Aus der agilen Methodenkiste: Teamboards gestalten in 90 Minuten

Scrum-Kanban-Board, Personal Kanban, Kanban Tafel…. In der agilen und leanen Szene fallen unterschiedliche Namen für ein Instrument, das Ziele, Aufgaben und deren Fortschritt visualisiert. Auch im Rahmen des Office- oder Shopfloor-Managements wird es genutzt, um auf Kurs zu bleiben. Über das Personal Kanban Board hat Thomas Michl hier im Blog bereits geschrieben (https://agile-verwaltung.org/2016/03/31/agile-teamorganisation-mit-personal-kanban-ein-ueberblick/). Ich möchte eine Variante der Boards vorstellen, mit dem ein Team sich effektiv abstimmen und steuern kann. Dieses „Teamboard“, wie ich es im Weiteren nenne, ist spezifisch auf die Informationsbedürfnisse und Aufgaben des jeweiligen Teams zugeschnitten.

Was bringt ein Teamboard und wie wendet man es an?

Kanban Boards zeigen meist, in welcher Phase der Erledigung Aufgaben(-pakete) jeweils stecken, die zu bewältigen sind. Das Teamboard ist etwas anders aufgebaut. Hier werden die wichtigsten Arbeitsinhalte eines Teams in verschiedenen „Rubriken“ visualisiert.  Es eignet sich auch für Teams, in denen die Teammitglieder mit unterschiedlichen Aufgaben in verschiedenen Projekten und Themen arbeiten. Gerne genommen werden auch zeitkritische Infos, die für die anderen wichtig sind. Der Nutzen der Boards: Alle behalten den Überblick, Informationen werden ausgetauscht, das Arbeitspensum wird gemeinsam gestemmt und Ziele werden erreicht.

Im „Daily (oder weekly) Meeting“ bringt sich das Team auf einen gemeinsamen Wissensstand. Das Treffen sollte 15 Minuten nicht überschreiten und findet im Stehen statt. Also hat jedeR in einem Team von sechs bis acht Mitgliedern rund zwei Minuten Zeit für seinen Beitrag und stellt seine aktuellen Themen vor. Dringende, noch nicht zugeordnete Aufgaben können nach Kapazität verteilt werden. Andere Besprechungen wie z.B. Jour Fixe können dadurch kürzer ausfallen und für Themen genutzt werden, die im gesamten Team ausführlicher zu diskutieren sind.

 

Wie kann man ein auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnittenes Board zusammenstellen?

Hier eine Anleitung in vier Schritten:

1. Inhalte zusammentragen
2. Rubriken des Boards und Regeln für das Team festlegen
3. Prototypen testen
4. Board anpassen und weiterentwickeln

Inhalte zusammentragen

Alle Teammitglieder überlegen, was die wichtigsten Inhalte für den regelmäßigen Austausch sein sollen, um gute Arbeitsergebnisse zu erreichen. Die Themen werden auf Haftnotizen oder Moderationskarten geschrieben. Folgende Fragen dienen als Anregung:

Anschließend werden die Stichworte zu Themenblöcken gebündelt und mit griffigen Überschriften betitelt. Diese Titel ergeben die zukünftigen Rubriken.

Rubriken des Boards und Regeln für das Team festlegen

Als Board kann übergangsweise ein großes (Metaplan-)Plakat oder eine -Wand dienen, bis zum Beispiel eine Magnetwand beschafft ist. Darauf werden die Rubriken zusammengestellt und später die Infos eingetragen. Um das Board nicht zu überfrachten, sollten nicht mehr als sechs bis acht Rubriken aufgemacht werden. Falls sich mehr Blöcke ergeben haben, kann priorisiert und aussortiert werden.

Jedenfalls auf dem Board sichtbar sein sollten das „übergeordnete“ Ziel des Teams (z.B. wie sich die Kennzahl dazu entwickelt) und die aktuellen Aufgaben, die zum Erreichen beitragen. Weitere Anhaltspunkte sind, was regelmäßig abgestimmt werden muss oder immer wieder mit hoher Priorität aufschlägt. Persönlich finde ich noch wichtig, auch eine erfreuliche Rubrik aufzunehmen, zum Beispiel Erfolge, Gelungenes und Teamevents.

Für die Rubriken wird im nächsten Schritt überlegt, wie die Informationen dazu dargestellt werden sollen: als Anwesenheitsliste, Tabelle zum Eintragen, Balkendiagramm für die Entwicklung der Kennzahl, Sammlung von Haftnotizen usw. Abschließend übernimmt jeder im Team eine Rubrik und gestaltet sie. Das kann ein DIN A4-Ausdruck als Formular zum Eintragen sein, das bis zum ersten Treffen laminiert wird und so mit wasserlöslichen Stiften beschreibbar ist.

Zum Schluss legt das Team fest, ab wann, zu welchem Zeitpunkt und wie oft es sich regelmäßig am Teamboard treffen möchte.

Den Prototypen testen

Bis zum ersten Treffen am Teamboard werden die Rubriken fertiggestellt und auf der vorgesehenen Fläche angeordnet. Im ersten Treffen werden sie befüllt und dann in jedem weiteren Treffen aktualisiert, parallel dazu berichtet jedes Teammitglied von seinen akuten Themen. Falls relevant, wird geklärt, wer kurzfristig dringende Aufgaben übernehmen oder aushelfen kann. Wenn Diskussionen aufkommen, wird besprochen, wer sich mit wem dazu gesondert zusammensetzt.

Um sich auf die wichtigsten Infos zu fokussieren und die Zeit einzuhalten, kann das Team einen Timer mitlaufen lassen. Es ist daher sinnvoll, sich darauf vorzubereiten, was zu berichten ist.

Das Board anpassen und weiterentwickeln

Die Erstversion des Teamboards sollte vier bis sechs Wochen ausprobiert und dann reflektiert werden. In dieser Zeit stellt sich heraus, was die wirklich wichtigen Informationen sind – welche vielleicht auf dem Board fehlen und welche überflüssig sind. Das Board entwickelt sich also mit, es gilt: experimentieren und auf Bedürfnisse reagieren. Fragen dazu wären: Welche Informationen fehlen uns, um auf Kurs zu bleiben? Welche Informationen bringen keinen Mehrwert? Ist die Darstellung der Informationen praktikabel?

Je nach Ergebnis der Reflexion wird eine neue Rubrik ergänzt, eine bestehende verändert oder vom Board genommen, bis es passt. Es kann sich auch herausstellen, dass der Turnus der Treffen nicht passt, dann wird ein anderer Zeitpunkt oder Rhythmus vereinbart.

Die Reflexion zum Board kann immer wieder im Abstand von einigen Monaten stattfinden.

Viel Spaß beim Ausprobieren! 😊