Moderation und Mediation in der Verwaltung

Ich bin Mareile Kilger und möchte gerne meine Projektarbeit, die ich
im Rahmen des Studiums zum Veränderungsmanager/in
bei der Studiengemeinschaft Werner Kamprath Darmstadt GmbH geschrieben habe, kurz vorstellen. Das Thema ist die Nutzung von Moderation und Mediation als Unterstützungsmethoden, um Geschäftsprozesse in der Kommunalverwaltung zu optimieren.

Strukturen in der alltäglichen Sachbearbeitung werden manchmal nur aufgezeichnet, um der Revision die Prüfung auf geschehene Fehler zu ermöglichen. Mit einer geeigneten Moderation wäre es ein Leichtes, diese Rückwärtsgewandtheit in die Zukunft umzudenken und sich damit zu befassen, wie Prozesse ablaufen sollen, damit zum einen weniger Fehler passieren, zum anderen aber auch effektiv und effizient gearbeitet werden kann.

Meine Arbeit schlägt vor, im Kolleg/innenTeam unter Zuhilfenahme der Technik des Story Mappings Wege aus der Ineffizienz und aus der Stagnation zu finden. Das Ergebnis sind schlankere und intelligentere Prozesse, mit denen es wieder Spaß macht, zu arbeiten.

Schnittstellen zwischen Fachgebieten, das zweite große Thema meiner Arbeit, sind oft eine Quelle von unnötiger und frustrierender Mehrarbeit, weil die Abstimmung nicht passt. In diesem Zusammenhang befasst sich meine Arbeit mit der Mediation als Technik, um zwei Parteien gleichzeitig größtmögliches Gehör zu verschaffen. In dieser situativen Offenheit kann dann eine Abstimmungsvereinbarung getroffen werden, die sich im Alltag vielfach bezahlt machen wird. Wichtiges wird auf geeignete Weise festgehalten und für alle Beteiligten zugänglich gemacht, z.B. in einem Übergabeformular. Die Zusammenarbeit wird klarer und strukturierter, die Kommunikation vermutlich entspannter.

Mein Thema entstand, als ich im Rahmen eines Aufbaustudiums zur Change Managerin eine Projektarbeit schreiben sollte. Ich erinnerte mich an eine Situation in unserer Verwaltung, in welcher ich liebend gerne eine Moderation gesehen hätte, dies aber nicht geschah. Ich ging dieser Situation nach und schrieb auf, was ich damals gern gesehen hätte. Sodann unterfütterte ich meine Ideen mit Quellen aus der Literatur und arbeitete diese ein.

Mein Prüfer fand die Arbeit sehr gut. Ihm gefiel die „Eigenständigkeit, besonders in der konstruktiven Leistung“. Sein Hauptkritikpunkt war, dass ich keine alternativen Methoden zur Erreichung der Ziele aufgezeigt hatte. Darin gebe ich ihm Recht. Ich bin gespannt, hier in Zukunft noch einiges dazulernen zu dürfen.

Die Arbeit kann als PDF-Datei hier eingesehen werden: