Von Verwaltungshandeln und Silodenken zur Gesellschaftsgestaltung und Serviceorientierung zum Nutzen der Mitbürger
Autor: Wolf Steinbrecher
Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.
Dass irgendwann eine globale Pandemie kommen würde, war unter Fachleuten unumstritten. Schon 2012 lagen dem Deutschen Bundestag dazu Warnungen vor. Aber diese Vorausschau hatte keine Wirkung. In der Öffentlichkeit wurde darüber nicht gesprochen, und in der Folge fand keine Vorsorge statt. Daseinsvorsorge ist aber die Aufgabe der öffentlichen Verwaltung.
Jetzt droht die Gefahr, dass gerade durch die Pandemie andere grundlegende Risiken aus der öffentlichen Diskussion verdrängt werden und uns auf einmal disruptive oder gar katastrophale Ereignisse erneut unvorbereitet überraschen. Grund genug für Agilisten, sich mit diesen „Megatrends“ zu beschäftigen. Weiterlesen „Die öffentliche Verwaltung in der VUCA-Welt: Sprechen wir über Megatrends!“
„Digitalisierung“ ist kein Begriff mit scharf umrissener Bedeutung wie z. B. „Dampfmaschine“ Anfang des 19. Jahrhunderts es war. „Digitalisierung“ ist ein Begriffscontainer mit einer Vielzahl an Be-Deutungen, weil Innovation in Wissensprozessen anders funktioniert als bei operativen Arbeiten in der klassischen Industriewelt. Das birgt das Risiko von Missverständnissen und Illusionen.
Soll die öffentliche Verwaltung von Amazon lernen? Und – das „Ja“ einmal vorausgesetzt (denn könnte es ein „Nein“ geben, das ein Lernen verbieten wollte?) – wo sollte das Lernen aufhören? /Anmerkung 1/ Anders gefragt: funktioniert Agilität im Öffentlichen Dienst grundlegend anders als in der Produktion für den (globalen) Markt?
Anfang August hatten wir hier eine Einladung ausgesprochen zur Gründung einer Arbeitsgruppe „Hochschulaktenplan“ (bit.ly/31X4XAz). An einem ersten Kennenlerntreffen hatten sich 16 Teilnehmer:innen aus 12 Hochschulen beteiligt. Jetzt hat das erste Arbeitstreffen stattgefunden und eine Vorgehensweise beschlossen.
Vor einigen Tagen hatte ich eine Webkonferenz mit Kommunalvertreter:innen aus Süddeutschland. Dabei erhoben wir ganz spontan den Zufriedenheitsgrad der Anwesenden mit ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das Ergebnis spricht Bände.
Verbreitungsgrad von DMS
An der Konferenz nahmen knapp 60 Beschäftigte (keine Führungskräfte) vor allem aus süddeutschen Kommunen statt. Einige wenige kamen auch aus sonstigen Anstalten des öffentlichen Rechts und aus Landeseinrichtungen.
Das Thema war gar nicht die E-Akte, aber die Sprache kam darauf. Weil wir sowieso Mentimeter als Tool für schnelle Abstimmungen im Einsatz hatten, stellte ich die Frage, wie viele der anwesenden Verwaltungen schon ein DMS im Einsatz haben. Ergebnis:
36,4 % hatten noch kein DMS in ihrer Verwaltung
23,6 % der Verwaltungen hat ein DMS, aber die Teilnehmer:innen unserer Konferenz arbeiten nicht damit
40,0 % der Teilnehmer:innen arbeiten aktiv mit dem DMS
Durchdringungsgrad des DMS
An diejenigen, die aktiv mit einem DMS arbeiten (in absoluten Zahlen etwas über 20 der Teilnehmer:innen), stellte ich dann die Frage: „Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit arbeiten Sie im DMS?“
Das Ergebnis zeigt Abbildung 1. Das DMS ist bei weitem nicht dasjenige System, das – so wie es vorher Windows war – als „führendes System“ den Arbeitsalltag formt. Viele Beschäftigte arbeiten weniger als die Hälfte ihrer Arbeitszeit außerhalb des DMS. Dabei spielten Fachverfahren keine Rolle (laut meiner mündlichen Nachfrage), aber Outlook, Arbeit im Filesystem usw. Die Zeit fehlte, dem näher nachzugehen. Das wäre aber eine wichtige Fragestellung für eine andere Gelegenheit.
Subjektiver Anwendernutzen
Die zweite Mentimeter-Abfrage, die ich den DMS-Anwender:innen präsentierte, stellte eine Behauptung dar: „Ich persönlich empfinde die Arbeit im DMS deutlich besser als die unter Windows“. Die Teilnehmer:innen sollten diese Behauptung mit einer Bewertungsziffer zwischen 0 („stimme gar nicht zu“) und 10 („stimme voll zu“) versehen.
Das Ergebnis zeigt Abbildung 2.
Ein Drittel der Befragten vergaben dabei vier Punkte oder weniger, das heißt sie empfanden das DMS als umständlicher als das Arbeiten unter Windows. Ein rundes Viertel sah keinen Unterschied (fünf Punkte). Und 43 Prozent sahen einen Fortschritt durch die Einführung des DMS.
Nur 43 Prozent? Oder immerhin 43 Prozent? Das mag jeder selbst bewerten. Auf jeden Fall untermauert diese kleine Befragung die Behauptung des Bundesverwaltungsamtes, dass DMS-Projekte, wenn sie scheitern, vor allem an der Nichtakzeptanz der Anwender:innen scheitern.
Die Statistik in Abbildung 2 kann auf keinen Fall den Anspruch erheben repräsentativ zu sein. Sie soll auch nicht dazu dienen, Antworten zu liefern. Sondern sie soll zum Weiterfragen anreizen. Ich bin sicher, dass eine solche Anwenderbefragung noch nie systematisch in einem DMS-Projekt durchgeführt wurde. Dabei wäre das doch entscheidend, wenn man den Nutzen der Einführung der E-Akte nicht einfach an der Anzahl der mit Lizenzen versehenen Arbeitsplätze messen will, sondern an den Verbesserungen an den Arbeitsmöglichkeiten der Beschäftigten.
Eine kleine Herausforderung
Wir vom FAV würden gerne mit einer Verwaltung, die die E-Akte weitgehend flächendeckend eingeführt hat, gemeinsam den erzielten Nutzen aus Anwendersicht evaluieren und dann hier publizieren. Der ersten Verwaltung, die sich dafür bei uns meldet, schenken wir zwei kostenlose Personentage zur Unterstützung.
Die Bundesrepublik hinkt ja nun wirklich bei der Digitalisierung hinterher. Aber so was von! Also da muss man doch ganz schnell mal was tun!
Einziges Problem: Wenn sich die maßgeblichen Entscheider dann mal auf den Weg machen und die Ärmel aufkrempeln und denken, so richtig ins Handeln zu kommen – dann ist das Ergebnis oft ein Lehrstück über die völlige Hilflosigkeit traditioneller hierarchischer machtbasierter Strukturen in unserer VUKA-Welt.
Agile Projektphilosophie versucht nicht, die Komplexität von Projekten zu reduzieren, sondern sie zu akzeptieren und mit ihr umzugehen. Eine der Methoden, mit denen sich das Projektteam zu Projektstart (und danach immer wieder) ein gemeinsames Bild von der Komplexität machen kann, stellt ein Projekt-Canvas dar. Weiterlesen „Aus der agilen Methodenkiste: Ein Beispiel für einen Projekt-Canvas“
Im Juni hatten wir vom Forum Agile Verwaltung eine Umfrage „Erfahrungen rund um das Online-Arbeiten“ durchgeführt, an der sich rd. 200 Leserinnen und Leser unseres Blogs beteiligt hatten /Anmerkung 1/. Die ersten Ergebnisse hatten wir im Juli veröffentlicht /Anmerkung 2/. Heute wollen wir jetzt speziell der Frage nachgehen: „Wie unterscheiden sich die Sichtweisen von Führungskräften und Mitarbeitern auf die Umwälzungen im Gefolge der Pandemie?“
„Ist GFK agil?“ – die Frage taucht ab und zu in Webinaren oder Webkonferenzen auf. Und eigentlich liegt die Antwort nahe: beide Strömungen stammen aus ganz unterschiedlichen Quellen und haben bislang nicht viel miteinander zu tun.
Schauen wir aber näher hin, ergeben sich ganz tiefe Parallelen zwischen den grundlegenden Konzepten beider Schulen. Wir Agilisten können viel von der GFK lernen, und umgekehrt würde es uns stärker machen, wenn wir in dem oder jenem GFK-Praktiker Verständnis für unsere Anliegen finden könnten. Diese Parallelität, wie ich sie empfinde, will ich hier anhand der Rolle der „Beobachtung“ erzählen. Weiterlesen „Tipps zur agilen Situationsanalyse: Die Methodenkiste der Gewaltfreien Kommunikation (GFK)“
Vielleicht sitzen wir im Büro und schauen deprimiert in die Runde: alle anderen Arbeitsräume verwaist. Aber nicht nur wegen Corona und Homeoffice, sondern weil die Kollegen in den Ferien sind. Oder wir haben selbst Urlaub, sitzen beim Frühstück auf dem viel zu kleinen Balkon und rühren missmutig in der Kaffeetasse: alle haben jetzt bestimmt einen wundervollen Urlaub – nur ich wieder nicht.
Doch da kommt die Nachricht rein: Kein Grund für Einsamkeit und Neid! Es gibt eine Alternative zu Ballermann – gesünder und erfüllender – die uns außerdem mit interessanten Menschen bekannt macht, die eines Gesprächs fähig sind. Die Web-Konferenzen des Forums Agile Verwaltung …
