Tool zur Einführung der E-Akte: die „Kriterienliste“

Mittlere oder kleinere Verwaltungen (Kommunen, Hochschulen, kleine Kreisverwaltungen) wählen ein DMS oft sehr pragmatisch aus: Der Projekt-Verantwortliche – meist jemand aus der IuK – hört sich um. Er fragt bei den Nachbarn, was die denn so beschafft haben. Er erkundigt sich beim kommunalen Rechenzentrum des Landes. Oder er geht auf eine Messe und schaut, was es so an Produkten gibt. Für mehr ist nicht Zeit.

Meistens ist nicht einmal ein Lastenheft vorhanden, geschweige denn eine Vision, wie wir künftig in der E-Akte arbeiten wollen. Wer sollte ein solches Lastenheft denn auch erstellen? Die IuK-Abteilungen ertrinken schon in den Routinearbeiten.

Die Ergebnisse der Beschaffung sind mäßig bis schlecht. Gerade die Marktführer unter den Produkten sind unübersichtlich, langsam, decken die heutigen Hauptbedürfnisse kaum ab. Deshalb stellen wir jetzt hier ein Tool vor, mit dem man schnell Kriterien für die DMS-Auswahl aufstellen und eine Marktabfrage machen kann. Und wir laden ein zu einer kurzen kostenlosen Konferenz im Juni, auf ihr Fragen stellen könnte. Das ist auch eine Möglichkeit für Projektleiter:innen, sich untereinander zu vernetzen.

Zweck und Struktur der Kriterienliste

Es klingt paradox, aber aus unseren Projekten haben wir den Eindruck: je weiter verbreitet ein Produkt ist, umso geringer seine Qualität. Gerade aktuell führt die Zeitschrift „eGovernment-Computing“ wieder ihre jährliche bundesweite Online-Umfrage durch. Dabei sollen Anwender auch die aus ihrer Sicht besten E-Akte-Hersteller auswählen. Wer sich die dort vorgestellte Produktliste anschaut und sich etwas auf dem Markt auskennt, findet die Auswahl erschreckend. Von den dort aufgeführten 10 DMS-Anbietern gibt es gerade mal einen, den wir empfehlen könnten, und das auch nicht für kleine Organisationen.

Wie also vorgehen, wenn man wenig Zeit hat und trotzdem nicht kopflos handeln will? Dazu haben wir in Projekten, die wir in den letzten Jahren begleitet haben, ein Tool entwickelt, das uns gute Dienste geleistet hat und das wir hier zur Verfügung stellen.

Dabei handelt es sich um eine Liste von 50 Kriterien, die ein gutes DMS erfüllen sollte. Die Kriterien wurden wie gesagt von Anwendern verschiedener Verwaltungen in den letzten Jahren aufgestellt. Die Kriterienliste sieht so aus:

Ausschnitt aus der Kriterienliste
Gliederung in 12 Kategorien von Anforderungen

Die 50 Anforderungen sind in 12 Kategorien gegliedert, die sich alle als relevant für eine DMS-Auswahl herausgestellt haben:

Die 12 Kategorien der Kriterienliste

Darunter sind, wie man sieht, auch Anforderungen, die man oft gar nicht im Fokus hat, wenn man sich nicht schon sehr gründlich mit digitaler Schriftgutverwaltung beschäftigt. So zum Beispiel Kategorie „B: Objekte, Objektkategorien…“, also die Verwaltung von Stammdaten zu Kontakten, eigenen Abteilungen, Gebäuden, Flurstücken usw. Viele Produkte sehen das gar nicht vor, und dann später im Projekt stößt man auf Schwierigkeiten.

Download

Die Kriterienliste gibt es als Google-Table zum Download. (Wer den Link öffnet, kann die Datei bearbeiten. Bitte verzichtet darauf im Interesse anderer Kolleg:innen und ladet sie euch nur herunter.)

Drei Möglichkeiten, die Kriterienliste zu nutzen

Die Kriterienliste kann man auf verschiedene Weise nutzen:

  1. Man kann sie an verschiedene Hersteller schicken und diese die Liste ausfüllen lassen (also eine Selbstauskunft; das Ergebnis muss bei Vertriebsleuten ohne viel Skrupel nicht immer ganz wahrheitsgemäß sein).
  2. Man kann sie auf Besuche bei anderen Verwaltungen mitnehmen, die schon ein DMS haben, und dort zusammen mit Anwendern die Liste mit Bewertungen ver-sehen. Das ist für die dortigen Kolleg:innen natürlich ein Aufwand, aber für einen selber aussagekräftiger.
  3. Man kann die Liste vor einer solchen Verwendung auch in einem Workshop mit Mitarbeiter:innen überarbeiten: Kriterien einfügen, die für eure Verwaltung be-sonders wichtig sind und andere streichen. Oder auch die Gewichtung in der Spalte „Relevanz“ ändern.
    Im Kopf der Tabelle gibt es Felder, in die man Angaben zu Hersteller und Produkt eintragen kann.
Zellenblock zum Ausfüllen im Kopf der Kriterienliste

Manchmal ist es nicht der Hersteller, der die Liste ausfüllt, sondern ein Systemhaus, das das Produkt vertreibt. Oder eben ein Projektleiter aus einer Verwaltung, die das DMS eingeführt hat. Dazu dient das Feld „Quelle“.

Der ganze Block im Tabellenkopf ist dann wichtig, wenn man die Liste in Bezug auf mehrere verschiedene DM-System ausfüllen lässt und sie zum Vergleich nutzen will. Wir haben auch ein weiteres Tool, in das man die Ergebnisse verschiedener ausgefüllter Bögen einlesen kann und dann eine Auswertung erhält (wer es haben will, schickt uns eine E-Mail an kontakt[ätt]agile-verwaltung.org, Betreff „Auswertungstool Kriterienliste“).

Ein White Paper zur Erläuterung

Manche Hersteller haben Probleme mit Begriffen, die in der Kriterienliste verwendet werden – wie zum Beispiel „Vorgang, Prozess, Objektkategorie“ usw. Um Fehleinträge zu vermeiden und sich Rückfragen zu ersparen, schicken wir an Hersteller in der Regel ein sog White Paper mit, das die ganze Konzeption einer modernen digitalen E-Akte erklärt und ein Glossar enthält.

Das White Paper könnt ihr hier herunterladen.

Webkonferenz zum Fragenstellen, Diskutieren und Vernetzen

Am Montag, den 20. Juni 2022, von 16-17:30 Uhr findet eine Webkonferenz statt, an der alle Interessierten teilnehmen können. Die Teilnahme ist natürlich kostenlos, aber wir bitten um eine Anmeldung auf XING: https://en.xing-events.com/DWTTYGR. Wer sich dort anmeldet, erhält den Link auf die Zoom-Konferenz.

Aufruf an Software-Hersteller und Start-Up‘s

Natürlich können auch Programmierer und Anbieter von Software unseren Kriterienkatalog nutzen. Sie können den Katalog ausfüllen und uns zumailen, wenn wir ihn auf unserer Wissensplattform http://www.agiles-verwaltungswissen.org veröffentlichen dürfen. Dafür muss aber auch eine Referenz einer Verwaltung mitgeliefert werden, die das Produkt einsetzt. Denn wir würden dort die Informationen mit Anwendern abgleichen.

Diese Zielgruppe – und auch StartUp’s, die vielleicht noch gar keine Referenz haben, sondern sich erst einmal informieren möchten – sind auf unser Event herzlich eingeladen. Wir sind ganz sicher, dass es gute Produkte gibt, die uns völlig unbekannt sind. Die würden wir auch gerne kennenlernen. Für diese haben wir im XING-Event eine extra Ticketkategorie angelegt: „Teilnehmer:innen von DMS-Anbietern, StartUps und Beratungsfirmen“.

Und jetzt freuen wir uns, wenn wir unseren Leserinnen und Lesern, die gerade vor dem Problem E-Akten-Einführung stehen, eine kleine Unterstützung bieten können.

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

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