Produktiver mit ergebnisorientiertem Aufgabenmanagement

Knowing what outcome you want, will enable you to focus what matters and escape the whirlwind of activity that too often made nowhere fast.

Aus: Peter Bregmann (2011), 18 Minutes, S. 37

Während sonst bisher im Blog die „große“ Organisation thematisiert wurde, geht es mit dem heutigen Blogbeitrag in Richtung Selbstmanagement. Denn auch hier können agile Ansätze ihr Trümpfe hervorragend ausspielen.

Aufgaben als Ergebnis

Was für Projekte gilt, ist auch für Produktivität im Team und für die persönliche Produktivität hilfreich: das Formulieren von zukünftigen Ergebnissen statt klassischer Aufgabendefinition. Definieren wir Aufgaben als Vorwegnahme eines Ergebnisses, hat dies mehrere Vorteile:

  1. wir bekommen ein klareres Bild von dem, was wir erreichen möchten und der Zusammenhänge.
  2. wir befreien uns von Termindruck und fokussieren uns auf die Qualität des Ergebnisses.
  3. wir motivieren uns selbst.
  4. wir erhalten uns unsere Agilität.

Auf was möchte ich hinaus? Das Prinzip der User Story haben wir im Blog bereits als Hilfsmittel bei der Formulierung von Anforderungen vorgestellt. Im Vordergrund steht auch dort ein gewünschter Zielzustand. Die Umsetzung bleibt dabei offen. Es geht darum zunächst ein klares Bild davon zu erhalten, was wir erreichen wollen. Je klarer das Bild, desto klarer werden die einzelnen Schritte dahin. Statt beispielsweise Tagesziele auf klassische Art zu definieren, sollten wir Tagesergebnisse definieren. Was wollen wir am Ende des Tages, der Woche oder des Monats erreicht haben? Was ist der gewünschte Zielzustand?

UserStory_Beispiel
Beispiel einer User-Story

Delegieren wir Aufgaben als Ergebnis und nicht als Arbeitspakete, lassen wir den Mitarbeitern offen, wie sie den Weg zum Ergebnis beschreiten. Wir vertrauen in ihre Problemlösungskompetenz. Durch die ganzheitliche Betrachtung und Formulierung ergibt sich ein besseres Verständnis, auch der Zusammenhänge, die sonst transparent und sichtbar werden. So verhindern wir, dass wichtige Aspekte im Zug des Delegationsprozesses verloren gehen. Selbst wenn wir Aufgaben nicht delegieren, sondern selbst ausführen, hilft uns die Formulierung als Ergebnis, uns stärker auf das zu fokussieren, was wir erreichen wollen. Wir arbeiten motivierter, da wir eine Vorstellung davon haben, was am Ende herauskommen soll. Ein klares Bild vom Zielzustand, die bildhafte Beschreibung, trägt dazu bei, motivierter bei der Sache zu sein. Ein psychologischer Kniff, der sich im Übrigen in zahlreichen Publikationen der Produktivitätsliteratur findet.

Adaptieren wir das Prinzip der User Story, heißt dies für uns: wir formulieren eine Zukunftsvision eines Ergebnisses. Eines Zielzustandes. Von diesem leiten wir ab, welche Schritte notwendig sind, um den Zielzustand zu erreichen. Gleichzeitig erhalten wir unsere Agilität im Umsetzungsprozess, die wir brauchen, um auf neu erworbene Erkenntnisse im Umsetzungsprozess zu reagieren. Was im Großen gilt, gilt auch im Kleinen. Wenn wir jeden einzelnen Schritt als Aufgaben formulieren, zementieren wir geistig bereits fest, wie wir vorgehen wollen – erhalten uns aber nicht die Flexibilität auf neue Erkenntnisse zu reagieren. Insbesondere dann, wenn das gewünschte Ergebnis noch in weiter Ferne liegt und wir im Augenblick andere Ergebnisse erzielen müssen. Im Grundsatz gilt: je höher eine „Aufgabe“ bewertet wird, desto klarer formulieren wir sie. Ähnlich wie wir es aus dem Scrum-Backlog kennen. Aufgaben, die wir jetzt im Augenblick nicht konkret angehen, müssen wir zum jetzigen Zeitpunkt nicht präzise formulieren.

Durch die Formulierung als Ergebnis bekommen wir auch die notwendigen Anhaltspunkte zu Überprüfung unseres Ergebnisses. Die Qualitätskriterien werden klarer und verständlicher. Sie lassen sich wesentlich leichter ableiten und helfen uns später zu verorten, ob wir mit unserem Arbeitsergebnis zufrieden sind. Im Team hilft uns dies darüber hinaus ein klares Verständnis davon zu bekommen, was wir anstreben.

Da wir nicht alles auf einmal machen können, müssen wir uns Gedanken machen, was wir im jeweiligen Planungshorizont erreichen wollen. Es bietet sich an, die geplanten „Ergebnisse“ zu begrenzen und zu priorisieren. In der Literatur finden sich Vorschläge, bei der Wochenplanung maximal fünf „Aufgabenblöcke“ zu definieren, die dann in Rahmen der täglichen Aufgabenplanung präzisiert werden. Für das täglichen Pensum wird empfohlen, maximal drei Ergebnisaufgaben zu definieren. So bleibt ausreichend Reaktionsspielraum, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können. Die Begrenzung führt dazu, dass wir uns Gedanken über die Priorisierung der Ergebnisse machen müssen, die wir erzielen wollen. Für die Priorisierung können Sie sogar auf altbewährte Methoden wie z. B. die Eisenhower-Matrix zurückgreifen.

Ein Praxisbeispiel: wie ich mich selbst organsiere

Im übrigen bietet sich für diese Form der Planung die Verwendung eines Kanban-Boards an, wie wir es bereits in unserem Artikel zum Thema Personal Kanban vorgestellt haben. Meine eigene Selbstorganisation basiert auf dem Prinzip von Personal Kanban. Ich verwende hierfür drei Boards.

3 Boards

Kern meines Systems bilden meine Kanbanboards. Es gibt insgesamt 3 Boards.

  1. Projekte
  2. Ergebnisse
  3. Irgendwann

Die Boards Projekte und Todos/Ergebnisse umfasst unterschiedliche Planungsebenen und -tiefen. Jedes der beiden Boards hat eine Spalte „Eingang“ (neu, noch nicht priorisiert/eingeplant), eine Spalte „Erledigt“ (für den Rückblick wichtig) und „Wartet auf“ (abhängig von Anderen/delegiert).

Das Board „Projekte“ umfasst größere Aufgabenblöcke im Sinne der Projektdefintion nach David Allan. Hier unterscheide ich nach dem Planungshorizont langfristig – mittelfristig (in den nächsten 3 Monaten) – demnächst (in den nächsten 4 Wochen) – aktuell (in Bearbeitung). Im Board „Projekte“ inhaltlich noch relativ knappgehalten. Das Projekt-Board ist Basis meiner wöchentlichen und monatlichen Planung. D. h. einmal im Monat werfe ich einen Blick darauf und gehe die Boards durch. Stimmen die Prioritäten noch? Hat sich etwas verändert? Ist noch was offen?

Das Board „Todos/Ergebnisse“ erfasst hingegen die „Aufgaben“. Hier unterscheide ich nach „Dieses Quartal“, „Diesen Monat“, „Diese Woche“ und „Heute“. Je fortgeschrittener die Planung, desto detaillierter wird hier die Aufgabenkarte beschrieben. Dabei greife ich auf das bei User-Stories übliche Muster (Beispiel: „[BLOG] Ich habe einen Blogbeitrag zum Thema partizipative Methoden wie agile und Art of Hosting geschrieben und veröffentlicht.“) zurück, indem ich die Aufgabe als „Ergebnis“ beschreibe und Unteraufgaben als Checkliste einfüge. Das Aufgabenboard ist Basis meiner täglichen Planung. Insbesondere die Spalte „Heute“ wird täglich neu geplant. So habe ich jeden Tag aufs neue die Chance und bleibe agil im Sinne von Offenheit für neue Erkenntnisse und Veränderungen.

Work in Progress

Wichtig ist der sogenannte „WIP“ (Work in Progress) und so zu einer Limitierung führt. Hierdurch wird die Priorisierung der Projekte und Aufgaben erleichtert und gefördert. Grundsätzlich gilt auch, dass ich die Planung täglich und wöchentlich neu erstellt wird. Die Prioritäten können sich tagtäglich verschieben, weil Rahmenbedingungen oder andere Ereignisse nicht mehr passen. Der maximale WIP beträgt für die Spalte Aktuell bzw. Heute 5 Karten.

Die von mir verwendete Software erlaubt die Kennzeichnung mit Farblabeln. Diese verwende ich zur Unterscheidung in „Privat“ und „Büro“. Durch die Labelkennzeichnung lassen sich die Boards gut filtern. Terminierte Aufgaben sind ebenso möglich. Diese Funktion nutze ich zwar nicht sonderlich häufig, aber es gibt Projekte, die an einem bestimmten Tag fällig sind.

Tages-/Wochen- und Monatsplanung

Die Tagesplanung erfolgt in aller Regel am Vortag mithilfe des Aufgabenboards und des Kalenders (ca. 10 Minuten täglich). Hierzu erstelle ich mir eine tägliche Übersicht der Aufgaben und Termine, die im Laufe des Folgetages um Ideen/Anregungen und weitere Aufgaben für den täglichen Rückblick (max. 5 bis 10 Minuten täglich) ergänzt wird. Gibt es Verbesserungsideen oder Auffälligkeiten, werden diese als Projekt/Aufgabe in die Planung aufgenommen und entsprechend priorisiert.

Der Wochenrückblick mit Durchsicht aller Listen nimmt in etwa 30 bis 45 Minuten in Anspruch und erfolgt bei mir in aller Regel am Freitag.

Monats-, Tagesplanung und Wochenplanung (inklusive Rückblick) sind im Terminkalender terminiert.

Das Board Irgendwann weicht etwas vom oben beschriebenen Schema ab. Die Spalten sind „thematisch“ gruppiert (Persönlich, Familie, Beruf, Lesen, Beschaffen). Das Board Irgendwann ist Teil der monatlichen Planung, bei der ich das Board durchsehe.

Im Rahmen des wöchentlichen Rückblicks und der Wochenplanung gehe ich entsprechend die üblichen Posteingänge durch, ob und inwieweit noch offene Punkte zu ergänzen sind.

Einmal monatlich greife ich mir die Jahresziele heraus und schaue auch diese Liste durch und passe entsprechend die Planung an. Eine Zielmarke für den monatlichen Rückblick ist die Verbesserung einer Gewohnheit jeden Monat, was mir – ehrlich gesagt – nicht immer gelingt.

Literatur

Für diejenigen, die Neugierig geworden sind – noch ein paar Buchtipps:

  • J. D. Meier: Results – the Agile Way, Innovation Playhouse, 2010
  • Staffan Nöteberg: Die Pomodoro-Technik in der Praxis, dpunkt.verlag, 2011
  • Leo Babauta: Zen To Done (Das ultimativ einfache Produktivitätssystem), Kindle Edition, 2013
  • Jim Benson & Tonianne DeMaria Barry: Personal Kanban, 2011
  • Peter Bragmann: 18 Minutes – find your focus, master distraction and get the right things done, Orion Books, 2011

Und jetzt Sie

Was ist Ihre Meinung? Welche Erfahrungen haben Sie? Teilen Sie uns Ihre Meinung und Ihre Gedanke per E-Mail, hier im Blog als Kommentar oder als Diskussionsbeitrag in unserer Facebook-Gruppe.

Autor: Thomas Michl

Projektmanagement | Agile | Lean | Social Media | Selbstmanagement | Kommunalpolitik | Dipl-Verw.Wiss. | MBA | Europäer | Irland-Fan | Threema-ID WDMEXHA7

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