Was sammelt sich im Laufe der Zeit nicht alles an „geistigem Gerümpel“ an und führt dazu, dass das Wesentliche, auf das es ankommt, immer mehr aus dem Fokus gerät. Was ich deshalb regelmäßig mache: 5S im Kopf. 5S wird leider gerne auf Ordnung am Arbeitsplatz reduziert. Dabei stecken Prinzipien dahinter, die viel mehr bedeuten als nur Ordnung am Arbeitsplatz“. Fast schade, dass das Potenzial viel zu wenig genutzt wird.
Weiterlesen „Mehr Klarheit durch einen „aufgeräumten Kopf“: 5S als Methode nutzen, um das Wesentliche in den Fokus zustellen“Autor: Thomas Michl
Agilist aus Überzeugung - Lean-Enthusiast und Kanban-Fan - Veränderungsbegleiter - Dipl.-Verw.Wiss. - MBA - 🇮🇪 Irland-Fan - Mitgründer Forum Agile Verwaltung
Aus der agilen Methodenkiste | Selbstorganisierte Besprechungen mit der „Solution Driven Method of Interaction“ (SDMI)
Über das niederländische Pflegeunternehmen buurtz.org habe ich einen spannenden Ansatz für selbstorganisierte Besprechungen kennengelernt: „Solution Driven Method of Interaction“ (SDMI). Die Methode ist ergebnisorientiert und vor allem verhaltensbezogen. Und sie ist einfach umzusetzen.
Grundstruktur
Jede Besprechung folgt nach dieser Methode der gleichen Grundstruktur:
- Diskussion und Abnahme des Ergebnisprotokolls aus dem vorangegangenen Meeting
- (vorab angemeldete) Mitteilungen
- Weitere Informationen/Themen
Erstellung der Tagesordnung
Zu Beginn der Besprechung wird eine vorläufige Tagesordnung erstellt. Diese enthält die Punkte, die vor der Sitzung beim Moderator eingereicht wurden. Das Hinzufügen neuer Elemente während des Meetings ist möglich, jedoch nur, wenn es die Zeit (Timebox) erlaubt.
Es gilt: Jeder darf Tagesordnungspunkte (TOP) einreichen. Das Teammitglied, das den Tagesordnungspunkt einreicht, ist der „TOP-Eigentümer*in“ und definiert die Dauer des Tagesordnungspunktes (Timebox). Die Tagesordnungspunkte werden – wenn möglich – als Fragen formuliert.
Der/die Moderator:in erstellt vor Ort mit allen Sitzungsteilnehmenden eine endgültige Liste der Tagesordnungspunkte. Die Moderation entscheidet nicht über die Tagesordnung, sondern die Gruppe. Er listet alle Tagesordnungspunkte für alle sichtbar auf. Kommt es während der Besprechung zu einer Diskussion, werden die Besprechungsteilnehmenden gefragt, ob ein zusätzlicher Tagesordnungspunkt aufgenommen werden soll. Und entsprechend ergänzt (sofern die verfügbare Zeit dies zulässt).
Grundregeln für den Ablauf
Der/die TOP-Eigentümer*in stellt die Frage oder den Vorschlag vor, die/den er/sie ansprechen möchte, und begründet, warum das Thema für die Sitzung relevant ist. Der Zweck der Besprechung wird ebenfalls genannt. Drei Optionen sind üblich: Information, Einholen von Rat, Herbeiführen einer Entscheidung.
Die Themen werden innerhalb des vorgeschlagenen Zeitfensters (Timebox) behandelt, wobei die TOP-Eigentümer jeweils für die Einhaltung des Zeitfensters verantwortlich sind. Entscheidungen werden wenn möglich sofort getroffen. Kommt kein Konsens zustande, bleibt der ursprüngliche Status erhalten. Wird ein Konsens erzielt, werden die nächsten Schritte durch die Beantwortung zweier Fragen festgelegt: Wann wird die Entscheidung umgesetzt? Und wer führt sie aus?
Ist der jeweilige Punkt abgeschlossen, geht das Team zum nächsten Tagesordnungspunkt über. Das Verfahren wiederholt sich.
Zeichnet sich eine umfangreichere Diskussion ab, die über das eigentliche Thema hinausgeht, fragt die Moderation, ob ein weiterer Tagesordnungspunkt aufgenommen werden soll.
Für Diskussion werden folgende Leitfragen vorgeschlagen:
- Wer hat einen Vorschlag?
- Was sind die Vor- und Nachteile?
- Was sind die Konsequenzen?
- Wer ist für und wer dagegen und weshalb?
- Irgendwelche neuen oder anderen Vorschläge?
- Irgendwelche neuen oder anderen Argumente
Was tun, wenn die Besprechung nicht rund läuft?
In den Fällen, in denen die Diskussion aus dem Rahmen fällt, haben sich einige einfache Praxistipps bewährt, bei denen die Moderation die Teilnehmer einbezieht:
- Wenn sich die Beiträge zu wiederholen scheinen: „Hast Du/haben Sie andere oder neue Informationen?“
- Wenn Besprechungen sich zu sehr zieht: „Wie ist die Beziehung zu dem Thema, über das wir diskutieren?“
- Wenn es chaotisch wird: ein Teammitglied zu benennen, warten bis diese Person Aufmerksamkeit erhält und fragen: „Was denkst du?“
Unser Tipp
Für die Visualisierung der Tagesordnung ist ein „Personal Kanban“ eine gute Unterstützung. Ebenso hilft die Visualisierung der Timebox mit einem gut sichtbaren Timer. Hilfreich ist es auch, wenn die Themensammlung im Vorfeld für alle Teilnehmer einsehbar ist.
Die Methode braucht gerade zu Beginn etwas mehr Unterstützung in der Umsetzung, da sie für viele zunächst ungewohnt ist. Wenn sie sich im Team eingespielt hat, führt sie zu einer Qualitätssteigerung der Besprechungen, da die Teilnehmenden konzentrierter bei der Sache sind.
Quelle
Astrid Vermeer/Ben Wenting – Selbstorganisierte Teams in der Praxis, Houten 2018, S. 78 ff.
#AusDerAgilenMethodenkiste | Kamishibai-Boards für wiederkehrende Aufgaben nutzen
Kanban-Board sieht man erfreulicherweise häufiger. Sie sind gut geeignet, um den Arbeitsfluss darzustellen und damit evolutionäre Weiterentwicklung des Arbeitsflusses durch das System visuell zu unterstützen. Weniger gut geeignet ist das Kanban-Board allerdings für wiederkehrende Daueraufgaben und als visuelle Unterstützung der Wiedervorlage. Hier lohnt sich Blick auf sogenannte Kamishibai-Boards als Ergänzung.
Weiterlesen „#AusDerAgilenMethodenkiste | Kamishibai-Boards für wiederkehrende Aufgaben nutzen“Aus der agilen Methodenkiste | Blocker im Arbeitsfluss sichtbar machen
Was wir anstreben, ist ein kontinuierlicher Fluss der „Arbeitspakete“ durch unser Arbeitssystem. Damit dieser gewährleistet ist, bemühen wir uns als agiles Team möglichst alle Abhängigkeiten zu vermeiden. Das gelingt mal mehr und mal weniger.
Unser Ziel ist es, dass es möglichst keine Abhängigkeiten nach außen gibt. Da wir uns mit agilen Teams oft in einem komplexen Umfeld bewegen, wissen wir nicht immer zu Beginn, ob es Abhängigkeiten zu Dritten oder andere extern verursachten Blockaden gibt. Erst durch das erkundende Vorgehen erkennen wir, dass es Zuarbeit von dritter Seite benötigt oder Entscheidungen an anderer Stelle erforderlich sind, bevor wir weiterarbeiten können. In diesen Fällen wird der Arbeitsfluss blockiert. Um dies besser erkennen zu können, hilft die Visualisierung der Blockade auf dem Scrum- oder Kanbanboard weiter.
Den Verbesserungsmuskel der Organisation trainieren
Jede Organisation hat einen Verbesserungsmuskel. Wie jeder andere Muskel muss der Verbesserungsmuskel regelmäßig trainiert werden, damit er nicht verkümmert. Wenn in einer Organisation der Verbesserungsmuskel regelmäßig trainiert wird, dann ist das Weiterentwickeln und Reflektieren in der Organisation fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Damit meine ich, dass auf allen Ebenen einer Organisation das permanente Reflektieren, Weiterentwickeln der Abläufe und Prozesse und der Zusammenarbeit aller Akteure ganz selbstverständlicher Teil des alltäglichen Handelns ist. Das Bewusstsein und alle Sinne sind geschärft, immer auf der Suche nach Möglichkeiten, die Dinge besser Gelingen zu lassen. Kaizen – als die Philosophie des permanenten Lernens und Weiterentwickelns – ist für mich daher selbstverständlicher Teil der agilen Organisationskultur – auch und gerade in der öffentlichen Verwaltung.
Weiterlesen „Den Verbesserungsmuskel der Organisation trainieren“#AusDerAgilenMethodenkiste: Kanban mit STATIK einführen
Mit unserem Beitrag wollen wir das STATIK-Modell (Systems Thinking Approach to Implementing Kanban) als einen praxisbewährten Leitfaden für die Einführung von Kanban vorstellen.
Weiterlesen „#AusDerAgilenMethodenkiste: Kanban mit STATIK einführen“Raus aus dem Silo und rein in den Austausch – virtuelles Lean Coffee des Forums Agile Verwaltung
Raus aus dem Silo und rein in den Austausch ist das Motto unseres monatlichen virtuellen Lean Coffees, das wir seit über einem Jahr an jedem letzten Montag im Monat anbieten. Wir wollen eine Plattform bieten, die es den agilen Menschen in der Verwaltung erlaubt, sich über Ideen, Gedanken und Problemstellungen unkompliziert und niederschwellig auszutauschen. Einen Rahmen für kollegiale Beratung bieten, der den Erfahrungsaustausch in die Breite bringt.
Weiterlesen: Raus aus dem Silo und rein in den Austausch – virtuelles Lean Coffee des Forums Agile VerwaltungWarum haben wir uns für Lean Coffee als Format entschieden? Das einfache Format ermöglichst es, dass jeder unkompliziert seine Themen, die unter den Nägeln brennen, einfach in die Runde werfen kann. Gemeinsam priorisieren wir und erstellen so unsere Agenda für unsere Mini-Konferenz. Innerhalb einer Timebox (begrenzte Zeitfenster) pro Thema diskutieren wir Thema um Thema in der zur Verfügung stehenden Zeit, bis das große Zeitfenster von 1,5 h vorbei ist. Die Teilnehmenden bestimmen die Reihenfolge und Priorität des Themas selbstorganisiert und selbstbestimmt. Eine ausführliche Beschreibung zum Lean Coffee haben wir als PDF für Interessierte zur Verfügung gestellt, sodass das Lean Coffee-Format übernommen werden kann.
Weil wir zu Beginn der COVID-Pandemie gestartet sind und viele Amtsstuben noch nicht aufgerüstet waren, eine nicht unerhebliche Zahl der Teilnehmer noch mit privater Hardware von zu Hause arbeiten musste, sind wir mit einem Abendtermin gestartet. Das hat sich zum Glück geändert. Auch ist die anfängliche Euphorie, die eine Vielzahl von Angeboten aus dem Boden hat schießen lassen, einer gewissen “Zoom Fatigue” gewichen. Nachvollziehbar. Wer den ganzen Tag in Videokonferenzen verbringt, braucht seine Auszeiten auf der virtuellen Welt.
Darauf wollen wir reagieren und werden unsere virtuelles Lean Coffee vom Abend auf den Morgen verlegen. Mit einer Tasse Kaffee, bevor es richtig losgeht, erholt und gut gelaunt den Tag beginnen. Mit einem virtuellen Lean Coffee mit gleichgesinnten agilen Menschen – nicht nur aus der öffentlichen Verwaltung – in den Austausch treten. Deshalb starten wir ab September 2022 jeden letzten Montag im Monat um 8 Uhr neu durch und freuen uns auf einen bunten Blumenstrauß. Unser Lean Coffee steht übrigens auch Menschen offen, die nicht in der öffentlichen Verwaltung tätig sind und den sektorenübergreifenden Austausch wertschätzen.
Anmeldung und Termine findet man unter folgendem Link: https://agile-verwaltung.org/virtuelles-lean-coffee/
Aus der agilen Methodenkiste | Obeya Room – alle wichtigen Informationen und Entscheider an einem Ort versammelt
Ich bin ein großer Freund der visuellen Darstellung von Informationen. Ein Kanbanboard ist ein Beispiel für solch eine Visualisierung. Obeya Room oder Big Room ist ein Ansatz, der sich ebenfalls diese Idee zu eigen macht. Obeya, der Begriff kommt aus dem Japanischen. Das deutet schon an, aus welcher Ecke die Grundidee ursprünglich stammt. Obeya wird gerne mit Big Room, also großer Raum übersetzt. Mir ist zwar auch der Begriff „Kommandozentrale“ in diesem Zusammenhang über den Weg gelaufen. Das wird jedoch der Grundidee der Philosophie und den Prinzipien hinter dem Begriff nicht gerecht.
Weiterlesen „Aus der agilen Methodenkiste | Obeya Room – alle wichtigen Informationen und Entscheider an einem Ort versammelt“Verbesserungspoteniale finden, Unnötiges weglassen
Wenn ich so manche Retrospektive im Team oder mit Anspruchsgruppen Revue passieren lassen, fällt mir eines wiederholt auf. Wir sind uns zwar immer alle einig, dass eine regelmäßige Retro sinnvoll ist. Wir wollen besser werden. Aber tun uns erstaunlich oft schwer damit, Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Wir sehen anhand der Velocity, Durchlaufzeiten o. ä. Metriken sehr gut und transparent, ob unsere Experimente erfolgreich sind. Aber wo wir als nächsten Ansätzen können, da tun wir uns dann doch oft schwerer als gedacht.
Weiterlesen „Verbesserungspoteniale finden, Unnötiges weglassen“Wie Scrum und Kanban sich unterscheiden und ergänzen
Ich finde es wichtig, dass wir kontextabhängig und vom Problem kommend den Ansatz wählen, der (initial) am besten zur Herausforderung passt. Ich bin ein großer Fan von Scrum, aber auch von Kanban. Beide Ansätze nutze ich gerne und häufig – abhängig vom Kontext und der Aufgabenstellung. Dabei kommt öfter dann auch die Frage auf, warum ich im einen Kontext Scrum vorziehe, in einem anderen Kanban den Vorzug gebe. Diese Frage möchte ich heute in Teilen versuchen zu beantworten, denn eine abschließende Antwort im Sinne einer Checkliste kann es meines Erachtens nicht geben.
Weiterlesen „Wie Scrum und Kanban sich unterscheiden und ergänzen“
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