Bei der Vorbereitung derartiger Events merke ich immer, wie schwer mir selbst noch die Agilität fällt. Am letzten Donnerstag, dem 9. Mai 2019, fand in der Fachhochschule Bielefeld die 1. Konferenz der „Musterwandler in Hochschulen“ statt. Mehr als 50 Teilnehmer aus dem ganzen Bundesgebiet, quer über alle Hochschularten, lauschten Referaten, beteiligten sich an praktischen Übungen von Methoden, diskutierten, lernten sich am Kaffeetisch kennen und machten Pläne für weitere Aktivitäten von gemeinsamem Interesse.
Einzigartig war schon die Art der Vorbereitung.
Und dabei fiel mir wieder auf, dass ich stark zu ToDo-Listen neige: mit Erledigungsterminen, deren Einhaltung überprüft und für die gegebenenfalls Rechenschaft eingefordert wird. Ich muss mich immer mit dem Kopf dazu ermahnen, dass es auch anders geht.
Und es geht anders. Im Vorbereitungsteam waren acht Leute: Carolin, Lea, Martina, Nicole, Sabine, Sybille, Tobias und ich. Der Koordinationsaufwand beschränkte sich auf sieben einstündige Telefonkonferenzen zur Synchronisation und Planung. Jeder zog sich seine Aufgaben und arbeitete sie ab – völlig reibungsloses Pull-Prinzip. Und jeder behielt selbstständig den Schlusstermin im Auge und sorgte dafür, dass alles fertig wurde.
Es war viel Arbeit, unbestritten. Insbesondere Carolin und Lea von der FH Bielefeld, die der Konferenz Räume und Catering zur Verfügung stellte, erledigten alle Arbeiten vor Ort und vor allem das ganze Teilnehmermanagement. Aber der Anteil der unproduktiven Arbeit war extrem gering. Die gewusste Sinnhaftigkeit des gemeinsamen Ziels ersetzte mindestens 80% der sonst üblichen Koordinationsaufwände. So war Agilität nicht nur das Konferenzthema, sondern auch die Organisationsmethode.
Man erkennt dabei aber auch leicht die Schwierigkeit, agile Methoden „abzukupfern“. Wenn ich als Ratschlag weitergebe: „Such dir ein Team, das sich gut versteht, wo jeder anpackt, wenn es auf die gemeinsame Aufgabe hin Bedarf gibt und in dem individuelle Profilierungsbestreben nur eine untergeordnete Rolle spielen – also ein Team, bei dem die ach so unvermeidliche Stormingphase einfach vergessen wird (Keine Zeit! Wichtigeres zu tun!) – dann wird’s schon klappen.“ Wenn ich also einen solchen Ratschlag formuliere, dann ist der nicht so wirklich anwendbar. Es ist nicht einfach, die Hebel zur Agilität in Worte zu fassen, in explizites Wissen zu transformieren.
Projektberichte, Methodenworkshops, Austausch
Das Programm bot drei verschiedene Arten von Formaten an:
- Projektberichte. Die Uni Rostock berichtete über ihr Programm zur grundlegenden agilen Umgestaltung der gesamten Hochschulverwaltung. Von der Uni Bielefeld kam ein Bericht über die agile Einführung der eAkte mit Scrum.
- Methodenworkshops. Mit Ubongo-Flow-Game konnten Teilnehmer den Unterschied zwischen klassischem Projektmanagement, Kanban und Scrum sinnlich erfahren.Mit Lego Serious Play lernten sie die spielerische Erarbeitung und Visualisierung von Geschäftsstrategien.
- In freien Workshops konnten Fragen an Referenten gestellt oder Themen vertieft werden.
Die Ergebnisse im Einzelnen werden jetzt auf der Webseite der Musterwandler gesammelt. Viele Dokumente können dort heruntergeladen werden: http://musterwandler-hochschulen.org/musterwandler-konferenz/
Vernetzung auf dem marktplatz
Wichtig ist mir insbesondere das Format „Marktplatz der Angebote“, weil es die Möglichkeit bot, über die Konferenz hinaus miteinander in Verbindung zu bleiben.
Auf vier Metaplanwänden wurden Angebote zur gemeinsamen Weiterarbeit gemacht, und die Teilnehmer konnten herumschlendern und sich einer Diskussionsgruppe anschließen, sich beteiligen oder weiterschlendern. Folgende Marktstände gab es:
- Freunde besuchen Freunde und schauen sich Agilität in der Praxis an
- Gestaltung des Blogs: httsp://musterwandler-hochschulen.org
- Gründung einer Strategiegruppe mit Entscheidungsträgern der Hochschulen
- Thema „Organisationskultur und wie sie ändern“
Agile Verwaltung 