Methoden, die auch agil können – zum Beispiel ‚Tastoo‘

In einem der Grundlagenartikel dieses Blogs über Agilität und Verwaltung ging es um den Umgang mit Fehlern und wie aus vermeintlichen Fehlern tolle Produkte entstehen können. So wie Post-it’s. Die Methode ‚Tastoo’ ist so ein Beispiel.
gruppe-rundeErfundene Praxis: Vor einigen Jahren wollten zwei Kollegen und ich für eine Reihe von Schulen, die den gleichen Grundauftrag haben, aber grosse Freiheiten in der Umsetzung und Ausgestaltung geniessen (ja, das tun sie auch zuweilen, geniessen), eine Blaupause erstellen. Blaupause im Sinne von: „So funktioniert Schule. Das sind die Aufgaben, die wir alle erfüllen, die wir gemeinsam haben, es sind viele und wir leisten eine Menge. Wir machen sie sichtbar.“

Wir haben mit ihnen also Aufgaben und Prozesse gesammelt, haben Dokumentenstudium zum Grundauftrag und zur Wirkung betrieben und so tatsächlich eine Menge zusammengetragen. Dann wollten wir die bunte Sammlung übersichtlich zusammenfassen und clustern. Task, Strukturen und Tools sollten die Kriterien sein.

  • Ein Task ist in diesem Kontext eine Aufgabe der Institution, die sie erfüllen muss. Sie ist wiederkehrend, hat ein Produkt, aber sie bindet Ressourcen und stellt zusätzlichen Aufwand dar.
  • Strukturen sind Aufgabenabläufe, die so in die Arbeit der Schule integriert sind, dass sie natürlicher Teil des Tagesgeschäfts geworden sind, quasi Selbstläufer, die im Rahmen des „normalen“ Aufwands liegen oder so wahrgenommen werden.werkzeug-meccano
  • Tools, also Instrumente oder Werkzeuge, sind Aufgaben, die zwar für sich erledigt werden müssen, die aber einen Inhalt oder eine Dynamik entwickeln, dass sie als Trägerelement für andere Aufgaben nützlich und nutzbringend sind, was auch größeren Aufwand rechtfertigen würde.

„Gib doch mal ein Beispiel zu den drei“, höre ich fragen. Da genau liegt der Punkt, an dem sich unser „Fehler“ manifestiert hat. Als wir allgemeingültig die Aufgaben von Schulen den Kategorien zuordnen wollten, stellte sich heraus, dass die Schulen je nach Stil, Schwerpunktsetzung und Auffassung ihrer Funktionsträger und je nach Reifegrad ihrer Organisationsarbeiten Aufgaben völlig unterschiedlich zuordneten und bewerteten. Was für die einen ein aufwändiger lästiger Task – Stundenplanlegung zum Beispiel -, war für andere ein nützliches wertvolles Tool der Schulentwicklung. Was den einen hilfreiche Basis, war den anderen reiner Aufwandsgenerator. Wir waren mit unser Übersichtsordnung also glorreich gescheitert.

Gleichzeitig aber war es spannend und wirkungsvoll, Schulen über ihre unterschiedlichen Umgangsweisen mit gleichen Aufgaben diskutieren zu lassen. Wer ein empfundenen Task des anderen selbst als Tool nutzte, konnte wertvolle Inputs und Blickpunkte beitragen. An anderer Stelle empfand der gleiche Kollege ein Task, wo nun der andere ein Tool erkannte. Interessant war auch festzustellen, dass die Verteilung der Aufgaben auf Task, Struktur und Tool quantitativ überall ähnlich war – nur waren es halt ganz unterschiedliche Zuordnungen.

Und so ist aus dem fehlgeleiteten Versuch eines Ordnungsmusters mit den Jahren ein wirksames spannendes Diaufnahme23agnose- und Kooperationsinstrument geworden, das ich immer wieder adaptiv einsetze. Die Diskussion über konkrete Aufgaben als Task, Struktur oder Tool ist eine fruchtbare Arbeitsform mit Einzelnen und mit Teams oder gemischten Gruppen auf dem Weg zu Sichtbarmachung, zu cross-funktionaler Zusammenarbeit, zur Sinnhaftigkeit unterschiedlicher Blickwinkel, zu bewusster Arbeitsorganisation im Team und zum differenzierten Feedback von innen und aussen.

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