Zukunftswerkstatt der Wirtschaftsförderung Region Freiburg: „Digitale Wege in der Region“

Am 23. Januar 2019 fand  in Freiburg eine Konferenz von Kommunalverwaltungen über alle Ebenen zum Thema „Digitalisierung“ statt. Eingeladen hatte die Wirtschaftsförderung Region Freiburg (WFR), eine Vereinigung aus Stadtkreis Freiburg, den Landkreisen Breisgau-Hochschwarzwald und Emmendingen sowie verschiedenen Städten und Gemeinden. Eingeladen waren alle Verwaltungen der Region, unabhängig ob Mitglied in der WFR oder nicht. Das regionale Format, verbunden mit einer vertikalen Durchlässigkeit (Großstadt und Kreise – Kreisstädte – kleinere Gemeinden), könnte eventuell auch anderen Regionen Anregungen vermitteln. Weiterlesen „Zukunftswerkstatt der Wirtschaftsförderung Region Freiburg: „Digitale Wege in der Region““

Auswahl einer DMS-Software: Die Spreu vom Weizen trennen

Die Meinung ist weit verbreitet, dass die gängigen DMS-Produkte auf dem Markt für Kommunalverwaltungen doch so alle ziemlich das Gleiche leisteten. Insbesondere größere Anbieter würden doch jetzt schon seit Jahrzehnten die Anforderungen kennen, die sich aus den Verwaltungsprozessen ableiten ließen, und da würde ja schon der Wettbewerb eine Tendenz zur Angleichung befeuern.

Ich habe in meinen Projekten, in denen ich Verwaltungen bei der DMS-Einführung begleitet habe, diese Erfahrung nicht gemacht. Im Gegenteil: es gibt einige wichtige Unterscheidungskriterien, etwa fünf an der Zahl. Eines davon will ich heute beleuchten: die Fähigkeit zur semantischen Suche. Weiterlesen „Auswahl einer DMS-Software: Die Spreu vom Weizen trennen“

Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.

(Dies ist die überarbeitete Fassung einer Spielanleitung von Jan Fischbach, Common Sense Team GmbH).

1. Ziel des Spiels

Unser Anliegen ist es, neuen Teams oder „digitalen Lotsen“, die digitale Dienstleistungen für Verwaltungskunden entwickeln sollen, neue agile Methoden dafür nahezubringen. Das können Methoden  wie z. B. Scrum oder Design Thinking sein. Viele Teammitglieder tun sich schwer, diese neuen Arbeitsweise anzunehmen. Das Problem ist nicht, dass sie sie nicht verstehen. Die Mitarbeiter haben ein Problem mit unklaren Anforderungen der künftigen Anwender. Sie sind mit den Auftragsbeschreibungen der Anwendervertreter unzufrieden. „Wir interviewen Bürger als Vertreter der künftigen Bediener unseres neuen Service-Portals, aber die wissen gar nicht, was sie genau wollen.“

Nun ist das aber in derartigen Projekten fast schon normal. Weder kann man die Anforderungen noch das Design oder Lösungskonzept vor Beginn des Projekts genau festlegen. In solchen Fällen bietet sich eine Arbeitsweise mit kurzen Feedback-Zyklen an, weil man so schneller erkennt, ob man auf dem falschen Weg ist. Weiterlesen „Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.“

Traditionelle Prozessoptimierung und agile Prozessoptimierung. Und die E-Akte. Und Weihnachten ist es auch.

Alle sind sich einig, dass die Einführung der E-Akte irgend etwas mit Prozessoptimierung zu tun haben sollte. „Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, dann hat man einen schlechten digitalen Prozess“, lautet ein Standardspruch der Fachleute.

Was verstehen wir aber unter Prozessoptimierung? Das zu formulieren ist gar nicht einfach. Und bevor ich jetzt lange theoretische Ausführungen dazu mache, erzähle ich ein Beispiel aus der Praxis.

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Agiler Mindset: An den Zielen festhalten, Strategien über Bord werfen

Beim Lesen von Friedrich Nietzsche hat mich als junger Erwachsener ein Gedanke stark beeindruckt: „Viele sind hartnäckig in Bezug auf den einmal eingeschlagnen Weg, wenige in Bezug auf das Ziel.“ /1/ Das hat starke Folgen für unsere Zusammenarbeit in Teams und zwischen Teams: wir streiten uns über unterschiedliche Wege und verlieren die Ziele aus den Augen. Das macht uns gnadenlos unproduktiv. Weiterlesen „Agiler Mindset: An den Zielen festhalten, Strategien über Bord werfen“

Einladung zur Konferenz „Agile Verwaltung 2019“

Es ist wieder so weit: unser Programm für die Konferenz „Agile Verwaltung 2019“ ist fertig. Die Konferenz findet am 21. Februar 2019 in Ettlingen bei Karlsruhe statt. Anmeldungen sind leider nicht mehr möglich; die Konferenz ist ausgebucht.

Weiterlesen „Einladung zur Konferenz „Agile Verwaltung 2019““

Agilität in der öffentlichen Verwaltung und Agilität in Privatunternehmen – eine Differenz

Immer wieder wird vom Public Service verlangt, von der Dynamik der Wirtschaft zu lernen und auch deshalb mehr Agilität zu wagen. Mehr Agilität – das mag ja stimmen. Aber eignen sich Unternehmen wie Amazon als Blaupause?

Wohl eher weniger. Es gibt mindestens einen gravierenden Unterschied zwischen Öffentlichem Dienst und Privatfirmen. Weiterlesen „Agilität in der öffentlichen Verwaltung und Agilität in Privatunternehmen – eine Differenz“