Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs“

Verschiedene Verwaltungen auf Landesebene, in Hochschulen und in Städten und Gemeinden stehen vor einem gleichen Problem: Sie möchten (na gut, müssen wohl eher nach eGovG § 6 bzw. 7) die E-Akte einführen. Sie haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem in Betrieb, aber bislang im Wesentlichen als passives Archivsystem für Belege oder für Fachverfahren. Jetzt stellt sich die Frage: „Taugt dieses DMS auch als Vorgangsbearbeitungssystem für die Gesamtverwaltung? Können wir uns so die Kosten für die Ausschreibung und Anschaffung eines anderen Systems ersparen?“ Solche Verwaltungen würden wir gerne unterstützen.

Die Verwaltungen, die auf uns zugekommen sind, haben ganz unterschiedliche Systeme im Einsatz, unter anderem d.3, ELO, enaio, Fabasoft, komXwork. Wir als FAV können und wollen diese Systeme nicht beurteilen. Wir wollen aber den Verwaltungen Vorgehensweisen anbieten, die ihnen – bei verbleibender Selbstverantwortung – diese Arbeit erleichtern.

Wir haben jetzt gerade Erfahrungen gesammelt beim Vergleich von Video-Conferencing- Tools. Dazu haben wir eine Übersichtstabelle erstellt, die eine große Anzahl von Tools anhand von wenigen Kriterien darstellt und auf unserem Wiki https://agilesverwaltungswissen.org veröffentlicht (die konkrete Tabelle findet man unter https://wp.agilesverwaltungswissen.org/. Und für jedes Tool kommt man über diese Tabelle zu einem Steckbrief, der sowohl beschreibenden Text als auch eine weitere, sehr viel feingliedrigere Bewertungstabelle der Usability enthält (für das Tool „Webex“ zum Beispiel https://agilesverwaltungswissen.org/wiki/Webex). Die Inhalte der Bewertungstabelle werden jeweils von Lesern geliefert, die mit dem Tool Erfahrung haben.

So etwas möchten wir jetzt gerne auch für DMS liefern. Der erste Schritt besteht darin, eine Bewertungstabelle der Usability zu erarbeiten. Das ist – unsere obige Erfahrung hat es gezeigt – überhaupt nicht trivial und eine Gratwanderung zwischen Perfektionismus und ganz grobem Holzschnitt. Begonnen hatten wir mit einem Anforderungskatalog mit 144 Punkten; inzwischen ist er eingedampft auf etwa 25 Kriterien.

Wie gut wir zusammen arbeiten können, hängt auch vom Funktionsumfang eines DMS ab.

Für DMS haben wir jetzt eine Bewertungstabelle entworfen. Wir wollen sie mit der Unterstützung derjenigen Leser, die das Thema betrifft, finalisieren. Eine solche Tabelle könnte schon mal den oben genannten Verwaltungen ganz schnell nützen: sie kontaktieren einfach Kollegen in anderen Verwaltungen, die schon mit dem jeweiligen Produkt arbeiten, und benutzen die Tabelle als Frageliste.

Unsere Fragen an die Leser:

  • Sind die Anforderungen verständlich formuliert?
  • Gibt es Anforderungen, die nicht so wichtig sind und die man weglassen könnte?
  • Würdet ihr weitere Anforderungen aufnehmen wollen?
  • Arbeitet ihr schon in einem Dokumentenmanagementsystem und traut euch zu, den Steckbrief für dieses Produkt auszufüllen?
  Kategorie
A Prozesse und Aktenplan

Lässt das System auch einen prozess-orientierten Aktenplan zu? D.h. kann man insbesondere Berechtigungen für Vorgänge ohne Mühe regelbasiert auch entlang von Prozessen und damit „quer zum Organigramm“ definieren? (siehe auch unten unter J) Wenn das nicht möglich ist: Wie greifen unterschiedliche Fachbereiche bzw. Sachgebiete auf gemeinsam bearbeitete Vorgänge zu?

B Objekte, Objektkategorien, Merkmale und Merkmalskategorien Werden im DMS Stammdaten vorgehalten? Wenn ja, welche? Wie werden Kontaktdaten gepflegt? Gibt es eine einheitliche, für die gesamte Verwaltung verfügbare und einheitlich gepflegte Kontaktdatenbank im DMS? Werden den Vorgängen halbautomatisch externe Kontakte zugeordnet, die von diesem Vorgang berührt wurden (z. B. E-Mail-Verkehr)?
C Vorgangsbegriff und Vorgangsordner Können Vorgänge abgeschlossen werden, so dass sie nicht mehr im aktiven Zugriff sind? Wie erfolgt insb. die revisionssichere Archivierung? Wird zu jedem Vorgang ein Vorgangseigner festgelegt (für Auskunftszwecke usw.)? Welche Metadaten werden zu Vorgängen hinterlegt? Kann man Vorgängen unterschiedlicher Prozesse auch unterschiedliche Metadaten hinterlegen?
D Meilensteine Kann man Musterstrukturen von Unterordnern („Meilensteinordner“) definieren, die beim Anlegen eines Vorgangs automatisch gebildet werden? Kann man den Meilensteinen Statusangaben zuordnen („noch nicht begonnen“, „aktiv“, „abgeschlossen“, um einen schnellen Überblick zu gewährleisten)?
E Dokumentenbegriff und Dokumente Kann ein „Verwaltungskunde“ (extern: Bürger, Studierende; intern: anderer Mitarbeiter) Vorgänge dadurch auslösen, dass er ein Formular ausfüllt? Wie wird dias Tagging von Dokumenten (Eingabe von Metadaten) unterstützt? Z. B. durch Vererbung von Vorgängen?
F Pflege von Wissensdokumenten Unterscheidet das System zwischen Wissens- und Vorgangsdokumenten? Vor allem: gibt es besondere Festlegung zur Verschlagwortung von Wissensdokumenten?
G Vorlagen und andere Prozessdokumente Wie werden intelligente Vorlagen verwendet? Intelligent = mit automatischem Ausfüllen von Textfeldern oder Einspielen von Textbausteinen aufgrund von Metadaten. Gibt es E-Mail-Vorlagen?
H Activity-Management, Workflows Wie kann ein Anwender seine eigene ToDo-Liste vorgangsorientiert pflegen? Wie kann er anderen Kollegen, die im gleichen Vorgang arbeiten, Aktivitäten delegieren? Wie kann sich ein Kollege im Vertretungsfall die Liste aller Vorgänge, für die der vertretene Kollege gerade zuständig ist, anzeigen lassen? Welche Ihrer Kunden haben Workflows für folgende Prozesse im Einsatz (mindestens drei Referenzen): Onboarding neuer Mitarbeiter, Beschaffung nach UvgOinterne Fortbildungen für Mitarbeiter? Ist die Erstellung derartiger Workflows zu 90% durch Keyuser in den Fachbereichen ohne Scripting-Kenntnisse möglich?
I Mandanten Ist das System Mandanten-fähig?
J Rollen und Berechtigungen Ist es möglich, zu jedem Vorgang ein Vorgangsteam zu definieren? Wenn ja: Wer definiert dieses Team? Ist diese Zuordnung von Berechtigungen regelbasiert? (siehe oben unter A)
K Workflow des Posteingangs und –ausgangs (einschließlich E-Mails)

Werden E-Mails direkt aus einem Vorgang heraus versendet, so dass die Mail auch gleich zum Vorgang abgelegt wird? Wenn nicht: Wie gewährleistet das DMS die Einhaltung der Compliance-Regeln (Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung), wenn der Anwender umständlich E-Mails aus dem Postausgang von Outlook in das DMS bringen muss?

Werden eingehende E-Mails im DMS weitgehend automatisch oder halbautomatisch in einem Vorgang abgelegt? Wenn ja: Welche Methoden verwendet das DMS dafür? Wenn nein: Wie aufwändig ist es für Anwender, eingehende E-Mails zum Vorgang zu nehmen?

N Skalierung; Usability und Ergonomie Verfügt das DMS über eine Einfeldsuche zum Suchen in allen Metadaten aller Vorgänge? Wenn ja: wie unterstützen Sie dabei den Anwender bei der Auswahl eines eindeutigen Suchbegriffs (z. B.Wortergänzung aus der Liste aller Metadaten)?
O Trefferlisten, Auswertungen und Export von Vorgangsakten und Dokumenten Kann man alle Trefferlisten von Vorgangs- oder Dokumentensuchen in Form einer CSV- oder Excel-Datei exportieren? Kann man aus allen Trefferlisten von Dokumentensuchen ein pdf erzeugen, das alle z.d.A.-verfügten Dokumente enthält (also gerichtskonform bzw. nach einem Informationsfreiheitsgesetz)? Wie unterstützt das DMS die Durchführung von Qualitätsaudits? Wie unterstützt das DMS Process-mining?

 

Download und Möglichkeiten von Kommentaren

Im Format dieses Blogs ist die Tabelle unübersichtlich. Wer sie sich in Form eines Word-Dokuments downloaden möchte, findet sie hier: LISTE Wichtige Themen für ein DMS 20200621_token

Antworten auf die oben gestellten Fragen könnt ihr hier als Kommentar eingeben.

Oder ihr könnt Änderungen in das Dokument eintragen und eine geänderte Version mailen an wolf.steinbrecher[ätt]agile-verwaltung.org.

Oder, wer über ein Google-Konto verfügt, kann das Dokument auch direkt bearbeiten unter https://docs.google.com/document/d/1j-x91jAS_SuRdQ7DQxG4sPCWBEMFvH4aAW_zTSfe3Iw/edit?usp=sharing

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

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