Agil unterwegs – Die Agile Woche in der Stadtverwaltung Leipzig

In der Stadtverwaltung Leipzig hat vom 10. bis 14. September 2018 eine „Agile Woche“ stattgefunden. 5 Workshops, moderiert von Leuten des FAV, mit jeweils einem anderen Themenschwerpunkt pro Tag.

„Spielerisch, inspirierend, interaktiv, ermutigend“ – so fassen Teilnehmer/innen der agilen Woche ihre Erlebnisse zusammen. 65 Neugierige haben sich vom 10.09. bis 14.09.2018 mit agilen Grundsätzen auseinandergesetzt, agile Werte erlebt und agile Methoden ausprobiert. Erste Erfahrungen konnten zeigen, wie agiles Arbeiten dabei hilft, komplexe Themen und Projekte bei sich ständig ändernden Anforderungen erfolgreich zu bewältigen. Konkret ging es darum, die Nutzerbedürfnisse auf neue Art in den Vordergrund zu stellen, in kurzen Feedbackschleifen zu arbeiten, Arbeitsabläufe zu visualisieren und einfache Regeln und klare Rollen zu nutzen. Dabei greift agiles Arbeiten auf Altbewährtes zurück und rückt die Kommunikation im Team sowie gemeinsames Lernen in den Mittelpunkt.

Von der Idee zur Realisierung

Die Idee der Agilen Woche entstand nach meiner Teilnahme an der 2. Konferenz “Agile Verwaltung”, am 22.02.2018 in Stuttgart, in meinem Kopf. Im April 2018 wurde sie als konkretes Projekt von Haupt- und Personalamt der Stadt Leipzig real. Es brauchte zu Beginn etwas Zeit und Fingerspitzengefühl, um die Führungskräfte des Haupt- und Personalamts von dem Konzept und der Idee der Agilen Woche zu überzeugen. Es hat geklappt. Wichtige Erfolgsfaktoren waren hier:

• die Nutzung gezielter und bekannter Netzwerke,
• eine motivierende und persönliche Einladung zur agilen Woche, um die richtigen Neugierigen anzusprechen
• und ein didaktisch gut durchdachtes Konzept.

In der Zusammenarbeit mit dem Forum Agile Verwaltung entstand dann schnell aus einem groben Konzept ein detailliertes Seminarprogramm für fünf Tage.

Die Tagesthemen

Die Agile Woche startete am 10.09.2018 mit einem digitalen Grußwort von Herrn Hörning, Bürgermeister für Allgemeine Verwaltung. Auf unterschiedlichen Flughöhen ging es dann in vielfältigen Formaten ans Ausprobieren der Grundlagen des agilen Arbeitens. Der Dienstag, 11.09. 2018, baute auf den Grundlagen vom Montag auf. Agiles und klassisches Projektmanagement im Vergleich standen auf der Tagesordnung. Am Mittwoch, 12.09.2018, ging es um agiles Informationsmanagement, um die Grundlagen für den Donnerstag, 13.09.2018, zu schaffen. Hier ging es im Detail um die agile Einführung der E-Akte, ein wesentlicher Arbeitsschwerpunkt der Stadt Leipzig. Am Freitag, den 14.09.2018 endete die agile Woche mit einem Lesson Learned aus allen vier Tagen.

Da die Teilnahme an den einzelnen Tagen freiwillig war und nicht jeder die Möglichkeit hatte, an allen Tagen teilzunehmen, bot der Freitag die Gelegenheit, von den Erfahrungen der Teilnehmer zu partizipieren. Der Freitag wurde genutzt, um sich darüber Gedanken zu machen, was läuft bereits gut, was braucht es noch und was könnte in zwei Jahren passiert sein.

Wie ging es nach der Woche weiter?

Am Freitag (14.09.) ging ein “Ruck” durch die Teilnehmenden, welche mit Neugier und Motivation die Themen weiterverfolgen will.

Am 20.09.2018 erfolgte eine Feedbackrunde mit Teilnehmern und Interessierten, die nicht an der Agilen Woche teilgenommen haben. Die Feedbackrunde orientierte sich am Ablauf der Retrospektive.

Außerdem wurde die Agile Woche auch in der Auswertungsrunde zum Creative Bureaucracy Festival (07.-08.09.2018) in Berlin, am 19.09.2018, mit Herrn Hörning, aufgegriffen. So wurden in der Auswertungsrunde die Erkenntnisse aus beiden Veranstaltungen zusammengeführt und überlegt, was es nun braucht.

Zum ersten Ausprobieren wurde das Meetup-Format „AgiLECOS“ der Lecos GmbH, dem IT-Dienstleister der Stadt Leipzig, von Teilnehmern aus der Agilen Woche am 08.10.2018 genutzt, um weitere kleine „Babysteps“ zum agilen Arbeiten zu gehen.

Folgende wichtige Aspekte leitet die Stadt Leipzig nun aus der Agilen Woche ab:

• weitermachen und ausprobieren
• das entstandene Netzwerk pflegen und damit den Zusammenhalt in der Verwaltung stärken
• Wissen und Erfahrung aus der agilen Woche mit der Verwaltung teilen
• effektive und zielführende Aufträge, Themen und Projekte priorisieren
• eine eigene Definition für agiles Arbeiten erarbeiten

Folgende Fragen sind noch offen:

• Zusammenarbeits-Räume für agiles Arbeiten gestalten, aber wie?
• Wie komplex muss ein Thema sein, um es agil zu bearbeiten?
• Führungskräfte und Agilität – Wie kommen sie zusammen?
• Kooperation vor Planung – Gibt es einen Trampelpfad dazwischen?
• Wozu genau und wie viel Mut braucht es für agiles Arbeiten?

Was machen wir in der Stadt Leipzig damit?

Wir machen weiter und nehmen uns vor, folgende Dinge in der Stadt Leipzig auszuprobieren:

• Agile Tage veranstalten, um Wissen und Erfahrungen zu vertiefen.
• Im Netzwerk gemeinsam agiles Arbeiten ausprobieren und daraus für den eigenen Verwaltungsalltag lernen.
• Angebote für Führungskräfte konzipieren, um sie mit ins Boot zu holen.
• Multiplikatoren im Netzwerk als Botschafter für agiles Arbeiten in den Dezernaten gewinnen und befähigen.

Was geben wir Ihnen mit?

Einfach machen. Und bei Fragen im Wie, können Sie sich gerne an mich wenden, vanessa.burgardt@leipzig.de

Herzlichen Dank ans Forum Agile Verwaltung für die Realisierung der ersten Agilen Woche, bei uns in der Stadt Leipzig!