Dabei spielten Fachverfahren keine Rolle (laut meiner mündlichen Nachfrage), aber Outlook, Arbeit im Filesystem usw. Die Zeit fehlte, dem näher nachzugehen. Das wäre aber eine wichtige Fragestellung für eine andere Gelegenheit.

Subjektiver Anwendernutzen

Die zweite Mentimeter-Abfrage, die ich den DMS-Anwender:innen präsentierte, stellte eine Behauptung dar: „Ich persönlich empfinde die Arbeit im DMS deutlich besser als die unter Windows“. Die Teilnehmer:innen sollten diese Behauptung mit einer Bewertungsziffer zwischen 0 („stimme gar nicht zu“) und 10 („stimme voll zu“) versehen.

Das Ergebnis zeigt Abbildung 2.

Ein Drittel der Befragten vergaben dabei vier Punkte oder weniger, das heißt sie empfanden das DMS als umständlicher als das Arbeiten unter Windows. Ein rundes Viertel sah keinen Unterschied (fünf Punkte). Und 43 Prozent sahen einen Fortschritt durch die Einführung des DMS.

Nur 43 Prozent? Oder immerhin 43 Prozent? Das mag jeder selbst bewerten. Auf jeden Fall untermauert diese kleine Befragung die Behauptung des Bundesverwaltungsamtes, dass DMS-Projekte, wenn sie scheitern, vor allem an der Nichtakzeptanz der Anwender:innen scheitern.

Die Statistik in Abbildung 2 kann auf keinen Fall den Anspruch erheben repräsentativ zu sein. Sie soll auch nicht dazu dienen, Antworten zu liefern. Sondern sie soll zum Weiterfragen anreizen. Ich bin sicher, dass eine solche Anwenderbefragung noch nie systematisch in einem DMS-Projekt durchgeführt wurde. Dabei wäre das doch entscheidend, wenn man den Nutzen der Einführung der E-Akte nicht einfach an der Anzahl der mit Lizenzen versehenen Arbeitsplätze messen will, sondern an den Verbesserungen an den Arbeitsmöglichkeiten der Beschäftigten.

Eine kleine Herausforderung

Wir vom FAV würden gerne mit einer Verwaltung, die die E-Akte weitgehend flächendeckend eingeführt hat, gemeinsam den erzielten Nutzen aus Anwendersicht evaluieren und dann hier publizieren. Der ersten Verwaltung, die sich dafür bei uns meldet, schenken wir zwei kostenlose Personentage zur Unterstützung.

Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg

Die Bundesrepublik hinkt ja nun wirklich bei der Digitalisierung hinterher. Aber so was von! Also da muss man doch ganz schnell mal was tun!

Einziges Problem: Wenn sich die maßgeblichen Entscheider dann mal auf den Weg machen und die Ärmel aufkrempeln und denken, so richtig ins Handeln zu kommen – dann ist das Ergebnis oft ein Lehrstück über die völlige Hilflosigkeit traditioneller hierarchischer machtbasierter Strukturen in unserer VUKA-Welt.

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Aus der agilen Methodenkiste: Ein Beispiel für einen Projekt-Canvas

Agile Projektphilosophie versucht nicht, die Komplexität von Projekten zu reduzieren, sondern sie zu akzeptieren und mit ihr umzugehen. Eine der Methoden, mit denen sich das Projektteam zu Projektstart (und danach immer wieder) ein gemeinsames Bild von der Komplexität machen kann, stellt ein Projekt-Canvas dar. Weiterlesen „Aus der agilen Methodenkiste: Ein Beispiel für einen Projekt-Canvas“

Was hat sich in der Corona-Krise geändert? Die Sichten der Mitarbeiter und der Führungskräfte

Im Juni hatten wir vom Forum Agile Verwaltung eine Umfrage „Erfahrungen rund um das Online-Arbeiten“ durchgeführt, an der sich rd. 200 Leserinnen und Leser unseres Blogs beteiligt hatten /Anmerkung 1/. Die ersten Ergebnisse hatten wir im Juli veröffentlicht /Anmerkung 2/. Heute wollen wir jetzt speziell der Frage nachgehen: „Wie unterscheiden sich die Sichtweisen von Führungskräften und Mitarbeitern auf die Umwälzungen im Gefolge der Pandemie?“

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Tipps zur agilen Situationsanalyse: Die Methodenkiste der Gewaltfreien Kommunikation (GFK)

„Ist GFK agil?“ – die Frage taucht ab und zu in Webinaren oder Webkonferenzen auf. Und eigentlich liegt die Antwort nahe: beide Strömungen stammen aus ganz unterschiedlichen Quellen und haben bislang nicht viel miteinander zu tun.

Schauen wir aber näher hin, ergeben sich ganz tiefe Parallelen zwischen den grundlegenden Konzepten beider Schulen. Wir Agilisten können viel von der GFK lernen, und umgekehrt würde es uns stärker machen, wenn wir in dem oder jenem GFK-Praktiker Verständnis für unsere Anliegen finden könnten. Diese Parallelität, wie ich sie empfinde, will ich hier anhand der Rolle der „Beobachtung“ erzählen. Weiterlesen „Tipps zur agilen Situationsanalyse: Die Methodenkiste der Gewaltfreien Kommunikation (GFK)“

Ferien auf Balk-online? Angebote an kostenlosen Web-Events für (Noch-)Nichturlauber

Vielleicht sitzen wir im Büro und schauen deprimiert in die Runde: alle anderen Arbeitsräume verwaist. Aber nicht nur wegen Corona und Homeoffice, sondern weil die Kollegen in den Ferien sind. Oder wir haben  selbst Urlaub, sitzen beim Frühstück auf dem viel zu kleinen Balkon und rühren missmutig in der Kaffeetasse: alle haben jetzt bestimmt einen wundervollen Urlaub – nur ich wieder nicht.

Doch da kommt die Nachricht rein: Kein Grund für Einsamkeit und Neid! Es gibt eine Alternative zu Ballermann – gesünder und erfüllender – die uns  außerdem mit interessanten Menschen bekannt macht, die eines Gesprächs fähig sind. Die Web-Konferenzen des Forums Agile Verwaltung …

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UMFRAGEERGEBNISSE zu Erfahrungen in Corona-Zeiten: Agile Vorgehensweisen stärken Verwaltungen in der VUKA-Welt

Vor vier Wochen hatten wir an dieser Stelle unsere Leser zur Beteiligung an einer Umfrage eingeladen, um ihre Erfahrungen in Zeiten der Corona-Krise zusammenzutragen und auszuwerten (https://agile-verwaltung.org/2020/06/11/umfrage-zu-erfahrungen-rund-um-das-online-arbeiten-und-der-link-stimmt-auch/). Dahinter standen zwei Vermutungen: Erstens, dass an verschiedenen Stellen in der öffentlichen Verwaltung spontan „agile“ Vorgehensweisen angewendet werden: quasi aus der Not geboren – es ging nicht mehr anders. Und zweitens, dass diese Vorgehensweisen zur erfolgreichen Bewältigung von Herausforderungen beitragen, wo dies gelang.

Die erste Sichtung der Umfrageergebnisse scheint diese Hypothesen zu stützen. Weiterlesen „UMFRAGEERGEBNISSE zu Erfahrungen in Corona-Zeiten: Agile Vorgehensweisen stärken Verwaltungen in der VUKA-Welt“

Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs“

Verschiedene Verwaltungen auf Landesebene, in Hochschulen und in Städten und Gemeinden stehen vor einem gleichen Problem: Sie möchten (na gut, müssen wohl eher nach eGovG § 6 bzw. 7) die E-Akte einführen. Sie haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem in Betrieb, aber bislang im Wesentlichen als passives Archivsystem für Belege oder für Fachverfahren. Jetzt stellt sich die Frage: „Taugt dieses DMS auch als Vorgangsbearbeitungssystem für die Gesamtverwaltung? Können wir uns so die Kosten für die Ausschreibung und Anschaffung eines anderen Systems ersparen?“ Solche Verwaltungen würden wir gerne unterstützen. Weiterlesen „Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs““

Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen

Alle klagen ja über die große Distanz bei diesen unumgänglichen Videokonferenzen. „Die Kaffeeküche fehlt.“ – „Wo bleiben die Klönschnacks auf dem Flur?“

Na ja. Auch bei diesen Präsenzmeetings – 1000 Jahre her – war nicht alles so rosig. Da gab es auch „Distanz“ – aber andere Arten von Distanz. Und die kann man jetzt auf den Videokonferenz-Plattformen teilweise leichter überwinden als vorher: Man muss sich nur der Möglichkeiten unserer neuen digitalen Tools bewusster werden. Weiterlesen „Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen“

Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?

Wir vom FAV haben einige Webinare durchgeführt unter dem Motto „Erst die Strukturen, dann die Tools“. Von vielen Teams kommen nämlich aktuell Hilferufe der Art „Wir haben bei uns jetzt ganz schnell Slack eingeführt, damit wir aus dem Homeoffice austauschen können. Und schon nach kurzer Zeit findet niemand sich mehr zurecht.“ Aber wie kommt es dazu, dass „spontan“ aufgesetzte Tools ganz schnell in die (gefühlte) Unübersichtlichkeit führen? Das kennen wir ja auch schon von Windows-Servern und leider oft auch von neu eingeführten E-Akten und DMS.

Es lohnt sich, einen Blick auf die Ursachen dieses schnell angerichteten Struktursalats zu werfen. Das gibt uns Hinweise, es besser zu machen. Weiterlesen „Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?“