Start eines Projekts zur Einführung der E-Akte: Fragen an die Führungskräfte bei Projektstart

Vorbemerkung: Der folgende Beitrag ist dem „Implementierungsleitfaden für Dokumentenmanagement-Systeme“ entnommen, von dem der Teil 1 gerade erschienen ist. Er ist Ergebnis einer Arbeitsgruppe des FAV, die sich seit Herbst letzten Jahres alle zwei Wochen online getroffen und gemeinsam gearbeitet hat. Teil 1 steht unter dem Motto „Begeisterung für das Projekt erzeugen“. Einen Link zu diesem Teil findet ihr am Ende dieses Beitrags.

Folgende Fragen stellen eine unvollständige Liste dar, die die Projektgruppe ganz am Anfang erst einmal sich selber stellen kann. Und dann kann sie mit den Fragen und ihren Antworten auf die Führungskräfte = hoffentlich zukünftige Auftraggeber des Projektes zugehen und sie bitten, die Antworten aus ihrer Sicht zu ergänzen. So erhalten wir möglicherweise einen Einstieg in einen Dialog auf Augenhöhe.  

  • Was erhoffen wir uns von der Einführung eines DMS? Wer innerhalb unserer Verwaltung wird davon welchen Nutzen haben?
  • Lohnen sich Zwischenlösungen, zum Beispiel wenn Fachprogramme schon DMS-Komponenten mit integriert haben? Oder gibt es einen Mehraufwand, wenn man diese Komponenten später in ein “umfassendes, perfektes” DMS überführt? 
  • Welchen materiellen Nutzen erwarten wir – im Sinne von Einsparungen, Verkürzungen von Durchlaufzeiten und ähnliches?
  • Mit welchen kulturellen Veränderungen rechnen wir – zum Beispiel  bei der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereiche/Abteilungen oder verschiedenen Hierarchiestufen? Werden diese Veränderungen nur als positiv empfunden werden? Oder müssen wir auch mit Skepsis und Kritik rechnen?
  • Wie hoch wird schätzungsweise der Aufwand der Umsetzung für ein solches Projekt insgesamt sein – personell, finanziell und zeitlich?
  • Wie sollen wir die Einführung umsetzen? “Von oben nach unten” oder mit deutlicher Mitgestaltung der Anwender:innen? Wie wirken sich die beiden Vorgehensweisen auf den personellen und zeitlichen Aufwand aus? Welchen Einfluss haben sie auf Akzeptanz und Nutzen?
  • Für welche Bereiche/Abteilungen sollen wir die Einführung (Umsetzung) planen?
  • In welcher Reihenfolge kommen die Bereiche/Abteilungen dran? Was sind gute Kriterien zur Priorisierung?
  • Welche vorbereitenden Arbeiten benötigen wir beziehungsweise liegen uns schon vor? Ist es z.B. sinnvoll, Prozesse im Vorfeld zu erfassen, oder sollten wir das besser in Projekt selbst tun? Das Gleiche gilt für die Erstellung eines detaillierten Aktenplans. 
  • Ist uns bewusst, was ein umfassendes DMS alles leisten kann?  Ist uns bewusst, dass uns das vielleicht nicht bewusst ist? Welchen Raum wollen wir uns in unserem Projekt für Lernen, Erfahrungen und Überraschungen geben? Wie wollen wir uns darauf einstellen, dass uns mitten in der Umsetzung noch ganz neue, frische Ideen kommen?

Hier der Link auf den gesamten Leitfaden, Teil 1.

Autor: lothert

Seit 1996 Mitarbeiterin der Haushaltsabteilung an der Alice Salomon Hochschule Berlin und seit mehreren Jahren Leiterin der Drittmittelverwaltung.

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