Erfahrungsbericht – Einführung Lean Coffee zum kollegialen Austausch in der KiTa-Verwaltung

Wie alles begann: Mein Chef und ich waren im Februar bei der ersten Konferenz „Agile Verwaltung“. Ich suchte mir unter anderem den Workshop von Thomas Michl zum Thema „LeanCoffee“ aus. Das Prinzip davon war leicht verständlich und ich konnte mir auch gleich vorstellen, dieses Format bei uns in der KiTa-Verwaltung zum Austausch einzusetzen. /1/

Wir sind ein kirchlicher Dienstleister, der für seine Kunden zentrale Verwaltungsaufgaben in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Liegenschaften und Kindertagesstätten wahrnimmt mit dem Ziel, Freiräume für inhaltliche Arbeit der Kirchengemeinden zu schaffen. Im Bereich der KiTa-Verwaltung sind aktuell 11 Mitarbeiter tätig, die u.a. als Wahlaufgabe für die Kirchengemeinden die Geschäftsführung für Kindertageseinrichtungen übernehmen.

Inspiriert und hoch motiviert habe ich also montags nach der Konferenz im Büro erzählt. „Ich hab‘ da was Neues kennengelernt, das müssen wir unbedingt ausprobieren“. Gesagt, getan und die erste Einladung zum LeanCoffee im Bereich der KiTa-Verwaltung wurde verschickt.

Bis zu diesem Zeitpunkt wurden allgemeine Themen bei uns gesammelt und fast ausschließlich zwischen Tür und Angel und / oder nur zwischen einzelnen Mitarbeitern besprochen, wenn entsprechende Zeitfenster dafür da waren. Da in der KiTa-Verwaltung immer wieder neue Fragestellungen und Themen auftauchen, war die Zustimmung, LeanCoffee als Besprechungsplattform zu testen, groß, auch wenn sich die Kollegen noch nicht viel darunter vorstellen konnten.

Nach einer kleinen Einführung und Erläuterung der Spielregeln zum LeanCoffee wurde kurzerhand in einem Büro eine große weiße Wand zum LeanCoffee-Board umfunktioniert. Die Moderationskarten waren schnell mit Fragen zur Arbeitssicherheit in KiTas, der Vorgehensweise bei der neu eingeführten „unverzüglichen Personalmeldung“, Inhalte für Mitarbeitergespräche etc. gefüllt. Nach einer ersten Priorisierung begannen wir dann mit dem Austausch.

Am Ende des ersten Termins waren alle von den Ergebnissen begeistert und wir uns schnell einig, dass wir unser LeanCoffee wiederholen wollten. Zwischenzeitlich ist LeanCoffee ein fester Bestandteil für den kollegialen Austausch bei uns geworden. Das zunächst improvisierte LeanCoffee-Board ist nun eine feste Installation und so können und werden interessante Themen, Veranstaltungen und Ideen auch zwischen den LeanCoffee-Terminen in der Themensammlung gesammelt. Das Interesse an diesem Austausch ist bei uns so hoch, dass fast immer alle Kollegen daran teilnehmen.

Im LeanCoffee haben wir durch die Häufung von Themen zum selben übergeordneten Prozess erkannt, dass manche Prozesse lange Zeit getreu dem Motto „Das haben wir schon immer so gemacht“ bearbeitet wurden. Dazu zählte z.B. der Prozess „Neueinstellung von KiTa-Personal von der Erstellung der Ausschreibung bis zur Zusage“. Eine Optimierung / Standardisierung der Abläufe war hier schon lange überfällig.

Diese Themen haben wir dann bewusst aus dem LeanCoffee-Austausch herausgelöst und z.T. im „Sommerloch“ gezielt ausgearbeitet bzw. in eine Prozessoptimierung überführt.

An dieser Stelle nochmals ein großes Dankeschön an Thomas Michl, der seine Begeisterung für LeanCoffee an uns weitergegeben hat. Für uns war die Einführung dieses Besprechungsformats eine echte Bereicherung.

Anmerkung

/1/ Zur Erklärung von Lean Coffee siehe https://agile-verwaltung.org/2016/08/18/aus-der-agilen-methodenkiste-lean-coffee-kollegialer-wissensaustausch-leicht-gemacht/