Chattest Du schon, oder recherchierst Du noch?

Künstliche Intelligenz wird unsere Arbeit verändern, soviel ist sicher. Mit Chatbots und Anwendungen wie ChatGPT bekommt das Thema seit einigen Monaten eine neue Dynamik. Wir können KI also im Alltag nutzen, selbst wenn Prozesse noch nicht automatisiert sind. Der Erfahrungsbericht ist als erste Einführung in ChatGPT gedacht, beschreibt Beispiele und gibt Hinweise, was vor allem beim Einsatz im beruflichen Kontext zu beachten ist.

Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

Drei Tage vor dem Veröffentlichungstermin sitze ich ideenlos vor meinem Rechner, um den nächsten blog-Artikel für das Forum Agile Verwaltung zu schreiben. Ich versuche, über Anfangssätze ins Schreiben zu kommen, aber mit keinem bin ich glücklich. Ich will schon aufgeben, als mir einfällt, dass ich doch mal ChatGPT zu meinem Thema fragen könnte…. Vor einigen Monaten hatte ich einen Account angelegt und ein paar Testabfragen gestartet. Die Ergebnisse fand ich ganz interessant. Ich las in der Zwischenzeit immer wieder über die KI-Anwendung, nutzte sie aber nicht wirklich. In den letzten Wochen bekam das Thema durch Kontakte mit Kolleginnen und einen Kurzimpuls, an dem ich teilnahm, eine neue Bedeutung für mich. Ich fing an zu überlegen, wie ich meine eigene Arbeit damit vereinfachen könnte. Wie ich in meiner knappen Zeit schneller Texte verfassen könnte. Wie ich weiteren Kolleginnen und Kollegen dieses Wissen zugänglich machen würde. Und was das für uns in Verwaltungen heißt. Für diejenigen, die sich noch nicht mit ChatGPT beschäftigt haben, beginne ich zunächst bei den Basics.

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist die KI-Anwendung der Firma Open AI¹, ein sogenanntes Large Language Model (LLM). Sie funktioniert wie der Name schon sagt, als Dialog mit einem Chatbot. Die Ergebnisse von Abfragen gehen deutlich über das hinaus, was wir bisher beispielsweise von Google kennen, die reine Abfrage von Seiten, die eine gewünschte Information liefern. Die kostenlose Version von ChatGPT 3.5 arbeitet nur mit Text und liefert Antworten auf Fragen, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Social Media Beiträge bis hin zu Tabellen, aber keine Bilder². Die Hilfestellungen der Version 3.5 umfassen maximal 4096 sogenannte Zeichen. Um das Tool nutzen zu können, muss man einen Account anlegen; es gibt auch eine deutlich umfangreichere Bezahl-Version (ChatGPT 4.0) und Apps für Rechner und Handy. Ich bleibe hier in meinem Beitrag bei der kostenlosen Version.

Neben ChatGPT existieren auch andere Anwendungen wie z.B. BLOOM, das in Europa entwickelt wurde und mit der DSGVO eher konform geht, sie sind aber nicht so populär.³

Was kann ChatGPT?

ChatGPT kann in verschiedenen Bereichen der täglichen Büroarbeit eingesetzt werden, um die Produktivität zu steigern und repetitive Aufgaben zu automatisieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ChatGPT in der Büroarbeit genutzt werden kann:

Textgenerierung und -bearbeitung: Verwenden Sie ChatGPT, um Texte, Berichte oder Dokumente zu generieren. Geben Sie einfach Anweisungen und erhalten Sie qualitativ hochwertigen Text als Ausgabe. Lassen Sie ChatGPT Entwürfe oder Textabschnitte bearbeiten, um Fehler zu korrigieren oder den Schreibstil zu verbessern.
Fragen beantworten und Informationen suchen: Nutzen Sie ChatGPT, um schnell Antworten auf Fragen zu finden, Informationen zu recherchieren oder komplexe Konzepte zu erklären. Verbessern Sie die Effizienz, indem Sie ChatGPT verwenden, um Informationen in großen Textmengen zu durchsuchen und relevante Passagen hervorzuheben.
Projektmanagement und Planung: Verwenden Sie ChatGPT, um Aufgaben zu planen, To-Do-Listen zu erstellen oder Projekte zu organisieren. Lassen Sie ChatGPT Vorschläge für Zeitpläne oder Ressourcenverteilung machen.
Kommunikation und E-Mails: Integrieren Sie ChatGPT in Ihre E-Mail-Kommunikation, um automatische Antworten zu generieren oder komplexe Anfragen zu formulieren. Lassen Sie ChatGPT Entwürfe für formelle E-Mails erstellen.
Automatisierung von Aufgaben: Entwickeln Sie Skripte oder Bots, die ChatGPT nutzen, um repetitive Aufgaben zu automatisieren, wie das Beantworten häufig gestellter Fragen oder das Extrahieren bestimmter Informationen aus Texten.
Schulung und Wissensmanagement: Verwenden Sie ChatGPT als virtuellen Assistenten für Schulungszwecke, um Mitarbeitern bei der Einarbeitung zu helfen oder Wissensmanagementaufgaben zu unterstützen.
Codegenerierung: Nutzen Sie ChatGPT für die Generierung von Code-Schnipseln oder das Erklären von Programmierkonzepten. Verbessern Sie Ihren Programmierstil, indem Sie ChatGPT um Feedback zu Codeausschnitten bitten.
Brainstorming und Ideenfindung: Lassen Sie ChatGPT Ideen für Projekte, Marketingkampagnen oder kreative Lösungen generieren. Verwenden Sie ChatGPT, um alternative Perspektiven oder Herangehensweisen zu einem Problem zu erhalten.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie ChatGPT möglicherweise an Ihre spezifischen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien anpassen müssen. Darüber hinaus ist eine sorgfältige Überprüfung der generierten Inhalte ratsam, um sicherzustellen, dass sie den Qualitätsstandards entsprechen.

Der kursiv gesetzte Text ist die originale Antwort auf meine originale Abfrage (meinen „Prompt“): „Als ein experte für ki sage mir, wie man chatgpt in der täglichen Büroarbeit nutzen kann.“ Hier wird deutlich, wie ChatGPT arbeitet und zu was man einen Dialog führen kann. Der Auftrag ist entscheidend.

Je eindeutiger und detaillierter der Input (Prompt), desto besser der Output

Also: aus welcher Perspektive soll der Chatbot zu welchem Thema was tun? Klein- und Großschreibung sind egal und meine Höflichkeit auch. ChatGPT beantwortet meine Frage klaglos und ist selbst äußert freundlich zu mir. Erfolgte Abfragen kann ich im gleichen Chat ausweiten, ich kann zu weiteren Details nachhaken und unterschiedliche Varianten vom Gleichen ausprobieren. Soll die Antwort beispielsweise eher kreativ, humorvoll, besonders herzlich oder enthusiastisch ausfallen? Der Chatbot verwendet auch Emoticons. Je mehr ich ausprobiere, desto mehr wird mir auch klar, wie möglicherweise viele Posts in Social Media Kanälen zustande kommen!? 😉Aber zurück zu meinem für den Blog zu schreibenden Text…

Ich finde, ich habe eine verständliche und recht umfangreiche Antwort erhalten. Als ich ChatGPT bitte, das Ergebnis in einer Tabelle darzustellen, baut „er“ diese ohne Murren mit gleichem Inhalt in wenigen Sekunden. Ich kann das Abfrageergebnis also gut nutzen. Zum Recherchieren, um Ideen zu bekommen, wie die Struktur meines zu schreibenden Texts aussehen könnte, oder auch, um mir Quellen anzeigen zu lassen (hier finde ich die Anwendung nach ein paar Versuchen übrigens weniger gut). Je mehr Information ChatGPT bekommt, desto besser fällt die Antwort aus.

Wie sieht ein effektiver Prompt aus?

Folgende fünf Informationen könntest Du für einen guten Prompt nutzen:

In welcher Rolle, Funktion oder aus welcher Perspektive soll die Antwort folgen?
Was möchtest Du genau? Formuliere eine klare und spezifische Abfrage.
Welche Details sollen in deinem Auftrag berücksichtigt werden?
Welches Format wünscht Du Dir, zum Beispiel eine Tabelle oder Aufzählung?
Welche weitere Aufgabe gibst Du zu deiner Abfrage? Gegebenenfalls kannst Du den Chat fortsetzen und vertiefen.

Ein Beispiel für einen Prompt und das Ergebnis dazu findest Du als Screenshot hier:

ChatGPT als kreatives und empathisches Multitalent

Weitere Beispiele für berufliche Abfragen sind: eine Ansprache zu Anlässen formulieren, eine Antwort auf eine schwierige Email, Grundstrukturen für Konzepte von Workshops, oder Du sagst dem Chatbot, er möge einen Text einfacher und kürzer schreiben. „Er“ hat übrigens viel Humor und wirkt sehr menschlich und vielseitig. Wenn Du also die Abfrage „zeig mir ein paar witzige beispiele für chatgpt-abfragen“ eingibst, erhältst Du eine ganze Reihe verrückter Antworten. Probier´s aus… 😊 Du kannst ChatGPT auch um ein Feedback bitten.

Zurück zu meinem Blogbeitrag. Und schon bin ich im Schreiben drin. Denn auf etwas vorhandenem aufzubauen ist für mich oft einfacher und auch inspirierender, als vor einem leeren Blatt Papier bzw. einer weißen Bildschirmseite zu sitzen und keinen Anfang zu finden. Und dann macht es Spaß, aus dem Rohmaterial das Eigene zu machen und meine persönliche Note und Schreibstimme durchschimmern zu lassen.

Was ist bei der Nutzung von ChatGPT zu beachten?

Die Ergebnisse von Abfragen basieren im Prinzip auf den Inhalten des Internets, derzeit auf dem Stand von Januar 2022. ChatGPT wird auf einem großen Datensatz mit Text aus dem Internet trainiert und ist ein selbst lernendes System. Bedenke: Das Internet ist geduldig und nicht alles, was im Internet steht, ist wahr. Berichte in der Presse von unterbezahlten „Klick-Arbeitern“⁴ , die die KI befüllen, machen mir ein schlechtes Gewissen – aber können wir die Entwicklung aufhalten? Eine Suche nach Daten zu natürlichen Personen ist nicht möglich, hier wird auf die klassische Online-Suche verwiesen. Ethische Standards werden (hoffentlich) eingehalten. Abfragen, die Du professionell nutzen möchtest, solltest Du also validieren und besser nochmals deren Plausibilität recherchieren.

Die bisherigen Chats bleiben gespeichert und Du kannst wieder auf sie zugreifen. ChatGPT ist vielsprachig, Du kannst also auch Texte übersetzen lassen, solltest diese aber nochmals durch andere Sprach-Apps wie z.B. DeepL checken.

Mit ChatGPT kannst Du Dich unterstützen lassen, schau aber, dass Du noch selbst in der Übung bleibst und nicht abhängig von der Suche wirst.

Die Diskussion, wie KI reglementiert werden kann, ist in vollem Gange, auch zum Thema Ethik. Die IT-Bereiche und Datenschützenden stehen der Nutzung von ChatGPT kritisch gegenüber, vor allem was die Arbeit in Behörden betrifft. Der Datenschutz von personenbezogenen oder sensiblen Daten und die Löschung von Daten ist nicht gewährleistet. In vielen Behörden hängt eine Regelung auch von der jeweiligen IT-Hauspolitik ab.

Daher beachte, wenn Du solche Anwendungen nutzt: Grundsätzlich solltest Du, aber im dienstlichen Kontext darfst Du auf keinen Fall Daten eingeben, die dem Datenschutz unterliegen! Stell Dir bei Deiner Abfrage vor, dass das irgendwo im Internet landet, dann bist Du dafür sensibel genug. Du solltest Abfragen also neutral, ohne Namen und vertrauliche Inhalte formulieren. Falls Du ChatGPT dienstlich nutzt, frag vorher für alle Fälle Deine IT und Datenschutzverantwortlichen, was sie dazu meinen. Im Zweifelsfall melde Dich mit einer privaten Emailadresse ohne Klarnamen an. Kläre, ob die Nutzung in Eurer Behörde akzeptiert wird – eventuell auch mit Deiner Vorgesetzen – und beachte Eure intern geltenden Anweisungen und Regelungen. Nutze ChatGPT oder andere Tools in jeder Hinsicht verantwortungsvoll.

Fazit

Die neue Arbeitswelt wirft ihre Schatten voraus. Wir dürfen gespannt sein, wie sich unsere Arbeit in den nächsten Jahren verändern wird. Wer neugierig ist, was aus unseren Berufen werden könnte und welches Automatisierungs-Potenzial sie haben, kann sich auf der Seite https://job-futuromat.iab.de/ umschauen. Die Jobs der Zukunft erfordern Expertenwissen, Kreativität und analytische Fähigkeiten sowie Empathie und Kommunikation mit anderen Menschen. Zur Automatisierung eignen sich vor allem Routinetätigkeiten nach immer gleichen Mustern.

Ich hoffe, Du hast einen ersten oder neuen Impuls bekommen, wie Du Deine Arbeit einfacher und schneller machen kannst. Oder wie Du ChatGPT für Dich persönlich nutzen könntest, um zum Beispiel eine gute Mail oder eine freundliche Einladung zu Deiner nächsten Präsentation zu formulieren. Tausche Dich mit Deinen Kolleginnen und Kollegen aus, wozu ihr den Chatbot in Eurem Umfeld nutzen könnt. Probier´s aus und lass Dich inspirieren. Und wenn Du interessante Ergebnisse aus dem Chatbot erhältst, hinterlass deinen Prompt gerne hier im Kommentar…

Weitere Artikel zur Künstlichen Intelligenz findest Du auf unserer Seite vom Forum Agile Verwaltung hier: