Kaizen oder warum es Verwaltungen so schwer fällt, grundlegend Neues zu denken und was man dafür tun kann

Neulich habe ich gelernt, dass Kaizen, hier im Westen gerne mit „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess‟ übersetzt, in seiner ursprünglichen, japanischen Bedeutung etwas anderes bedeutet. Nämlich ein fortwährendes Hinterfragen der eigenen Grundannahmen. Während also beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess Vorhandenes Zug um Zug verbessert und damit der Boden des Gesicherten im Grunde nicht verlassen wird, führt Kaizen im ursprünglichen Sinne möglicherweise dazu, dass wir Dinge, die wir jahrelang für richtig gehalten haben, umstoßen, Gewohnheiten aufgeben, grundlegend Neues lernen und anwenden müssen. Das löst bei vielen Menschen, auch bei mir, durchaus Unbehagen aus. Ich frage mich: Warum ist das so? Oder anders gefragt: Warum ist Change in öffentlichen Verwaltungen oft so schwierig?

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Neue Formen des Erzählens mit Online-Whiteboards

Wenn wir einem Publikum etwas vortragen oder erzählen wollen, greifen wir immer noch gerne zum Klassiker: Powerpoint. Oder dessen Entsprechungen aus der Apfel-, Suchmaschinen- oder Open-Source-Welt. Seit einiger Zeit gibt es aber eine neue Art von Programmen, die deutlich mehr können, als Folien hintereinander durchzublättern. Die Rede ist von digitalen Whiteboards, die beispielsweise von Miro, Mural oder Conceptboard angeboten werden.

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Digital Workplace: Mitstreiter*innen gesucht, die eine Vision vom digitalen Arbeitsplatz 2033 entwickeln


Digitaler Arbeitspatz oder neudeutsch Digital Workplace: Noch so ein schillerndes Schlagwort, unter dem sich ganz unterschiedliche Ideen versammeln. Oft ist damit eine eher technisch geprägte Vorstellung zukünftiger Arbeitsplätze gemeint, gerne auch verbunden mit mobilem Arbeiten in allen Formen. Oft werden mit dem Begriff aber auch Visionen moderner Räume, Architekturen und Mobiliar verknüpft. Wer sich mit organisatorischen Fragen beschäftigt, stellt sich vielleicht neue Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation darunter vor. Gemeinsam ist: Der Begriff regt die Fantasie an.

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Agiles auf die Ohren: Interessante Podcasts für die Agile Verwaltung

Normalerweise hätte ich mit langen Zug- oder Autofahrten angefangen und erzählt, wie angenehm es ist, statt Radio zu hören, sich ein tolles Buch vorlesen zu lassen oder einem interessanten Podcast zu lauschen. Nach über einem Jahr Corona schimmelt meine Bahncard vor sich hin und ich weiß schon fast nicht mehr, wie Reisen anfühlt.

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Workflow mit digitalem Mindset in Musterhausen

In der Musterhausener Stadtverwaltung arbeiten bekanntlich viele kluge Köpfe. Und doch, und doch, ist man auch in diesem sympatischen Städtchen von der Corona-Krise auf dem falschen Fuß erwischt worden. Plötzlich sitzen halbe Ämter wechselweise im Home-Office und die Kolleg*innen sehen sich oft tage- oder wochenlang nur noch in Videokonferenzen.

Für Besprechungen ist das vielleicht kein Problem, wohl aber bei einer der Lieblingsdiziplinen jeder Verwaltung: Die Mitzeichnung. Mit ihr werden die Beschlüsse von den Führungskräften freigegeben. Und diese Freigabe erfolgt auch in Musterhausen meistens noch auf Papier.

Damit sind wir beim Problem: Im Home-Office-Modus taugt Papier als Unterschriftträger nichts. Mit einem Filzstift auf dem Bildschirm unterschreiben ist keine Lösung. Was also tun?

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Session des FAV auf dem NExTcamp #2 zu einem „Agilen Steuerungsmodell“

NExTcamp #2 – Verwaltung. Digital. Gestalten.“: Unter diesem Titel hat das Netzwerk NExT e. V. am 21. Januar 2021 zum zweiten Mal ein Barcamp für Menschen aus dem Öffentlichen Dienst veranstaltet. Zusammen mit Personen aus Wissenschaft und Forschung wurde über die „Behörde von morgen“ diskutiert. Wie im vergangenen Jahr hat sich das Forum Agile Verwaltung aktiv an dem Barcamp beteiligt.

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Ist Scrum in Kommunalverwaltungen anwendbar?

Dass auch Kommunalverwaltungen von der VUCA-Welt betroffen sind, hat sich herumgesprochen. Dass Agile Methoden helfen können, damit fertig zu werden, hat man auch schon gehört und vielleicht auch schon umgesetzt. Wie ist es aber mit Scrum? Lässt sich das Framework, das so erfolgreich bei IT-Projekten eingesetzt wird, gewinnbringend in der Verwaltung verwenden?

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