Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) und Kaizen – für viele sind die Begriffe identisch. Ich persönlich differenziere etwas und bemühe mich Kaizen in seinem ursprünglichen Kontext zu verstehen – obwohl ich alles andere als ein Experte für die japanische Kultur bin.

Mitunter kann es dann schon mal vorkommen, dass ich im euphorischen Überschwang mein Gegenüber auffordere, sich von der methodischen Sicht des KVP zu lösen und sich tiefer auf die Philosophie des Kaizen einzulassen. Was mich dann vor die Herausforderung stellt zu erklären, was der Unterschied zwischen KVP und Kaizen ist. Nach unserem westlichen Verständnis gar nicht so einfach, setzt es doch voraus sich auf die fernöstliche Philosophie einzulassen, die zu unserer – dem aristotelischen Denkmuster basierenden – „westlichen“ Denkweise in vielen Dingen fremd zu sein scheint.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Das japanische Wort Kaizen bedeutet ungefähr so viel wie Veränderung zum Besseren. Kontinuierlich, unendlich. Sprich: Es gibt kein Veränderungsprojekt mit definiertem Anfang und einem festgelegten zeitlichen Ende. Verbesserung in diesem Sinne ist eine Daueraufgabe, die im Idealfall in den Alltag integriert ist und alle Betroffenen im wahrsten Sinne des Wortes zu Beteiligten macht. Der Begriff Kaizen wird häufig in westlichen Breiten mit Toyota und Lean Management in Verbindung gebracht. Wobei die Grundhaltung hinter Kaizen in der japanischen Kultur auch jenseits des „Arbeitsethos“ der großen Wirtschaftsunternehmen beobachtbar und fest im Denken vieler Japaner verankert ist.

Während wir in der westlichen Hemisphäre im Zuge der Adaption von Lean Management den Begriff KVP entwickelt und auch die methodischen Ansätze des Toyotaprinzips unter dem Stichwort Lean Management adaptiert haben, ist allerdings die „ganzheitliche“ Sicht der Geisteshaltung, die sich hinter dem Begriff Kaizen verbirgt, abgeschwächt und auf den methodischen Aspekt reduziert worden. Kaizen ist jedoch mehr als nur eine methodische Vorgehensweise, eine Sammlung von Werkzeugen. Es ist eine Art Philosophie, eine Grundhaltung.

KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) nehme ich demnach in erster Linie als methodisch getrieben wahr. Als „Werkzeugkiste“ verschiedenster Ansätze, die darauf abzielen, die Qualität von Produkten, Dienstleistungen oder einfach nur „Ergebnissen“ aus ökonomisch-betriebswirtschaftlichen Aspekten zu beleuchten, zu verbessern und weiterzuentwickeln. Die Referenz im Sinne von KVP daher in erster Linie harte, ökonomische Fakten. Eine betriebswirtschaftliche Sicht auf „Fortentwicklung“, die in erster Linie Optimierung bedeutet. Auch lässt sich in der Praxis allzu oft eine Fixierung auf Prozessoptimierung beobachten, die meines Erachtens zu kurz greift. Ein weiterer Aspekt, der mir in diesem Zusammenhang auch immer wieder auffällt, ist die Neigung, KVP in erster Linie auf die Optimierung bestehende Prozesse auszurichten.

Kaizen als Grundhaltung oder Philosophie geht weiter, über die betriebswirtschaftliche Sicht hinaus. Als Referenz dienen eben nicht nur vermeintliche ökonomische Faktoren aus betriebswirtschaftlicher Sicht oder aus Qualitätssicht bezogen auf das Endergebnis, sondern weniger handfeste Faktoren, was meines Erachtens stärker die agile Denkweise, die wir im Sinne des agilen Manifests anstreben, zum Ausdruck bringt. Auch geht dieses „Besser werden“ im Sinne von Kaizen über das methodische Optimieren des Bestehenden hinaus. Die Philosophie rückt stärker Fortentwicklung, das Streben nach ästhetischen Gesichtspunkten in den Blick und weniger im Sinne von Kostenoptimierung, in den Fokus.  Wer einmal einem Meister der japanischen Kalligrafie über die Schulter schauen durfte oder einen Einblick in die japanische Schwertschmiedekunst bekommen hat, versteht vermutlich, was ich meine.

Übertragen auf die agile Praxis

In einer agilen Welt ist eines der Ziele die iterativ-inkrementelle Fortentwicklung eines „Produkts“, ausgerichtet an den Bedürfnissen des Kunden. Kontinuierliche Verbesserung nimmt damit eine zentrale Rolle ein. Verstehen wir diese im Sinne von KVP, wie ich es weiter oben definiert habe, als primär methodische Herangehensweise, laufen wir Gefahr, dass diese Verbesserung auf greifbare betriebswirtschaftliche, kurzfristig sichtbare Aspekte der Optimierung des Produkts oder des Prozesses reduziert wird. Wir optimieren die Prozesse mit dem Ziel „kostengünstiger“ zu arbeiten, vernachlässigen dabei aber die weichen Faktoren. Die agile Geisteshaltung impliziert aber – und daher auch die von mir angestrebte Abgrenzung zwischen KVP und Kaizen – auch eine Fortentwicklung des Teams über die Qualitätsoptimierung des Produkts und der Prozesse hinaus, in weiche Faktoren. Ein Grund, warum die reine methodische Adaption von Scrum oder anderen agilen Ansätzen nicht zielführend ist. Die Geistes- und Wertehaltung spielt eine wichtige, nicht zu unterschätzende Rolle für das Gelingen agiler Ansätze. Die Fortentwicklung, die dauerhafte, immer wieder aufs neue „Anpassung“ an sich verändernde Rahmenbedingungen und neue Herausforderungen stellt auch eine Investition in eine – noch unbekannte – Zukunft dar.

Wir können den Prozess der KFZ-An- und Abmeldung betriebswirtschaftlich optimieren, verbessern und fortentwickeln. So, dass wir am Ende für Bürger und Verwaltung die kostengünstigste Variante (auch im Sinne von Zeitkosten) entwickelt haben. Aber wenn wir dabei die Fähigkeit der Mitarbeiter, zukünftige Lösungen für noch nicht bekannte Herausforderungen zu finden, nicht entwickeln, die unsere bisherigen Überlegungen obsolet machen, haben wir unsere Hausaufgaben schlecht gemacht.

Gute und echte Retrospektiven zielen – in Sinne von Kaizen (wie hier von mir beschrieben) – auf die erweiterte Perspektive ab, bei der auch die langfristig nachhaltigen Faktoren und der soziale Aspekt eine Rolle spielen. Kaizen in diesem Sinne ist eine Geisteshaltung, die über die reine Optimierung der Prozesse und Abläufe hinausstrebt.

Fazit

Die Unterscheidung zwischen KVP und Kaizen mag für die meisten nach wie vor nach Haarspalterei klingen. Und dennoch plädiere ich dafür, uns über die technisch-methodische Sicht des KVP hinaus der ursprünglichen Geisteshaltung des Kaizen zuzuwenden. Methoden sind Werkzeuge, Werkzeuge die sich nur dann mit Leben befüllen lassen, wenn es uns gelingt, die ihnen zugrunde liegende Geisteshaltung zu verinnerlichen und aktiv umzusetzen. Hier sehe ich den Unterschied zwischen Kaizen und KVP. Kaizen ist eine Haltung, KVP ein Set von Werkzeugen.

Autor: Thomas Michl

Agilist aus Überzeugung - Lean-Enthusiast und Kanban-Fan - Veränderungsbegleiter - Dipl.-Verw.Wiss. - MBA - 🇮🇪 Irland-Fan - Mitgründer Forum Agile Verwaltung Zeige alle Beiträge von Thomas Michl