Autor: Wolf Steinbrecher

Wir: das sind Christiane Büchter, Peter Bauer und Wolf Steinbrecher. „Agile Verwaltung 2035“ ist erst einmal nur ein Arbeitstitel, und die Diskussion darum hat schon begonnen („Ist 2035 nicht zu weit in die Zukunft verlegt? Wir wollen doch schon lange vorher Ergebnisse! Und ist „agil“ nicht schon zu abgenutzt?“ Und so weiter.)

Wichtig ist uns jetzt erst einmal eine Verständigung über das Grundanliegen des Buches: die Erarbeitung einer Vision. So wollen wir einen Verständigungsrahmen erarbeiten, Digitalisierung nicht nur umzusetzen, sondern aktiv zu gestalten. Und natürlich auch andere Herausforderungen, vor denen die Verwaltungen stehen. Dafür suchen wir Interessierte, die sich daran beteiligen wollen.

Und zwar Interessierte aus allen Bereichen: nicht nur Mitarbeiter:innen und Führungskräfte aus der Verwaltung, sondern auch und gerade „von außen“: von Bürger:innen und Unternehmen aus der Kundenperspektive, von Vertreter:innen aus der Zivilgesellschaft, von Lieferanten, von Forschenden, Berater:innen und Journalist:innen. Denn Visionen kann die Verwaltung nicht nur aus sich selbst heraus entwickeln, dazu ist sie als System viel zu sehr um die Selbsterhaltung herum aufgestellt. Sie benötigt Anstöße und Herausforderungen von außen – dann können wir vielleicht irgendwann sagen: „Und sie bewegt sich doch!“

Eine wesentliche Triebfeder bei der Digitalisierung ist die Ausweitung der Teamarbeit. Immer weniger Aufgaben können isoliert von einzelnen Sachbearbeiter:innen erledigt werden – und wo sie es können, werden sie bald von Algorithmen ersetzt werden. Dagegen nehmen Tätigkeiten zu, die nur von mehreren Menschen mit unterschiedlicher Expertise zu erledigen sind.
Dabei stehen wir auf einmal vor einer Herausforderung, auf die wir gar nicht vorbereitet sind: Wir müssen eine Fachsprache entwickeln, um schnell und präzise unsere Zusammenarbeit koordinieren zu können. E-Aktenprojekte unterschätzen dies leider allzu oft.

Manche Teams funktionieren gut und man spürt richtig ihre Freude an der eigenen Produktivität. Andere kommen nicht vom Fleck und haken müde ihre ToDo-Listen ab. Für die Management-Rollen in Projekten (Projektleiter, Product Owner, Scrum Master – wie auch immer sie heißen) stellt die „Teamenergie“ ein zentrales Konzept (und oft auch ein zentrales Problem) dar. Sie irgendwie objektiv zu „messen“ halte ich für fast unmöglich. Aber für die Visualisierung verwende ich seit einiger Zeit ein Mustertableau, das ich hier an einem praktischen Beispiel vorführen will.

Auf meinen ersten Beitrag zum Thema „Standardisierung“ (15. Februar 2021) gab es einige Rückmeldungen, darunter deutlich mehr skeptische als zustimmende. Das gibt mir Gelegenheit, meine Überlegungen zu korrigieren oder besser darzustellen. Im Kern geht es um eine gemeinsame Arbeit an den Themen 1. „Wie wollen wir künftig – also wenn wir endlich im 21. Jahrhundert angekommen sein werden – gut zusammenarbeiten?“ und 2. „Wie können wir zu einer gemeinsamen Sprache finden, um uns darüber zu verständigen?“