Entwicklung eines Schulungskonzepts zur Begleitung der Digitalisierung für die Beschäftigten des Gesundheitsamts Essen 

Hintergrund

Im Kontext des Förderaufrufs „Digitales Gesundheitsamt 2025“ des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) wurde im Gesundheitsamt der Stadt Essen das Projekt „DigiSkills –Wissenschaftliche Begleitung des Gesundheitsamts zur Umsetzung eines Schulungskonzepts im Bereich der Digitalisierung“ initiiert.  

Das Gesundheitsamt Essen beschäftigte zum Projektbeginn im November 2023 an drei Standorten im Raum Essen etwa 220 Mitarbeitende. Seine Aufgaben sind sehr vielfältig. Die erforderliche Bürgerinnen- und Bürgernähe für verschiedene Dienstleistungen werden durch eine heterogene Belegschaft ermöglicht. Diese Vielfalt führt zu unterschiedlichen Voraussetzungen, Blickwinkeln und Umsetzungspotentialen bei Einsatz und Nutzung digitaler Technologien zur Förderung von Information und Zusammenarbeit.

Ziel des Projekts

Das Gesundheitsamt hatte es sich zum Ziel gesetzt, die gesamte Belegschaft mit digitalen Grundkenntnissen vertraut zu machen sowie digitales Prozessdenken in den Arbeitsmittelpunkt zu rücken.   

Dafür wurde im Projekt „DigiSkills“ durch Forschende des ifpm Instituts für Public Management ein wissenschaftlich begründetes Schulungskonzept für die Belegschaft des Gesundheitsamts der Stadt Essen entwickelt, das sowohl individuelle Voraussetzungen der Mitarbeitenden als auch den Kompetenz-Bedarf aus Sicht der Organisation berücksichtigt. “Das Konzept zielt darauf ab, die Beschäftigten für die Notwendigkeit der Digitalisierung ihres Arbeitsumfelds zu sensibilisieren, sie in diesen Prozess aktiv einzubinden und ihre digitalen Kompetenzen zu fördern”, so Prof. Dr. Anja Seng, Projektleiterin und Direktorin des ifpm.  

Forschungsprozess

Wie bei den vorherigen Projekten „AgilKom“ und „Reallabor Agiles Arbeiten“ des ifpm orientierte sich das methodische Vorgehen im Projekt „DigiSkills“ ebenfalls an der Aktions- und Handlungsforschung nach Richenhagen & Dick (2019). Die Forschenden kombinierten Verwaltungspraxis mit wissenschaftlicher Analyse, um gemeinsam mit den Mitarbeitenden Bedarfe in konkreten Situationen zu erfassen, Optimierungsansätze zu identifizieren, diese iterativ umzusetzen und zu evaluieren. Dies ermöglichte eine bestmögliche Anknüpfung an die Konzeption des Reifegradmodells (Eymann, T., Fürstenau, D, Gersch, M., Kauffmann, A. L., Neubauer, M., Schick, D., Schlömer, N., Schulte-Althoff, M., Stark, J., von Welczek, J. (2023), Das Reifegradmodell für den Öffentlichen Gesundheitsdienst – Ein Instrument zur Erfassung und Verbesserung des digitalen Reifegrades von deutschen Gesundheitsämtern, Bundesgesundheitsblatt 2023 66:136–142 https://doi.org/10.1007/s00103-022-03643-7). Zugriff am 26.07.2024.) und insb. seine Dimension über Sensibilisierung, Partizipation und Kompetenzentwicklung der Mitarbeitenden. Parallel erfolgte während der gesamten Projektlaufzeit eine Evaluation der Interventionen.

Die Interventionen verliefen experimentell: So erfassten die Forschenden in der interaktiv ausgestalteten Projekt-Auftaktveranstaltung, die sich an sämtliche Beschäftigte richtete, die Ausgangslage und Rahmenbedingungen aus Perspektive der Mitarbeitenden, um erste Schlussfolgerungen für die zu gestaltenden Schulungskonzepte zu ziehen. Es zeigte sich bereits zu Beginn, dass Mitarbeitende in Bezug auf Digitalisierung positiv gestimmt und bisherige Erfahrungen mit Digitalisierung allerdings höchst unterschiedlich waren; zusätzlich war die Zielsetzung der laufenden Digitalisierung in der Behörde für die Beschäftigten nicht eindeutig.

Im Anschluss fanden zwei Sensibilisierungs-Workshops zu den Themenbereichen Digitalisierung und Prozesse statt, an denen alle Beschäftigten teilnehmen konnten. Damit bestmöglicher Austausch sichergestellt war, wurde die Anzahl der Teilnehmenden pro Termin auf max. 20 Personen begrenzt und beide Formate jeweils 14x angeboten und durchgeführt.

In den Workshops wurde zunächst ein Bezug zur Arbeitsrealität der Mitarbeitenden hergestellt. Die Teilnehmenden tauschten sich kollaborativ über die anstehende Digitalisierung im Gesundheitsamt aus, reflektierten dabei die persönliche Betroffenheit und experimentierten mit neuen Arbeitsweisen. Dabei wurde u. a. deutlich: Digitalisierung ist kein Mehrwert an sich, sondern sollte dort vorangetrieben werden, wo sie den Menschen in ihrem Alltag dient. 

Die Workshops zur Prozess-Sensibilisierung stellten allgemein die Idee des Prozessmanagements und seine Relevanz für die Digitalisierung in den Fokus. Interaktiv konnten die Teilnehmenden eigene Prozesse reflektieren und entdecken, welche Aufgaben aus ihrem persönlichen Arbeitsalltag für Digitalisierung geeignet sind.

Schulungsinhalte

Aus den Beobachtungen und Erkenntnissen wurden inhaltliche und didaktische Anforderungen für die Schulungskonzepte abgeleitet. Diese wurden als Prototyp zusammenfassend abgebildet, getestet und als Basis für die Schulungsunterlagen verwendet. Final erarbeiteten die Forschenden Unterlagen zu den folgenden 5 Themen: 

• Grundlagen neuer Arbeitsweisen: Agile Führung & Methoden
• Vertiefung neuer Arbeitsweisen: Agile Führung & Methoden
• Prozessmanagement
• IT-Sicherheit
• Datenschutz

Die spezifisch für das Gesundheitsamt erstellten Schulungsinhalte werden jeweils mit konkreten Lernzielen begonnen und mit Reflexionsfragen abgeschlossen. Sie enthalten Empfehlungen für Diskussionen im Plenum ebenso wie Übungsvorschläge zum Selbstlernen und für Gruppenarbeit. Prof. Dr. Jan Tietmeyer, stellvertretender Projektleiter, bringt es auf den Punkt: “Methodische Vielfalt ist entscheidend für die Sensibilisierung, die Partizipation und den Lernerfolg der Beschäftigten.” Abschließend ist zu jedem Thema ein kurzer Selbsttest mit Multiple-Choice-Aufgaben enthalten.

Die Schulungskonzepte stehen auch anderen Verwaltungen in Form einer Toolbox zur Verfügung. Kontaktmöglichkeiten und weitere Informationen stehen auf der Projektwebsite zur Verfügung.

Weitere Ergebnisse

Über die konkreten Schulungsunterlagen hinaus wurden aus den Interventionen generalisierbare Erkenntnisse für die Einbindung von Beschäftigten in die digitale Transformation gewonnen. Das Reifegradmodell für den Öffentlichen Gesundheitsdienst bietet dabei eine gute Orientierung für die Umsetzung von Digitalisierung. Durch die Sensibilisierung, Partizipation und Schulung der Beschäftigten ist es möglich, sie aktiv in den Veränderungsprozess einzubinden. Dabei gilt es, besonders unterschiedliche Digitalisierungsaffinität der Beschäftigten zu berücksichtigen, den in Veränderungen entstehenden Widerstand aktiv zu managen, bewusst zielgruppenorientierte Kommunikation zu nutzen und dadurch die Beteiligung der Beschäftigten zu erreichen.