Wenn Junge in „fremde“ Welten gucken – eine Teilnehmendenbetrachtung von Außen auf Ideen aus der FAV-Frühjahrskonferenz 2021 vom 18.05.2021

Ein Gastbeitrag von Konstantin Strümpf und Jakob Kronsteiner. Beide sind nicht Teil einer öffentlichen Verwaltung und auch nicht unserer eher gewohnten Zielalterskohorte. Sie sind Mitte Zwanzig und auf dem Weg zur Gründung eines Start-ups [das, so bin ich überzeugt, erfolgreich neue Möglichkeiten in die Welt werfen wird!! Das sollen sie ein andermal hier vorstellen.] Trotzdem oder deswegen haben sie mit grossem Interesse an unserer FAV – Frühjahrskonferenz teilgenommen, mitgedacht und sie lassen uns hier in ihre Gedanken schauen:

Was können zwei Studenten am Weg in die Selbständigkeit von der FAV-Frühjahrskonferenz Agile Verwaltung eigentlich lernen?

Welche Fragen stellen sie sich und welche Ideen können sie mitnehmen?

Wir, Jakob und Konstantin, zwei Mitt-Zwanziger mit einer hohen Affinität für technische Entwicklungen, kommen aus einer anderen Richtung:
In unserer “Organisation” gibt es (noch – Anmerkung der Redaktion – wir glauben an die beiden!!!) keine hunderten Mitarbeitenden oder großen Budgets, aber nichtsdestotrotz stehen wir manchmal vor ähnlichen Problemen, in unserem noch kleinen Team agile Prinzipien und Arbeitsweisen zu etablieren. Um so mehr freuten wir uns über die Chance an der FAV Konferenz teilzunehmen und nehmen das Gelernte dankend mit.

Nach der Konferenz und dem Besuch einiger spannender Vorträge haben sich bei uns einpaar Fragen aufgetan, zu denen wir uns aus der Sicht von zwei Bürgern Gedanken gemachthaben.

Was können Bürger*innen von einer agilen Verwaltung erwarten?

Als Bürger*in will man, dass die öffentliche Verwaltung ein resilientes System ist, welches Veränderung offen gegenübersteht, flexibel auf sich ändernde äußere Einflüsse reagiert, aber trotzdem zuverlässig und langfristig besteht. Um den von Nassim Taleb geprägten Begriff zu bemühen: Ich wünsche mir dass die öffentliche Verwaltung antifragil ist. Antifragil soll bedeuten, dass ein System nach einer Belastung stärker wird – ähnlich wie das Immunsystem des Menschen, das nach einer erstmals überstandenen Krankheit mithilfe von T-Zellen und Antikörpern bei der nächsten Infektion sehr schnell und effektiv gegen ein Virusvorgehen kann und somit (im Idealfall) eine Erkrankung verhindert. Ähnlich sollte eine antifragile Verwaltungsstruktur auf Veränderung und Belastung von außen oder innen reagieren können.

Der Weg zu einem antifragilen System kann durch agile Prinzipien wie iterative Verbesserung (Kaizen) oder auch allgemeine Verbesserungen in der (zB. Meeting-)Kultur der Verwaltungsinstanzen geschaffen werden. So könnte die öffentlichen Verwaltung in Ausnahme- oder Stresssituationen besonders zuverlässig und in einem hohem Ausmaß die Bürger*innen unterstützen, in dem Ressourcen flexibel zu Verfügung gestellt werden und iterativ aus besonderen oder neuen Umständen gelernt werden will. Das System wird dadurch widerstandsfähiger aber auch wenn gewünscht anpassungsfähiger. Im Idealfall kann so ein schlanker Staat gewährleistet werden, der in gewissen Situationen sich ausweitet und anschließend wieder zurücknimmt. Obwohl in der öffentlichen Verwaltungen keine direkten Konkurrenten (im Gegensatz zur Privatwirtschaft) bestehen, können diese iterativen Prozesse mittelfristig zu einem gesteigerten Servicelevel führen. Die Erwartungshaltung vieler Bürger*innen, die öffentliche Verwaltung als effizienten Servicedienstleister und starken Partner zu sehen, könnte durch das dauerhafte Eingehen auf neu auftretende Probleme und ein beständiges Weiterentwickeln erfüllt werden.

Wohin könnte es gehen und was hat die Digitalisierung damit zu tun?

Eine Idee aus einem der Vorträge, die mir sehr gut gefallen hat, war der Unterschied zwischen “Digitalisierung” und “digitaler Transformation”. Beides sind Begriffe die gerne mit Erneuerung und Modernisierung in Zusammenhang gebracht werden, oft als Synonym oder zumindest sehr ähnlich gesehen werden, aber doch sehr unterschiedlich sind.

Die Digitalisierung steht nur für das Abbilden von bestehenden Prozessen in einer digitaler Form. Die digitale Transformation allerdings ist ein Prozess, der für eine rundum Erneuerung steht und die Möglichkeiten der modernen/digitalen Technik nützt um die Art und Weise, wie Bürger*innen Mehrwert geboten wird grundlegend verändert. Digitalisierung soll nicht bedeuten, dass Bürger*innen jedes Formular selbst bearbeiten, aber dies “praktischerweise” über das Internet abwickeln können – das halte wir für den falschen Ansatz. Das wäre im Endeffekt nur eine Abwälzung der Aufgaben und Verpflichtungen der Beamt*innen auf die Bürger*innen. Ziel muss es sein, dass Abläufe grundlegend überdacht, kritisch hinterfragt und wo möglich auf das absolute Minimum reduziert werden. Die notwendigen Schritte müssen, durch das Nutzen von digitaler Technik, verständlich an den Mann, die Frau oder jeden anderen Nutzenden gebracht werden – nicht aber die bestehenden Antragsbögen einfach über das Internet abrufbar gemacht werden. Beispielsweise verbringt niemand gerne Stunden oder Tage damit die Steuererklärung vorzubereiten, egal ob das über das Internet geht oder nicht. Wenn aber 98% der Bevölkerung deren Steuererklärung in 3 Minuten abschließen kann (Beispiel e-tax board Estland) ohne sich durch Seiten von Amtsdeutsch zu wühlen und das in digitaler Form möglich ist, ist das wirklicher Fortschritt und ein Beispiel für eine gelungene digitale Transformation.

Abschließend und in loser Beziehung zu den oben genannten Ideen hätten wir noch eine Vision für eine agile und moderne Verwaltung im Jahre 2035:

Wir wünschen uns eine öffentliche Verwaltung, die nach außen wie eine Plattform bzw. ein Infrastruktur-Anbieter auftritt. Sie gibt Standards und Schnittstellen vor über die Bürger*innen, Unternehmen oder auch andere öffentliche Stellen mit den Verwaltungsinstanzen interagieren können. Dies würde es ermöglichen, digitale Service-Landschaften zu erschaffen und somit eine digitale Interaktion zwischen Staat und Wirtschaft ermöglicht. Ähnlich wie der Staat eine gewisse Verkehrsinfrastruktur (Straßen, Schienennetz) zur Verfügung stellt, wünschen wir uns eine digitale Basisinfrastruktur, die von der Öffentlichkeit finanziert und für alle gleichermaßen zugänglich ist. Die verwaltenden Einheiten bilden die flexiblen Schnittstellen und haben somit eine Notwendigkeit, sich an ständig ändernde Gegebenheiten anzupassen. Dies führt zu einem sich laufend verbessernden System, was der öffentlichen Verwaltung erlaubt, neue Herausforderungen flexibel zu lösen.

Wir glauben, dass ein agiles Arbeiten und ein kontinuierliches Etablieren neuer Technologien  wichtige Grundlagen dafür sein können, dass sich interne Prozesse und Strukturen bilden und Räume geschaffen werden um neue Ideen zu adaptieren und sich an eine ständig fortschreitende Gesellschaft anzupassen.

Vielen Dank, Jakob und Konstantin, für Euren Beitrag. Es kann ja sein, dass ihr von uns Ideen mitnehmt. Aber wir lernen echt gern auch von Euch…! Und das Zielbild, das ihr hier kompetent beschreibt, gibt uns wieder viel Stoff zum visionieren und die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wieder neu zu denken.