Stufen der Digitalisierung

Der IT-Planungsrat hat den ersten Teil der Föderale Digitalstrategie für die Verwaltung verabschiedet. Allein, dass dies durch den IT-Planungsrat, als oberstes föderales IT-Gremium, geschieht, zeigt mir, wie weit wir in Deutschland von digitalen Verwaltungsprozessen entfernt sind. Das erkenne ich anhand der Digitalisierungstreppe, die ich mir aus meiner 15-jährigen Erfahrung in den Universitätsverwaltungen und deren IT-Unterstützung aufgebaut habe.

In der Welt der Funktionen, Zuständigkeiten und Geschäftsverteilungspläne gab es vor Jahren die erste Stufe der Digitalisierung: Einzelne Programme, die jeweils verschiedene Funktionen unterstützten. Das hieß damals noch nicht Digitalisierung, sondern elektronische Datenverarbeitung (EDV). Eine neue Art von Expertise wurde in den Verwaltungen dafür benötigt: „Die Programmierer“. Die IT fing an, die Arbeit in der Verwaltung zu vereinfachen.

Sobald die Durchdringung mit einzelnen Programmen hoch genug war, gab es eine Änderung der Organisation. Die Programmierer:innen aus den verschiedenen Fachabteilungen fasste man in einer EDV-Abteilung zusammen. Als die Programmierer:innen sich nun täglich sahen und austauschen konnten, reifte die Erkenntnis: Es werden zu einem guten Teil dieselben Daten verarbeitet. Die Unterstützung einzelner Funktionen in unterschiedlichen Fachanwendungen führte dazu, dass dieselben Daten mehrfach in verschiedenen Programmen eingeben oder Daten aus einem Programm in ein anderes eingetippt wurden.

Um diese unnötigen Eingaben zu vermeiden, musste die zweite Stufe der Digitalisierung erklommen werden: „Verbindung durch Schnittstellen“. Zunächst wurden Schnittstellen direkt zwischen zwei Programmen entwickelt. Dieses Vorgehen wurde schnell als nicht skalierbar erkannt: „Middleware“ und „Enterprise Service Bus“ sind die Schlagwörter dieser Zeit. Man suchte nach Möglichkeiten, nicht jede Schnittstelle einzeln zu entwickeln, sondern ein System zu haben, über das die richtigen Daten an die richtigen Stellen transportiert werden konnten.

Der nächste Schritt kam wieder aus der IT heraus – bevor man die Daten hin und her schiebt, kann man eine Datenbasis erzeugen, auf deren Grundlage viele verschiedene Funktionen der Verwaltung erfüllt werden können. Aus alleinstehenden Studierenden-, Lehr- und Prüfungsverwaltungen entstand ein integriertes Campusmanagement-System. Die IT legte wieder vor und versuchte die Arbeit – diesmal durchaus auch für die IT – zu vereinfachen. Es entstanden in verschiedenen Bereichen integrierte Softwaresysteme.

Als nun verschiedene Stellen an und mit denselben Daten arbeiteten, merkte man schnell, dass dies ohne das Wissen, wer die Daten wozu braucht, für deren Eingabe oder Verarbeitung man zuständig ist, zu Problemen führt. In der IT, die immer wieder zwangsläufig auftretenden Dateninkonsistenzen ausgleichen musste, entstand die Forderung: „Prozessdenken in den verarbeitenden Stellen muss her!“ Der Impuls zur Weiterentwicklung kam erneut aus der IT. Diesmal konnte die IT jedoch nicht den nächsten Entwicklungsschritt implementieren. Es musste Expertise für Prozessdenken als ein neues Mindset in den Verwaltungen aufgebaut werden. Die nächste angestrebte Stufe hieß oder heißt (wir sind in der Gegenwart angekommen) digitale Prozesse.

Digitale Prozesse sind Voraussetzung für automatisierte Abläufe. Diese nächste Stufe wird kommen – davon bin ich überzeugt – bei der viele Verwaltungsabläufe, die jetzt noch aus unterschiedlichen Gründen unbedingt eine Interaktion mit einem Menschen benötigen, automatisch ablaufen. Die IT kann auch auf dieser Stufe nicht der Schrittmacher sein. Die Expertise der Fachleute in Fachverfahren und entsprechenden gesetzlichen Regelungen sind gefragt, um aufzudecken, welche Schritte automatisiert werden können. Auch wenn die Hoffnung im Moment vor allem auf KI gelegt wird, die aktuellen Möglichkeiten durch algorithmische Umsetzung der Regeln in Programme sind noch bei weitem nicht ausgeschöpft.

Hier mein Bild der Digitalisierungsstufen:

Interessant an dieser Treppe ist, dass sie tatsächlich Stufe für Stufe genommen werden musste: Bevor wir angefangen haben die einzelnen Funktionen mit Programmen zu unterstützen, war uns nicht klar, dass es Sinn macht, die Programme miteinander zu vernetzen. Jetzt ist es logisch, und erscheint sogar alternativlos. So ist es meistens mit der Retrospektive.

Für das Erklimmen der ersten drei Stufen war die IT der Schlüssel. Ab der Stufe „Digitale Prozesse“ kann die IT nur noch begleiten. Die Digitalisierung der Universitätsverwaltungen ist nicht mehr primär die Frage der eingesetzten Programme oder Schnittstellen, sie liegt nicht (mehr) in der Zuständigkeit der IT. Merken Sie, wieso ich weiß, wie weit wir mit der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse auf föderaler Ebene sind? Die Impulse auf föderaler Ebene kommen aus der IT – in Form des IT-Planungsrats. Die Stufe „integrierte Softwaresysteme“ herzustellen wird gerade erklommen:

„Der […] IT-Planungsrat[…] verfügt über normgebende Kompetenzen im Bereich der Standardisierung. Diese normgebenden Kompetenzen ermöglichen es uns, transformative Impulse über den eigenen Zuständigkeitsbereich hinaus in die öffentliche Verwaltung zu tragen.“

Der IT-Planungsrat arbeitet mit seinen normgebenden Kompetenzen der Standardisierung gerade an der Stufe „Verbindung mit Schnittstellen schaffen“. Die Registermodernisierung schafft die gesetzliche Grundlage dafür. Ohne eine neue Expertise der Digitalisierung – die nicht „IT“ ist! – die organisatorisch verortet ist, werden wir auch auf föderaler Ebene nicht zu digitalen Prozessen kommen. Die IT wird natürlich nicht verschwinden, als Partnerin und Ermöglicherin unterstützt sie weiterhin die Digitalisierung.

Die Digitalministerkonferenz ist bereits gegründet, ich bin gespannt, wann die intensive Zusammenarbeit der beiden föderalen Gremien startet.

Quellen

Föderale Digitalstrategie, IT-Planungsrat https://www.it-planungsrat.de/beschluss/beschluss-2024-40

Digitalministerkonferenz https://bmdv.bund.de/SharedDocs/DE/Artikel/DP/digitalministerkonferenz.html