Wie die Stadt Kiel digitale Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung transformiert

Deutschland ist international bekannt für seine bürokratische Liebe zum Papier. Festsitzende Strukturen, veraltete Arbeitsabläufe und mangelndes Verständnis erschweren die digitale Revolution im öffentlichen Dienst. Insbesondere Behörden verlieren oft auf Grund von Zurückhaltung in Sachen Digitalisierung an Geschwindigkeit. Dies stellt viele kleine Kommunen aber insbesondere auch unsere Landeshauptstädte vor große Herausforderungen: Sie müssen nicht nur das tägliche Leben der Menschen in der Stadt verwalten, sondern auch als digitale Vorbilder für das gesamte Land dienen.

Wie das gelingt, zeigt Deutschlands nördlichste Landeshauptstadt Kiel mit ihrem Vorzeige-Projekt. Die digitale Strategie Ki:GO zur Modernisierung der Verwaltung kann sich sehen lassen. Im Folgenden erzählen wir, was Kiel anders und auch ein bisschen besser macht, um die digitale Transformation in der Verwaltung voranzutreiben.

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Projekt “digitaler Arbeitsplatz”

Mit der Ki:GO Strategie will die Stadt Kiel den digitalen Wandel hin zur modernen Verwaltung gestalten und die Stadt bestmöglich auf die Zukunft vorbereiten. Konkretes Ziel der Bewegung war es, den Mitarbeitenden einen digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, der unterschiedliche Arbeitsmodelle und insbesondere mehr Remote-Arbeit ermöglicht.

Nicht nur im Zuge der Corona-Pandemie, sondern vielmehr um auch als Arbeitgeber weiterhin attraktiv zu bleiben, den Mitarbeitenden ein modernes Arbeitsumfeld bieten zu können und die digitale Transformation nicht vorbeiziehen zu lassen. Digitale Transformation geschieht in vielerlei Disziplinen. Eine davon ist die visuelle Zusammenarbeit in Zeiten hybrider Arbeitsplätze und vernetzter Strukturen. Dafür suchte die Stadt nach digitalen Tools mit verschiedenen Funktionalitäten für die dezentrale Zusammenarbeit.

„Die Ki:GO-Bewegung setzt stark auf Kompetenzentwicklung und will die Einstellung der Mitarbeitenden, mit der sie neuen, digitalen Anwendungen gegenüberstehen, positiv verändern. Neue Programme sollten daher besonders anwenderfreundlich und intuitiv zu erlernen sein.”

Franziska Rimmele, Digital Coach

Online-Werkzeuge als Grundbaustein für den digitalen Arbeitsplatz

Um dem digitalen Arbeitsplatz eine Grundlage zu verschaffen, entschied sich die Stadt, ein Online-Whiteboard einzusetzen, auf dem Projekte zeit- und ortsunabhängig sowie übersichtlich geplant und bearbeitet werden können. Neben dem Ziel, die Arbeit im Home-Office zu fördern, passte ein Online-Whiteboard auch zu dem Vorhaben, neue agile Methoden, wie beispielsweise SCRUM, einzuführen. 

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Online-Whiteboards haben sich als wertvolle Werkzeuge für Remote-Teams erwiesen, die eine nahtlose Zusammenarbeit, Ideenfindung und visuelle Organisation ermöglichen. Wenn Unternehmen die Vielseitigkeit und die Funktionen von Online-Whiteboard Plattformen nutzen, können sie die Kreativität fördern, die Teamarbeit verbessern und eine höhere Produktivität im digitalen Arbeitsbereich erreichen.

Wichtig für die Auswahl der richtigen Software war, dass Mitarbeitende direkt über das Tool Dokumente teilen, Aufgaben zuweisen oder Inhalte kommentieren können. Ebenso war auch der Aspekt der Kollaboration aus dem Home-Office essentiell, da die digitale Arbeit teilweise das physische Miteinander nahm.

Die regulatorischen Anforderungen des Verwaltungsapparats

Im öffentlichen Bereich gelten besonders hohe Anforderungen bei der Beschaffung von neuer Software. Um sensible Daten zu schützen, sind die Standards für Datenschutz und Datensicherheit streng reguliert. Nicht alle Softwareanbieter bieten dieselbe Sicherheit und gewährleisten gleichermaßen sichere Verschlüsselungstechnologien.

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Wie findet man das richtige Tool zur visuellen Zusammenarbeit?

Hier lohnt es sich, genau hinzuschauen und nachzuprüfen, wo die Software entwickelt und gehostet wird und welche Technologien zur sicheren Datenverschlüsselung im Einsatz sind. Die Stadt Kiel hat sich für das Stuttgarter Online-Whiteboard Conceptboard entschieden. Das ausschlaggebende Argument hierbei war: Die Lösung von Conceptboard ist rundum DSGVO-konformen, ISO 27001-zertifiziert und bietet kompromisslose Datensicherheit sowie individuelle Hosting-Optionen.

„Wir haben festgestellt, dass sich unter den Anbietern für Visual Collaboration Conceptboard besonders für die öffentliche Verwaltung eignet. Anders als bei Tools, die einen vergleichbaren Funktionsumfang haben, wird Conceptboard auf Servern in der EU gehostet”

Jesko-Alexander Zychski, stellvertretender Chief Digital Officer der Landeshauptstadt Kiel

Durch die sicheren Rahmenbedingungen der Software konnte den Mitarbeitenden eine entspannte Einarbeitung gewährleistet werden, um sich auf die neue Arbeitsweise einzulassen. Ein weiterer Vorteil war, dass die Kompatibilität mit den schon vorhandenen Promethean-Smartboards, die in der Stadt Kiel eingesetzt wurden, gegeben war, wodurch eine visuelle Kollaboration mit der Touch-Bedienung direkt umgesetzt werden konnte. 

“Außerdem bietet Conceptboard die Möglichkeit für einen EVB-IT-Vertrag, der uns hilft, die Vorgaben für die Beschaffung zu erfüllen”, so Jesko-Alexander Zychski. Dass Conceptboard seinen Sitz in Deutschland hat und die Möglichkeit einer Dedicated Server Environment bietet, auf dem allein die Daten der Stadt gespeichert werden, waren ebenfalls Punkte, die bei der Entscheidung halfen. 

Vielseitige Kollaboration bei der Stadt Kiel durch moderne Technik

Bereits nach kurzer Zeit ist das neue Online-Werkzeug fester Bestandteil des Arbeitsablaufs der städtischen Behörde und abteilungsübergreifend für verschiedene Aufgaben und Prozesse im Einsatz: Die Erfassung von Prozessen und die gemeinsame Planung und Restrukturierung von Projekten im Team. Überdies wird Conceptboard als Präsentationswerkzeug sowie als partizipatives Whiteboard in hybriden Meetings und bei Veranstaltungen genutzt. Auch im Bereich Content Creation für E-Learning, beispielsweise bei der Entwicklung von Arbeitsblättern oder anderen Materialien, wird die Software eingesetzt. 

Zudem ermöglicht es Conceptboard, auch externe Personen oder Organisationen aus der Kieler Stadtgesellschaft, aber auch aus anderen Kommunen oder Städten leicht in die Arbeit einzubinden, um den interkommunalen Austausch voranzutreiben oder die Verzahnung mit der Gesellschaft zu ermöglichen.

“Conceptboard als digitales Whiteboard unterstützt mit seiner Funktionsweise und den bereitgestellten Vorlagen den digitalen Kulturwandel in Verwaltungen.”

Franziska Rimmele

Ein mutiger Ausblick in die digitale Zukunft

Das Verwenden neuer Software hat gezeigt, dass auch Verwaltungen in der Lage sind, den Wandel in das digitale Zeitalter schnell und produktiv zu bewältigen. Die Technik existiert, die Anwendungsmöglichkeiten sind nahezu grenzenlos. Woran es fehlt, ist oftmals das fehlende Vertrauen in das noch Unbekannte. Wir empfehlen: Wer fragt, wird belohnt. Entweder lässt man sich durch Leuchtturm-Institutionen wie die Stadt Kiel inspirieren oder direkt beim Software-Hersteller fachkundig beraten und begleiten. 

„Mit der Einführung von Conceptboard haben wir einen großen Schritt in Richtung unserer Ziele für die Ki:GO-Bewegung gemacht: Mitwirkung, Selbstlernen sowie neue, nicht hierarchische Arbeitsformen”, resümieren Jesko Zychski und Birte Rassmus, die als Change Manager*in die Ki:GO Bewegung in Kiel voranbringen. „Mit der neuen Form der Kommunikation und Zusammenarbeit können wir sowohl intern als auch gemeinsam mit Kielern auf eine interaktive und effiziente Weise die Digitalisierung der Verwaltung voranbringen und so neue, digitale Angebote für unsere Bürger entwickeln.” 

Die Stadt Kiel profitiert dabei von den zahlreichen vorgefertigten Templates, die in deutscher Sprache vorliegen, sowie der stetigen Weiterentwicklung und Einbindung neuer Vorlagen, Widgets und Anbindungen an weitere IT-Programme. Sie nutzt die Anbindungsmöglichkeiten für das eigene Intranet, die Selbstlernumgebungen oder das Chatprogramm Mattermost. Erstellte Boards lassen sich so noch leichter teilen und finden. 

“Conceptboard eignet sich insbesondere auch für die öffentliche Verwaltung, da es mehrere Vorgaben erfüllt, (EVB-IT-Vertrag, gehostet in EU, kann DSGVO-konform betrieben werden), es eine Vielzahl von Funktionen bereithält und damit unterschiedlichste Aufgaben abgebildet werden können – von der KiTa-Essenbedarfsplanung über Team-Meetings bis zu Präsentationen”

Jesko-Alexander Zychski

Fazit

Das Verwaltungssystem hat seinen altmodischen Ruf nicht verdient, wenn man sieht, wie schnell es in der Lage ist, sich zu wandeln. Die Stadt Kiel hat mit ihrer Ki:GO-Strategie die Gleise in das digitale und kollaborative Zeitalter gelegt und die Vorzüge des hybriden Arbeitens mit Hilfe kollaborativer Plattformen wie Conceptboard entdeckt.

Innerhalb kürzester Zeit hat sie es geschafft, nicht nur ihre eigene Arbeitsweise umzustrukturieren, sondern auch ihre externen Partner mit Conceptboard einzubinden. So wird der Grundstein für die Modernisierung des gesamten Bundeslandes Schleswig-Holstein gelegt. 

Egal wohin die Reise auch gehen mag, der erste Stein ist gesetzt und die dadurch entstandene Reaktion wird weitere Modernisierung mit sich bringen.

Mehr Informationen unter https://conceptboard.com/de/