Mit kleinen Netzen große Fische fangen – eine Umfrage zum Bestandsaktenscan in E-Akten-Projekten
Es gibt eine ganze Reihe von Netzwerken, bei denen sich Projektleiter:innen zur Einführung der E-Akte austauschen. Oft sind diese Zusammenschlüsse produktspezifisch. Das gilt insbesondere für Produkte, bei denen die Hersteller nicht gut und schnell auf Kundenwünsche eingehen. Dann werden die üblichen Kundentage nicht als ausreichend empfunden, und die entsprechenden Anwender organisieren sich selbst.
Die Netzwerke funktionieren aber oft nicht sehr effizient. Ganz wichtig: Ergebnisse werden nicht gesichert. In einem Treffen stellt Franz eine Frage und erhält vielleicht von einem anderen Kollegen eine Antwort darauf. Drei Monate später stellt Hans – der neu ist – die gleiche Frage, und jeder fängt an, in seinem Kopf zu kramen: „Das hatten wir doch schon mal? Wer wusste denn damals eine Lösung?“ Nicht weniger wichtig aus FAV-Sicht: Oft stehen technische Fragen im Vordergrund („gibt es denn schon eine Schnittstelle von d.3 zu SAP s/4HANA? Und für welche Version?“) Andere Fragen, die gute Strukturen betreffen oder das Projektmanagement, werden nur selten thematisiert.
Seitens des FAV wollen wir ausprobieren, ob wir diese E-Akten-Netzwerke etwas unterstützen können, und uns dabei auf die Strukturthemen fokussieren. Dann treten wir nicht in Konkurrenz zu bestehenden Zusammenschlüssen. Als ersten Einstieg haben wir das Thema gewählt: „Scannen von Bestandsakten: nach welchen Kriterien können wir eine Strategie für unsere Verwaltung entwickeln?“
Unser Ziel und unser erster Schritt
Die Frage tauchte im letzten Treffen unserer Arbeitsgruppe „Austausch von Anwendern der DMS-Software enaio“ auf (wer sich für die AG interessiert, findet hier die Informationen). Dabei stellte sich heraus, dass es ganz verschiedene Vorgehensweisen in den Verwaltungen gibt: vom umstandslosen Scan aller Bestandsakten bis zur fein differenzierten Auswahl nach Abteilungen und Aktenarten.
Daraus entstand das Ziel: Wir möchten einen kurzen Leitfaden erstellen, in dem die verschiedenen Varianten vorgestellt werden zusammen mit den Entscheidungskriterien: unter welchen Umständen ist welche Strategie für meine Verwaltung geeignet?
Und als ersten Schritt und heute wollen wir eine Umfrage unter unseren Leser:innen veranstalten: Wer von euch beschäftigt sich mit dem Thema und ist an einem Austausch interessiert? Die Umfrage ist aus dem enaio-Kontext entstanden, ist aber völlig produktunabhängig. Und gut wäre es natürlich, wenn sich nicht nur Leute beteiligen, die am Anfang des Projekts stehen. Sondern auch andere, die schon Erfahrungen haben und diese gerne anderen mitteilen.
Später werden wir auf ausgewählte Teilnehmer:innen an der Umfrage zugehen und sie in Form von Interviews genauer befragen. Die Ergebnisse füllen dann unseren geplanten Leitfaden „Kriterien für den Bestandsaktenscan“.
Die Umfrage und der Umgang mit den Ergebnissen
Umgang mit den Ergebnissen: Jeder, der an der Umfrage teilnimmt, erhält auch die Ergebnisse und später den Leitfaden. Wenn Netzwerke den Fragebogen verbreiten, erhalten sie und ihre Mitglieder später auch die Ergebnisse. Wir werden aber die Ergebnisse nicht öffentlich stellen, weil sie auch Namen von Verwaltungen und von Auskunftgebenden enthalten. – Jeder der teilnimmt, kann aber auch der Weitergabe seiner persönlichen Daten widersprechen. Dann erhält sie die Ergebnisse, aber ihr Name wird nicht an Dritte gegeben.
Die Umfrage ist im Mentimeter-Format. Folgende Fragen haben wir aufgestellt:
Hier ist der Link auf die Umfrage: https://www.menti.com/alzkjgb49e7t
