Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

Was ist Agilität? – Zum x-ten Mal gestellt, zum x-ten Mal keine Antwort

Immer wieder die Frage – von Lesern, Konferenzbesuchern, innerhalb des FAV: Was ist Agilität? Unsere Webseite „Agilität in der Verwaltung – eine einführende Übersicht“ wurde schon über 4.500-mal aufgerufen.

Aber eine schlüssige Definition, gar eine endgültige Antwort – wie soll es die geben? Gerade Agilität beruht auf der Erfahrung, dass nichts endgültig und fest ist. Wie sollte also Agilität ein starres Rahmenwerk sein, wenn sie selbst die Bewegung in einer bewegten Umwelt sein will? Wir müssen immer wieder die Anstrengung machen, mir neu über den Sinn von agilen Herangehensweisen zu verständigen.

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LdN-Podcast: Gründe für das Scheitern des OZG

Es ist eine Stimme aus der Zivilgesellschaft – oder fast ein Aufschrei. Die „Lage der Nation“, hat zwei ausführliche Folgen dem Thema „Digitalisierung der deutschen Verwaltung“ gewidmet. Es ist der bestrecherchierte, mir bekannte Beitrag zum Thema „Woran ist das OZG gescheitert und was ist zu tun?“

Wir stellen einen Überblick über die Inhalte der Podcasts vor und liefern die Links dorthin.

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Megatrends: Ihre Bedeutung für kommunale Strategien

Die aktuelle Situation enthält auch für Verwaltungen auf „unterer“ Ebene – Gemeinden, Städte, Hochschulen – einige Lehren. Wir sind in unseren Planungen stark abhängig von globalen Faktoren – sowohl von langfristigen Entwicklungen (Klima, Demografie) als auch von plötzlichen „Zeitenwenden“ (Pandemie, Ukraine-Krieg).

Häufig erwischt es uns kalt – da stehen auf einmal 1.000 Ukraine-Flüchtlinge auf dem Marktplatz und wollen unterstützt werden. Und solche disruptiven Ereignisse wird es auch weiter geben – das ist unser VUKA-Schicksal /Anmerkung 1/.

Aber gleichzeitig könnten wir auf die langfristigen Trends stärker hinschauen – damit wir nicht ganz naiv durch die Welt gehen wie ein Frosch durchs Ufergras. Die Entwicklung der Storchenpopulation ist für Froschstrategen nämlich nicht ganz ohne Interesse. Auch wenn der einzelne Storch dann doch noch ein Überraschungsmoment auf seiner Seite hat. Leider.

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E-Akte: Warum sind die DMS so schlecht?

In ihrem Buch „Träge Transformation“ /Anmerkung 1/ machen sich Sascha Friesike und Johanna Sprondel Gedanken über die Gründe, warum Digitalisierungsprojekte in der deutschen Verwaltung so schleppend verlaufen. Als einen Faktor machen sie die schlechte Qualität der angebotenen Software aus: „Es wird mit Zitronen gehandelt (es entsteht ein ‚market for lemons‘).“ (Seite 14)

Die Projekterfahrungen bei der Einführung der E-Akte stützen diese Beobachtung.

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Griff in die Bücherkiste: „Träge Transformation“

Unter der Rubrik „Griff in die Bücherkiste“ möchten wir unseren Leser:innen Titel vorstellen, die vielleicht eine Ergänzung zu den übrigen urläublichen Tätigkeiten (Hängemattenliegen, Cocktails schlürfen etc. pp.) darstellen. Dabei wollen wir gerade keine vollständigen Inhaltsangaben liefern, sondern nur gerade so viel über ein Buch verraten, dass noch Raum zum Selberlesen bleibt. Trifft dieser neue Service auf eure Nachfrage? Wir werden es an den Klickzahlen sehen.

Das erste Buch wurde von Sascha Friesike und Johanna Sprondel verfasst. Es trägt den Titel „Träge Transformation“, ist im Februar 2022 erschienen und beschäftigt sich mit einigen Ursachen, die der Digitalisierung im Wege stehen.

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Gesetze ohne Regelungen? Eine Vision für die Verwaltung 2040

Im FAV und darum herum hat sich eine Diskussion entsponnen, wie eine gute Verwaltung in (ferner?) Zukunft aussehen könne. Kann die Kooperation mit dem Bürger bei der Bearbeitung seiner Anliegen zum Normalfall werden, statt weiter vor allem über ihn zu entscheiden? Und ist das überhaupt ein sinnvoller Wunsch?

Ich halte diesen Wunsch für sinnvoll. Oder anders: ich halte ihn für absolut dringend. Wir müssen unsere Entscheidungsprozesse unbedingt beschleunigen und auch ihre Ergebnisse verbessern – sonst können wir die Megaherausforderungen Klimakrise, Pandemie, Flüchtlingsaufnahme getrost vergessen. Solange bei uns nicht das Motto gilt „Digitalisierung zur Unterstützung von grundlegenden Prozessverbesserungen“, sondern „Digitalisierung an Stelle von Änderungen“ werden wir immer den diversen Tsunamis hinterherschwimmen. Und nie vor die Welle kommen.

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Kipp-Punkte und das „Weiter-So“: Ohne eine (agile) Staatsreform wird es nicht gehen

Veronika hat vorletzten Donnerstag einen Artikel „Des Verwaltungspudels Kern – oder: wo (überall) ist ein Hund begraben?“ veröffentlicht, in dem sie viele wichtige Fragen aufwirft. Ich will den Ball hier aufgreifen, den sie uns zuspielt. Dabei beschäftigt mich der Blickwinkel: „Wie können wir agiles Denken dafür nutzen, jenen Kipp-Punkten zuvorzukommen, an denen bedrohliche Tendenzen in Katastrophen umschlagen?“

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Tool zur Einführung der E-Akte: die „Kriterienliste“

Mittlere oder kleinere Verwaltungen (Kommunen, Hochschulen, kleine Kreisverwaltungen) wählen ein DMS oft sehr pragmatisch aus: Der Projekt-Verantwortliche – meist jemand aus der IuK – hört sich um. Er fragt bei den Nachbarn, was die denn so beschafft haben. Er erkundigt sich beim kommunalen Rechenzentrum des Landes. Oder er geht auf eine Messe und schaut, was es so an Produkten gibt. Für mehr ist nicht Zeit.

Meistens ist nicht einmal ein Lastenheft vorhanden, geschweige denn eine Vision, wie wir künftig in der E-Akte arbeiten wollen. Wer sollte ein solches Lastenheft denn auch erstellen? Die IuK-Abteilungen ertrinken schon in den Routinearbeiten.

Die Ergebnisse der Beschaffung sind mäßig bis schlecht. Gerade die Marktführer unter den Produkten sind unübersichtlich, langsam, decken die heutigen Hauptbedürfnisse kaum ab. Deshalb stellen wir jetzt hier ein Tool vor, mit dem man schnell Kriterien für die DMS-Auswahl aufstellen und eine Marktabfrage machen kann. Und wir laden ein zu einer kurzen kostenlosen Konferenz im Juni, auf ihr Fragen stellen könnte. Das ist auch eine Möglichkeit für Projektleiter:innen, sich untereinander zu vernetzen.

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Was ist Verwaltungskultur? Und: können wir sie beeinflussen?

Die Neugier des Menschen, „hinter die Fassade“ zu schauen, ist unermesslich. Hinter die Fassade von Dingen: Warum bewegen sich die Sterne am Nachthimmel? Hinter die Fassade anderer Menschen: Warum handelt sie so und nicht anders? Schließlich auch hinter die Fassade von jenen merkwürdigen „Dingen der Dritten Art“, wie Gotthard Günther sie nannte: Organisationen, Institutionen, verschiedenste Artefakte – eindeutig von Menschen geschaffen und trotzdem von Menschen nicht mehr einfach kontrollierbar und manipulierbar.
Können Organisationen überhaupt eine „Kultur“ haben? Wie könnte man sie fassen? Die Systemtheorie tut sich damit nicht leicht. /Anmerkung 1/ Aber es gibt neuere Antworten.

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Prozessbeschreibungen: Die Grenzen des traditionellen Verfahrens

Prozessaufnahme, Prozessanalyse, Prozessmodellierung, BPMN – seit mindestens zwei Jahrzehnten kreiseln diese Begriffe durch die Verwaltungsmodernisierungsdiskussionsmaschine und richten dort – nun, was richten sie an?

Auf jeden Fall scheinen sie Geschäftigkeit zu fördern. Ein Vertreter eines Bistums erzählt mir: „In den vergangenen drei Jahren haben wir fast 400 Prozesse aufgenommen.“ Auch ein Landrat meldet Erfolg: „Jeder Fachbereich hat inzwischen mindestens einen seiner Kernprozesse beschrieben und ist nun gefordert, die Prozesslandkarte Schritt für Schritt auszubauen.“

Aber lohnt der Erfolg den Aufwand? Was ist der praktische Nutzen? Dazu möchte ich aus praktischen Projekterfahrungen ein paar Überlegungen vorstellen.

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