Können wir einfach agil loslegen? Vielleicht ja, vielleicht nein, es kommt darauf an.

Wie können wir an dem anknüpfen, wo wir gerade stehen? Vielleicht kennen Sie diese Aussage: „Wir sind ja eine IT-Abteilung, also können wir auch agil.“. So starten viele und dann gehen die Probleme erst richtig los. Bei jeder Veränderung, ob in der Transformation zu anderen Arbeitsweisen oder neuen Aufgaben wird stets ein Lernprozess in Gang gesetzt. Lernen braucht Zeit. Wie viel? Das kann ich Ihnen nicht sagen. Dafür ist der Lernprozess bei uns Menschen zu unterschiedlich. Hier müssen wir investieren. Nein, kein Geld, sondern Geduld.

Wie kann nun ein guter Start aussehen?

Kommen Sie mit in eine IT-Abteilung einer öffentlichen Verwaltung und schauen Sie den Akteuren über die Schultern. Begleiten Sie den internen Agile Coach Peter bei seinen ersten Schritten mit einem IT-Team.

Peter weiß, dass jede Veränderung oft damit beginnt, dass die bisherigen Muster durchbrochen werden. Es bedarf einer ganz konkreten Intervention. Genau diese erste Intervention muss anschlussfähig sein, um im Team anzukommen und etwas auszulösen. Bereits an dieser Stelle macht sich Peter viele Gedanken. Er kennt bereits das IT-Team und kann seine Eindrücke in seine Überlegung mit einbinden. Er nimmt sich einen Stift und beginnt 4 wichtige Dimensionen zu skizzieren.

Er denkt sich: „Was muss ich hier alles beachten, um nicht gleich zu Beginn in ein Wespennest zu stechen?“

• Inhalt: Welche Entscheidungen muss das Team und die gesamte Abteilung treffen, um einen neuen Weg zu gehen?
• Sozial: Wen müssen wir ganz gezielt ansprechen und einbinden? Welche zusätzlichen Personen müssen wir einbinden und informieren? Wer kann unser Vorhaben darüber hinaus positiv fördern? Wann und wie wollen wir die Personen einbinden?
• Zeit: Wann wollen wir ganz konkret loslegen? Welche Interventionen muss ich ggf. in welchem zeitlichen Abstand setzen?
• Raum: Wie können wir am besten kommunizieren, wenn wir die räumlichen Gegebenheiten berücksichtigen? Welche Umgebung brauchen wir, damit die Interventionen ihre Wirkung entfalten können? Wie sollen sich die Teilnehmer fühlen und welches Gefühl soll bleiben?

Diese Überlegungen sind für Peter wichtig, um eine wirkungsvolle Intervention und somit den Start für neue Arbeitsweisen zu setzen. Dabei ist ein hoher Grad an Transparenz wertvoll. Seine Wegbegleiter sollen zu jeder Zeit wissen, wo die Reise hingeht und wie das gemeinsame Ziel aussehen kann.

Welche nächsten Schritte stehen an?

Nachdem sich Peter in seinem Vorgehen klar war, hat er das künftig agil arbeitende Team zu einem Meeting eingeladen. Es macht Sinn, dass auch die Führungskraft und weitere interessierte Personen dabei sein können. Er war erstaunt, dass das Interesse an dieser ersten Runde doch recht groß war. Die wichtigsten Punkte hat er auf einer Metaplanwand skizziert. Dazu gehörten auch die 4 Dimensionen. Ihm war es wichtig, dass alle ein gemeinsames Verständnis entwickeln, für die nun vor ihnen liegenden Aufgaben. Schnell kam eine konstruktive Diskussion auf. Diese Chance nutzte er, um die ersten Gedanken für die Entwicklung eines gemeinsamen Zielbildes und Sinn des ganzen zu erarbeiten. Nach knapp 3 Stunden Workshop war nicht nur Peter positiv erschöpft. Die Grundlage war gelegt, um die erste spürbare Intervention zu setzen.

Die erste Intervention – Die wertschätzende Erkundung.

In seiner Ausbildung zum Agile Coach hat Peter die Methode der „wertschätzenden Erkundung“ kennengelernt. Und genau diese Methode möchte er als ersten Impuls setzen. Er schlägt vor, dafür einen Workshop über zwei Tage durchzuführen. Der Workshop soll nicht direkt in der Verwaltung stattfinden, um die täglichen Muster von Beginn an zu durchbrechen.

Er teilt den Workshop in 4 Phasen:

1. Discovery (Entdeckung) – Was gelingt schon?
2. Dream (Traum) – Was wäre, wenn?
3. Design (Gestaltung) – Was soll sein?
4. Delivery (Lieferung) – Wer macht was bis wann?

Peter möchte, dass die Workshopteilnehmer die 4 Phasen gemeinsam mit abwechslungsreichen Methoden durchlaufen. Dabei können die Teilnehmer einen Teil des Workshops selbst gestalten und die Art und Weise wie Ergebnisse erarbeitet werden. Hier möchte er den ersten Impuls für die Eigenverantwortung und Selbstorganisation setzen. Als Hilfestellung stellt er verschiedene Arbeitsformate kurz vor. Die Teilnehmer sollen sich gemeinsam auf den neuen Weg machen und erste positive Erfahrungen sammeln. Erste Arbeitsweisen setzt er gezielt ein, wie zum Beispiel die Big Wall, das Kanban-Board, das Vorgehen in Schleifen etc. Eine motivationsfördernde Workshop-Atmosphäre hat dabei eine hohe Priorität.

Am Ende sollen sich die Teilnehmer nicht nur an einen guten Workshop erinnern, sondern einen ganz konkreten Ausblick zu einer möglichen Transformation in den Arbeitsalltag bekommen. Hier sind die Teilnehmer in Phase 4 besonders gefordert. Sie sollen selbst herauszufinden, was oder wer förderlich oder hinderlich ist. Diese Ergebnisse sind eine klare Aufgabenstellung für die nun folgende Zeit.

Woran erkennen wir, dass die Intervention hilfreich war?

Die Gruppe konnte anhand der vier Phasen der wertschätzenden Erkundung ihre Zusammenarbeit stärken. Das Ergebnis wurde visuell dargestellt und wird von allen getragen. Die daraus resultierende Kooperation untereinander soll Einzug in die tägliche Arbeit finden. Die neu entwickelte Art und Weise des Miteinanders wird gelebt und ist wichtiger Bestandteil der wöchentlichen Meetings geworden. Die erarbeiteten Ergebnisse sind die Grundlage für kommende Workshops wie zum Beispiel Einarbeitung in agilen Arbeitsweisen und anstehende Kick Off Runden für die jeweiligen Projekte.

In der Zwischenzeit zeigt sich, dass weitere Fragen auftauchen und gemeinsam geklärt werden. Es wird besser und direkter kommuniziert. Die Arbeitsabläufe gestalten sich störungsfreier und ergebnisorientierter. Es entsteht eine gefühlte Entspannung in der Arbeitsbelastung. Die Transparenz ist deutlich gestiegen. Dies wird in regelmäßigen Abständen durch die Mitarbeiter reflektiert. Störungen werden zeitnah angesprochen und Spannungen gelöst.

Was hat sich geändert?

• Die Teilnehmer haben erkannt, dass sie mit agilen Arbeitsweisen viel anpassungsfähiger sind und Ergebnisse schneller und zielgerichteter erreichen können.
• Durch die Übernahme von Eigenverantwortung für die jeweiligen Ergebnisse fallen einige Entscheidungswege und -punkte weg.
• Die Aufgabenzuordnung ist nun transparent und übersichtlich.
• Die Kommunikation ist deutlich besser geworden.

Die wertschätzende Erkundung hat einen ersten und entscheidenden Impuls für das Team gesetzt. Sie wissen jetzt, wo sie stehen und wie ein weiterer Weg aussehen kann.

Der Ausblick

Bei der nächsten Intervention sind unbedingt weitere Beteiligte einzubinden, um hier ein besseres Verständnis für agile Arbeitsweisen zu erzeugen. Die nächste Intervention wird der eigentliche Workshop für agile Arbeitsweisen sein.

Insgesamt besteht die Hoffnung, dass der Bereich in einigen Monaten eigenständig und agil laufen lernt und andere geeignete Teams von den gesammelten Erfahrungen profitieren und nachziehen.

Peter ist zuversichtlich, dass mit diesem Start ein kleiner Teil eines agilen Mindsets in die restliche Verwaltung überschwappen kann.