Aus der agilen Methodenkiste: Kontinuierliche Verbesserung durch Retrospektiven

Typisch für agile „Rahmenwerke“ wie z. B. Scrum sind die vergleichsweise kurzen Abstände, in denen sich die Teams zusammensetzen und einen Rückblick auf die abgelaufene (Planungs-)Periode werfen. Scrum definiert die maximale Länge eines Sprints auf 4 Wochen. Am Ende jedes Sprints gehört der sogenannte Sprint Review, bei dem (mit den Anspruchsberechtigten) das Ergebnis begutachtet wird, und die Retrospektive, bei der das Team seine Zusammenarbeit reflektiert zum Pflichtprogramm. Um Letzteres geht es im Folgenden: die Retrospektive.

Was ist eine Retrospektive?

Der eine oder andere kennt den Begriff vielleicht aus dem Kunstbereich. Und so ähnlich verhält es sich auch hier. Die Retrospektive im agilen Sinne ist eine Rückschau. Aber – und jetzt kommt das Entscheidende – mit einem zukunftsgerichteten Blick. Nämlich mit dem Gedanken, aus der jüngeren Vergangenheit zeitnah zu „lernen“, wie die Zusammenarbeit noch besser werden kann. Kontinuierliche Verbesserung wird im agilen Bereich groß geschrieben.

Wie eingangs erwähnt, wird in Scrum-Projekten die Retrospektive alle vier Wochen durchgeführt. Der Scrum-Leitfaden empfiehlt für einen 4-wöchigen Sprint eine Timebox von 3 Stunden. Das hört sich zunächst nach viel Zeit an. Bei einem 1-wöchigem Sprint beträgt die Timeboxentsprechend „nur“ 75 Minuten. Also noch nicht einmal 1,5 Stunden in der Woche. Angesichts der hohen Zahl an Besprechungsterminen, mit denen wir uns Woche für Woche herumschlagen, durchaus im grünen Bereich. Und es ist gut investierte Zeit, da es darum geht, die Zusammenarbeit zu verbessern, das „Werkzeug“ zu optimieren und die Produktivität des Teams erhöht. Die Idee dahinter ist kontinuierliche Verbesserung der Abläufe, Prozesse und der Zusammenarbeit.

Was in der Projektarbeit funktioniert, kann ja für den Arbeitsalltag nicht schlecht sein. Warum also die Idee der Retrospektive von Scrum-Projekten nicht in den regulären Alltag übertragen? Wie wäre es, wenn das Team, in dem wir arbeiten, sich in regelmäßigen Abständen mit festem Rhythmus zusammensetzt und die vergangene Periode rekapituliert – mit dem Ziel, die eigene Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern?

Die erste Retrospektive

Wie sieht so eine Retrospektive aus? Im Prinzip folgt sie einer einfachen Struktur aus 4 Phasen:

1. Den Boden bereiten (einstimmen, auf das was kommt)
2. Daten sammeln
3. Einsichten gewinnen
4. Abschluss

Den Boden bereiten

Es gibt zwei Grundregeln, die für jede Retrospektive gelten.

1. Vegas-Regel
2. Goldene Regel

Die Vegas-Regel besagt ganz einfach, dass das was in der Runde besprochen wird, die Runde auch nicht verlässt. Es sei denn, die Gruppe hat gemeinsam entschieden, ein Thema nach außen zu tragen. Die Goldene Regel bedeutet nichts anderes, als sein Gegenüber mit Wertschätzung und Respekt zu behandeln. Diese beiden Regeln sind von zentraler Bedeutung. Es empfiehlt sich daher, zu Beginn der Retrospektive diese beiden Regeln deutlich zu kommunizieren und idealerweise sogar für alle sichtbar im Raum zu visualisieren.

Den Boden zu bereiten heißt, alle Anwesenden abzuholen und mitzunehmen. Sprich kurz zu erläutern, worum es geht. Es wird kurz erläutert, wie der Ablauf ist, wie lange die Retrospektive dauert und an die beiden Regeln erinnert. Viele erfahrene Moderatoren fragen gerne auch die Erwartungshaltung der Anwesenden ab.

Daten sammeln

Für Retrospektiven werden gerne bewährte Leitfragen eingesetzt, um die „Datensammlung“ zu strukturieren.  Am Besten funktioniert dies übrigens über Kartenabfrage, die später geclustert werden kann. Das Ergebnis ist für alle sichtbar und damit präsent.

Folgende Leitfragen (in ähnlichem Wortlaut) sind bewährt und gebräuchlich:

• Behalten: Was wollen wir künftig beibehalten?
• Was wollen wir künftig vermeiden?
• Was wollen wir ausprobieren?
• Was wollen wir künftig mehr machen, was wollen wir verstärkt tun?
• Was wollen wir künftig weniger machen, was wollen wir verringern?

Einsichten gewinnen

Die sich daraus ergebende Sammlung wird dann gemeinsam geclustert, analysiert und nach Bedeutung priorisiert. Der einfachste Wege für die Priorisierung ist eine Abstimmung, bei der jeder Teilnehmer seine „Stimme“ mit Hilfe eines Strichs oder Punkts auf der entsprechenden Karte sichtbar macht.

Im Anschluss werden dann Maßnahmen für die nächste „Planungsperiode“ definiert und entsprechend Verantwortlichkeiten definiert. Idealerweise werden auch diese Maßnahmen auf einem Flipchart für alle sichtbar dokumentiert. Beim Definieren der Maßnahmen sollten nicht zu viele Maßnahmen in Angriff genommen werden. Die Erfahrung zeigt, dass bis zu 3 Verbesserungsmaßnahmen realistisch umsetzbar sind. Gegebenenfalls gilt auch hier: Prioritäten setzen und sich auf drei bis vier Maßnahmen beschränken.

Abschluss

Zum Abschluss heißt es, das Ergebnis zusammenzufassen und sich ein Feedback zu holen. Kein Meister ist jemals vom Himmel gefallen, und auch die Moderation der Retrospektive kann kontinuierlich verbessert werden. Der geschützte Raum der Retrospektive ist obendrein das perfekte Übungsgelände, seine Fähigkeiten zu trainieren.

Resümee

Das war nur ein kleiner und kurzer Abriss und Einblick. Wenn mensch so will, ein Appetitanreger, der Lust auf mehr machen soll, denn es es gibt eine Vielzahl von Methoden und Ansätzen für Retrospektiven, die spielerische und visuelle Elemente enthalten. Ihnen ist gemeinsam, dass sich im Ablauf ähneln. Wer dazu mehr wissen möchte, kann zum Beispiel als Einstieg Agil moderieren von Patrick Koglin oder Retrospektive – kurz und gut von Rolf Drähter zur Hand nehmen. Die beiden genannten Bücher sind kompakt und geben einen schnellen Überblick – auch mit vertiefenden Hinweisen.

Retrospektiven – wie wir sie hier beschrieben haben – sind zwar für den Einsatz in Scrum-Projekten konzipiert, aber wir glauben, dass sie Teams auch im Alltag und außerhalb von Projekten helfen, die Arbeit kontinuierlich zu verbessern. Und damit letztendlich dazu beitragen, dass die Arbeit nicht nur besser „flutscht“, sondern auch  auch Spaß macht. Sich in regelmäßigen Abständen, zwischen einer Woche und vier Wochen, zusammenzusetzen und die eigene „Werkzeugkiste“ wieder auf Vordermann zu bringen, bedeutet einen Produktivitätszuwachs, der den zeitlichen Aufwand mehr als rechtfertigt.