Universität Rostock: Die Zentrale Verwaltung verändert sich

von Sybille Hambach und Jan Tamm

Megatrends oder WARUM wir uns verändern müssen

Der Alltag der Zentralen Verwaltung (ZUV) der Universität Rostock (UR) und anderer Hochschulverwaltungen – wie auch von Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen – hat sich seit ca. 2010 grundlegend verändert: Es sind immer mehr, aufeinander verweisende Rechtsgrundlagen zu beachten; für die Auseinandersetzung mit einem Sachverhalt sind viele Informationen irgendwie relevant; Fragestellungen werden zunehmend komplexer; zur Lösung eines einzelnen Problems müssen immer mehr verwaltungsinterne Fachexperten einbezogen werden; viele von uns verbringen viel Zeit in mehr und immer mehr Terminen; alles soll schneller gehen und viele Sachverhalte sind gleichzeitig von höchster Priorität. Kurz zusammengefasst: Die Anforderungen an die Verwaltung und ihre Mitarbeiter verändern sich rasant; der Verwaltungsalltag fühlt sich an wie ein Hamsterrad, und viele von uns würden gern kurz, für längere Zeit oder endgültig aussteigen.

Wir haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, mit der aktuellen Situation umzugehen: Wir können die Veränderungen um uns herum ignorieren und hoffen, dass es irgendwann wieder besser wird, das Hamsterrad sich wieder langsamer dreht und der Verwaltungsalltag wieder überschaubarer, ruhiger, so wie früher wird. Oder wir hören auf, uns ausschließlich im Hamsterrad zu bewegen, steigen ab und zu aus, schauen uns unser Hamsterrad gemeinsam genauer an und fangen an, es zielgerichtet umzubauen, so dass es besser zur Veränderungsgeschwindigkeit und zu uns passt. Die Entscheidung, das eine oder das andere zu tun, will gut überlegt sein, denn beide Möglichkeiten haben weitreichende Konsequenzen.

Wir führen die aktuelle Situation auf die zunehmende Digitalisierung aller Lebens- und Arbeitsbereiche zurück. Das Zukunftsinstitut /1/ beschreibt eine ganze Reihe von Megatrends in Folge der Digitalisierung; wir wollen im Folgenden diejenigen dieser Megatrends kurz beschreiben, die unseren Verwaltungsalltag aktuell am stärksten beeinflussen:

• Megatrend Wissenskultur: Es steht heute eine enorme Menge an Informationen zur Verfügung. Ständig entsteht neues Wissen und der Zugang zu Informationen wird immer einfacher. Durch die Art und Weise, wie kontinuierlich Wissen erworben und auf Basis von Informationen gearbeitet wird, verliert Wissen seinen elitären Charakter und der allgemeine Bildungsstand steigt. Für unseren Verwaltungsalltag bedeutet dies, dass wir bekannte und neue Informationen für uns selbst und „Verwaltungskunden“ /2/ zugänglich machen. Wir müssen in der Lage sein, selbsttätig – wie auch gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen – neues Wissen zu erarbeiten, es geeignet zu dokumentieren und zu visualisieren.
• Megatrend Konnektivität: Durch digitale Kommunikationstechnologie ist alles mit allem und potentiell jeder mit jedem vernetzt. Sie ermöglicht es, schnell und unkompliziert zu kommunizieren; neue Lebensstile und Verhaltensmuster entstehen. Für unseren Verwaltungsalltag bedeutet dies, dass jeder von uns ein (mehr oder weniger ganzheitliches) Verständnis nicht nur von Verwaltung sondern vom System Universität entwickeln muss. Wir müssen innerhalb der Verwaltung, innerhalb der Universität, im Verbund der Hochschulen wie auch im System Landesverwaltung in Netzwerken denken, kommunizieren und handeln.
• Megatrend New Work: Eine Folge von Digitalisierung ist, dass bestimmte Arbeiten besser von Maschinen als von Menschen erledigt werden. In Verbindung mit der Frage, wozu der Mensch die Arbeit braucht, vollzieht sich aktuell ein epochaler Umbruch der Arbeitswelt und für immer mehr Menschen stellt sich die Frage nach dem Sinn von Arbeit. Für unseren Verwaltungsalltag bedeutet dies, dass wir einerseits Verwaltungsarbeit (wenn möglich) von Computern erledigen lassen sollten und andererseits gemeinsam überlegen müssen, wie wir den verbleibenden Teil Verwaltungsarbeit gemeinsam sinnvoll gestalten.
• Megatrend Individualisierung: Individualisierung – die Freiheit der Wahl – ist zum zentralen Kulturprinzip der westlichen Welt geworden und beeinflusst alle Bereiche des Zusammenlebens von Menschen. Für unseren Verwaltungsalltag bedeutet dies, dass jede Kollegin und jeder Kollege die Wahl hat, an der Universität zu arbeiten oder eben auch nicht, sich in die Ausgestaltung der Zusammenarbeit einzubringen oder eben auch nicht. Beides darf sein und wir organisieren uns und unsere Arbeit besser so, dass jeder Einzelne sich einbringen darf, kann und will.

Diese (und einige weitere) Megatrends hängen zusammen und beeinflussen sich gegenseitig; das macht es nicht einfacher, den Überblick zu behalten, die Auswirkungen auf den Verwaltungsalltag einzuordnen und geeignet zu agieren.

„Megatrends … markieren Veränderungen, die uns schon lange prägen und auch noch lange prägen werden. Megatrends sind Tiefenströmungen des Wandels. Als Entwicklungskonstanten der globalen Gesellschaft umfassen sie mehrere Jahrzehnte. Ein Megatrend wirkt in jedem einzelnen Menschen und umfasst alle Ebenen der Gesellschaft: Wirtschaft und Politik, sowie Wissenschaft, Technik und Kultur. Megatrends verändern die Welt – zwar langsam, dafür aber grundlegend und langfristig.“ /3/

Insofern ist die Hoffnung, dass es wieder „so wie früher“ wird, vergebens, und wir sind gut beraten, unser Hamsterrad ideenreich, gemeinsam und konsequent umzubauen, so dass es sich darin sinnvoll arbeiten lässt. Gut wäre auch, wenn sich das Rad ab und zu langsamer dreht oder komplett stillsteht, damit wir wieder zu Atem kommen und neue Kraft schöpfen können. Kurz zusammengefasst: Wir müssen stärker am System arbeiten, statt – wie bisher – ausschließlich im System tätig zu sein.

Strategische Projekte oder WAS wir verändern

Betrachten wir nun einerseits den Einfluss der Digitalisierung auf unseren Verwaltungsalltag in Form der oben erwähnten Megatrends und andererseits unseren Verantwortungsbereich als Verwaltung – Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit – so tragen die folgenden strategischen Projekte zur Umgestaltung unseres Veraltungsalltags aktuell am stärksten bei:

• Das Dienstleistungsportal als UR-internes webbasiertes Informationsangebot macht Verwaltungsleistungen und Informationen der ZUV sowie anderer zentraler Struktureinheiten der UR für alle Beschäftigten der Universität dauerhaft zugänglich. Im Laufe der Zeit entsteht so ein organisationales „Gedächtnis“ bezüglich verwaltungsrelevanter Themen (Wissenskultur); gleichzeitig ermöglicht das Dienstleistungsportal durch einen UR-internen Nachrichtenstrom und die Ankündigung UR-interner Weiterbildungen ein ganzheitliches Verständnis vom System Universität und die Kommunikation in diesem System (Konnektivität).
• Die Projektserie E-Verwaltung etabliert ein Enterprise Content Management System und auf dieser Basis E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung, zunächst in der ZUV und perspektivisch in allen Verwaltungsbereichen der Universität. So werden wohlstrukturierte Akten als das „Herzstück der Verwaltung“ für alle, an der Bearbeitung eines Verwaltungsvorgangs beteiligte Kolleginnen und Kollegen zugreifbar (Wissenskultur), Zusammenarbeit wird einfacher (Konnektivität) und eine Basis für die Automatisierung von dafür geeigneten Verwaltungsvorgängen geschaffen (New Work).
• Das Seminarprogramm Verwaltungswissen bündelt Informationsveranstaltungen, Seminare und Selbstlernmaterialien zu verwaltungsrelevanten Themen. Alle Angebote sind offen sowie kostenfrei für Beschäftigte der Universität (New Work); ein Teil der Angebote kommt von Kolleginnen und Kollegen der ZUV, die ihr Wissen als Referenten, Moderatoren oder Trainer weitergeben (Wissenskultur, Konnektivität).
• Die Organisationskultur der ZUV wird beeinflusst durch eine Vielzahl von Aktivitäten. Dazu gehören Schnittstellengespräche zur Abgrenzung von Verantwortungsbereichen (Konnektivität), Prozessmodelle zur Dokumentation und Visualisierung von Verwaltungsprozessen (Wissenskultur), unser Treffpunkt als regelmäßiges Angebot zur gegenseitigen Information über aktuelle Entwicklungen (Wissenskultur, Konnektivität), ZUV-interne Workshops als regelmäßiges Angebot zur hierarchieübergreifenden thematischen Zusammenarbeit (Wissenskultur, Konnektivität, New Work), thematische Arbeitskreise /4/ als Struktur für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit (Wissensarbeit, Konnektivität) sowie viele weitere Methoden und Formate, die durch die Kolleginnen und Kollegen gemeinsam ausprobiert, reflektiert und – Schritt für Schritt – im Verwaltungsalltag etabliert werden.

Analog zu den oben genannten Megatrends hängen auch die eben beschriebenen strategischen Projekte und Aktivitäten zusammen und beeinflussen sich gegenseitig. Sie fokussieren aktuell die Bereitstellung von Informationen als eine Grundlage für den (gemeinsamen) Wissenserwerb sowie die Vernetzung der ZUV- und UR-internen Akteure als Grundlage für gute Verwaltungsarbeit.

Agilität oder WIE wir uns verändern

Wir denken schon seit 2012 gemeinsam darüber nach, was uns antreibt und wie wir unseren Beitrag zur erfolgreichen Entwicklung der Universität Rostock leisten können. Wie es in den Lehrbüchern steht, haben wir ein Leitbild erarbeitet, über strategische Ziele diskutiert und einige Projekte begonnen, die irgendwie wichtig oder relevant erschienen. Naturgemäß war es ein langer Weg, bis die ersten Projektergebnisse sich auf den Verwaltungsalltag auszuwirken begannen; gleichzeitig hatten (und haben zum Teil weiterhin) viele Kolleginnen und Kollegen das Gefühl, dass die zusätzlichen Anforderungen durch mehrere parallele Projekte unser gemeinsames Hamsterrad noch beschleunigen.

Im Jahr 2018 hat der Veränderungsprozess der ZUV eine andere Qualität bekommen: Einerseits reden wir weniger darüber, was man tun müsste. Stattdessen arbeiten wir gemeinsam am System ZUV, probieren viele kleine Dinge, reflektieren unsere Eindrücke und überlegen gemeinsam, was wir beibehalten und was wir weiter verändern wollen. Und zweitens arbeiten wir weniger an der Planung neuer Methoden oder Werkzeuge. Stattdessen legen wir den Schwerpunkt der Veränderung auf die Ausgestaltung der Beziehungen zwischen Kolleginnen und Kollegen und erarbeiten uns gemeinsam eine andere Form der Zusammenarbeit. Kurz zusammengefasst: Wir haben die langwierige Diskussion über das, was man langfristig tun müsste, aufgegeben zugunsten von verändertem Handeln; wir gehen gemeinsam viele kleine Schritte, von denen jeder einzelne unseren Verwaltungsalltag ein Stück besser, leichter, schöner macht.

Wir folgen damit agilen Prinzipien, was Verwaltungsarbeit in einer komplexen Welt mindestens erleichtert, oft aber überhaupt erst möglich macht:

• Werte schaffen: Verwaltungsarbeit soll auf den „Verwaltungskunden“ ausgerichtet sein und auf Basis der geltenden Rechtsgrundlagen möglichst wirtschaftlich erbracht werden; das heißt nicht, dass jeder bekommt, was er will, auch wenn schwierige Kunden dies lautstark einfordern. Wir arbeiten daran, im Verwaltungsalltag wertschöpfend zu agieren, unter anderem, indem wir das Ganze in den Blick und die Kundenperspektive einnehmen (Gesprächsformate, bewusster Perspektivwechsel), für den Kunden Mehrwert schaffen (Prozessoptimierung, digitale Buchungsbelege), klar und adressatengerecht kommunizieren (Dienstleistungsportal).
• Verantwortung übernehmen: Verantwortung hat, wer Antworten geben kann. Wir arbeiten daran, allen Kolleginnen und Kollegen die Wahrnehmung von Verantwortung zu ermöglichen, unter anderem indem wir die Rahmenbedingungen klarer definieren und kommunizieren (Geschäftsverteilung), Verantwortung nachvollziehbar delegieren (Delegationsverfügungen, Tätigkeitsdarstellungen) und – aus unserer Sicht das Wichtigste – jeden einzelnen Fehler bewusst reflektieren, um möglichst keinen davon ein zweites Mal zu machen (Retrospektiven).
• Veränderung unterstützen: Verwaltungsarbeit in einer komplexen Welt braucht kontinuierliche Veränderung. Wir arbeiten daran, kleine und große Veränderungen zu ermöglichen, unter anderem indem wir den Zweck von Verwaltungsleistungen hinterfragen (Aufgabenkritik), Prioritäten selbst setzen (Team-Monitor) oder von anderen einfordern (Entscheidungsvorlagen), Verwaltungsprozesse hinterfragen und kontinuierlich optimieren (Prozessmanagement).
• Zusammen machen: Verwaltungsarbeit im Sinne des Megatrend New Work bedeutet auch: Sinn und Gemeinschaft. Wir arbeiten daran, die im Leitbild beschriebenen Prinzipien für unsere Zusammenarbeit im Verwaltungsalltag umzusetzen, unter anderem indem wir uns Gemeinschaft organisieren (Mitarbeiterversammlung, Sommerfest, Treffpunkt) und hierarchieübergreifend an für uns relevanten Themen arbeiten (Schnittstellengespräche, thematische Workshops).
• Einfach machen: Im Verwaltungsalltag hängt alles mit allem zusammen und Problemstellungen werden schnell unübersichtlich. Wir arbeiten am „einfach machen“, indem wir einerseits Dinge, die auch einfacher gehen, einfacher machen (Schnittstellengespräche, Prozessoptimierung). Andererseits bemühen wir uns – und das ist im Verwaltungsalltag manchmal wirklich schwer – nach einfachen Teillösungen zu suchen, wenn Probleme in ihrer Komplexität aktuell nicht lösbar sind.

In der Gesamtschau auf die bisherige Entwicklung der ZUV seit 2012 haben wir nun weitgehend verstanden, worin unser Hamsterrad besteht und wie es funktioniert: Wir haben gemeinsam erarbeitet, warum es uns gibt (Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit), was wir zu tun haben (einerseits standardisierte Vorgangsbearbeitung und andererseits die Lösung komplexer Probleme) und wie wir miteinander umgehen wollen (professionell und kreativ, wertschätzend und fürsorglich, konstruktiv querdenkend und aus Fehlern lernend). Kurz: Wir haben gemeinsam begonnen, unser Hamsterrad zu verändern, während wir gleichzeitig weiter im Hamsterrad arbeiten. Manchmal gelingt es sogar schon, unser Hamsterrad kurz an- und gemeinsam innezuhalten, auf bereits Erreichtes zu schauen und uns darüber zu freuen. Wir sind dabei, die ZUV zu dem zu machen, was sie in einer komplexen Welt im besten Fall sein kann – im Sinne der Universität Rostock, für unsere „Verwaltungskunden“ und für uns selbst.

Nachsatz: Denjenigen, die jetzt denken: „Aber was denn nun konkret? Was haben sie vor?“ sei gesagt: die Idee, man könne agile Organisationsentwicklung systematisch planen ist ein Oxymoron. Wir benötigen vielmehr ein Ziel sowie sinnvolle Iterationen, mit denen wir unser Ziel konkretisieren und uns ihm schrittweise annähern können. Deshalb ist dieser Beitrag auch nur der Anfang der Geschichte. Seien Sie gespannt auf die Fortsetzungen! /5/

Quellen

/1/ Zukunftsinstitut GmbH (2018): Megatrends Übersicht. Online unter https://www.zukunftsinstitut.de/dossier/megatrends/. Letzter Abruf am 14.11.2018.

/2/ Der Begriff Verwaltungskunde ist im Verwaltungsalltag umstritten und fachwissenschaftlich schlicht falsch. Als Kunde wird üblicherweise derjenige bezeichnet, der Geld bezahlt, um eine Dienstleistung zu erhalten; unsere Kunden wären also  einerseits das Land als Träger der Hochschulen (bzw. der Steuerzahler) sowie andererseits Drittmittelgeber. Der fachwissenschaftlich korrekte Begriff „Leistungsempfänger“ klingt aber nicht besser und macht die Darstellung der Leistungsbeziehungen einer Verwaltung nicht einfacher, deshalb wird hier der Begriff „Verwaltungskunde“ verwendet.

/3/ Zukunftsinstitut GmbH (2018): Megatrends Übersicht. Online unter https://www.zukunftsinstitut.de/dossier/megatrends/. Letzter Abruf am 14.11.2018.

/4/ Christine Baldwin, Ann Linnea: Circle (2014): Die Kraft des Kreises. Gespräche und Meetings inspirierend, schöpferisch und effektiv gestalten. Beltz Verlag.

/5/ Bernd Oestereich, Claudia Schröder (2017): Das kollegial geführte Unternehmen. Verlag Franz Vahlen, S. 53. Abbildung online unter https://kollegiale-fuehrung.de/portfolio-item/wolkenmetapher/.