Autor: Peter Bauer

Architekt und Organisationsentwickler. Ich schreibe über Themen, die mich beruflich oder privat interessieren. Beruflich geht es meistens um Agilität, Organisationsentwicklung oder Dokumentenmanagement. Private Artikel drehen sich um Literatur, Film, Architektur und Japan. Ich freue mich immer über konstruktives Feedback oder blickerweiternde Widerrede. わたしは建築家 と 組織の開発者です。 ブログの主題は、だたい敏捷性と組織開発、文学、映画、建築と日本についてです。 視野を広げる建設的なフィードバックいつでも喜んで受けています。

Die Irrwege beim Finden einer digitalen Dokumentablage: Ein Erfahrungsbericht

Beitrag von Dr.-Ing. Karl Steinjan, Institut für Luft- und Kältetechnik gemeinnützige Gesellschaft mbH (ILK), Dresden

Die Umstellung von bekannten Prozessen ist für Unternehmen immer eine Herausforderung. Man verlässt den bewährten Weg und riskiert, bei der Einführung auf Schwierigkeiten zu stoßen. So greift man beispielsweise in die Arbeitsabläufe und Gewohnheiten von Menschen ein. Darüber hinaus benötigen die mit der Änderung einhergehenden Lern- und Umstellungsprozesse anfangs sehr viel zusätzliche Zeit. Bei der Wahl einer neuen Softwarelösung sind Kompromisse gefordert und manchmal durchaus auch der Verzicht auf alt bekannte Funktionen. Zur Anpassung der Prozesse müssen oft vielfältige Entscheidungen getroffen werden und ggf. Investitionen getätigt werden. Insgesamt gibt es somit viele Möglichkeiten ungünstig oder falsch in dem Prozess der Umstellung abzubiegen. Das haben wir bei unserem Versuch die Dokumentablage neu zu organisieren auch erleben müssen.

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Macht und Aufmerksamkeit – Urkräfte gegen Veränderung

Ich weiß nicht, wie oft ich das schon gelesen habe: „Die Digitalisierung der Verwaltungen geht zu langsam voran“. Und leider stimmt es! Da wird öffentlichkeitswirksam an OZG-Frontends gebastelt, während hinter den Rathaustüren noch Bescheide wie bei den antiken Römern [1] dreifach auf Steintafeln gemeißelt werden. Nur um sie dann – wenigstens ein bisschen modern – zu scannen und in einem der 3.000 Boorberg-Aktenzeichen zu versenken. Selbst da, wo es gelungen ist, medienbruchfreie Prozesse zu gestalten, stellt sich nicht selten heraus: Das Prozedere ist digital, die Logik dahinter aber immer noch mehr Steintafel, als Ausschöpfen der Vorteile elektronischer Systeme zu Wohle der Allgemeinheit – eigentlich der Verfassungsauftrag der Verwaltung. [2]

Auch wo es nicht um Digitalisierung geht, ist ein schwer nachvollziehbares Beharrungsvermögen tradierter Denkweisen und Strukturen festzustellen. Fokus online machte – angesichts des behördlichen Chaos nach der Flutkatastrophe im Ahrtal 2021 – „Strukturen aus Preußens Glanzzeit“ als wesentliche Ursache für die Schwierigkeiten bei der Koordination der Aufräumarbeiten aus.

Dabei haben nicht wenige Menschen in den Verwaltungen durchaus bemerkt, dass viele Aufgaben deutlich komplexer geworden sind: Bei Projekten sitzen plötzlich viel mehr Akteurinnen und Stakeholder am Tisch, Menschen aus der Stadtgesellschaft wollen aktiv mitmischen, schwierige Probleme müssen in kürzester Zeit gelöst werden, klare Ziele sind oft nicht auszumachen, viele sich widersprechende Aspekte müssen in stimmige Lösungen zusammengeführt werden, es besteht die Notwendigkeit organisationsübergreifender Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe und so weiter.

Obwohl diese Veränderungen offensichtlich sind, brechen sich an ihren Klippen regelmäßig die hergebrachten Strukturen und Denkweisen – nachzulesen in unzählige Publikationen und Studien zum Thema.

Die beliebteste Reaktion der Verwaltung darauf: Wir brauchen mehr Personal! Und dann wird weitergemacht, wie bisher.

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Besser gemeinsam entscheiden mit dem Systemischen Konsensieren 

Gastbeitrag von Sven Jung
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Mit verschiedenen Beteiligungsverfahren wurden schon erste Erfolge bei der Beteiligung von BürgerInnen und Mitarbeitenden bei Entscheidungen erreicht. In Kombination mit dem Systemischen Konsensieren können Entscheidungsprozesse und Konfliktlösungen noch wirkungsvoller werden – preisgekrönte Beispiele gibt es bereits.

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„Agile Reads“ – Neuer Bereich im Blog (aka „Bücherkiste“)

Bitte mal die Hand heben: Wer hat wie ich im Bücherregal eine beträchtliche Menge von Büchern aus dem Dunstkreis Agilität, Arbeitsorganisation, Coaching, Teamentwicklung usw. stehen? Doch so viele? Habe ich mir schon gedacht 😊. Ich vermute weiter richtig, dass etliche Bücher wirklich inspirierend, erleuchtend oder nützlich waren, während andere sich als Nieten erwiesen haben? Ja? Dann liegen Wolf und ich richtig mit der Idee, im FAV-Blog eine neue Rubrik (genauer „Kategorie“) für Buchbesprechungen anzulegen.

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Systemisches Konsensieren

Ich bin mir nicht sicher, ob eine Welt ohne verschiedene Meinungen oder Weltsichten lebenswerter wäre als die Welt, in der wir leben. Und das ist eine Welt, in der Interessengegensätze oder gar Konflikte alltäglich sind, im Kleinen, wie im Großen. Eine Welt, in der wir fortwährend entscheiden müssen, welche Vorschläge, welche Interessen sich durchsetzen, welche Meinungen die Oberhand gewinnen. Und entscheiden müssen wir, sonst gibt es kein Handeln.

Es gibt viele Methoden, Interessengegensätze aufzulösen. Faustrecht, das Recht des Stärkeren, in letzter Konsequenz Krieg fallen spontan ein. Diese lasse ich beiseite. Hier soll es um zivilisierte Entscheidungssysteme gehen. Genauer um eines davon, welches meiner Meinung nach zu wenig Beachtung findet: das „Systemische Konsensieren“.

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Ein Reifegradmodell für die DMS-Einführung

Die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) trifft auf Verwaltungen, die gut zwanzig Jahre Dokumentenerstellung und -verwaltung mit Hilfe von Office-Programmen und Fileservern hinter sich haben. Mit der schrittweisen Einführung von Arbeitsplatzcomputern haben sich Arbeitsweisen in den Verwaltungen stark verändert. Schreibbüros, die handschriftliche Notizen oder Diktate in Schreibmaschinentext übertragen, sind verschwunden, die Textarbeit ist größtenteils zu den Sachbearbeitungen gewandert. Die Aufgaben der ehemaligen Schreibkräfte, so noch vorhanden, haben sich stark geändert.

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7 Tipps für den professionellen Auftritt in Videokonferenzen

Das kennt ihr mittlerweile alle: Der Remote-Termin startet, noch sind nicht alle da. Die eine fummelt an der Kamera, der andere nestelt am Mikrofon, fragt in die Runde: „Könnt ihr mich hören?“. Bei jeder Sitzung ist jemand dabei, den man kaum erkennen kann, so dunkel ist das Bild. Jemand anderes ist halb am unteren Bildrand versunken. Häufig bekommen wir auch Nasenloch-Perspektiven zu sehen, wenn Smartphone oder Tablett auf dem Tisch liegen. Nicht schön dieser Blickwinkel, es sei denn, es handelt sich um eine Online-Visite beim HNO.

Schade eigentlich! Denn es gehört gar nicht viel dazu, sich in Videokonferenzen gut zu präsentieren. Hier sind 7 Tipps, worauf ihr achten solltet.

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Videokonferenzen und mehr in virtuellen 3D-Räumen

Ja sicher, nach bald zwei Jahren Corona vermisse ich Präsenzveranstaltungen immer öfter. Trotzdem toll, dass es so viele Tools für Video-Konferenzen und Online-Zusammenarbeit gibt. Wenn man nicht gerade jeden Tag mehrere Stunden in Online-Meetings verbringt, sind die elektronischen Werkzeuge eine echte Bereicherung für die Arbeit.

Ich wundere mich trotzdem, dass die Tools fast ausnahmslos aus der Flat-Earth-Welt zu stammen scheinen. Mal links, mal rechts, mal in einem beweglichen Fenster sind die Livebilder der Teilnehmenden eingeblendet. Dazu irgendwo eine Werkzeugleiste, ein Chatfenster und optional eine freigegebene Präsentation. Aber alles spielt sich auf der zweidimensionalen Bildschirmoberfläche ab.

Aber ehrlich, das soll ein Ersatz für eine Präsenzveranstaltung sein, die in echten Räumen mit drei Dimensionen stattfinden? Liebe Hersteller, gebt euch mehr Mühe! Wie man es anders machen kann, zeigen die folgenden Beispiele.

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Kaizen oder warum es Verwaltungen so schwer fällt, grundlegend Neues zu denken und was man dafür tun kann

Neulich habe ich gelernt, dass Kaizen, hier im Westen gerne mit „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess‟ übersetzt, in seiner ursprünglichen, japanischen Bedeutung etwas anderes bedeutet. Nämlich ein fortwährendes Hinterfragen der eigenen Grundannahmen. Während also beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess Vorhandenes Zug um Zug verbessert und damit der Boden des Gesicherten im Grunde nicht verlassen wird, führt Kaizen im ursprünglichen Sinne möglicherweise dazu, dass wir Dinge, die wir jahrelang für richtig gehalten haben, umstoßen, Gewohnheiten aufgeben, grundlegend Neues lernen und anwenden müssen. Das löst bei vielen Menschen, auch bei mir, durchaus Unbehagen aus. Ich frage mich: Warum ist das so? Oder anders gefragt: Warum ist Change in öffentlichen Verwaltungen oft so schwierig?

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