Personalbindung als Mittel gegen den Fachkräftemangel in der Verwaltung
“Ich arbeite jetzt seit 20 Jahren hier. Und dennoch habe ich das Gefühl, dass ich gar nicht gesehen werde.” Seufzend lässt Cordula den Kopf auf die Arbeitsplatte ihres Schreibtisches im Finanzamt Berlin-Weißensee sinken. Sie hatte immer geglaubt, sie kann mehr, wollte aufsteigen, vielleicht eine neue Abteilung gründen. Doch heute, an einem grauen Donnerstagnachmittag, setzt sie schweren Herzens die Unterschrift unter ihre Kündigung.
Ein Einzelschicksal? Vermutlich nicht, denn folgt man einer Studie von McKinsey aus dem September 2022, denkt knapp ein Drittel der deutschen Arbeitnehmenden an Kündigung. Bei rund 34% ist der Grund ein empfundener Mangel an beruflicher Entwicklung und Beförderung.
Kündigungen können teuer werden – in vielfacher Hinsicht
“Was ist denn nur in der Abteilung los? Schon wieder eine Kündigung!” So oder so ähnlich lautet es dann in der Personalabteilung, wenn die Kündigung von Cordula unerwartet auf den Tisch flattert. Während der Abteilungsleiter zunehmend um den Ruf seiner Kompetenz als Führungskraft fürchtet, läuft im Hintergrund eine teure Maschinerie an, um Ersatz zu beschaffen.
Doch Kündigungen haben weitreichendere Folgen als nur die offensichtlichen Kosten, die durch anschließendes Recruiting und die Einarbeitung neuer Kolleg:innen entstehen. Die folgenden Auswirkungen kann die Kündigung von Cordula auch haben:
- Es kommt zu prozessualen Engpässen, wenn plötzlich an entscheidender Stelle eine Wissensträgerin wie Cordula fehlt. Ihre Vertretungen federn zwar notdürftig ab, können dann aber selbst schnell in eine Überlastungssituation geraten, was den Kreislauf noch befeuert.
- Physisch und psychisch bleibt das nicht ohne Folgen. Krankentage steigen an, weitere Mitarbeitende fallen aus und für die verbleibenden Mitarbeitenden entstehen noch mehr Belastungen, so dass auch sie irgendwann die Reißleine ziehen müssen.
- Der soziale Zusammenhalt in Cordulas ehemaligem Team sinkt, wenn immer wieder Kolleg:innen die Gruppe verlassen – im schlimmsten Falle ziehen die Teammitglieder nach.
- Dadurch treten zeitliche Verzögerungen auf und schnelle Ergebnisse können nicht mehr sichergestellt werden, Arbeit bleibt schlichtweg liegen. Kundenbeschwerden sind dann an der Tagesordnung.
- Nach außen hin bleiben kulturelle Schwächen in Zeiten von Plattformen für Arbeitgeberbewertungen nicht lange unbemerkt. Reputation und Image leiden, was es wiederum der Personalbeschaffung schwer macht.
In einem Fluktuationsbericht von 2016 (und das ist bereits 8 Jahre her!) werden solche Kosten auf 43 TEUR pro Kündigung geschätzt – und die oben genannten kulturellen Kosten sind gar nicht zu beziffern. Unerwartete Kündigungen sind also ein gefährliches Risiko!
Kümmere dich nicht nur um neues Personal. Kümmere dich auch um das Personal, das du schon hast!
Zwei Maßnahmen gegen Personalengpässe begegnen wir oft:
- In Behörden, Verwaltungen und privatwirtschaftlichen Unternehmen wird unserem Eindruck nach die meiste Energie darauf verwendet, neues Personal anzulocken.
- Einige Unternehmen setzen darauf, Kolleg:innen in internen Akademien selbst auszubilden.
Im Folgenden rücken wir eine dritte Maßnahme in den Fokus, die unserer Einschätzung nach (viel) zu selten ergriffen wird: Was kann man dafür tun, dass Mitarbeitende bleiben und Personalengpässe gar nicht erst entstehen?
Was Personalbindung schwierig macht – und was es braucht
Wir haben uns gefragt, was eine – offensichtlich wünschenswerte – Personalbindung mitunter so schwierig macht. Welche Kräfte sind am Werk, wenn sie nicht passiert und welche Gegenkräfte braucht es? Die folgende Übersicht gibt Aufschluss:
| Macht Personalbindung schwierig | Gegenkraft | Dies könntest du zum Beispiel sagen: |
|---|---|---|
| Vorgesetzte verweigern Chancen für Mitarbeitende, sich entfalten oder einbringen zu können. Führungskräfte haben mitunter weder Zeit noch Mittel, um diese Chancen zu schaffen; mitunter haben sie (zum Beispiel getrieben von Konkurrenzdenken) kein Interesse daran. | Eröffne deinen Mitarbeitenden Möglichkeiten zur Entfaltung! | “Für unseren Kickoff im übernächsten Monat suche ich eine Moderation. Ich würde gerne jemandem von euch die Chance geben, diese Aufgabe zu übernehmen. Falls sich in den nächsten zwei Wochen niemand meldet, organisiere ich eine externe Moderation.” |
| Wenn es Entfaltungsmöglichkeiten gibt, so können sie verborgen – also den Mitarbeitenden schlichtweg nicht bekannt – sein. Diese Unsichtbarkeit kann zum Beispiel durch unzureichende Kommunikation oder Abteilungssilos entstehen. | Mache Entfaltungsmöglichkeiten für deine Mitarbeitenden transparent! | “Ich habe gehört, dass in einer benachbarten Abteilung jemand mit Erfahrung in agilen Arbeitsweisen gesucht wird. Kann vielleicht jemand von euch helfen? Falls ja, so stelle ich gerne den Kontakt her.” |
| Wenn einzig und allein der Projektalltag im Vordergrund steht, so können sich Mitarbeitende außerhalb dieses Hamsterrads nicht mehr entfalten. | Schaffe Zeit und Raum, in dem sich deine Mitarbeitende ausprobieren können! | “Im nächsten Quartal nehmen wir uns probeweise jeden Freitag zwei Stunden Zeit für eigene kleine Projekte. Einmal im Monat stellen wir uns gegenseitig vor, womit wir uns beschäftigen.” |
| Nutzlos und als beliebig empfundene “Entfaltungsmöglichkeiten” mindern das Interesse daran, sich zu engagieren. | Wecke Engagement durch ein Angebot an sinnstiftenden Tätigkeiten! | “Ich glaube, wir alle sind mit unseren Meetings unzufrieden. Wer daran etwas ändern möchte, möge sich bitte in den nächsten Tagen bei mir melden; vielleicht findet sich eine kleine Gruppe, die etwas ändern möchte. Etwas Zeit und Geld dafür stelle ich bereit.” |
| Vorstöße von Mitarbeitenden aus ihrer Komfortzone wie zum Beispiel kritische Fragen oder innovative Vorschläge können kulturell unerwünscht sein und dazu führen, dass diese Mitarbeitenden als “unbequem” oder “schwierig” eingeordnet werden. | Schätze das Engagement deiner Mitarbeitenden und gib’ ihnen Rückendeckung! | “Mir ist aufgefallen, dass du dich oft mit Vorschlägen engagierst und mitunter auf Gegenwind stößt. Ich würde dir gerne zu mehr Wirksamkeit in unserer Abteilung verhelfen. Magst du zusammen mit mir schauen, was wir machen können?” |
| Die Frage nach persönlichen Talenten (“Worin bin ich wirklich gut?”) wird nicht gestellt, weil Eigenwahrnehmung eben Privatsache ist und nicht in einen Arbeitskontext gehört. | Fördere und stärke die Eigenwahrnehmung deiner Mitarbeitenden! | “Du scheinst so viele Talente zu haben und gleichzeitig habe ich den Eindruck, dass du noch auf der Suche nach deiner Superkraft bist. Unsere Abteilung könnte sie gebrauchen 🙂 Ich biete dir jederzeit gerne ein Feedback dazu an, welche Stärken ich an dir wahrnehme und schätze.” |
Drei praktische Lösungsansätze auf verschiedenen Ebenen
Wie lassen sich die Gegenkräfte wirksam in den Alltag bringen? Agile Herangehensweisen liefern oft leichtgewichtige und einfach umsetzbare Ansätze, um kleine Veränderungen im Alltag mal auszuprobieren und anschließend Rückmeldungen einzuholen. Wir geben drei Beispiele, die auf drei verschiedenen Ebenen wirken.
Die persönliche Ebene
Es ist hilfreich, wenn Mitarbeitende sich ihrer Talente bewusst werden und wenn diese persönlichen Stärken mit Arbeitskolleg:innen besprechbar werden. Dafür gibt es verschiedene Tools und spielerische Ansätze, zum Beispiel die Moving Motivators (aus der Welt von Management 3.0) oder den Stärkenfinder der Neuen Narrative.
Die Teamebene
Weiterentwicklungsmöglichkeiten können intern bekannt gemacht werden, bevor sie extern ausgeschrieben werden. Dies kann jenseits von offiziellen Ausschreibungen für eine Stelle auch gelegentlicher Bedarf wie zum Beispiel nach der Moderation eines Meetings sein.
Die Organisationsebene
Nicht jede Führungskraft hat ein Gespür dafür, das Potential in Mitarbeitenden zu erkennen. Hochsensitive Menschen allerdings haben das Talent (!), Talente zu erkennen und merken schnell, wenn Mitarbeitende in “falschen” Rollen gefangen sind. In der Rolle als Organisationscounselor können sie Empfehlungen aussprechen, in welchen Rollen sich Mitarbeitende besonders wirksam einbringen können.
Fazit: Vorbeugen lohnt sich!
Unserer Meinung nach ist eine Personalbindung durch die Schaffung von individuellen Entfaltungsmöglichkeiten ein unterschätztes Mittel gegen den Fachkräftemangel.
Am 06. März 2024 laden wir als Impuls in der Mittagspause zu einem interaktiven Austauschformat ein, indem du Lösungsansätze zu dieser Form von Personalbindung erleben kannst. Wir freuen uns auf dich!
Über uns
leanovate unterstützt Unternehmen, Verwaltungen und Behörden dabei, zukunftsfähig zu werden. Neben der Digitalisierung ist der kulturelle Wandel für uns ein Thema, bei dem Organisationsentwickler:innen wie Susanne Walter und Thomas Epping (die Autor:innen dieses Artikels) in verschiedenen Umfeldern unterstützen. Kontaktiere uns gerne direkt für einen weiteren Austausch!
