Wie Bewerbungsgespräche in Verwaltungen auch laufen können

Ich hatte kürzlich in zwei Verwaltungen sehr unterschiedliche Bewerbungsgespräche. Unterschiedlich? Haben die nicht alle die gleichen gesetzlichen Vorgaben? Ja, haben sie. Und doch waren die Gespräche grundverschieden. Der Vergleich zeigt, wie Bewerbungsgespräche in Verwaltungen trotz und mit diesen gesetzlichen Vorgaben auch laufen können.

Zuerst etwas Kontext zu meiner Person: Ich komme aus der freien Wirtschaft und habe in einem großen Projekt im Softwarebereich agiles Arbeiten verbreitet und organisiert. Momentan bewerbe ich mich auf Stellen im öffentlichen Dienst. Mich reizt die gesellschaftliche Relevanz und die Notwendigkeit von Veränderungsprozessen, um eine sich ständig wandelnde Welt aktiv gestalten zu können. Da die Welt der Verwaltung mir größtenteils neu ist, beobachte ich alles, was mir begegnet, mit einem neugierigen Blick von außen. Ich ziehe meine persönlichen Vergleiche, die ich gerne hier mit euch teile.

Ich beginne mit einem Gedächtnisprotokoll des ersten Bewerbungsgesprächs.

Gespräch 1: Befragung nach Schema F

Ich betrete das Gebäude kurz vor der vereinbarten Uhrzeit durch den Haupteingang und schaue mich um. Es gibt einen großen Eingangsbereich, geradeaus einen Empfang mit zwei gerade beschäftigten Mitarbeiter:innen, rechts entdecke ich Aufzüge und Treppen. Ich wende mich dorthin, schließlich habe ich es eilig und in der Einladung wurde bereits die Zimmernummer genannt. Nach wenigen Metern werde ich von einer Sicherheitskraft darauf angesprochen, ob ich mich schon am Empfang angemeldet hätte. Knirschend und leicht im Stress drehe ich um und stelle mich an. Die Mitarbeiterin am Empfang schickt mich direkt alleine weiter, diesmal lässt die Sicherheitskraft mich ohne Frage durch. Ich frage mich, wofür ich jetzt eigentlich am Empfang war, aber da ich knapp dran bin, beeile ich mich.

Als ich ankomme, geht es direkt los. Ich werde kurz begrüßt, die Anwesenden in je einem Satz vorgestellt, es wird auf den teilstandardisierten Fragebogen verwiesen. Dann werden Fragen 1 bis x in genau der Reihenfolge abgearbeitet. Oft sind die Fragen etwas vage, meine Antwort schwammig, ich bekomme keinerlei Rückfragen, keinerlei Hinweis darauf ob meine Antworten in die richtige Richtung gehen. Dafür schreiben die Anwesenden fleißig mit. Meine eigenen Fragen versuche ich geschickt in meine Antworten zu integrieren, da mir absolut unklar ist, ob im weiteren Verlauf Zeit dafür wäre. Irgendwann kommt ein Hinweis, dass die Zeit etwas knapp wird und ich bemühe mich, mich kürzer zu fassen. Zuletzt weiteres Prozedere, Verabschiedung, ich gehe wieder allein aus dem Gebäude.

Ich bin nach dem Bewerbungsgespräch unsicher, was mich an der Arbeitsstelle erwarten würde. Später erfahre ich, dass die Gegenseite meine Motivation nicht richtig verstanden hat.

Klingt flexibel, serviceorientiert, ergebnisorientiert, sprich agil und lean? Nicht gerade…

Exkurs Bestenauslese: Rechtssicherheit über alles

Es wird Zeit für einen kleinen Exkurs zu den Grundlagen von Verwaltungshandeln. Es gilt das Prinzip der Bestenauslese nach Artikel 33 Absatz 2 Grundgesetz (GG).

„Jeder Deutsche hat nach seiner Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amte.“

Artikel 33 Absatz 2 Grundgesetz (GG)

Damit sichergestellt ist, dass die bestgeeignete Person ausgewählt wird und das auch hinreichend nachgewiesen werden kann (gegebenenfalls rechtssicher vor Gericht!), werden sogenannte teilstandardisierte Fragebögen eingesetzt. Jeder Person werden die gleichen Fragen gestellt und die individuellen Antworten dokumentiert. Die Reihenfolge der Fragen ist dabei theoretisch flexibel. Auch davon abweichende Zwischenfragen sind möglich. So ist eine gewisse Vergleichbarkeit sichergestellt, auf deren Basis die Eignung letztendlich nachgewiesen werden kann. Das oben geschilderte Gespräch zeigt mustergültig, wie ein Gespräch verläuft.

Ich möchte von einem weiteren Bewerbungsgespräch erzählen.

Gespräch 2: Erfrischend anders

Bereits in der Einladung wurde ich darauf hingewiesen, mich beim Empfang zu melden. Ich komme dort an, ein freundlicher Mitarbeiter begrüßt mich mit einem Lächeln, macht einen kleinen Witz und führt mich in einen Warteraum mit dem Hinweis, dass ich mich noch kurz entspannen kann und gleich abgeholt werde.

Wenige Minuten später kommt eine Mitarbeiterin von der Personalabteilung, nimmt mich mit zum Besprechungsraum und erzählt mir auf dem Weg ein bisschen was über die Räumlichkeiten. Dort warten potentieller Chef und Chefchefin. Mir wird etwas zu trinken angeboten, die drei anderen sitzen rechts und links vom Tisch, ich an der Frontseite. Das Setup ist eher wie bei einem Meeting.

Die Atmosphäre ist locker. Die Personalerin erklärt mir das Vorgehen: teilstandardisiertes Interview, sie schreiben mit etc. Diesmal bin ich vorbereitet: Ich mache mich bereit reinzugrätschen und zu fragen wann Zeit für meine Fragen wäre. Doch oho! Sie erklärt mir selbstständig, dass später im Gespräch noch Zeit für meine Fragen sein wird!

Dann werde ich gebeten über mich zu erzählen. Als ich fertig bin, gibt es direkt eine Rückfrage zur Arbeitserfahrung, danach weitere Rückfragen. Ein flüssiges Gespräch entwickelt sich. Manchmal ergänzt wer einen Fachbegriff. Ein zwei Mal wird über eine unkonventionelle Antwort herzlich gelacht. Ab und an kommunizieren die Anwesenden, zu welcher Frage sie eigentlich durch die jeweile Rückfrage gesprungen sind.

Als alle Fragen durch sind, erzählen die beiden Leitungspersonen ausführlich über die Inhalte der Stelle, die interne Arbeitsweise und die Arbeitsumgebung. Dann stelle ich meine Fragen. Zumindest die, die übrig sind, denn 8 von 10 haben die beiden bereits durch den bisherigen Gesprächsverlauf beantwortet. Die Antworten zeigen mir, dass sie vieles verstanden haben, beispielsweise „Hire for cultural fit“. Leane Prinzipien kennen sie eh, krossfunktionale Teams leben sie mindestens in der eigenen Abteilung.

Anschließend schwärmt noch die Personalerin über die Vorzüge ihrer Verwaltung als Arbeitgeber. Das höre ich mir leicht amüsiert an, denn mich braucht sie an der Stelle schon längst nicht mehr zu überzeugen. Ich werde herzlich verabschiedet und bis zum Verlassen des Gebäudes begleitet. Was ein erfrischendes Bewerbungsgespräch!

Doch was war eigentlich anders?

Was gleich war

Anders war auf jeden Fall nicht die offizielle Form. Es gab in beiden Bewerbungsgesprächen einen teilstandardisierten Fragebogen, es wurde jede meiner Antworten dokumentiert, die Stellenbeschreibungen waren ähnlich. Beide Verwaltungen existieren schon sehr lange. Der gesetzliche Rahmen war exakt derselbe. Und doch: im ersten Gespräch hatte ich das Gefühl eine Nummer zu sein, die dem Prozess ausgeliefert ist. Im zweiten Gespräch fühlte ich mich wie ein Mensch, mit dem man auf Augenhöhe kommuniziert.

Was anders war

Der Schlüssel liegt in der Kultur. Im zweiten Gespräch sahen die Beteiligten die Bestenauslese und die Rechtssicherheit als Rahmenbedingung, innerhalb derer der Bewerbungsprozess frei gestaltbar war. Diesen Gestaltungsspielraum haben sie genutzt, um den gesamten Vorgang transparent zu machen, einen Austausch in beide Richtungen zu ermöglichen, mich wirklich kennen zu lernen und mir die Gelegenheit zu geben, sie richtig kennen zu lernen. So konnten beide Seiten ein Gefühl dafür erhalten, ob wir zusammenpassen.

Anders ausgedrückt: Sie haben lieber mich als Menschen und unsere Interaktionen im Fokus gehabt als den Prozess und das Tool, d.h. den Fragebogen. Sie haben lieber auf veränderte Bedingungen, beispielsweise eine interessante Antwort von mir, reagiert als einem im vornherein festlegten Plan zu folgen.

Kommt das bekannt vor? Ich habe gerade das erste und letzte Prinzip des Agilen Manifestos beschrieben.

Fazit und Weiterdenken

Meine Gesprächspartner im zweiten Gespräch haben den Nutzen des Bewerbungsgesprächs für alle Beteiligten im Fokus gehabt und dementsprechend flexibel und auf Augenhöhe agiert. Wie kann das weiter gedacht werden? Wie könnte man beispielsweise ein flexibleres Matching von Stellenbeschreibung und Bewerber:in herstellen?

Ich habe an anderer Stelle (nicht Verwaltung) erlebt, dass sich auf eine Stelle zwei herausragende Bewerber:innen gemeldet hatten und letztendlich für beide eine exakt passende Stelle zugeschnitten wurde. Hier wurde Customer Collaboration over Contract Negotiation gelebt. Ich bin mir sicher, dass auch in einer Verwaltung einiges in diese Richtung möglich ist. Nicht indem der öffentliche Dienst den Rechtsrahmen ignoriert, sondern indem man ihn als Rahmen sieht, der ausgestaltet und am Nutzen ausgerichtet wird. Genau wie im beschriebenen Gespräch das respektvolle, flüssige Kennenlernen von Menschen in den rechtssicheren Rahmen der Bestenauslese eingebettet wurde.

Weiter so!